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海南數(shù)字化整理檔案

時(shí)間:2023-01-19 作者:老師 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

海南數(shù)字化整理檔案

  在掃描之前,根據(jù)檔案管理情況,按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要作出標(biāo)識(shí),確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。
 ?、倌夸洈?shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照《檔案著錄規(guī)則》等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等,應(yīng)進(jìn)行修改。
 ?、诓鸪b訂:在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進(jìn)行的檔案,應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。
 ?、蹍^(qū)分掃描件和非掃描件:按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無(wú)關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。
紙制品 ?、茼?yè)面修整:破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理<壓平或燙平等后再進(jìn)行掃描。
  ⑤檔案整理登記:制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單,詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。
 ?、扪b訂:掃描工作完成后,拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?;謴?fù)裝訂時(shí),應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

檔案數(shù)字化管理有什么好方法?

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理?

離不開(kāi)人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少,而同時(shí),現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來(lái)事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中,加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化,順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù),還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng),在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

海南數(shù)字化整理檔案

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上,還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì),專(zhuān)業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問(wèn)題,研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī),其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn),可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印,企事業(yè)單位差異化打印的需求,極大提高了檔案人的工作效率。

干貨:檔案數(shù)字化加工,核心7大步驟,檔案管理人必備!

本期主編:橙子

話不多說(shuō),進(jìn)入正題了!

(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所,數(shù)字化處理場(chǎng)所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局,并可配備門(mén)禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

(2)數(shù)字處理設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄音機(jī)和存儲(chǔ)介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、 備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等則更好。

(3)數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持,如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。 確保數(shù)字處理工作的安全和保障 。

海南數(shù)字化整理檔案

要先將掃描儀連接到計(jì)算機(jī),安裝驅(qū)動(dòng)程序和掃描軟件后即可使用。工作人員應(yīng)能掌握和使用掃描儀的操作方法和掃描儀參數(shù)設(shè)置。

掃描動(dòng)作并不復(fù)雜,就是把紙質(zhì)文件放入掃描儀,掃描,把文件取出掃描儀。

在掃描之前,我們必須設(shè)置掃描模式、掃描顏色模式、掃描分辨率和圖像存儲(chǔ)格式。

目前有手持式掃描儀、平板掃描儀、鼓式掃描儀、高射掃描儀、大幅面掃描儀、 膠片掃描儀等。根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇。

顏色常常又和圖像存儲(chǔ)格式相關(guān)聯(lián),彩色圖像通常以JPG格式存儲(chǔ),如果以TIFF格式存儲(chǔ),占用空間比較大;

掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù),通常的規(guī)定分辨率在300dpi以上。 具體要根據(jù)以上參數(shù)的確定,再進(jìn)行亮度、對(duì)比度的微調(diào)。

標(biāo)準(zhǔn)要求掃描圖像盡可能反映文件的原貌,但在掃描過(guò)程中,由于文件紙張寬度、紙張粗糙度、字跡散亂、顏色不均勻等因素。

在這些情況下,需要進(jìn)行圖像處理操作,一般需要通過(guò)專(zhuān)門(mén) 的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。它要能夠?qū)崿F(xiàn)圖像拼接、圖像去污、修剪、旋轉(zhuǎn)、校正等圖像處理,確保圖像完整、正確 。

檢查員必須掌握紙質(zhì)文件數(shù)字化處理的標(biāo)準(zhǔn)要求,檢查人員要盡職盡責(zé),要求做到100%檢查,并且合格率應(yīng)達(dá)到100%。

檢查的事項(xiàng)有圖像是否清晰、畫(huà)質(zhì)是否色彩失真、圖像是否傾斜、圖像上是否有陰影或黑點(diǎn),圖片大小和格式是否符合規(guī)定等。

使用數(shù)字文件的方法基本上是通過(guò)目錄搜索數(shù)據(jù),要仔細(xì)的檢查目錄能否與圖像和數(shù)字 復(fù)印一一對(duì)應(yīng),檢查合格率應(yīng)為100%,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí),必須重新修改完善。

將通過(guò)檢查的數(shù)據(jù)可以離線保存。應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板建立包括圖像文件命名方法在內(nèi)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu),并 盡可能完整地描述相關(guān)文檔 。

包括人員登記表、數(shù)字化處理文件登記表、統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼描述文件、數(shù)據(jù)描述等。

這是掃描和處理工作完成之前的最后一項(xiàng)。將檔案數(shù)字化的成果移交檔案管理部門(mén),移交內(nèi)容由檔案管理部門(mén)規(guī)定。

交接過(guò)程包括交接前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)。 交接手續(xù)時(shí)經(jīng)雙方蓋章確認(rèn)后方才生效。

這期就說(shuō)到這里,歡迎在評(píng)論區(qū)留下你的看法,覺(jué)得有用可以分享給身邊的人,我們下期再見(jiàn)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類(lèi)架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類(lèi)架構(gòu)一般為:
文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類(lèi),訴訟檔案是檢察院最為專(zhuān)業(yè)、也最為重要的檔案類(lèi)型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要,進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類(lèi)管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷,取卷時(shí)注意:
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專(zhuān)用術(shù)語(yǔ),實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類(lèi)的相關(guān)屬性,或稱(chēng)案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息,此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作,前面已詳細(xì)介紹,這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能,相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng):
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤,正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開(kāi)案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開(kāi)裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi),對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問(wèn),應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無(wú),則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便),然后,再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專(zhuān)門(mén)的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專(zhuān)門(mén)用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專(zhuān)用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下:
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類(lèi)不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí),將自動(dòng)上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì),確保不重掃、漏掃、多掃,同時(shí)保證案卷的清晰度,對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專(zhuān)門(mén)處理。

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