為進一步加強山東省青島市各級黨政機關、事業(yè)單位和社會團體的檔案管理工作，提高機關檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平，維護國家檔案資源的完整與安全，日前，青島市檔案局制發(fā)《關于貫徹執(zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)則〉的通知》，要求全市各級各單位自2017年1月1日起按照《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）要求整理文書檔案，同時根據(jù)青島市機關檔案工作實際，對貫徹執(zhí)行《規(guī)則》提出明確意見。

　　一是明確要求各單位統(tǒng)一按照年度保管期限分類法進行歸檔文件分類。

　　二是明確全市所有按《規(guī)則》整理的檔案，其檔號結構統(tǒng)一定義為全宗號-類別號年度-保管期限-件號子件號，通過設置類別號為《規(guī)則》應用到其他門類檔案提供了檔號擴展空間。

　　三是明確永久和30年的歸檔文件一般應使用不銹鋼書釘裝訂，特別厚的文件使用三孔一線方式裝訂，這種裝訂要求便于檔案長久保存；

　　四是明確《規(guī)則》適用于文書檔案整理，按照《規(guī)則》要求整理其他門類檔案的，應按照同級檔案行政管理部門具體安排執(zhí)行。五是對新舊《規(guī)則》的銜接工作提出要求，避免各單位貫徹《規(guī)則》時出現(xiàn)標準應用混亂情況。六是對各級檔案行政管理部門做好《規(guī)則》宣貫培訓，確?！兑?guī)則》及時、規(guī)范貫徹實施提出要求。