會(huì)議記錄檔案整理

會(huì)議記錄的原則有下面幾點(diǎn)：01、簡(jiǎn)單明了；02、突出重點(diǎn)；03、盡量記錄詳細(xì)。

會(huì)議記錄的時(shí)候，一定要簡(jiǎn)單明了，所謂的簡(jiǎn)單明了就是讓人一看就明白，比如說此次開會(huì)的目的，參與對(duì)象，以及相關(guān)發(fā)言等。

這樣的會(huì)議記錄，讓人一看就明白這次開會(huì)的目的是什么，什么群體參與的，他們具體都說了些什么，開完會(huì)后要如何做。

這樣的會(huì)議記錄才是相對(duì)比較成功的會(huì)議記錄，千萬不要東西寫了一大堆，但是目的卻不明確，這樣的會(huì)議記錄也是相對(duì)比較失敗的。

做會(huì)議記錄一定要將會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容記錄下來，何為重點(diǎn)內(nèi)容？就是重要領(lǐng)導(dǎo)的講話，因?yàn)樗麄兊闹v話往往關(guān)系著公司以后的發(fā)展方向，肯定是要重點(diǎn)記錄的。

這就需要做會(huì)議記錄的人，認(rèn)真聽經(jīng)還要認(rèn)真做記錄，因?yàn)橛行╊I(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言是比較官方的，所以做會(huì)議記錄的人，要第一時(shí)間篩選出重點(diǎn)內(nèi)容。

將這些重點(diǎn)內(nèi)容記錄下來，這樣別人看會(huì)議記錄的時(shí)候，也會(huì)了解此次會(huì)議的重點(diǎn)內(nèi)容是什么，從而有利于后期的執(zhí)行。

會(huì)議有時(shí)候開的會(huì)很快，但是做會(huì)議記錄的人，盡量要做得詳細(xì)一些，因?yàn)橹挥凶龅迷皆敿?xì)，其他看會(huì)議記錄的人，才能更加詳細(xì)了解這次會(huì)議。

這個(gè)詳細(xì)就包括說領(lǐng)導(dǎo)提到的各個(gè)建議，以及會(huì)議中提到的一些不同方案及相關(guān)的分析等，這樣更有利于其他人理解領(lǐng)導(dǎo)人的思想。

所以負(fù)責(zé)做會(huì)議記錄的人，最好是提前有所準(zhǔn)備，對(duì)此次會(huì)議有一定的了解，做記錄的時(shí)候盡量簡(jiǎn)單明了，突出重點(diǎn)，還要盡量記錄得詳細(xì)一些，只有讓人一看就明白的會(huì)議記錄，才是優(yōu)秀的會(huì)議記錄。

會(huì)議紀(jì)要如何歸檔

會(huì)議紀(jì)要的歸檔原則：
第一，同類會(huì)議紀(jì)要，歸檔入同一文件夾；
第二，需要后續(xù)跟進(jìn)和處理的，歸檔如待處理文件夾；
第三，有保留價(jià)值的，歸檔入檔案文件夾；
第四，領(lǐng)導(dǎo)特別交代留作備忘的，歸入重要會(huì)議記錄檔案；
第五，例行會(huì)議無價(jià)值內(nèi)容，可歸檔入普通文件夾；定期處理掉。

如何整理會(huì)議記錄程序?

會(huì)議記錄是一種實(shí)用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況及會(huì)上發(fā)言和決定事項(xiàng)所作的記載。它是會(huì)議情況的真實(shí)反映。
1、會(huì)議記錄的要求。
會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡(jiǎn)稱或文字。

怎樣做好會(huì)議記錄工作
（一）工作會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作
熟悉會(huì)議情況和文件
熟悉與會(huì)人員
熟悉會(huì)議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等
（二）在會(huì)議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細(xì)記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會(huì)議可以使用
③簡(jiǎn)易記錄：即除了記錄會(huì)議概況外，只要求記錄會(huì)議的議題議程和會(huì)議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡(jiǎn)易記錄僅限于事務(wù)性會(huì)議。

2、會(huì)議記錄的格式。
（1）會(huì)議組織情況：要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會(huì)議內(nèi)容：由會(huì)議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會(huì)議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會(huì)"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會(huì)議名稱：
會(huì)議時(shí)間：

會(huì)議地點(diǎn)：
記錄人：
出席與列席會(huì)議人員：

缺席人員：

會(huì)議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會(huì)

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會(huì)議記錄共×頁)

3、會(huì)議記錄使用的工具。
會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。
4、會(huì)議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長(zhǎng)的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：

（1）會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；

（2）會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

（6）對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

會(huì)議記錄的整理
1. 會(huì)議記錄的整理原則
1）忠實(shí)于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3）要整理得完整、全面，不僅會(huì)議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會(huì)場(chǎng)動(dòng)態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時(shí)要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字跡清晰，避免錯(cuò)別字。
5） 會(huì)議記錄整理出來后，如果是一個(gè)人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會(huì)議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點(diǎn)是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會(huì)議記錄是一種實(shí)用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況及會(huì)上發(fā)言和決定事項(xiàng)所作的記載。它是會(huì)議情況的真實(shí)反映。
1、會(huì)議記錄的要求。
會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡(jiǎn)稱或文字。

怎樣做好會(huì)議記錄工作
（一）工作會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作
熟悉會(huì)議情況和文件
熟悉與會(huì)人員
熟悉會(huì)議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等
（二）在會(huì)議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細(xì)記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會(huì)議可以使用
③簡(jiǎn)易記錄：即除了記錄會(huì)議概況外，只要求記錄會(huì)議的議題議程和會(huì)議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡(jiǎn)易記錄僅限于事務(wù)性會(huì)議。

2、會(huì)議記錄的格式。
（1）會(huì)議組織情況：要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會(huì)議內(nèi)容：由會(huì)議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會(huì)議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會(huì)"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會(huì)議名稱：
會(huì)議時(shí)間：

會(huì)議地點(diǎn)：
記錄人：
出席與列席會(huì)議人員：

缺席人員：

會(huì)議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會(huì)

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會(huì)議記錄共×頁)

3、會(huì)議記錄使用的工具。
會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。
4、會(huì)議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長(zhǎng)的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：

（1）會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；

（2）會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

（6）對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

會(huì)議記錄的整理
1. 會(huì)議記錄的整理原則
1）忠實(shí)于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3）要整理得完整、全面，不僅會(huì)議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會(huì)場(chǎng)動(dòng)態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時(shí)要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字跡清晰，避免錯(cuò)別字。
5） 會(huì)議記錄整理出來后，如果是一個(gè)人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會(huì)議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點(diǎn)是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

會(huì)議記錄是一種實(shí)用文體，是由負(fù)責(zé)記錄的人員對(duì)會(huì)議進(jìn)行情況及會(huì)上發(fā)言和決定事項(xiàng)所作的記載。它是會(huì)議情況的真實(shí)反映。
1、會(huì)議記錄的要求。
會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的政治責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會(huì)議的主要情況，發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認(rèn)，不要過于潦草，不要使用自造的簡(jiǎn)稱或文字。

怎樣做好會(huì)議記錄工作
（一）工作會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作
熟悉會(huì)議情況和文件
熟悉與會(huì)人員
熟悉會(huì)議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等
（二）在會(huì)議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
①詳細(xì)記錄： 即要求有言必錄。
②摘要記錄：一般性的會(huì)議可以使用
③簡(jiǎn)易記錄：即除了記錄會(huì)議概況外，只要求記錄會(huì)議的議題議程和會(huì)議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡(jiǎn)易記錄僅限于事務(wù)性會(huì)議。

2、會(huì)議記錄的格式。
（1）會(huì)議組織情況：要寫明會(huì)議名稱、屆數(shù)或次數(shù)、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、記錄人等。
（2）會(huì)議內(nèi)容：由會(huì)議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、決定事項(xiàng)等組成。會(huì)議記錄的結(jié)尾沒有固有程式，標(biāo)?quot;散會(huì)"、"結(jié)束"、"完"等均可。

例：

會(huì)議名稱：
會(huì)議時(shí)間：

會(huì)議地點(diǎn)：
記錄人：
出席與列席會(huì)議人員：

缺席人員：

會(huì)議主持人： 審閱： 簽字：
主要議題：
發(fā)言記錄：

散會(huì)

主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
(本會(huì)議記錄共×頁)

3、會(huì)議記錄使用的工具。
會(huì)議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會(huì)議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍(lán)墨水的鋼筆或經(jīng)國家檔案局鑒定可用于檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標(biāo)有"da"（"檔案的拼音字頭）標(biāo)記。
4、會(huì)議記錄的技巧。
一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來說，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見或有爭(zhēng)議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長(zhǎng)的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì)后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號(hào)代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

會(huì)議記錄的重點(diǎn)

會(huì)議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：

（1）會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動(dòng)；

（2）會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；

（3）權(quán)威人士或代表人物的言論；

（4）會(huì)議開始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

（5）會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)；

（6）對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

會(huì)議記錄的整理
1. 會(huì)議記錄的整理原則
1）忠實(shí)于講話人、發(fā)言人的原意。
2）保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3）要整理得完整、全面，不僅會(huì)議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會(huì)場(chǎng)動(dòng)態(tài)如表決等都要整理上去。
4）整理時(shí)要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、字跡清晰，避免錯(cuò)別字。
5） 會(huì)議記錄整理出來后，如果是一個(gè)人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會(huì)議主持人或召集人審閱。
2. 錄音記錄稿的整理
特別重要的一點(diǎn)是，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。

會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要的區(qū)別

二者的主要區(qū)別是：第一，性質(zhì)不同：會(huì)議記錄是討論發(fā)言的實(shí)錄，屬事務(wù)文書。會(huì)議紀(jì)要只記要點(diǎn)，是法定行政公文。第二，功能不同：會(huì)議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔；會(huì)議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行

如何將會(huì)議記錄方式達(dá)到檔案管理規(guī)范

對(duì)會(huì)議記錄必須進(jìn)行規(guī)范管理才能夠發(fā)揮其應(yīng)有的作用,主要包括以下幾個(gè)方面:
1、訂立各類正式會(huì)議必須做會(huì)議記錄并存檔 制度，我國檔案部門一直要求將重要會(huì)議的會(huì)議記錄歸檔,《中國上市公司治理準(zhǔn)則》中也明確要求上市公司的股東大會(huì),董事會(huì),監(jiān)事會(huì)會(huì)議都要形成規(guī)范 的會(huì)議記錄,并將之作為公司的重要檔案妥善保存，但據(jù)了解,出于種種原因很多組織并不重視會(huì)議記 錄有關(guān)工作,根本不做會(huì)議記錄或記錄不規(guī)范的情況還是很普遍的.
業(yè)務(wù)研究"規(guī)范管理,制度先行",為了促使會(huì)議記錄工 作的正常開展,各類組織有必要訂立制度,要求組織 中的各類正式會(huì)議必須做會(huì)議記錄并存檔,必要的 話以此作為今后工作考核的一個(gè)指標(biāo).
2.統(tǒng)一會(huì)議記錄格式 會(huì)議記錄應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議基本情況.為防止記 錄的隨意性造成記錄項(xiàng)目缺失,可預(yù)先制作會(huì)議記 錄模板,提供給會(huì)議記錄人.其主要項(xiàng)目包括:
(1)會(huì)議名稱和屆次;
(2)會(huì)議召開的日期,起止時(shí)間,地點(diǎn)和召集人 (主持人)姓名;
(3)出席和列席會(huì)議人員的姓名及出席和列席 情況;
(4)會(huì)議議程或主要事項(xiàng);
(5)與會(huì)人員的發(fā)言;
(6)每一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果(上市公司 還要求表決結(jié)果應(yīng)載明對(duì)會(huì)議審議事項(xiàng)贊成,反對(duì) 和棄權(quán)的人姓名及意見);
(7)記錄人. 在這里需要說明的是,各類組織會(huì)議記錄所采 用的紙式有所不同,有的組織是預(yù)先印制會(huì)議記錄 本,供專門使用,方便統(tǒng)一歸檔,但這樣做也有一些 問題不好解決,如:會(huì)議時(shí)間有長(zhǎng)有短,討論的內(nèi)容 有多有少,所以記錄本上的預(yù)留空白不好掌握,使用 不甚方便;有的組織為了保證會(huì)議記錄清晰準(zhǔn)確,經(jīng) 常在會(huì)后對(duì)手記會(huì)議記錄進(jìn)行整理,打印,由出席會(huì) 議人員履行認(rèn)可手續(xù)后再存檔,其所用的會(huì)議記錄 紙往往是活頁紙.用記錄本還是用活頁并不是原則 性的問題,關(guān)鍵是規(guī)定的項(xiàng)目,手續(xù)要齊全,并且所 用的紙張或其它載體材料要符合檔案保管的技術(shù)要 求,慎用那些不符合要求的再生紙等.
3.采取適當(dāng)?shù)挠涗浄椒?會(huì)議內(nèi)容記錄有多種方法,需要針對(duì)會(huì)議的重 要性及會(huì)議具體內(nèi)容采取相應(yīng)的記錄方法:
(1)會(huì)議全錄:就會(huì)議的全過程進(jìn)行完整記錄. 要對(duì)會(huì)議過程中每一個(gè)人的講話進(jìn)行如實(shí)記錄,甚 至包括停頓,鼓掌,笑聲等描繪性的詞語.
(2)會(huì)議詳錄:較為詳細(xì)地記錄會(huì)議內(nèi)容,記錄 會(huì)議所有的重要信息.要將所有發(fā)言人的講話都記 錄下來,但不是記錄原話.
(3)總結(jié)式記錄:只是記錄每個(gè)人與會(huì)議主題有 關(guān)的講話.
(4)簡(jiǎn)要記錄:只簡(jiǎn)要地記錄某些事情.
(5)決定記錄:只記錄會(huì)議所做出的決定,不記 錄為做出決定所進(jìn)行的討論.
(6)行動(dòng)記錄:只記錄與會(huì)人員會(huì)后所應(yīng)采取的 具體行動(dòng).
(7)決定,行動(dòng)記錄:對(duì)會(huì)議所做出的決定及會(huì) 后應(yīng)采取的行動(dòng)進(jìn)行記錄.
4.確保會(huì)議內(nèi)容記錄完整準(zhǔn)確
不論采取哪種記錄方法,都要確保會(huì)議內(nèi)容記 錄完整準(zhǔn)確.在這方面國外一些公司的做法還是比 較值得借鑒的: (1)通常由秘書做會(huì)議的專職記錄人,但現(xiàn)在一 些公司開會(huì)時(shí),由會(huì)議出席人如董事輪流擔(dān)當(dāng)會(huì)議 記錄人,這樣做可以更好地避免由于理解和認(rèn)識(shí)上 的偏差造成的誤記.
(2)為了確保記錄人能夠完整記錄,將會(huì)議記錄 人的座位位置固定在會(huì)議主持人身邊,這樣,會(huì)議主 持人可以隨時(shí)了解記錄情況,必要時(shí)停頓或要求有 關(guān)發(fā)言人就未被記下的發(fā)言進(jìn)行重復(fù).
(3)每一項(xiàng)議題討論中,主持人都要及時(shí)進(jìn)行重 復(fù)和總結(jié),并將所做記錄讀給與會(huì)人員,得到大家的 認(rèn)可后,再進(jìn)入下一個(gè)議題.這樣做可以確保會(huì)議記 錄的準(zhǔn)確性.
(4)下一次會(huì)議時(shí)的第一項(xiàng)議題就是討論前一 次會(huì)議的會(huì)議記錄,經(jīng)全體人員認(rèn)可后簽字存檔.
5.履行必要的簽字手續(xù) 會(huì)議記錄是會(huì)議情況的真實(shí)記載,在某些情況 下還具有法律效力,所以它不能只是會(huì)議記錄人一 個(gè)人的工作,必須得到有關(guān)與會(huì)人員的認(rèn)可后,才可 以算做是正式有效的會(huì)議記錄.這種認(rèn)可的手續(xù)一 般是會(huì)議出席人閱讀并同意會(huì)議記錄內(nèi)容后在會(huì)議 記錄上簽字.例如,《中國上市公司治理準(zhǔn)則》中規(guī) 定,董事會(huì),監(jiān)事會(huì)的出席人和記錄人都應(yīng)在會(huì)議記 錄上簽名,有關(guān)人員還可以要求在記錄上對(duì)其在會(huì) 議上的發(fā)言做出某種說明性記載.有些公司還規(guī)定, 董事,監(jiān)事不在會(huì)議記錄,紀(jì)要,決議上簽字,視同不 履行董事,監(jiān)事職責(zé). 總之,會(huì)議記錄是反映一個(gè)組織重要職能活動(dòng) 的可靠記錄,是檔案的重要組成部分,確實(shí)有必要通 過嚴(yán)格的制度和措施對(duì)其形成過程進(jìn)行有效控制, 從而保證其歸檔質(zhì)量。