檔案盒歸檔

資料檔案如何進(jìn)行接收歸檔

檔案是伴隨一個(gè)人工作、某項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)程的重要依據(jù)?；旧厦總€(gè)公司、單位都會(huì)有相應(yīng)的檔案要管理。但是對(duì)于檔案如何歸檔每個(gè)單位的操作不一樣，當(dāng)然大致還是差不多的流程。接下來(lái)由我為大家整理出資料檔案如何進(jìn)行接收歸檔，希望大家喜歡！

部門(mén)進(jìn)行整理

首先，部門(mén)需要將歸檔的材料、資料進(jìn)行整理，包括一盒需要裝訂多少頁(yè)（本），封面的'名稱要打印出來(lái)訂在首頁(yè)，用規(guī)范的盒子裝訂好，并在盒子外面?zhèn)渥⑶宄暝氯?，保存期限?0年至30年，永久），這些信息都是部門(mén)人員先整理好再交接。

歸檔案室交接

把需要?dú)w檔的材料整理好后，交接至本單位的檔案管理科（檔案室）。跟檔案室交接人說(shuō)明清楚歸檔的是什么東西，待檔案室工作人員清點(diǎn)確定無(wú)誤后，再在交接表上簽上雙方的名字，即交接完成。

電子檔交接

現(xiàn)在有的檔案需要在電子檔案系統(tǒng)把相應(yīng)的信息錄進(jìn)去，并提交后，系統(tǒng)會(huì)顯示待交接。這個(gè)要根據(jù)單位工作業(yè)務(wù)實(shí)際情況來(lái)選擇是否需要用到系統(tǒng)交接。

檔案完善

一般檔案室拿到的檔案以紙質(zhì)版為準(zhǔn)，然后再核對(duì)電子系統(tǒng)是否有相應(yīng)的標(biāo)簽、條碼，并打印出來(lái)。比如會(huì)計(jì)憑證，是要到系統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證頁(yè)面找到對(duì)應(yīng)的年月份、號(hào)碼，將封面條形碼打印出來(lái)后才算正式完成一本紙質(zhì)檔案。

檔案接收。

檔案接收是指檔案裝盒管理，即將檔案進(jìn)行交接登記和交接接收。需要用條碼槍將每一本需要?dú)w檔的檔案盒后面貼的二維碼進(jìn)行掃碼入庫(kù)，然后再提交，再進(jìn)行接收管理，這樣就完成了系統(tǒng)里的交接了，即已交接。

上架入庫(kù)。

將完成交接接收的檔案盒按照系統(tǒng)的順序放入檔案架上，關(guān)于每一行每一列需要跟對(duì)應(yīng)的電子系統(tǒng)再核對(duì)，有些因?yàn)樘厥庠驎?huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。按照排好的序號(hào)進(jìn)行上架整理好，這樣就完成入庫(kù)了。

歸檔的方法？怎樣歸檔最好？

　　當(dāng)然是根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)好，這都是經(jīng)過(guò)實(shí)踐證明且輕質(zhì)有效，統(tǒng)一使用的方法，不過(guò)我先給您一份我寫(xiě)的，后面附上國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，祝成功！

　　文件、記錄歸檔的有關(guān)規(guī)定
　　1. 目的
　　規(guī)范公司文件、資料的管理，確保公司資料完整，便于查找。
　　2. 適用范圍
　　記錄、證書(shū)、證件、技術(shù)資料、公司文件及綜合類文件
　　3. 管理程序
　　3.1. 保管
　　3.1.1. 記錄的保管方法
　　3.1.1.1. 按記錄的編號(hào)歸類存放，能成冊(cè)的按月整理成冊(cè)，按年裝訂成卷，例如：信息反饋單、電話記錄、領(lǐng)料單等。
　　3.1.1.2. 涉及同一項(xiàng)目的有關(guān)記錄按項(xiàng)目成套保管，項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，每個(gè)項(xiàng)目單獨(dú)裝訂成冊(cè)，按年裝訂成卷。例如：ZHHK-JL/04的管理評(píng)審系列記錄、ZHHK-JL/06的質(zhì)量計(jì)劃系列記錄及ZHHK-JL/08的項(xiàng)目建議書(shū)一直到ZHHK-JL/11的設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)更改通知單等。
　　3.1.1.3. 除文件控制清單、記錄控制清單在文件換版時(shí)組卷外，其余記 錄按月整理，按年裝訂成卷。
　　3.1.2. 證書(shū)、證件類文件的保管
　　綜合部負(fù)責(zé)將各類證書(shū)、證件登記編號(hào)；屬于個(gè)人的證書(shū)，復(fù)印留底后，歸還個(gè)人保管；屬于公司的證書(shū)由綜合部統(tǒng)一保管。
　　3.1.3. 技術(shù)資料的保管
　　技術(shù)材料，從立項(xiàng)開(kāi)始，直至成果推廣應(yīng)用各階段形成的文件材料，使用后交到綜合部保管，待成果推廣后，將所有材料裝訂成卷。
　　3.1.4. 綜合類文件的保管
　　將有一定相關(guān)性的文件整理在一起，隨時(shí)將文件歸到相應(yīng)的類別，年底按類別裝訂成卷。
　　3.1.5. 公司文件的保管
　　公司文件發(fā)布后要在綜合部登記備案，年底按文件編號(hào)的順序裝訂成卷。 有保存價(jià)值的通知按公司文件處理，附在公司文件后面，按發(fā)布的日期排列裝訂。
　　3.2. 組卷要求
　　3.2.1.卷內(nèi)要有目錄
　　3.2.2.卷要有編號(hào)
　　編號(hào)規(guī)則：xx--xxx

　　文件類別代號(hào)：記錄 —— JL
　　證書(shū)、證件類文件 —— 證
　　技術(shù)資料 —— JS
　　綜合類文件 —— ZH
　　公司文件 —— GS
　　3.2.3. 證書(shū)、證件類文件因經(jīng)常使用，所以不用組卷，但要有目錄。證書(shū)、證件 單獨(dú)編號(hào)。

　　附上國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：

　　中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

　　歸檔文件整理規(guī)則

　　DA/T22-2000 中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2001-01-01實(shí)施

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　　1 范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。?
　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織。

　　2 定義

　　本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
　　2.1 歸檔文件?
　　立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。
　　2.2 歸檔文件整理?
　　將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程。
　　2.3 件?
　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

　　3 整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　4 質(zhì)量要求

　　4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。
　　4.2 整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　5 整理方法

　　5.1 裝訂?
　　歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。
　　5.2 分類?
　　歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
　　5.2.1 按年度分類?
　　將文件按其形成年度分類。
　　5.2.2 按保管期限分類?
　　將文件按劃定的保管期限分類。
　　5.2.3 按機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類?
　　將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)分類（本項(xiàng)可以視情況予以取舍）。
　　5.3 排列?
　　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。
　　5.4 編號(hào)?
　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。（見(jiàn)圖A1。圖示中“＊”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同）。
　　5.4.1 全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
　　5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。
　　5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。
　　5.4.4 件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。?
　　件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。
　　5.4.5 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
　　5.5 編目?
　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。
　　5.5.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。
　　5.5.1.1 件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。
　　5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
　　5.5.1.3 文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。
　　5.5.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"〔 〕"號(hào)。
　　5.5.1.5 日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。
　　5.5.1.6 頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。
　　5.5.1.7 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。
　　5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）。
　　5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等項(xiàng)目（見(jiàn)圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
　　5.6 裝盒?
　　將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。
　　5.6.1 檔案盒
　　5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見(jiàn)圖A4(a)）。
　　5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。
　　5.6.1.3 檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。
　　5.6.2 備考表?
　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期（見(jiàn)圖A5）。
　　5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
　　5.6.2.2 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
　　5.6.2.3 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
　　5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。

企業(yè)資料如何歸檔 企業(yè)資料歸檔步驟講解

1、首先要以年或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期歸檔工作順利進(jìn)行。

2、一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有當(dāng)前和后期參考、使用或執(zhí)行價(jià)值的文件無(wú)需保存，此類文件可以首先剔除并進(jìn)行銷毀，剩余文件則可根據(jù)本機(jī)關(guān)單位關(guān)于文件歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

3、篩選工作完成后，檔案管理人員可以先按照文件所屬部門(mén)名稱進(jìn)行橫向分類，再按照上下級(jí)的隸屬關(guān)系進(jìn)行縱向排列，無(wú)法劃分級(jí)別的文件，可酌情與本部門(mén)文件并列歸檔。

4、凡是在本機(jī)關(guān)實(shí)體及其職能上能構(gòu)成全局程度影響的文件，均需要永久保存，其余歸檔文件可根據(jù)其價(jià)值的影響時(shí)長(zhǎng)及相關(guān)規(guī)章制度來(lái)預(yù)留足夠的保管期限，不可過(guò)早銷毀。

5、對(duì)于文件中存在的疏漏或損毀等情況，檔案管理人員需要咨詢文件來(lái)源處的同事，獲取正確內(nèi)容并對(duì)文件進(jìn)行修補(bǔ)增刪，另外還需要規(guī)范文件紙張大小及裝訂物以便保存。

6、檔案管理人員可以按照從上到下、從主要到次要的排列順序?qū)㈥P(guān)聯(lián)緊密的紙質(zhì)文件先裝訂成一個(gè)基本單位，再按照類別、級(jí)別和時(shí)間裝訂成一個(gè)二級(jí)單位，然后用歸檔章編號(hào)。

7、按照文件上歸檔章的信息將所有文件打印一份目錄，文件依次裝盒，規(guī)范填寫(xiě)檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào)，編號(hào)要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

檔案歸檔時(shí)一盒有幾卷的,檔案盒內(nèi)目錄包括卷內(nèi)目錄嗎？檔案盒外封面的案卷題名怎么寫(xiě)？

一盒多卷的，盒內(nèi)目錄寫(xiě)明每卷題名和頁(yè)數(shù)，卷內(nèi)目錄正常標(biāo)準(zhǔn)寫(xiě)，即，盒內(nèi)目錄無(wú)需重復(fù)包括卷內(nèi)目錄。

盒外封面的案卷題名，如，x區(qū)社會(huì)養(yǎng)老人員1-5卷