數(shù)字化電子檔案管理

檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。

設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進程中的首要方向。

除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。

此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團隊，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機，其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與存在的問題
檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢
（一）能增強立卷制度執(zhí)行力。1983年4月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布的《機關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定：“凡機關(guān)工作中形成的具有保存價值的文件材料均由文書部門或業(yè)務(wù)部門進行立卷，并定期向檔案部門歸檔”，從上述規(guī)定可見，文書處理部門整理（立卷）在我國是一項基本制度。傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案立卷是檔案管理的重要步驟，現(xiàn)代化管理檔案也要求所有檔案均需立卷。但至今，在檔案管理工作中，部門立卷的落實程度始終有待考量，不少單位檔案室迄今仍未建構(gòu)健全的部門立卷制度，或制度形同虛設(shè)，沒有很好的執(zhí)行，個別部門每年僅送幾次較散亂的資料給檔案室相應(yīng)負責(zé)人代替部門進行立卷，但檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)領(lǐng)域受限，同時每日均有大量工作需完成，對每一個部門的工作內(nèi)容未必了解透徹，必然也就不能保證所上交材料的完整和成套性。但檔案數(shù)字化后，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)管理，由檔案員將各部門已輸入到電腦中的文件資料進行統(tǒng)一立卷編目，如此可提高檔案歸檔質(zhì)量。
（二）能縮短檔案資料整理工作時間。傳統(tǒng)的檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，且有時還會出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象。檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進行復(fù)制與存儲。相關(guān)部門僅可將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，如此縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作質(zhì)量。
（三）提高了查詢效率。在當(dāng)前社會經(jīng)濟飛速發(fā)展的背景下，產(chǎn)生了海量的檔案資源，如果依靠人工完成對檔案資源的查詢費時、繁瑣。實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理后，查詢者僅在指定頁面上搜索關(guān)鍵詞就能得到需要的信息，提升了查詢效率。工作人員也將有大量時間從事檔案資源的整理、分類等基礎(chǔ)性工作。（四）增強紙質(zhì)檔案原件的保護。紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，可以把原件妥善地保存起來，工作中檔案的利用完全可以通過數(shù)字化副本代替原件實現(xiàn)，這樣可以避免或減少對檔案原件的損壞，以便有效地延長原件的保存時間；尤其是那些歷史久遠的珍貴檔案材料，實現(xiàn)數(shù)字化處理后無疑會得以更好地保存。
二、檔案數(shù)字化管理的不足
（一）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險性。在信息技術(shù)逐日普及的今天，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題隨之凸顯，電腦病毒與黑客非法入侵等均為計算機系統(tǒng)里的檔案信息造成了極大威脅，增加了檔案保密管理難度。另外，部分檔案在轉(zhuǎn)換成電子檔案時，主要利用電子編碼技術(shù)來進行檔案編輯，電子編碼技術(shù)在應(yīng)用時有一定的弊端，如果對原始憑證內(nèi)容進行修改也不會留下任何痕跡，相關(guān)管理人員是很難及時發(fā)現(xiàn)的。所以，違反《檔案法》的行為應(yīng)備加警惕。
（二）電子文件檔案儲存受載體制約性強。電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴性相當(dāng)強，計算機儲存設(shè)備容量雖大，不過面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件也有窮盡之時，且計算機應(yīng)用軟件更新相當(dāng)快，不少早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下無法讀取，即使是同時期的電子文件也可能存在著軟件不兼容問題，這些問題均不利于電子檔案的安全、長期乃至永久管理。
（三）數(shù)字檔案的法律效力問題。檔案是原始的記憶，具有憑證作用和法律效應(yīng)。但數(shù)字檔案有其特殊性，由于它的內(nèi)容容易被修改，并且內(nèi)容和載體易分離，真實性存在“信任危機”。因此，數(shù)字檔案突顯囧態(tài)，在法律面前很難成為合法有力的證據(jù)。
（四）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而應(yīng)重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)。總之，在計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的21世紀(jì)，檔案數(shù)字化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢?，F(xiàn)代信息技術(shù)必將實現(xiàn)由手工檔案管理至自動化管理的變革，進而提高管理工作效率，減少勞動強度，加快文件傳輸。作為檔案管理人員應(yīng)正確權(quán)衡檔案數(shù)字化管理利弊，緊跟時代發(fā)展步伐，摸索出科學(xué)檔案管理新思路、新方法，規(guī)范檔案信息化管理，發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)資源的利用價值，方可凸顯檔案工作的服務(wù)效能。

檔案管理數(shù)字化的如何實現(xiàn)

檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作，而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此，為了滿足新時期檔案管理工作的需要，應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作，并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱，并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件，催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息，提醒其要及時進行文件閱讀，在完成對文件的處理后進行預(yù)立卷整理，減輕檔案管理人員的工作壓力。 　　
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容，這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管，系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描，并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份，避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接，從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外，通過擴展模塊應(yīng)用，可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性，實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等，在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計，避免存在單點故障，從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外，就磁盤陣列而言，需要運用各類PAID保護級別，滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格，需要硬件支持熱插拔，從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者，其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此，有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的計算機操作水平，使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外，在全新發(fā)展時期下，作為一名檔案管理人員，有必要不斷提高自身素質(zhì)，學(xué)習(xí)各種技能技巧，做好檔案資料保密工作，為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求，因此，檔案管理人員要提高自身安全意識，做好檔案資料的保存工作，從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進數(shù)字化檔案管理進程中，要加大設(shè)備投入，積極引進現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外，在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗，注重資源轉(zhuǎn)換與共享，建立健全數(shù)字化檔案管理體系，從而提高檔案利用率。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個方面:
1.強調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強調(diào)把研究對象和研究過程作為
個有機整體,這樣才能達到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計算機工程技術(shù)，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)保護等，還牽涉到和”電子檔案工程”項目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面，各方面之間的關(guān)系錯綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個并行的過程，即工程技術(shù)過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣，且影響投資建設(shè)的因素較多，其管理中的經(jīng)濟計算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預(yù)測和估計。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機構(gòu)運用信息技術(shù)手段對電子檔案進行接收、整理、保存和提供利用的計算機軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進行檢查的功能，對不合格的進行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠為利用者提供符合國家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進檢索，檢索結(jié)果能夠進行局部瀏覽和有選擇性地進行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對檔案編研成果進行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對實施銷毀處理的電子檔案進行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進行統(tǒng)計。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進行統(tǒng)計的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計報表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計報表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對會計、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項進行審計、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對策

檔案數(shù)字化管理有什么好處？大家知道哪家公司做這方面軟件比較好？謝謝了

檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應(yīng)用時間較長，該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期，檔案管理工作任務(wù)愈加繁重，而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長，阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠顯著提高檔案管理工作效率，特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能，可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間，滿足用戶檔案資料的需要，實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言，數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1. 提升企業(yè)的經(jīng)濟效益
隨著社會的進步與發(fā)展，人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?；趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下，要想實現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費用與人員，這必然會增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀，既節(jié)約保管費用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷，用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機技術(shù)，檔案查找擺脫了時空限制，用戶可以隨時隨地查找檔案，充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔，滿足用戶需要。比如，人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容，而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象，包括職工入廠、調(diào)動以及退休等，傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢，而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時，數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢，便于辦公人員進行隨時查詢。