紙質(zhì)檔案數(shù)字化合同

檔案數(shù)字化外包有管理規(guī)范可依，可以參考
檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）。這是檔案局為指導(dǎo)各級(jí)檔案部門在檔案數(shù)字化過程中加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理而制發(fā)的規(guī)范性文件?！兑?guī)范》對(duì)檔案數(shù)字化外包過程中檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的安全管理責(zé)任作出了明確規(guī)定，對(duì)數(shù)字化加工過程的各個(gè)環(huán)節(jié)提出了明確的安全管理要求。
當(dāng)前，檔案數(shù)字化工作在全國迅速開展，外包服務(wù)成為主流。數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)該具備怎樣的資質(zhì)？數(shù)字化加工服務(wù)場(chǎng)所應(yīng)該建立怎樣的環(huán)境？數(shù)據(jù)處理應(yīng)該注意哪些問題？數(shù)字化完成后的相關(guān)設(shè)備應(yīng)該如何處理？由于沒有相關(guān)的規(guī)定，各地檔案部門只能各行其是，做法五花八門，使得檔案信息的安全隱患日益凸顯。為了解決以上問題，國家檔案局及時(shí)印發(fā)了《規(guī)范》。
《規(guī)范》規(guī)定，檔案數(shù)字化外包安全管理要按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。
《規(guī)范》規(guī)定了檔案部門在數(shù)字化外包過程中的安全管理責(zé)任。在數(shù)字化外包過程中，檔案部門要成立由主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的檔案數(shù)字化管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)；要根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍,制定檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)；對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察；建立健全安全保密、檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范或規(guī)章制度，嚴(yán)格監(jiān)管機(jī)制，確保檔案實(shí)體及信息安全。

怎樣把所有的合同整理成一個(gè)文檔,方便查找？

像書本一樣，在word中先列一個(gè)目錄，進(jìn)行分類整理，目錄后寫每部分的內(nèi)容。查看的時(shí)候在“視圖”里勾選“文檔結(jié)構(gòu)圖”就比較方便了。

電子勞動(dòng)合同相對(duì)于紙質(zhì)勞動(dòng)合同有哪些優(yōu)勢(shì)？

電子合同在提升企業(yè)效率、節(jié)約行政成本、降低司法風(fēng)險(xiǎn)上相較于紙質(zhì)合同有著先天優(yōu)勢(shì)，電子證據(jù)在司法領(lǐng)域的應(yīng)用也隨著信息化的普及而成為趨勢(shì)。隨著政府層面對(duì)電子簽名認(rèn)可信號(hào)的頻頻釋放，越來越多的用人單位開始使用電子勞動(dòng)合同，電子合同的有效性認(rèn)定、電子證據(jù)如何依法采納以及應(yīng)用前景開始受到廣泛關(guān)注。

電子合同是實(shí)現(xiàn)人力資源服務(wù)數(shù)字化的重要工具之一，電子合同是解決傳統(tǒng)勞動(dòng)合同風(fēng)險(xiǎn)最好的方式，現(xiàn)在國內(nèi)的一些領(lǐng)先企業(yè)都已經(jīng)在使用，或者說準(zhǔn)備使用電子勞動(dòng)合同。

事實(shí)上電子合同的法律效力早已獲得實(shí)際判例支持，我平臺(tái)目前出證報(bào)告已突破1400份，相關(guān)法院和仲裁委認(rèn)可的判例超過700余個(gè)。
數(shù)字簽名遠(yuǎn)程化、人力檔案管理電子化、面談遠(yuǎn)程化，特別是電子勞動(dòng)合同應(yīng)用，可以從法律上為企業(yè)避免風(fēng)險(xiǎn)、節(jié)約成本、提高管理效率。
電子勞動(dòng)合同的實(shí)名及意愿認(rèn)證、簽署提醒、區(qū)塊鏈分布式存證等技術(shù)，可以有效解決當(dāng)下企業(yè)面臨的需保證本人在合法期限內(nèi)簽署、合規(guī)材料保管等勞動(dòng)合同及相關(guān)文件簽署難度大的問題。
隨著技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用的普及，傳統(tǒng)的人力資源服務(wù)業(yè)已經(jīng)發(fā)生了變化，作為核心的人力資源服務(wù)企業(yè)也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，善用新技術(shù)進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型。

合同如何歸檔？

1、關(guān)于合同歸檔編號(hào)的問題，你可以按照年份、合同性質(zhì)、簽訂日期、序列號(hào)等組成。
2、關(guān)于合同的名稱與合同條款問題，這個(gè)比較的復(fù)雜，建議由法律專業(yè)人士起草修改。
3、關(guān)于合同如何存檔的問題，建議按照年份分別存檔，這樣查找方便一些，因?yàn)楣?yīng)商萬萬千，按照年份存檔，查找方便很多。

檔案數(shù)字化加工服務(wù)合同要交印花稅嗎？

你好，檔案數(shù)字化加工服務(wù)合同屬于技術(shù)服務(wù)合同，技術(shù)合同需要按支付價(jià)款，報(bào)酬或者使用費(fèi)的萬分之三繳納印花稅。0

電子合同和紙質(zhì)合同的有哪些區(qū)別？

1、簽署流程對(duì)比：由下圖表格我們可以看到電子合同與紙質(zhì)合同從發(fā)起到最終歸檔各個(gè)環(huán)節(jié)有明顯不同：

區(qū)別分析：

單從操作流程上而言，與紙質(zhì)合同蓋章流程相比，電子合同的使用過程有以下幾點(diǎn)變化：

簡化流程：免去打印、往返寄送等環(huán)節(jié)，合同管理整體周期縮短；

確保一致：全程線上操作，數(shù)據(jù)傳輸留痕，保障文件內(nèi)容一致性；

節(jié)約成本：電子文檔傳輸、蓋章、存儲(chǔ)，免去紙張、存儲(chǔ)等能耗；

2、管控流程對(duì)比：電子合同與紙質(zhì)合同在流程管控差異如下圖：

區(qū)別分析：

1）操作便捷性對(duì)比：

合同模板管理：與紙質(zhì)合同相比，電子合同模式之下用戶對(duì)合同模板的管控能力更進(jìn)一步。除了可本地起草或維護(hù)合同內(nèi)容，對(duì)電子版合同包容性更強(qiáng)。如：支持更多版本格式、指定合同用章權(quán)限等；

簽署方式管理：紙質(zhì)合同遵循線下面簽或基于雙方信任基礎(chǔ)之下異地郵寄簽署；電子合同則全程在線，通過多種移動(dòng)化的簽署方式提升操作快捷性與及時(shí)性；

2）真?zhèn)舞b定對(duì)比：

內(nèi)容一致性保障：紙質(zhì)合同線上審批線下蓋章，內(nèi)容一致性主要依賴人工檢核，費(fèi)時(shí)費(fèi)力易出錯(cuò)；電子合同則通過各環(huán)節(jié)全程在線保障內(nèi)容一致性。

簽章真?zhèn)舞b定：紙質(zhì)合同往往是產(chǎn)生糾紛會(huì)損失后，為了限定責(zé)任而通過公安機(jī)關(guān)進(jìn)行鑒定真?zhèn)?，鑒定滯后，難以防范隱患的產(chǎn)生；

電子合同則是通過數(shù)字簽名技術(shù)保障合同內(nèi)容身份可識(shí)別、內(nèi)容不可篡改，通過在線驗(yàn)簽即可快速辨別真?zhèn)?，根?jù)實(shí)際需要也可出具權(quán)威公證書或司法鑒定書以證明其真實(shí)有效性。

3）成本管控對(duì)比：

紙質(zhì)合同管理模式除往返寄送運(yùn)費(fèi)、占用存儲(chǔ)空間，合同的存儲(chǔ)、調(diào)閱、歸檔難度將隨著年限增長越來越大；電子合同則將紙張、運(yùn)費(fèi)、存儲(chǔ)空間等環(huán)節(jié)0消耗；通過在線化的傳輸、存儲(chǔ)，提速降本控險(xiǎn)兼顧。