文書檔案歸檔整理規(guī)則

1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
文件伴隨著機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會(huì)組織的職能活動(dòng)產(chǎn)生，有其自身的形成規(guī)律和特點(diǎn)。2012年印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》為機(jī)關(guān)公文辦理提供了統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)連同長期以來各機(jī)關(guān)在文件處理過程中形成的習(xí)慣做法，以及辦公自動(dòng)化條件下電子文件形成的特殊要求，構(gòu)成了文件形成的一般規(guī)律。遵循文件的形成規(guī)律對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理，實(shí)際上是將整理作為文件形成的自然延續(xù)過程，能夠最大限度減少個(gè)人對(duì)文件材料的人工干預(yù)，提升文件整理質(zhì)量。
文件之間的有機(jī)聯(lián)系是指文件在產(chǎn)生和處理過程中，在來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面形成的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，這種關(guān)聯(lián)性既記錄了文件之間及文件組件之間的互相關(guān)系，也為檔案記錄的完整性和有序性提供了保障。在歸檔文件整理中保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，既能更好地反映機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)的歷史面貌，也便于日后的檢索和利用。
2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
文件的價(jià)值是由它的內(nèi)容及其對(duì)本機(jī)關(guān)工作的作用、對(duì)未來研究歷史的作用決定的。就一個(gè)機(jī)關(guān)文件的價(jià)值而言，不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，也不是所有歸檔文件都要永久保存。《規(guī)則》從分類開始，就將不同保管期限的文件區(qū)分開來，為針對(duì)性地開展后續(xù)工作打下了基礎(chǔ)。
便于保管、方便利用是歸檔文件整理工作的重要目標(biāo)。便于保管，就是通過區(qū)別文件材料的不同價(jià)值，采取不同的保管策略，以提高管理工作的效能；方便利用，就是要保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以提高歸檔文件的查全率和查準(zhǔn)率。因此，便于保管和方便利用是建立在遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系、區(qū)分不同價(jià)值的基礎(chǔ)之上的，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。
3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。
這是一項(xiàng)全新的整理原則。在信息化條件下，歸檔文件整理必須統(tǒng)籌考慮傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和電子文件的整理要求，避免因二者整理的基本原則、基本方法不同而帶來諸多問題。解決這一問題的基本思路就是實(shí)現(xiàn)信息化條件下的文檔一體化管理，即將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息和工作成果。因而，合理規(guī)劃歸檔文件整理流程，使辦理完畢的文件能夠直接進(jìn)入整理環(huán)節(jié)，同時(shí)，盡量以文書處理環(huán)節(jié)生成的項(xiàng)目來組織檢索條目，使歸檔工作更加貼近文書、業(yè)務(wù)人員的工作實(shí)際就顯得尤為重要。
4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。
在紙質(zhì)文件與電子文件并行的情況下，保證二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一是目前進(jìn)行歸檔文件整理必須面對(duì)的問題。要實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，首先要統(tǒng)籌規(guī)劃公文處理和檔案管理工作，在公文處理環(huán)節(jié)前置檔案管理的部分要求，在檔案管理環(huán)節(jié)繼續(xù)采用文書處理階段產(chǎn)生的相關(guān)信息，使二者成為一個(gè)有機(jī)整體；其次要結(jié)合本單位情況，確定是以紙質(zhì)文件還是以電子文件整理為主，再依次確定整理的策略和方法，保證二者整理的協(xié)調(diào)一致。
【法律依據(jù)】
《實(shí)施細(xì)則》第二條規(guī)定：2.1歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.2歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.3歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。所使用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)符合國家檔案局有關(guān)檔案管理系統(tǒng)軟件功能要求及江蘇省有關(guān)地方標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。2.4歸檔文件整理應(yīng)當(dāng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么？

1）歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定：

①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過程

②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理，并應(yīng)組成符合要求的案卷。

2）歸檔時(shí)間應(yīng)符合下列規(guī)定：

①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點(diǎn)，歸檔可以分階段分期進(jìn)行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗(yàn)收后進(jìn)行。

②勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時(shí)，施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗(yàn)收前，將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

3）勘察、設(shè)計(jì)、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，

建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對(duì)檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

5）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時(shí)，應(yīng)編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

6）凡設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨(dú)立卷歸檔。

工程管理文件資料分類：

1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；

2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時(shí)歸檔資料管理人員）；

3）行政文件，歸綜合管理部；

4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部。

以上內(nèi)容參考：百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

歸檔文件整理規(guī)則2015

法律分析：檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（代替 DA/T 22—2000）經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實(shí)施。

法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。

文件檔案管理制度

文書檔案歸檔文件整理制度
為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進(jìn)行歸檔文件整理。
2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍(lán)黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、采用年度---保管期限---問題分類法進(jìn)行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類。
5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、問題、保管期限。
6、按保管期限對(duì)歸檔文件材料進(jìn)行編號(hào)，一個(gè)保管期限排一個(gè)流水號(hào)。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。
7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項(xiàng)，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。
8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進(jìn)館時(shí)所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案管理細(xì)則

　　文書檔案的管理是對(duì)具有保存價(jià)值的文書檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開展對(duì)文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
　　文書檔案管理細(xì)則一
　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條　各級(jí)水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條　各級(jí)水行政主管部門的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動(dòng)進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動(dòng)中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場(chǎng)勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書，結(jié)案報(bào)告等;

　　2. 行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請(qǐng)書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書，行政復(fù)議申請(qǐng)人、被申請(qǐng)人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請(qǐng)人撤回復(fù)議申請(qǐng)書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達(dá)回證等;

　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;

　　4. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

　　5. 法規(guī)文件類：上級(jí)頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實(shí)施細(xì)則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動(dòng)中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等。

　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對(duì)已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊(cè)上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊(cè)，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動(dòng)前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。
　　文書檔案管理細(xì)則二
　　1、文書立卷

　　每年年初機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開。

　?、俜帜甓取⑽募雌湫纬傻哪甓确珠_。

　　②分級(jí)別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)。對(duì)互相聯(lián)系緊密的文件，如上級(jí)的批復(fù)、下級(jí)的請(qǐng)示應(yīng)放在一起。

　　③分機(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

　?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

　　⑤分期限。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機(jī)關(guān))，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號(hào);填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號(hào)等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號(hào)。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對(duì)檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對(duì)借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計(jì)

　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒有保存價(jià)值的文件，對(duì)歸檔文件確定其保管期限。對(duì)保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對(duì)會(huì)議形成的資料、市政協(xié)大事記、會(huì)議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
　　文書檔案管理細(xì)則三
　　為了貫徹落實(shí)國家《檔案法》、中國科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項(xiàng)工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負(fù)責(zé)人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責(zé)

　　1.文書檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)本所文書檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負(fù)責(zé)本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級(jí)檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累,對(duì)具有保存價(jià)值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動(dòng)做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時(shí)"對(duì)號(hào)入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認(rèn)真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時(shí)移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動(dòng)中形成的、并已辦理完畢、具有保存價(jià)值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時(shí)建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡(jiǎn)稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1 凡是反映本所主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本所、對(duì)社會(huì)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會(huì)議的主要文件材料,重要問題的請(qǐng)示、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù),計(jì)劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.

　　3.2 凡是反映本所一般工作活動(dòng),在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動(dòng)中形成的一般工作問題的文件材料,一般會(huì)議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級(jí)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.3 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本所有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.

　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實(shí)際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財(cái)類, ⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.

　　3.整理方法

　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊(cè)、圖紙等一冊(cè)(本)為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后.

　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會(huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時(shí)間順序排列.

　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號(hào).根據(jù)分類方案的最低一級(jí)類目,按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注.

　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對(duì)同一問題的來文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9 責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.

　　3.10 文號(hào):體系文件的發(fā)文字號(hào).填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.

　　3.11 題名:填寫文件標(biāo)題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充,并外加" [ ] ".會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí),應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和重要內(nèi)容.

　　3.12 日期:填寫文件形的成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計(jì).

　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目.

　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時(shí)間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時(shí),應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗(yàn)收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實(shí)"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點(diǎn)庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護(hù)檔案,自覺維護(hù)檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作或退休時(shí),必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報(bào)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊(cè);銷毀時(shí),應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊(cè)上簽字.

　　十、獎(jiǎng)勵(lì)和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評(píng)比.對(duì)能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時(shí)完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì).

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個(gè)人,取消年終評(píng)先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報(bào)人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細(xì)則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細(xì)則與上級(jí)檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時(shí),按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行.

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