檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計算、移動互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對檔案實體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實現(xiàn)了機關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時間內(nèi)庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對檢索結(jié)果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

一、術(shù)語和定義1、數(shù)字化用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。3、數(shù)字圖像表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點上將值最小化后的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英時點數(shù)（dpi)表示。7、失真度對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2、數(shù)字化對像的確定原則應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。2）價值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。4、 過程管理1）應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.2 ）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。1 目錄數(shù)據(jù)準備2 拆除裝訂3 區(qū)分掃描件和非掃描件4 頁面修整5 檔案整理登記6 裝訂四、檔案掃描1、掃描方式1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。4、掃描登登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。五、圖像處理1 、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。5）認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。2、糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。3、去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。4、圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。六、圖像存儲1、存儲格式1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。2）提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。2、圖像文件的命名1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對應(yīng)的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號建立相應(yīng)文件夾，按頁碼順序?qū)D像文件命名。七、目錄建庫1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。八、數(shù)據(jù)掛接1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動搜索、加入對應(yīng)的電子地址信息等，實現(xiàn)批量、快速掛接。2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。3、認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。九、數(shù)據(jù)驗收1、數(shù)據(jù)抽檢1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。2）一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。2、驗收指標1）目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”。2）一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%3、驗收審核驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。4、驗收登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。十、數(shù)據(jù)備份1、備份范圍經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。3、數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。4、備份標簽數(shù)據(jù)備份后應(yīng)相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。5、備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。十一、數(shù)字化成果管理1、應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應(yīng)有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。

如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設(shè)就是指機關(guān)企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對室藏檔案進行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務(wù),實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求
　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機、復(fù)印機等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數(shù)字檔案的大量儲存、查詢、利用。
　?。ǘ┸浖?。選購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。
　?。ㄈ?shù)字化標準要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標準進行科學(xué)化的整理加工和管理。
　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題
　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進行的，還存在一些問題。
　?。ㄒ唬┱J識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　?。ǘ┙?jīng)費成為攔路虎?；鶎訂挝辉诮ㄔO(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務(wù)對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識結(jié)構(gòu)的更新速度也遠趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
　?。ㄋ模┌踩?、質(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟利益，存在著重數(shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。
　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對策
　?。ㄒ唬墓芾眢w制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對相應(yīng)人員進行定期培訓(xùn)，鼓勵他們更新知識結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。
　　（二）明確職責(zé)，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　?。ㄈ┓e極爭取加大經(jīng)費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數(shù)字化檔案室建設(shè)。
　?。ㄋ模┘訌姍n案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團有限責(zé)任公司　王琳：綿陽市檔案局）

檔案數(shù)字化的集團企業(yè)數(shù)字檔案館解決方案

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團企業(yè)具有機構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點。對于集團企業(yè)，實現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標準規(guī)范、信息技術(shù)，推出面向集團企業(yè)的數(shù)字檔案館解決方案。 應(yīng)用系統(tǒng)由基礎(chǔ)應(yīng)用平臺、業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺、信息服務(wù)平臺、系統(tǒng)管理與維護、接口等五個部分組成： 基礎(chǔ)應(yīng)用平臺為系統(tǒng)功能提供基礎(chǔ)性的應(yīng)用服務(wù)，如工作流引擎、OCR服務(wù)、文檔格式服務(wù)、全文檢索服務(wù)、報表引擎等等。 業(yè)務(wù)應(yīng)用平臺為檔案管理機構(gòu)提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)。 信息服務(wù)平臺為檔案利用者提供信息服務(wù)的平臺，包括檔案網(wǎng)站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。 系統(tǒng)設(shè)置與維護實現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、業(yè)務(wù)建模兩大主要功能。系統(tǒng)設(shè)置主要用于配置系統(tǒng)運行環(huán)境的參數(shù)，包括服務(wù)器集群、存儲系統(tǒng)（支持分布式和集中式）、基礎(chǔ)應(yīng)用層各應(yīng)用參數(shù)的配置等。業(yè)務(wù)建模系統(tǒng)主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數(shù)據(jù)、報表、表單等各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的定義。 接口接口包括了兩個部分，一部分是本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)集成的接口，一般包括了與OA系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成接口；另一個接口是指系統(tǒng)提供二次開發(fā)的接口，系統(tǒng)可提供基礎(chǔ)應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息服務(wù)等不同層面的SDK開發(fā)包。

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應(yīng)用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設(shè)備投入，積極引進現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

以地質(zhì)資料清理為契機加快鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)

王月霞

（江西省核工業(yè)地質(zhì)調(diào)查院，南昌330038）

摘要 文章分析了以地質(zhì)資料清理為契機，加快推進鈾礦地質(zhì)資料的數(shù)字化建設(shè)的必要性，并從數(shù)字化的前期準備階段、數(shù)字化實施階段、數(shù)字化成果的管理與應(yīng)用階段三方面提出了實施數(shù)字化工作中要注意把握的幾個問題。

關(guān)鍵詞 核工業(yè)；鈾礦地質(zhì)；檔案資料；數(shù)字化

2007年，為充分發(fā)揮現(xiàn)有鈾礦地質(zhì)檔案資料的作用，促進更多地質(zhì)檔案資料開發(fā)利用和社會化服務(wù)，我局在江西省國土資源廳的統(tǒng)一安排部署下，對館藏地質(zhì)成果檔案資料進行了清理登記，對涉密資料的密級、涉密種類、涉密事項進行了認定，對破損檔案進行了調(diào)查摸底，并初步建立了成果地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)庫。通過此次資料清理，進一步規(guī)范了我局檔案資料的管理，摸清了家底，為促進數(shù)字化的實施奠定了基礎(chǔ)。為此，我局醞釀多年的地質(zhì)資料圖文數(shù)字化項目已于2008年年初拉開了帷幕，并計劃用三年時間完成館藏所有地質(zhì)資料檔案的數(shù)字化工作，建立全文數(shù)據(jù)庫，完善目錄數(shù)據(jù)庫，讓館藏檔案資料以最廣泛、最快捷的方式提供利用服務(wù)，使可以公開的檔案信息得到互聯(lián)互通共享，以滿足鈾資源管理和地質(zhì)調(diào)查與評價的需要，為我國國防與國民經(jīng)濟建設(shè)、和諧社會建設(shè)發(fā)揮更加廣泛地作用。

1 鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1 數(shù)字化是時代的要求和社會發(fā)展的大勢所趨

隨著人類進入信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用與迅速發(fā)展，檔案資料數(shù)字化加工與存儲，計算機檢索與閱讀、網(wǎng)絡(luò)化傳輸與流動是勢在必行。我局鈾礦地質(zhì)科技檔案按其專業(yè)劃分為地質(zhì)勘查、物化探、水文工程地質(zhì)、測繪、實驗測試、探礦工程、資源預(yù)測評價監(jiān)督、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、民品生產(chǎn)等13個類目。面對如此海量的檔案信息，其加工、整理、利用與傳輸如果還停留在手工管理階段水平，必將被歷史所淘汰。因此加快推進鈾礦地質(zhì)檔案資料數(shù)字化建設(shè)，關(guān)系到我們鈾礦地質(zhì)檔案資料館在未來信息時代的地位和作用。

1.2 數(shù)字化有利于地質(zhì)檔案資料的科學(xué)保護

部分鈾礦地質(zhì)檔案資料由于年代已久或使用頻繁，一部分檔案紙質(zhì)較差，紙張發(fā)黃變脆、字跡洇化褪色、聚酯圖件粘連、注記脫落，圖件皺折、破損情況嚴重，有些已不能提供利用。我局在去年對館藏地質(zhì)資料進行清理登記的同時，對檔案保管狀況進行了摸底調(diào)查，共登記破損檔案八百多份，圖件千余張。因此盡快搶救、修復(fù)或復(fù)制，并保護好這些檔案也成為地勘單位另一個十分緊迫的任務(wù)。而實施數(shù)字化則是對破損檔案最佳、最徹底的修復(fù)方案，能有效地保護檔案原件。

1.3 數(shù)字化成果有利于鈾礦地質(zhì)資料進一步研究與開發(fā)利用

為緩解我國鈾資源緊缺的矛盾，核工業(yè)地質(zhì)局提出我國南方近期找礦目標是擴大現(xiàn)有鈾礦田的資源儲量，重點普查擴大現(xiàn)有礦區(qū)深部500～1000m的“第二富集帶”和外圍的鈾資源遠景。要實現(xiàn)此目標必須利用新理論、新技術(shù)、新方法對館藏地、物、化、鉆探等基礎(chǔ)性資料進行綜合分析、綜合研究，提取有價值的信息，歸納總結(jié)控礦因素及成礦規(guī)律，以篩選出新的找礦靶區(qū)、靶位和勘查基地。而數(shù)字化成果更具有利于方便，快捷、高效、全面地獲取、整合、優(yōu)化、分析、處理檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，進而大大提高地質(zhì)勘查工作程度，節(jié)約投資，縮短工期，以減少找礦盲目性，實現(xiàn)地質(zhì)找鈾新的重大突破。

1.4 數(shù)字化能夠解決傳統(tǒng)檔案管理本身無法解決的問題和矛盾

由于地質(zhì)行業(yè)的特殊性，長期野外作業(yè)基地分散，交通不便，紙質(zhì)載體不便于遠距離快速查詢、調(diào)用，信息采集、存儲、傳輸和資源共享，時效性越來越低，已遠不能適應(yīng)或滿足野外地質(zhì)工作需求。而且紙質(zhì)報告、圖件制作成本越來越高，占用庫存空間越來越大。而數(shù)字化檔案的最大特點是徹底改變紙質(zhì)檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，資料借閱和管理不受時空，地理位置限制，能夠通過網(wǎng)絡(luò)遠程異地查詢、全文檢索，資料傳輸、快捷方便，進而提高工作效率、降低成本。而且數(shù)字化成果載體是硬盤、光盤等，容量高、成本低、體積小，容易攜帶保存，有利于野外作業(yè)環(huán)境管理。

2 數(shù)字化實施過程中要注意把握的幾個問題

2.1 前期準備階段

一是認真實踐科學(xué)發(fā)展觀，做好數(shù)字化前地質(zhì)資料的價值鑒定，落實數(shù)字化的范圍和實施方案。館藏檔案全部數(shù)字化，是理論上最徹底的數(shù)字化方案沒有必要將龐雜紛繁的館藏檔案全部數(shù)字化，而應(yīng)選擇重要鈾礦區(qū)、礦床礦點檔案資料先行數(shù)字化。二是加強學(xué)習(xí)培訓(xùn)與考察調(diào)研。由于數(shù)字化對核地勘單位而言是一項全新的任務(wù)，缺乏實踐經(jīng)驗，因此數(shù)字化前的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、考察調(diào)研極為重要。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)強化提高對數(shù)字化的質(zhì)量要求和技術(shù)標準規(guī)范；通過考察調(diào)研可借鑒其他行業(yè)開展數(shù)字化工作的成熟方法和先進經(jīng)驗，以少走彎路。三是規(guī)范、統(tǒng)一全局性檔案數(shù)字化、信息化的技術(shù)系統(tǒng)、技術(shù)標準與規(guī)范。使電子文件在通用標準、環(huán)境下能被正常瀏覽、使用和轉(zhuǎn)換，以期達到互通兼容、統(tǒng)一維護、統(tǒng)一升級、信息共享的目標。四是地質(zhì)局檔案館要加強對下屬地勘單位數(shù)字化工作的指導(dǎo)、監(jiān)督，對已匯交的成果地質(zhì)資料的數(shù)字化要統(tǒng)籌規(guī)劃，具體分工與合作，避免重復(fù)工作造成浪費。

2.2 數(shù)字化具體實施階段

由于鈾礦地質(zhì)檔案資料涉及核工業(yè)國家秘密，而數(shù)字化又是一項長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，資金投入多，任務(wù)重、工作量大，因此在數(shù)字化實施過程中要特別注意對檔案實體、檔案信息、數(shù)據(jù)的安全、保密和質(zhì)量管理。一是強化所有參與數(shù)字化工作人員的安全保密意識，從思想上筑牢安全防線；制定數(shù)字化安全保密工作制度，從源頭上堵塞安全漏洞；采取數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)物理隔絕、安裝干擾器和防火墻、加裝密碼設(shè)備等安全措施，從硬件設(shè)備上切斷泄密途徑。二是要建立責(zé)任機制，落實崗位職責(zé)，嚴格操作規(guī)范。對檔案實體在整理、掃描、錄入、識別、校對、圖像處理、目錄建庫、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等各個作業(yè)環(huán)節(jié)和流程中要進行詳細的交接登記，實施全過程的有效監(jiān)控，確保檔案資料原件與信息數(shù)據(jù)的絕對安全。三是保證質(zhì)量。數(shù)字化過程中任何一個工作環(huán)節(jié)質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。比如前處理要數(shù)據(jù)準確、標識清楚；掃描要維護檔案原貌，所記載的信息內(nèi)容要與紙質(zhì)檔案原件保一致，齊全完整，圖件清晰真實有效符合質(zhì)量標準；光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整，能夠獨立瀏覽和檢索，以保證數(shù)字化成果真實性、可用性、完整性，對折卷掃描的案卷要及時裝訂，恢復(fù)原貌。

2.3 數(shù)字化后電子檔案的保管與應(yīng)用階段

地質(zhì)資料數(shù)字化后，面對新型存儲載體電子檔案如何規(guī)范整理、安全保管及有效利用是檔案人員面臨急需解決的一大問題。首先應(yīng)做好數(shù)字化成果的入庫檢查驗收。對每一件電子文檔都要進行全面檢查，看其能否正常打開讀取、瀏覽和使用；文本部分與附圖類的編排順序、編制格式、文件命名及組織方式、目錄文件的制作是否符合規(guī)范要求；光盤表面是否有物理變形，有無劃痕、斑點、霉變或攜帶病毒，發(fā)現(xiàn)不合格應(yīng)重新制作，確保光盤所存數(shù)據(jù)的有效讀取。二是認真研究實踐、不斷提高數(shù)字化成果的保管與利用水平。電子檔案的保管、利用需要依據(jù)其特性和軟硬件平臺在一定的技術(shù)環(huán)境和采取一系列技術(shù)保障措施下進行，涉及許多方法、技術(shù)、標準的建立，因此除建立鈾礦地質(zhì)本行業(yè)、本系統(tǒng)、本單位電子檔案的管理制度外，還應(yīng)進一步加強、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在規(guī)范整理，安全保管、定期檢測維護、安全有效提供利用上做好做足文章。三是盡快改善檔案管理隊伍人才、知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員綜合素質(zhì)。地質(zhì)資料數(shù)字化后，對數(shù)字化成果電子檔案的保管、查詢檢索、計算機及其相關(guān)管理軟件的操作應(yīng)用以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的維護更新，都對現(xiàn)有檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能等綜合素質(zhì)提出了較高的要求。而當前地勘單位檔案員隊伍中極少有既會檔案管理、又懂計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才，急需培養(yǎng)檔案信息化管理人才及有計劃地加強對現(xiàn)有人員相關(guān)基準的強化培訓(xùn)，迅速提高他們掌握電子檔案管理的基本知識技能和計算機技術(shù)應(yīng)用水平，做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型工作，為核工業(yè)新一輪地質(zhì)找礦提供堅實的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息資源服務(wù)與保障。