2021年檔案數(shù)字化工作

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿(mǎn)足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
　　數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢(xún)利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象
　　庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足

檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)與不足

一、檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

（一）能增強(qiáng)立卷準(zhǔn)則履行力。1983年4月，中共中心工作廳、國(guó)務(wù)院工作廳發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)矩：“凡機(jī)關(guān)工作中構(gòu)成的具有保存價(jià)值的文件資料均由文書(shū)部分或業(yè)務(wù)部分進(jìn)行立卷，并定時(shí)向檔案部分歸檔”，從上述規(guī)矩可見(jiàn)，文書(shū)管理部分收拾（立卷）在我國(guó)是一項(xiàng)根本準(zhǔn)則。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要進(jìn)程，現(xiàn)代化管理檔案也要求一切檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部分立卷的履行程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部分立卷準(zhǔn)則，或準(zhǔn)則形同虛設(shè)，沒(méi)有很好的履行，單個(gè)部分每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)擔(dān)任人代替部分進(jìn)行立卷，但檔案管理人員常識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)范疇受限，一同每日均有許多工作需完結(jié)，對(duì)每一個(gè)部分的工作內(nèi)容未必了解透徹，必定也就不能確保所上交資料的完好和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部分已輸入到電腦中的文件資料進(jìn)行一致立卷編目，如此可進(jìn)步檔案歸檔質(zhì)量。

（二）能縮短檔案資料收拾工作時(shí)刻。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時(shí)刻、固定人員與固定地點(diǎn)進(jìn)行的，檔案資料的判定、收拾、歸檔等流程需花費(fèi)許多時(shí)刻完結(jié)，且有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有工作管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代工作的首要途徑，管理人員可通過(guò)編碼與解碼的辦法完結(jié)電子檔案的存儲(chǔ)，且可用不同載體對(duì)檔案進(jìn)行仿制與存儲(chǔ)。相關(guān)部分僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過(guò)后臺(tái)傳輸至檔案管理終端，管理人員就可運(yùn)用電腦里已設(shè)的管理體系完結(jié)對(duì)資料的歸檔，如此縮短了工作時(shí)刻，操作簡(jiǎn)便，進(jìn)步了工作質(zhì)量。

（三）進(jìn)步了查詢(xún)功率。在當(dāng)時(shí)社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速展開(kāi)的布景下，發(fā)作了海量的檔案資源，假如依托人工完結(jié)對(duì)檔案資源的查詢(xún)費(fèi)時(shí)、繁瑣。完結(jié)數(shù)字化檔案管理后，查詢(xún)者僅在指定頁(yè)面上查找要害詞就能得到需求的信息，進(jìn)步了查詢(xún)功率。工作人員也將有許多時(shí)刻從事檔案資源的收拾、分類(lèi)等根底性工作。

（四）增強(qiáng)紙質(zhì)檔案原件的維護(hù)。紙質(zhì)檔案完結(jié)數(shù)字化后，能夠把原件妥善地保存起來(lái)，工作中檔案的運(yùn)用徹底能夠通過(guò)數(shù)字化副本代替原件完結(jié)，這樣能夠避免或削減對(duì)檔案原件的損壞，以便有用地延伸原件的保存時(shí)刻；特別是那些前史長(zhǎng)遠(yuǎn)的寶貴檔案資料，完結(jié)數(shù)字化管理后無(wú)疑會(huì)得以更好地保存。

二、檔案數(shù)字化管理的缺少

（一）檔案數(shù)字化管理有必定的危險(xiǎn)性。在信息技能逐日遍及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題隨之凸顯，電腦病毒與黑客不合法侵略等均為核算機(jī)體系里的檔案信息構(gòu)成了極大要挾，添加了檔案保密管理難度。別的，部分檔案在轉(zhuǎn)化成電子檔案時(shí)，首要運(yùn)用電子編碼技能來(lái)進(jìn)行檔案批改，電子編碼技能在運(yùn)用時(shí)有必定的壞處，假如對(duì)原始憑據(jù)內(nèi)容進(jìn)行批改也不會(huì)留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)的。所以，違背《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。

（二）電子文件檔案貯存受載體束縛性強(qiáng)。電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依托性適當(dāng)強(qiáng)，核算機(jī)貯存設(shè)備容量雖大，不過(guò)面臨呈幾何級(jí)數(shù)展開(kāi)的電子文件也有窮盡之時(shí)，且核算機(jī)運(yùn)用軟件更新適當(dāng)快，不少前期構(gòu)成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無(wú)法讀取，即便是一同期的電子文件也或許存在著軟件不兼容問(wèn)題，這些問(wèn)題均不利于電子檔案的安全、長(zhǎng)時(shí)刻乃至準(zhǔn)確管理。

（三）數(shù)字檔案的法令效能問(wèn)題。檔案是原始的回憶，具有憑據(jù)效果和法令效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特別性，因?yàn)樗膬?nèi)容簡(jiǎn)略被批改，并且內(nèi)容和載體易別離，實(shí)在性存在“信任危機(jī)”。因而，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法令面前很難成為合法有力的依據(jù)。

（四）工作人員業(yè)務(wù)本質(zhì)需求進(jìn)步。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必定會(huì)用到核算機(jī)軟硬件與掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字印象管理等多種現(xiàn)代化技能，增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代核算機(jī)技能的人即能擔(dān)任并完結(jié)工作，唯有一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才方可擔(dān)任。因而應(yīng)注重檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培育?？倸w，在核算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技能不斷展開(kāi)的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案工作展開(kāi)的必定趨勢(shì)?，F(xiàn)代信息技能必將完結(jié)由手藝檔案管理至主動(dòng)化管理的改造，然后進(jìn)步管理工作功率，削減勞動(dòng)強(qiáng)度，加速文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟年代展開(kāi)步伐，探索出科學(xué)檔案管理新思路、新辦法，標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的運(yùn)用價(jià)值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法？

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開(kāi)人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來(lái)事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專(zhuān)業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問(wèn)題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿(mǎn)足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數(shù)字化的內(nèi)容

檔案數(shù)字化管理：數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱干部檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室通過(guò)電腦查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化采集：從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專(zhuān)人再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。檔案數(shù)字化查閱：以組織系統(tǒng)專(zhuān)用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了方考慮:可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)；閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄；信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

檔案數(shù)字化的意義與作用

檔案數(shù)字化的意義與作用
檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書(shū)資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專(zhuān)業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專(zhuān)業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。