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檔案管理怎么做到數(shù)字化管理?
離不開人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少,而同時,現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來事半功倍的效果。
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進數(shù)字化檔案管理進程中,加大設(shè)備投入、積極引進現(xiàn)代化設(shè)備、及時更新計算機系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進程中的首要方向。
除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化,順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù),還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng),在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新,順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運用于各大檔案整理行業(yè)的。
此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上,還要有成熟的技術(shù)團隊,專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問題,研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機,其自動化程度高、操作簡單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點,可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印,企事業(yè)單位差異化打印的需求,極大提高了檔案人的工作效率。
青島5.5萬人事 檔案 實現(xiàn)數(shù)字化管理 年內(nèi)或可查詢
據(jù)了解,新上線的檔案一體化系統(tǒng)在過去姓名查詢、出生年月日查詢的基礎(chǔ)上,增設(shè)了身份證號查詢功能,提高了檔案的檢索效率和服務(wù)質(zhì)量?!笆腥松缇秩耸聶n案中心海爾路辦公點現(xiàn)保管流動人員人事檔案5.5萬份,檔案一體化系統(tǒng)上線后,每份檔案從接收、入庫、上架等每項進度都可以從系統(tǒng)中查詢,還可詳細查詢辦理人、辦理時間、經(jīng)辦人員等信息?!笔腥松缇秩耸聶n案中心海爾路辦公點工作人員介紹說,這5.5萬份人事檔案電子基本信息在系統(tǒng)中都有記錄,中心可以提供檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱、查閱、出具證明等兩大類21項外部服務(wù)及內(nèi)部庫房管理業(yè)務(wù)。新系統(tǒng)的上線和完善,將有助于提高人事檔案中心的服務(wù)水平,規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程,提升檔案信息化管理,并為逐步實現(xiàn)全市檔案的統(tǒng)一管理、查詢奠定基礎(chǔ)。
檔案數(shù)字化管理的好處
傳統(tǒng)手工檔案管理模式在我國事業(yè)單位與機關(guān)部門中應(yīng)用時間較長,該模式存在的主要問題是檔案管理工作效率不高、保密性不夠以及信息查找不便利等。在新時期,檔案管理工作任務(wù)愈加繁重,而傳統(tǒng)管理模式工作量大、時間長,阻礙檔案管理工作有效開展。在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù),能夠顯著提高檔案管理工作效率,特別是提高信息檢索與查詢效率。通過應(yīng)用自動搜索功能,可以節(jié)約檔案管理人員的查詢時間,滿足用戶檔案資料的需要,實現(xiàn)對檔案信息資料的充分利用。具體而言,數(shù)字化檔案管理具有如下優(yōu)勢。
1. 提升企業(yè)的經(jīng)濟效益
隨著社會的進步與發(fā)展,人們每天要接收與處理大量信息,而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低,無法實現(xiàn)對大量信息的快速、高效處理?;趥鹘y(tǒng)檔案管理模式下,要想實現(xiàn)海量信息處理,不得已要增加辦公費用與人員,這必然會增加企業(yè)成本,影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對傳統(tǒng)粗放型模式而言,最大的優(yōu)勢是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)紙張檔案機讀,既節(jié)約保管費用與占地空間,又可以提高查閱效率,減少了人員與紙張浪費。
2. 提升了檔案利用效率
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室,對于用戶來說存在許多不便。而數(shù)字化檔案管理的特點是高效、便捷,用戶可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過應(yīng)用計算機技術(shù),檔案查找擺脫了時空限制,用戶可以隨時隨地查找檔案,充分利用檔案資料。
3. 提升檔案管理工作效率
數(shù)字化檔案管理的作用是可以實現(xiàn)對檔案資料的及時歸檔,滿足用戶需要。比如,人事檔案在企業(yè)發(fā)展中屬于重要內(nèi)容,而企業(yè)人事檔案管理要面向繁多的管理對象,包括職工入廠、調(diào)動以及退休等,傳統(tǒng)人工檔案管理方式要先對檔案歸檔后才可以查詢,而基于計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確反映出目前情況。同時,數(shù)字化檔案的另一優(yōu)勢是可以簡化資料查詢,便于辦公人員進行隨時查詢。
用人效云系統(tǒng)呀,喔趣科技旗下的,現(xiàn)在很多企業(yè)都在用他們的系統(tǒng),我們也是才更新了這個系統(tǒng)。完整的人事模塊滿足多樣化的企業(yè)場景,人事檔案數(shù)字化管理,員工入職到離職,全生命周期電子化操作,一線人員可以在手機上完成所有的事情,信息都是自動同步,蠻不錯的。想知道更多,你也可以百度一下。
1、嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié),保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性,確保與紙質(zhì)檔案一致。
2、干部人事數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理。
檔案管理數(shù)字化如何實現(xiàn)
一、文書處理以及歸檔開展數(shù)字化管理
檔案工作最基礎(chǔ)的內(nèi)容是文書工作,而文書工作的質(zhì)量在很大程度上會影響檔案工作的質(zhì)量與效果。因此,為了滿足新時期檔案管理工作的需要,應(yīng)用計算機能夠完成文件登記工作,并按照批辦次序在局域網(wǎng)范圍內(nèi)依次傳閱,并提前設(shè)定好催辦時間。如果不能按時返回傳閱文件,催辦程序會向承辦人發(fā)出相關(guān)信息,提醒其要及時進行文件閱讀,在完成對文件的處理后進行預(yù)立卷整理,減輕檔案管理人員的工作壓力。
二、 加快系統(tǒng)工程建設(shè)
檔案電子化建設(shè)涉及了總體設(shè)計、軟件開發(fā)、掃描錄入、檔案整理、光盤備份、設(shè)備選型以及查詢管理等多項內(nèi)容,這是一項系統(tǒng)工程。為了實現(xiàn)海量檔案信息高效錄入與保管,系統(tǒng)會利用磁盤陣列存儲、雙服務(wù)器以及高速掃描儀等實行集中掃描,并通過光盤與磁帶等對文字資料等進行雙備份,避免出現(xiàn)資料丟失問題。
三、 構(gòu)建信息技術(shù)支撐系統(tǒng)
1. 系統(tǒng)要具備平滑升級能力
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)將光纖與磁盤陣列相連接,從而為系統(tǒng)高性能提供重要保證。此外,通過擴展模塊應(yīng)用,可以大大擴充系統(tǒng)存儲容量。存儲系統(tǒng)本身要具備良好的可拓展性,實現(xiàn)在線擴容的同時具備保護功能。
2.系統(tǒng)要具備良好的可靠性
信息技術(shù)支撐系統(tǒng)應(yīng)用的各種磁盤陣列產(chǎn)品包括電源、陣列控制器、鏈路控制器、風(fēng)扇以及雙口光纖硬盤等,在硬件組成以及結(jié)構(gòu)等方面需要采用冗余設(shè)計,避免存在單點故障,從而保證系統(tǒng)運行的安全性與可靠性。此外,就磁盤陣列而言,需要運用各類PAID保護級別,滿足不同用戶的實際需要。系統(tǒng)對硬件要求非常嚴(yán)格,需要硬件支持熱插拔,從而為系統(tǒng)應(yīng)用的連續(xù)性提供重要保證。
四、 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員作為數(shù)字化檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實施者,其專業(yè)水平與綜合素質(zhì)的高低直接關(guān)系檔案管理工作的質(zhì)量與效率。因此,有必要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)力度,提高檔案管理人員的計算機操作水平,使其能夠在檔案管理工作中熟練應(yīng)用檔案數(shù)字化技能。此外,在全新發(fā)展時期下,作為一名檔案管理人員,有必要不斷提高自身素質(zhì),學(xué)習(xí)各種技能技巧,做好檔案資料保密工作,為順利進行數(shù)字化檔案管理工作貢獻自身的力量。安全是對檔案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,檔案管理人員要提高自身安全意識,做好檔案資料的保存工作,從而為檔案管理工作的安全性與可靠性提供重要保障。
五、 加大設(shè)備引進與更新投入
設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容,是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此,在推進數(shù)字化檔案管理進程中,要加大設(shè)備投入,積極引進現(xiàn)代化設(shè)備,及時更新計算機系統(tǒng)與程序。除了要做好軟件設(shè)備的更新工作,還要更新落后的硬件設(shè)施,并加強對硬件設(shè)備的保養(yǎng),這樣不僅可以延長設(shè)備的使用期限,還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。此外,在檔案管理工作中要善于吸收與借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗,注重資源轉(zhuǎn)換與共享,建立健全數(shù)字化檔案管理體系,從而提高檔案利用率。