檔案數(shù)字化標(biāo)書文件

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檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)是什么

　　檔案數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同的基石，檔案數(shù)字化建設(shè)同樣需要堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則。

　　我國 1998 年提出了信息化建設(shè)的二十四字方針(統(tǒng)籌規(guī)劃、國家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互通、資源共享)，其中第三條就是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，由此可見標(biāo)準(zhǔn)化對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用和意義。

　　檔案數(shù)字化一般分兩塊，一部分是紙質(zhì)的“老檔案”，這部分檔案是過去計算機技術(shù)未大面積普及的情況下，手工書寫、紙質(zhì)化保存、庫房存儲。

　　采用人工方法進行查閱無需計算機就可以直接查看的紙質(zhì)檔案形式。

　　一部分是現(xiàn)在不斷生成的“新檔案”，這部分檔案是在當(dāng)前計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等新技術(shù)日益普及的情況下。

　　由計算機生成、各種存儲介質(zhì)保管存儲、采用數(shù)據(jù)庫+專用檔案管理軟件進行日常管理，只有在計算機條件下才可以查看的電子檔案形式。

　　對于“老檔案”而言，我們是通過掃描、拍照等方式，轉(zhuǎn)換成為計算機可以識別的圖片文件，再對其建立電子目錄來實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，故要對其生產(chǎn)的掃描型電子文件進行統(tǒng)一。

　　而對于“新檔案”而言，由于文件的生成階段就是電子文件信息，就要對其文字型電子文件、視頻和多媒體電子文件、音頻電子文件等文件格式進行統(tǒng)一。

　　所以說但不管是紙質(zhì)的“老檔案”還是當(dāng)前的電子文件形的“新檔案”，都應(yīng)該堅持標(biāo)準(zhǔn)化原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，按照統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，電子文件歸檔，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象。

　　信息化建設(shè)必須有標(biāo)準(zhǔn)化的支持，尤其要發(fā)揮標(biāo)準(zhǔn)化的導(dǎo)向作用，以確保其技術(shù)上的協(xié)調(diào)一致和整體效能的實現(xiàn)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個有一定存在歷史的機構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷，取卷時注意：
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應(yīng)及時向檔案管理員進行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時，將自動上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

什么是檔案數(shù)字化？

什么是檔案數(shù)字化？
檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。
它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。
主要負責(zé)對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。
數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先，數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進行整合，實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。
檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進公共檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

干貨：檔案數(shù)字化加工，核心7大步驟，檔案管理人必備！

本期主編：橙子

話不多說，進入正題了！

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、 備份設(shè)備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

要先將掃描儀連接到計算機，安裝驅(qū)動程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

掃描動作并不復(fù)雜，就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀，掃描，把文件取出掃描儀。

在掃描之前，我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇。

顏色常常又和圖像存儲格式相關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常以JPG格式存儲，如果以TIFF格式存儲，占用空間比較大；

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定，再進行亮度、對比度的微調(diào)。

標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌，但在掃描過程中，由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下，需要進行圖像處理操作，一般需要通過專門 的圖像處理軟件來實現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理，確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求，檢查人員要盡職盡責(zé)，要求做到100%檢查，并且合格率應(yīng)達到100%。

檢查的事項有圖像是否清晰、畫質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點，圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過目錄搜索數(shù)據(jù)，要仔細的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復(fù)印一一對應(yīng)，檢查合格率應(yīng)為100%，發(fā)現(xiàn)問題時，必須重新修改完善。

將通過檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲結(jié)構(gòu)，并 盡可能完整地描述相關(guān)文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門，移交內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定。

交接過程包括交接前的驗收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。

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