北京檔案數(shù)字化整理

任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作包括哪些環(huán)節(jié)

在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
①目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。
②拆除裝訂：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。
③區(qū)分掃描件和非掃描件：按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品
④頁面修整：破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進行掃描。
⑤檔案整理登記：制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
⑥裝訂：掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

北京有什么數(shù)據(jù)錄入和檔案資料數(shù)字化加工的公司嗎？ 哪家好呢？

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檔案數(shù)字化加工具體怎么做？

檔案數(shù)字化加工具體過程
前期檔案整理檔案借出
　　從檔案室接件，填寫檔案移交清冊，一式兩份。拿到檔案后，開始核對檔案數(shù)量，數(shù)量核對無誤后簽字確認，將檔案拿回加工現(xiàn)場。
　　目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
　　按照各類檔案整理規(guī)定的要求，在檔案管理系統(tǒng)著錄目錄數(shù)據(jù)。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、日期、起止頁號等，應(yīng)進行修改。
　　拆除裝訂
　　在不去除裝訂物情況下，會影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。
　　頁面修整
　　破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。
　　檔案掃描
　　掃描方式
　　（1）根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描。
　?。?）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。
　　掃描色彩模式
　?。?）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用彩色。
　?。?）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。
　?。?）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。
　　（4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可采用彩色模式進行掃描。
　　掃描分辨率
　?。?）掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。
　?。?）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般應(yīng)設(shè)為200-300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。
　　圖像處理
　　圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查
　?。?）對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。
　?。?）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。
　?。?）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。
　?。?）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。
　　糾偏、去污、圖像拼接、裁邊處理
　?。?）對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。
　?。?）對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。
　　（3）對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。
　　（4）采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。
　　圖像存儲
　　存儲格式
　?。?）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用PDF格式存儲。
　?。?）采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用PDF格式存儲。
　　圖像文件命名
　?。?）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。如圖像文件較大，不便于網(wǎng)絡(luò)瀏覽，可拆分為多個圖像文件，文件名后增加A、B、C等區(qū)別。
　?。?）分別建立文件夾，以文件檔號命名，并存儲對應(yīng)圖像文件。
　　數(shù)據(jù)掛接
　　將每一份紙質(zhì)檔案掃描所得的圖像存儲到相應(yīng)檔號的文件夾后，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總頁數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件所在文件夾的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

公司要做檔案數(shù)字化，推薦一下？

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

單位有一批傳統(tǒng)聲像檔案需要做數(shù)字化，有VHS、Betamax、DVCPRO、1/4寸開盤錄像帶等，哪家機構(gòu)可以承接？

　　一、聲像檔案數(shù)字化處理與保存的必要性
　　對聲像檔案進行數(shù)字化處理與保存是由其特性決定的，是聲像檔案管理的必然選擇。首先，聲像檔案的載體材料容易受到溫度、濕度、光照等因素的影響，與紙質(zhì)材料相比不具有足夠的穩(wěn)定性，想要長久保存需要更高的條件要求。尤其是錄像、錄音帶等具有磁性的檔案載體，不僅要防高溫、防潮濕、防光照，還必須要防磁，一旦受到上述外部因素的影響，聲像檔案就容易損壞，甚至造成檔案報廢。比如，錄像、錄音帶會出現(xiàn)消磁、斷裂、變形、磁粉脫落等現(xiàn)象；照片保存久了會發(fā)黃褪色，底片還容易變質(zhì)粘連。其次，在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各種聲像設(shè)備也層出不窮，更新?lián)Q代的速度非?？欤切├吓f的聲像檔案資料就難以被保管利用。尤其是錄像、錄音檔案，常常需要與之相匹配的設(shè)備支持，檔案管理人員需要利用特定型號的錄像機、錄音機對錄像帶、錄音帶進行檢查，當(dāng)需要播放的時候也要相應(yīng)的錄像機與錄音機支持。然而，隨著聲像設(shè)備的更新?lián)Q代，一些老舊型號的設(shè)備將逐漸被淘汰，如果原來的設(shè)備出現(xiàn)故障，也將難以維修，這也是聲像檔案難以長期管理保存的重要原因之一。所以，傳統(tǒng)的聲像檔案不易長久保存與管理，對聲像檔案進行數(shù)字化處理是當(dāng)前較為有效的保護傳統(tǒng)聲像檔案的措施。對聲像檔案進行數(shù)字化處理，不僅可以把原有的模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號從而方便備份、保存，還可以實現(xiàn)快速的數(shù)字化檢索從而便于利用與管理。總之，對聲像檔案進行數(shù)字化處理對于聲像檔案的管理與保存具有重要意義，也是聲像檔案管理的必然選擇。
　　二、聲像檔案數(shù)字化處理的主要技術(shù)
　　（一）對視頻、音頻檔案資料的數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換
　　對視頻、音頻檔案資料的數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換，就是把以前的模擬信號轉(zhuǎn)換為計算機可以識別出的離散型信號，這種格式轉(zhuǎn)換需要利用計算機軟件來實現(xiàn)，如A/D轉(zhuǎn)化器、WindowsWaveCN等。當(dāng)我們需要采集新的視頻、音頻資料時，可以直接把錄像機、錄音機等設(shè)備連接到計算機上，將所錄信息直接存儲到電腦的硬盤里面，這一信息資料的采集過程即為數(shù)字化的轉(zhuǎn)換處理過程。
　?。ǘD片檔案資料的數(shù)字化處理
　　當(dāng)前檔案館中的圖片檔案資料包括電子文檔形式的電子檔案、紙質(zhì)檔案。對于電子文檔形式的電子檔案可以直接儲存到檔案管理的軟件中，利用軟件程序?qū)n案實現(xiàn)自動化管理。如果想要借閱或輸出圖片檔案資料，用戶可以進入檔案管理程序中進行檢索，然后利用打印機把需要的圖片打印出來。對于紙質(zhì)的圖片檔案，如果內(nèi)容較為豐富、數(shù)量較多，可以分批次對其進行電子掃描，并及時對掃描的文件進行說明注釋，主要是把圖片的拍攝地點、時間以及其所呈現(xiàn)的基本事件說清楚，以便后期對圖片檔案資料的分類、歸檔。對于一些由于年代久遠而磨損、發(fā)黃的圖片，可以對其電子掃描后利用PS等軟件來修復(fù)，使其恢復(fù)到最佳效果。
　　（三）對數(shù)字化的聲像檔案進行統(tǒng)一管理
　　對于數(shù)字化的聲像檔案可以利用AdobeAudition、AdobePremiere等軟件對其進行編輯壓縮，對壓縮后的聲像檔案文件及時編制獨立檔案號、分類號等，再通過設(shè)定搜索關(guān)鍵詞方便用戶今后對這些聲像檔案的查找應(yīng)用，同時也方便了檔案管理人員的工作，提升了工作效率。
　　三、數(shù)字化處理后的聲像檔案保存方法
　　數(shù)字化的聲像檔案與紙質(zhì)檔案相比具有極大的優(yōu)勢，而且與先前的模擬聲像檔案資料相比，其在保質(zhì)、保真、高壓縮率等方面也遙遙領(lǐng)先。然而數(shù)字化的聲像檔案具有特殊性的運行機制與技術(shù)手段，這使得其在保存方面存在諸多需要解決的問題。所以，我們不僅要關(guān)注數(shù)字化聲像檔案的體制機制建設(shè)等宏觀問題，還要使得數(shù)字化聲像檔案便于存儲、查閱、利用。當(dāng)前，數(shù)字化的聲像檔案保存方法主要包括以下幾種：
　　1、保存好聲像檔案的讀取設(shè)備。在對聲像檔案進行數(shù)字化處理后，其不再具備人工直接讀識性，必須依靠一定的讀取設(shè)備才能對聲像檔案進行讀取。所以，數(shù)字化聲像檔案的重要保存方法之一便是保存好其讀取設(shè)備。
　　2、仿真法。這是一種對即將淘汰的信息進行保存的重要方法。這種方法主要是利用仿真器在一個電腦系統(tǒng)中模擬另一個電腦系統(tǒng)來保護那些即將被淘汰的重要信息。
　　3、數(shù)據(jù)信息遷移法。這種方法主要是把數(shù)字化的聲像檔案定期從一個過時的技術(shù)環(huán)境向一個新的技術(shù)環(huán)境遷移，從而避免數(shù)據(jù)信息在技術(shù)更新?lián)Q代中造成的損壞、丟失，保證其可用性、可讀性及完整性。這種方法是當(dāng)前保存數(shù)字化聲像檔案最有效的方法之一。
　　4、完善數(shù)字化聲像檔案的保存條件，建立科學(xué)、安全的保存環(huán)境，加強對硬件保存設(shè)施、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如防磁柜、防磁庫建設(shè)。