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1.檔案“收存管用”全程更高效:支持檔案在線、離線收集,批量導(dǎo)入合規(guī)又輕松;檔案整理,支撐多種分類,更有序;檔案保存,多格式、多方式更可靠;檔案自動統(tǒng)計(jì),管用情況一目了然;檔案搜索、瀏覽、借用更便捷;日志、權(quán)限管理,保障檔案操作安全;流程自定義,滿足不同檔案業(yè)務(wù)需求。
2.第三方系統(tǒng)接口與數(shù)據(jù)包支持:采用Web Service等接口形式,實(shí)現(xiàn)核心OA、合同管理系統(tǒng)、招采系統(tǒng)、工程管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)在線采集歸檔;還提供基于格式化文本/XML/數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)接口,可與第三方系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接,直接歸檔。
3.標(biāo)準(zhǔn)檔案整理與數(shù)字化流程:各崗位操作按ISO體系規(guī)范執(zhí)行,公司下派品質(zhì)管理部,深入項(xiàng)目嚴(yán)格質(zhì)檢,確保每個(gè)項(xiàng)目品質(zhì);自主研發(fā)軟件實(shí)現(xiàn)批量作業(yè)、批量掛接、流水線管理,與單純數(shù)據(jù)服務(wù)單位相比,管理更科學(xué),服務(wù)更高效。
4.豐富的檔案服務(wù)模式:
歷史存量檔案文件清理:對單位目前的存量檔案、實(shí)體文件進(jìn)行規(guī)范化整理及數(shù)字化,并上傳至檔案管理軟件提供查詢。
檔案咨詢與培訓(xùn)服務(wù):對檔案員等進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、法律法規(guī)及檔案體系要求宣貫、實(shí)操授課,快速提升檔案員工作能力,確保相關(guān)人員快速按要求獨(dú)立工作。
目標(biāo)管理和測評顧問服務(wù):按照檔案目標(biāo)管理要求,對標(biāo)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)專項(xiàng)輔導(dǎo),最終協(xié)助客戶完成目標(biāo)認(rèn)定或測評。
實(shí)體檔案庫房規(guī)劃服務(wù):專用密集架建設(shè):根據(jù)庫房大小量身定制密集架,提高檔案空間存放量;專業(yè)的檔案庫房監(jiān)控軟件及設(shè)備:涉及溫濕度、防電、防盜等監(jiān)控,保障檔案庫房安全無隱患;提供檔案室八防要求,使用方根據(jù)規(guī)章要求做好檔案室配套設(shè)備的應(yīng)用。
在進(jìn)行農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證的過程中,工作人員通過航拍、定位、實(shí)測、繪圖等,留存了海量的檔案記錄,這些檔案記錄經(jīng)規(guī)范整理后將成為永久性的檔案資料。
這些資料大有用途:是農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作的真實(shí)反映和歷史見證,是維護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益的原始依據(jù),是穩(wěn)定農(nóng)村土地承包制度的重要保證。
然而,這些檔案資料如何管理是土地確權(quán)真正發(fā)揮作用重要的一環(huán)。
為此,2014年11月底,原農(nóng)業(yè)部、國家檔案館就印發(fā)了《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理辦法》,2017年,《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實(shí)施辦法》也正式出臺,均對農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理作出規(guī)范。
隨著數(shù)字農(nóng)業(yè)農(nóng)村的發(fā)展,土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案的電子化已然成為一個(gè)重要的趨勢,江門順勢而為,創(chuàng)新“一標(biāo)三片區(qū)”模式,全力推進(jìn)確權(quán)檔案數(shù)字化。
成效
掃描超1729萬頁,約占總量80%
確權(quán)檔案數(shù)字化加工是確權(quán)檔案進(jìn)館移交的基礎(chǔ)工作之一,江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作涉及鎮(zhèn)(街)71個(gè)、農(nóng)戶(承包方)566267戶、經(jīng)濟(jì)合作社(發(fā)包方)11980個(gè)。
只有全面做好土地確權(quán)檔案的收集整理、數(shù)字化及安全保管工作,才能確保土地確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。
為此,江門市在完成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證工作的基礎(chǔ)上,創(chuàng)新“一標(biāo)三片區(qū)”模式,投入465萬元,整市推進(jìn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
2019年,江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局通過公開招標(biāo)采購的方式,選定3家確權(quán)檔案數(shù)字化加工服務(wù)供應(yīng)商,按照《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實(shí)施辦法》和《廣東省農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理與移交工作要求》的標(biāo)準(zhǔn),分片區(qū)負(fù)責(zé)全市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作。
截至2020年5月,已完成掃描約1729萬多頁,約占總量的80%。其中蓬江區(qū)、江海區(qū)、臺山市已基本完成檔案掃描,待圖片質(zhì)檢無誤后,開展編號、數(shù)據(jù)存儲及數(shù)據(jù)掛接等工作,其他市(區(qū))的掃描工作正在有序進(jìn)行中??梢哉f,全市基本完成紙質(zhì)檔案整理、掃描等基礎(chǔ)工作,正籌備檔案數(shù)字化加工成果驗(yàn)收及檔案后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
舉措??
做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào),明確責(zé)任
在推進(jìn)農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化工作時(shí),江門首先做到統(tǒng)籌協(xié)調(diào),明確責(zé)任。全市加強(qiáng)統(tǒng)籌,以政府購買服務(wù)形式實(shí)施農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目。
市、縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)確權(quán)實(shí)體檔案歸檔、檔案數(shù)字化加工服務(wù)項(xiàng)目采購、工作進(jìn)度檢查督導(dǎo)及成果驗(yàn)收等工作,確保中標(biāo)服務(wù)商順利完成檔案數(shù)字化加工各項(xiàng)工作;市、縣級檔案管理部門和檔案館負(fù)責(zé)檔案實(shí)體與數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)制定、技術(shù)指導(dǎo)及確權(quán)檔案管理的監(jiān)督和培訓(xùn),協(xié)同推進(jìn)實(shí)體檔案歸檔和數(shù)字化加工、成果驗(yàn)收,及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。各鎮(zhèn)(街)做好確權(quán)原始材料收集、歸檔與保存,加強(qiáng)與檔案數(shù)字化加工服務(wù)商溝通協(xié)作。
同時(shí),全市協(xié)調(diào)資金,優(yōu)化配置。2014年,全市各級財(cái)政編制的農(nóng)村土地確權(quán)工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中未包含檔案數(shù)字化工作費(fèi)用,也未納入確權(quán)技術(shù)服務(wù)采購內(nèi)容。結(jié)合江門市確權(quán)工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)實(shí)際結(jié)余情況,經(jīng)請示市政府,同意調(diào)整江門市農(nóng)村土地確權(quán)工作專項(xiàng)資金用于確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作,所需采購資金由各市(區(qū))在農(nóng)村土地確權(quán)頒證經(jīng)費(fèi)中統(tǒng)籌安排解決,按照確權(quán)補(bǔ)助經(jīng)費(fèi)管理辦法實(shí)行總額包干。充分做到了資金的優(yōu)化配置,為確權(quán)檔案數(shù)字化工作提供了資金保障。
在此基礎(chǔ)上,江門全市壓實(shí)責(zé)任,加強(qiáng)督導(dǎo)。聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》,明確協(xié)調(diào)機(jī)制與進(jìn)度安排,要求縣級農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門加強(qiáng)對農(nóng)村土地確權(quán)檔案歸檔、數(shù)字化加工與驗(yàn)收及移交進(jìn)館等工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào),督促各鎮(zhèn)(街)完善原始材料的收集,督促測繪公司加快整理并移交檔案,督促檔案數(shù)字化加工中標(biāo)公司加快完成檔案數(shù)字化加工等工作;要求縣級檔案部門和檔案館加強(qiáng)對農(nóng)村土地確權(quán)檔案的監(jiān)督指導(dǎo)和培訓(xùn),協(xié)同推進(jìn)確權(quán)檔案實(shí)體和數(shù)字化加工、成果驗(yàn)收及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
創(chuàng)新??
完善機(jī)制,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?zāi)J?br>江門建立健全工作協(xié)調(diào)、檢查督導(dǎo)、情況通報(bào)、信息報(bào)送等工作機(jī)制,明確檔案數(shù)字化加工成果縣級驗(yàn)收、市級聯(lián)合檢查審定、實(shí)體檔案和數(shù)字化成果移交進(jìn)館等具體工作節(jié)點(diǎn),倒逼各市(區(qū))克服困難、因地制宜、創(chuàng)新方式方法,加快推動各項(xiàng)工作。同時(shí),及時(shí)交流、總結(jié)工作中形成的經(jīng)驗(yàn)?zāi)J?,努力形成農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案數(shù)字化的“江門探索”,供全省有關(guān)工作推進(jìn)作參考。
這種“江門探索”中一大創(chuàng)新就是形成了“一標(biāo)三片區(qū)”模式,按照確權(quán)工作實(shí)際及檔案預(yù)估掃描量,將轄下7個(gè)市(區(qū))按工作需求情況分為A、B、C三個(gè)片區(qū),以市級名義統(tǒng)一進(jìn)行招標(biāo)采購,并分類督導(dǎo)推進(jìn)各項(xiàng)工作。
目前,全市確定3家檔案數(shù)字化加工服務(wù)商,分別負(fù)責(zé)三個(gè)片區(qū)的檔案數(shù)字化加工工作。同時(shí),各市(區(qū))作為檔案數(shù)字化加工實(shí)施主體,做好與各檔案數(shù)字化加工服務(wù)商、各鎮(zhèn)(街)的溝通協(xié)作,充分保障檔案數(shù)字化加工場所、設(shè)備運(yùn)行及檔案保存等工作條件;各鎮(zhèn)(街)積極配合,按要求將紙質(zhì)檔案移交檔案數(shù)字化加工服務(wù)商進(jìn)行數(shù)字化加工。全市形成市級統(tǒng)籌、縣級實(shí)施、鎮(zhèn)級配合、分類推進(jìn)的良好工作格局。
江門還在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。各市(區(qū))在數(shù)字化工作中積極克服困難,組織數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商與確權(quán)測繪公司進(jìn)行溝通,針對確權(quán)檔案缺頁、漏頁和順序錯(cuò)誤等問題,與雙方公司協(xié)商整改方案,充分發(fā)揮主觀能動性,形成了一套“數(shù)字化公司反饋問題,測繪公司將問題轉(zhuǎn)包至數(shù)字化公司整改”的模式。通過數(shù)字化發(fā)現(xiàn)并由測繪公司委托數(shù)字化公司解決問題的方式,提高了工作效率解決了現(xiàn)實(shí)問題,加快了數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)程。目前,相關(guān)合作細(xì)節(jié)正在進(jìn)一步溝通中。
臺山:所有檔案已移交數(shù)字化公司進(jìn)行掃描
臺山市承包地經(jīng)營權(quán)確權(quán)工作涉及農(nóng)戶多、范圍廣,在江門市委、市政府的高度重視下,克服財(cái)政緊張的困難,每年積極爭取檔案存放工作經(jīng)費(fèi)接近20萬元,為當(dāng)?shù)卮_權(quán)檔案存放工作提供財(cái)政保障。
同時(shí),2018年起,臺山市已于新寧體育館二樓租賃兩間386平方米辦公室用于臨時(shí)存放確權(quán)檔案及數(shù)字化加工辦公。同時(shí),按照相關(guān)檔案管理要求配備檔案柜200套,安裝了鐵窗、鐵門、空調(diào)抽濕,配置有監(jiān)控設(shè)備和實(shí)行24小時(shí)值班人員巡邏,確保檔案資料安全。
為督促各鎮(zhèn)(街)、中標(biāo)技術(shù)公司扎實(shí)做好自查、核查,認(rèn)真組織做好驗(yàn)收工作,臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局結(jié)合實(shí)際,于2018年12月21日轉(zhuǎn)發(fā)《江門市檔案局 江門市農(nóng)業(yè)局〈江門市農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理及移交實(shí)施方案〉的通知》,組織不少于10次培訓(xùn)會議下鄉(xiāng)指導(dǎo)鎮(zhèn)(街)、中標(biāo)技術(shù)公司做好入盒、裝訂、資料存放等工作,制作標(biāo)準(zhǔn)模板和整理規(guī)范。
從2019年8月15日開始,臺山市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局聯(lián)合市檔案局、市自然資源局分期分批開展檔案驗(yàn)收,做到成熟一批驗(yàn)收一批、檔案不完善經(jīng)整改再驗(yàn)收,確保檔案資料真實(shí)完整,符合移交標(biāo)準(zhǔn)。
截至2020年6月,已組織開展5次驗(yàn)收,5次整改工作,完成17個(gè)鎮(zhèn)(街)(鎮(zhèn)級634件、84盒;村級10947件、835盒)、4個(gè)中標(biāo)技術(shù)公司(村級281盒、村小組3919盒;發(fā)包方4791盒;承包方17858盒)確權(quán)檔案的驗(yàn)收并移交數(shù)字化掃描公司。
為確保年內(nèi)全面完成土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作,根據(jù)江門市農(nóng)業(yè)農(nóng)村局、江門市檔案局《關(guān)于加快農(nóng)村土地確權(quán)檔案數(shù)字化加工工作的通知》要求,現(xiàn)臺山市所有檔案已移交數(shù)字化公司進(jìn)行掃描。
目前,完成617萬頁電子化數(shù)據(jù)加工,占總進(jìn)度93%,計(jì)劃6月底全面完成數(shù)字化加工工作。接下來,將聯(lián)合市檔案館協(xié)同推進(jìn)確權(quán)檔案實(shí)體和數(shù)字化加工、成果驗(yàn)收及后續(xù)移交進(jìn)館等工作。
紹林科技作為我國早期高科技軟件企業(yè),1988年已開發(fā)出文檔一體化軟件產(chǎn)品會博通,亦是我國最早的知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應(yīng)商之一。在過去30年,我們一直潛心研發(fā)綜合知識管理系統(tǒng),不斷升級,為打造組織知識生態(tài)鏈而努力,現(xiàn)在已經(jīng)成為經(jīng)國家認(rèn)證雙軟企業(yè),國家重點(diǎn)支持的高新技術(shù)企業(yè)。會博通在知識管理、文檔管理、檔案管理、證照管理、辦公自動化、人事檔案管理,合同管理等領(lǐng)域走在世界領(lǐng)先水平。曾為南方電網(wǎng)、中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、中國電信、日立電梯、佛山人大、中糧集團(tuán)、珠江鋼琴等黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位部署綜合檔案管理系統(tǒng),提供檔案管理信息化建設(shè)方案,促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新、提高效率。
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為檔案移交、歸檔、借還等業(yè)務(wù),提供可由企業(yè)自由定義的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程,實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的流程化管理。
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