電子檔案歸檔

電子檔案的歸檔方式有哪些

我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，現統(tǒng)一稱作“檔案”。以下是我為大家整理的電子檔案的歸檔方式有哪些相關內容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、選擇電子文件信息的匯集點

由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的.系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。

由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞;結算中心負責學生交費信息的傳遞;教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數據的傳輸。

計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、借助計算機資料管理系統(tǒng)

開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。

對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。

檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

關于電子檔案的歸檔范圍不包括

電子檔案的歸檔范圍包括

1.在本機構行使職能活動、業(yè)務管理及行政管理活動過程中形成的，有紙質文件對應的電子文件，參照國家有關歸檔范圍和保管期限規(guī)定歸檔。對于需要保存草稿及過程稿的電子文件，需要按照版本管理的要求添加版本號，并和正本一并歸檔。

2.在行使和拓展本機關職能活動過程中，利用信息系統(tǒng)產生的無紙化新型電子文件，如網站、電子郵件、微博、微信等電子文件，也要列入歸檔范圍。

3.各種數據文件，如數據庫、圖形庫和方法庫等。由于數據庫是動態(tài)的，對于這種數據文件應定期拷貝，作為一個數據集歸檔。

4.為保證電子文件的長期可讀性，其支持軟件，包括操作系統(tǒng)、應用軟件及相關代碼庫、參數設置等也需要歸檔。

5.有助于確保電子文件真實、完整、有效、安全的有關元數據、說明性材料也要歸檔。

6.對于必須實行“雙套制”保存的電子檔案，應歸檔相同內容的紙質文件，并在有關目錄中建立電子文件和紙質文件之間的關聯關系。

電子檔案應歸檔范圍包括

直接形成的對國家和社會具有保存價值的電子文件應當納入歸檔范圍。
形成時沒有相應紙質載體但可輸出紙質載體的電子文件，需要根據其價值界定歸檔范圍和劃分保管期限，其保管期限可參照同類紙質檔案基礎上適當放寬和延長，有條件時可輸出紙質文件保管，但電子檔案仍舊需要納入歸檔范圍。形成時沒有相應紙質檔案而且也無法輸出紙質載體的電子文件和電子檔案，應將其納入歸檔范圍，并全面鑒別其價值，保管期限可適當從長。

電子文件歸檔

電子文件歸檔案
1、歸檔方式：現階段電子文件一般有脫機和聯機歸檔兩種方式。脫機歸檔是將電子文件存入脫機載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯機歸檔是通過計算機網絡系統(tǒng)將電子文件傳輸至檔案部門歸檔保存。
2、歸檔時間：紙質文件一般為定期批量歸檔。電子文件的歸檔時間有實時和定期歸檔兩種。實時歸檔是在電子文件剛剛形成或收到之初就實行歸檔。定期歸檔是在電子文件的文書處理程序結束后才歸檔。實時歸檔一般采用聯機歸檔方式，定期歸檔可以是聯機或脫機歸檔。由于電子文件的歸檔實際上是復制和轉儲，歸檔后不影響部門中的使用，且有防止電子文件被損毀、丟失、篡改的作用，是一舉多得好事，因此，有條件的單位應當盡量采用聯機實時歸檔的方法。
3、歸檔要求： 一是必須是最終版本，且審批簽署手續(xù)完備，與有關的紙質文件在內容和形式上保持一致。 二是如果是加密文件一般須在歸檔前解除已設置的密碼；如果是壓縮文件應盡可能解壓；如果是采用非通用格式制作的，須轉換成通用格式，如果無法轉換的，應當將該文件運行的專用軟件一并向檔案部門歸檔