檔案電子化項目

所謂檔案數(shù)字化是指用計算機技術將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會或行業(yè)對檔案利用的需求。
1、數(shù)字化加工流程
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。
2、數(shù)字化建設的目標
　　數(shù)字化建設的目標是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，通過數(shù)據(jù)接口和政務辦公系統(tǒng)連通，用先進的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。
3、數(shù)字化的意義
1)提高工作效率，降低檔案利用成本
　　數(shù)字化加工項目完成后，社會公眾(開放檔案)和單位的各級領導、各部門或下屬單位都能通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時間浪費和重復勞動現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
2)最大限度保管和保護庫存檔案實體安全
　　由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問題。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復印次數(shù)，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對庫存檔案進行有效的保管和保護，確保檔案實體安全。
3)陽光政務提升形象
　　庫存檔案實現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級檔案管理部門貫徹科學發(fā)展觀，又是促進檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實際工作的需要，也是亮點工程。是一項利國利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項目完成后，不僅檔案管理和利用手段實現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項工作科學化、規(guī)范化、網(wǎng)絡化、信息化的整體發(fā)展要求。

成都社會人才人事檔案已經(jīng)實現(xiàn)電子化 畢業(yè)生你知道嗎？

成都社會人才人事 檔案 全國率先實現(xiàn)電子化

“成都市人才流動服務中心社會人才人事檔案電子化服務”進行了項目竣工驗收，這意味著成都市在全國首先完成社會人才人事檔案的標準化、數(shù)字化、電子化建設。據(jù)悉，該項目通過政府采購、公開招標，自1月30日起正式實施，至11月26日已完成成都市本級社會人才人事檔案電子化的全部內(nèi)容。

社會人才人事檔案電子化，主要是在分類整理庫存檔案的基礎上，對歸檔材料進行掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容對應一致的全真電子檔案。驗收項目組組長、國家人社部全國人才流動中心李建敏副主任說，成都市人才中心的“三化”工作，開全國的先河，具有很強的示范效應。對全口徑統(tǒng)計社會人才基礎信息，掌握社會人才的數(shù)量、層次、結(jié)構、流向、分布等信息提供了重要的支撐;另外“三化”實施以后，還減少了檔案實物出入庫頻率，對保護紙質(zhì)材料，降低紙質(zhì)檔案的管理風險都有好處。

成都人才中心的“三化”建設已初見成效，現(xiàn)已與國內(nèi)某大型金融機構簽訂了遠程閱檔服務合同，另有2家大型金融機構正在洽談遠程閱檔應用事宜。

中小企業(yè)哪些檔案可以電子化？

有兩種情況:
一是檔案的電子化管理
二是紙質(zhì)檔案的電子化加工
紙質(zhì)檔案電子化加工范圍的確定一般是根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，比如：重要的文檔、合同、圖紙都需要進程加工，并長期保存；如果按檔案類型來講，文書檔案、合同檔案及部分科技檔案都需要進行電子化。
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人事檔案電子化是大勢所趨

人事檔案電子化是大勢所趨

人事檔案電子化是大勢所趨

說起人事檔案電子化的好處，正在進行這方面課題研究的山西大學政治與公共管理學院教授趙穎芳告訴記者，“它不但優(yōu)化了辦事程序，而且提高了檔案的安全性?！?/p>

據(jù)她介紹，以往單位查檔或開具個人證明，要先從檔案庫里調(diào)出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間至少在10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時;而電子檔案系統(tǒng)建立后，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關材料便可在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內(nèi)便可搞定，復雜的也就 5分鐘而已。

對于安全性的提升，趙穎芳表示，以往人事檔案在被頻繁地查閱、轉(zhuǎn)移過程中，很容易丟失、被篡改，現(xiàn)在檔案不用調(diào)來調(diào)去，丟失的概率要小。同時，只要有篡改，一對照電子檔案，很容易被查出，有效地減少了人為涂改。

記者了解到，檔案電子化帶來的是全新的檔案管理模式，在一定區(qū)域的.人事檔案管理查詢系統(tǒng)上線后，該區(qū)域的人事檔案信息將可實現(xiàn)共享，查詢檔案存放的所在地就變得易如反掌。既然實現(xiàn)了信息共享，這意味著人事檔案業(yè)務將來可能就近辦理。

在趙穎芳看來，既然檔案實現(xiàn)了電子化，就有可能給每個存檔者或存檔單位生成二維碼，實現(xiàn)業(yè)務的網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上申請，之后再通過網(wǎng)絡直接發(fā)送過去，不用再去現(xiàn)場，從而實現(xiàn)線上線下的無縫對接。

此外，趙穎芳還建議，在生成電子人事檔案系統(tǒng)后，紙質(zhì)檔案已經(jīng)可以泰然“養(yǎng)老”。但是由于其分散儲存浪費諸多空間，因此可建立集中管理式的人事檔案館?！皩脮r，下級檔案管理部門可將存檔集體‘上交’，各存檔機構的檔案便可歸于一處，集中存放，既便于管理又省卻諸多麻煩?！?/p>

檔案電子化能解決什么問題?

檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館?室　藏檔案資料?紙質(zhì)或機讀形式的　為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1?可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館?室　對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用。

2?縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3?檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4?檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5?檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎