印章檔案整理

印章管理辦法

第一章 總則

第一條 目的

規(guī)范用印管理流程，加強對公司印章的刻制、改正與廢止、使用及管理，明確相關用印手續(xù)及責任，保證用印工作順利進行，特制定本規(guī)定。

第二條 適用范圍

本辦法適用于公司各種印章的刻制、使用和銷毀的管理。

第三條 印章分類

(一) 印鑒：公司向主管部門登記的或指定業(yè)務專用的公司印章。如:法人單位公章、財務/發(fā)票專用章、公司合同專用章等；

(二) 職章：刻有公司總經(jīng)理職銜的印章；

(三) 部門章：刻有公司部門名稱的印章。不對外使用的部門章需加注“對內(nèi)專用”；

(四) 職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印章。

第二章 刻制與領用

第四條 行政部負責印章的刻制、使用過程控制及銷毀工作，印章保管人員的檔案建立。

第五條 申請刻章部門為具體印章保管、使用部門，公司公章、合同章由行政部指定人員保管，其他印章由相應部門領導指定人員保管。

第六條 刻制：需求部門填寫《刻章申請單》，將印章樣式標明在表單中，經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽字后，交行政部制刻。任何人不得私自刻制印章。

第七條 制刻到位后，行政部將印章留下印模，建立《印章保管人員檔案表》；印刻部門印章保管人員在《印章保管人員檔案表》上簽字確認后，印章由申請部門管理使用。

第八條 行政部保留《刻章申請單》及《印章保管人員檔案表》。

第三章 使用管理

第九條 每類印章必須確定唯一的印章保管人員，未銷毀的停業(yè)、注銷等停止經(jīng)營單位的印章也必須確定唯一印章保管人員。

第十條 需要使用公司公章，用印人員應先填寫《用印申請單》，連同需蓋章的文件、文稿等交部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽批后，即可用印。

第十一條 公司合同專用章用于公司的采購、銷售合同

按公司簽訂采購、銷售合同的審批權限，憑審批結果用印，不用再單獨填寫《用印申請單》；合同專用章管理員要對有簽字權限人員的簽名留底，對簽批的合同簽字進行核對，無誤后用印并填寫用印審批臺帳，并將《用印審批登記臺帳》定期歸檔保管。同時，一旦發(fā)生崗位變動，需要將以上表格與新人進行書面交接。

第十二條 需要使用部門印章，用印人員需填寫用印審批登記臺帳，連同需蓋章的文件、文稿等交部門經(jīng)理簽批后，即可用印。

第十三條 非本部門主管業(yè)務的用印，必須通過主管業(yè)務部門會簽后才可用印

如，涉及招聘、招工資料（含簽訂、續(xù)簽勞動合同）；調入、調出、聘任、解聘、開除、辭退人員等材料，必須通過企管部會簽后才可用印；涉及公司設立、變更、注銷等工商事務的用印，必須通過行政部會簽后才可用印。

第十四條 公章保管人員在用印后，對《用印申請單》編號、留存，并填寫《用印審批登記臺帳》，并將《用印審批登記臺帳》定期歸檔保管。同時，一旦發(fā)生崗位變動，需要將以上表格與新人進行書面交接。

第十五條 印章保管人員因請假、出差等情況出現(xiàn)離崗4小時以上（重要印章的印章保管人員離崗2小時以上）的，需將印章交主管部門領導或領導指定人員，并填寫《印章交接單》，有交接記錄，各種用印程序、規(guī)定必須交代清楚，方可離開。

第十六條 印章保管人員請假、出差等返回后，接替人員應將接替期間的用印單據(jù)等一并交還印章保管人員。

第十七條 一般情況下，不允許在空白信箋或空白文書上加蓋印鑒，特殊情況需經(jīng)行政部審核報總經(jīng)理批準。對空白文書要編號，注明用途、附情況說明，并復印存檔以及跟蹤其使用情況，對未用完的空白文書應及時收回注銷。

第十八條 原則上公章、合同專用章不得帶出外用。特殊情況下需帶出外用的，需由經(jīng)辦人做出書面報告，注明用途、借用時間，經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可帶出外用。

第十九條 上級領導無權強迫印章保管人員用印，對于該種情況，印章保管人員應立即拒絕，否則一切責任由印章保管人員承擔。

第二十條 印章保管人員對遇有自己不能掌握的新型或復雜用印申請要在用印前請示總經(jīng)理，確認后方能用印。

第二十一條 公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況，各印章保管人員應迅速向部門經(jīng)理及行政部報告，并遞交說明原因的報告書，行政部根據(jù)情況依照本規(guī)定的手續(xù)辦理。

第四章 銷毀

第二十二條 印章銷毀由行政部統(tǒng)一負責，由行政部填寫《印章銷毀申請表》，總經(jīng)理同意后，統(tǒng)一銷毀，同時備案。

第二十三條 印章保管人員保管使用的印章若損壞，按刻章申請程序辦理。新章刻好后，原損壞印章應同時交還行政部，由行政部存檔或統(tǒng)一銷毀。

第二十四條 對于停業(yè)、注銷等停止經(jīng)營單位的印章，要銷毀的嚴格按要求銷毀，需保留的要妥善保管，對保管期間的用印仍按規(guī)定嚴格執(zhí)行。

第五章 違規(guī)用印的處罰

第二十五條 未將印鑒或加蓋印鑒的空白文書（如合同等）進行妥善保管，導致印鑒或加蓋有效印鑒的空白文書遺失或被盜用的，對文書保管人處以500元的罰款，由此造成的損失由空白文書保管人負責賠償，構成犯罪的要依法追究刑事責任。

第二十六條 對于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司內(nèi)通報印章管理員并處以50元的罰款，同時印章保管人必須立即整改到位，否則加倍處罰。

第二十七條 對于多次查出問題，多次都無法整改到位的印章保管人，免去其印章保管人資格，同時作為工作業(yè)績的一部分在人力備案，作為不再續(xù)聘該人的內(nèi)容之一。

第二十八條 部門領導對本部門使用印章出現(xiàn)的用印問題負連帶責任，處以100-1000元的罰款并全公司內(nèi)通報；情節(jié)嚴重者，將按瀆職予以免職。

第六章 附則

第二十九條 　本制度解釋權和修改權在公司行政部。

第三十條 　本制度自發(fā)布之日起生效。

作廢印章如何歸檔

處理方法如下：
1先到工商局掛失。辦理相關文件的變更。
2通知所有往來客戶，特別是合同執(zhí)行中的客戶，公司公章已更換，請客戶注意來函的真實性。
3將公章樣式通知所有相關單位。
4將更改后的公章樣式拿到相關稅務、商務部門等更改留樣。
5原來的公章可以交由檔案部門保存或毀掉。
《印章治安管理辦法》
第八條企業(yè)事業(yè)單位、民政部門登記的民間組織、村（居）民委員會和各協(xié)調機構及非常設機構需要刻制印章的，應當憑上級主管部門出具的刻制證明和單位成立的批準文本到所在地縣級以上人民政府公安機關申請辦理準刻手續(xù)。
無上級主管部門的，應當憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照、登記證書或者所在地公安派出所出具的證明，到所在地縣級以上公安機關申請辦理準刻手續(xù)。
辦理準刻手續(xù)的經(jīng)辦人員，需持刻制單位的委托證明和本人身份證明；辦理人名章準刻手續(xù)的，同時提供名章所刻人名的身份證明。
縣級以上人民政府公安機關自接到申請之日起三個工作日內(nèi)作出是否核發(fā)準刻手續(xù)的決定。對符合條件的，出具準刻證明；不符合條件的，書面通知申請單位并說明理由。
第十五條印章停止使用后，使用單位應當在十日內(nèi)將印章全部交回上級主管部門或登記管理機關封存；逾期不交的，由上級主管部門或登記管理機關予以收繳。上級主管部門或登記管理機關對交回和收繳的印章要登記造冊，并于十日內(nèi)送備案或批準刻制的公安機關。
公安機關對交回和收繳的印章，需預存兩年，無特殊情況的，預存期滿后予以銷毀。

單位印鑒信息留存日期一般多長時間

一般15年。
印章檔案的保管期限分為永久和定期兩種。印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時期（建國前、建國后）、印章屬性（機構、個人）、機構類型（黨政機關、社會組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。一般單位為定期的15年。

送檢公安部的樣章有什么標準呢？

（1）GB／T28181－2011《安全防范視頻監(jiān)控聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)信息傳輸、交換、控制技術要求》是由公安部科技信息化局提出，由全國安全防范報警系統(tǒng)標準化技術委員會（SAC／TC100）歸口，公安部一所等多家單位共同起草的一部國家標準。

（2）該標準規(guī)定了城市監(jiān)控報警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中信息傳輸、交換、控制的互聯(lián)結構、通信協(xié)議結構，傳輸、交換、控制的基本要求和安全性要求，以及控制、傳輸流程和協(xié)議接口等技術要求。該標準適用于安全防范監(jiān)控報警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的方案設計、系統(tǒng)檢測、驗收以及與之相關的設備研發(fā)、生產(chǎn)，其他信息系統(tǒng)可參考采用。

擴展資料：

強制性行業(yè)標準：

（一）藥品行業(yè)標準、獸藥行業(yè)標準、農(nóng)藥行業(yè)標準、食品衛(wèi)生行業(yè)標準；

（二）工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品及產(chǎn)品生產(chǎn)、儲運和使用中的安全、衛(wèi)生行業(yè)標準；

（三）工程建設的質量、安全、衛(wèi)生行業(yè)標準；

（四）重要的涉及技術銜接的技術術語、符號、代號（含代碼）、文件格式和制圖方法行業(yè)標準；

（五）互換配合行業(yè)標準；

（六）行業(yè)范圍內(nèi)需要控制的產(chǎn)品通用試驗方法、檢驗方法和重要的工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品行業(yè)標準。

參考資料來源：百度百科-行業(yè)標準

參考資料來源：百度百科-中華人民共和國公共安全行業(yè)標準

公司2021年注銷公安還有印章檔案嗎?

有。正規(guī)印章都是在公安局備過案的，留了檔案的，所以公司注銷以后公安機關還是有檔案的。印章檔案就是把過時不再使用的、陳舊破損的舊印章經(jīng)過系統(tǒng)的收集整理后歸檔(實物歸檔)，對正在使用中現(xiàn)行印章保留印鑒、刻章.申請函、批準函、使用保管人及科室等成套資料整理列表進行管理。