檔案整理外包

檔案管理外包有什么好處

檔案管理外包有什么好處
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

一般整理檔案外包怎么收費

150—180元/個。檔案外包是指企業(yè)的檔案叫專門管理機構管理，整理檔案外包收費需要看公司年生成的檔案數(shù)量，通常是150—180元/個。檔案外包是某一機構將原本由自身承擔的部分業(yè)務剝離出來，以合同方式委托給其他機構完成，以降低成本、提高效率的行為。

檔案管理外包有哪些規(guī)范？

檔案外包從服務需求內容上整體上分為2大類，勞務外包和專業(yè)外包；
勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務。
在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機關外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。
企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務。

請問公司檔案外包怎么弄？

公司檔案外包管理
在企業(yè)檔案及相關業(yè)務中，因為涉及各種為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素，企業(yè)對進行外包的檔案業(yè)務有時也有所側重。企業(yè)一般會將不涉及企業(yè)機密、專利等內容的非核心的檔案及相關業(yè)務或與企業(yè)業(yè)務無關的檔案業(yè)務進行外包。具體外包的檔案業(yè)務大致可以分為以下幾類：
（1）檔案保護的外包。這項業(yè)務包括企業(yè)檔案文獻以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復、保管與維護。檔案在長時間的日常管理和使用中會有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴重，需要經常對檔案進行修裱、修復。在企業(yè)檔案工作人員結構中，掌握這項技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。即使存在會技術保護的檔案人員，也因為器械設備不足而無法進行修裱或修復，因此企業(yè)需要將這些業(yè)務進行外包，獲取更專業(yè)的保護。對于某些小企業(yè)而言，因資源的有限，檔案文獻的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。
（2）檔案的數(shù)字化。大量公司、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問題。這個過程對于許多企業(yè)來說需要大量人員及必需的設備，而這些人員和設備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業(yè)將這項工作交由專業(yè)機構或單位完成，通過外包的形式解決數(shù)字化過程中所遇到的各種問題。例如太平洋保險（集團）股份有限公司從2007年8月起，進行長期的檔案業(yè)務掃描外包工作，從而達到將檔案數(shù)字化，提高業(yè)務檔案利用率，更好的保護原始的紙質檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務等目的。國泰君安公司為減輕各營業(yè)部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調閱、存管情況下造成的損毀、遺失風險，特別將檔案電子化業(yè)務外包。
（3）檔案的日常使用業(yè)務。檔案的日常使用業(yè)務也可以進行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢公司就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務，許多企業(yè)為了方便，更為了銷毀檔案的專業(yè)性，將此項業(yè)務交由其他專業(yè)機構或有專業(yè)設備的企業(yè)完成。
（4）檔案館后勤業(yè)務外包。后勤業(yè)務包括：物業(yè)管理、運輸業(yè)務和其它后勤服務等。包括企業(yè)檔案館內及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關但與企業(yè)業(yè)務無關，為了避免其影響企業(yè)的工作，往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢，將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成，提高檔案的整體業(yè)務水平。
（5）人員的培訓和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進發(fā)展，檔案業(yè)務因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業(yè)內檔案工作人員因為企業(yè)的發(fā)展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業(yè)內檔案工作人員不斷培訓，崗前培訓是為了使員工更好的適應企業(yè)的工作環(huán)境，繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務。

財務檔案文件保管外包安全嗎？

財務檔案外包的安全性，要找到正規(guī)的檔案外包企業(yè)
1檔案實體安全
首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應符合《檔案館建筑設計規(guī)范》，達到“十防”要求，即：防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，庫房要有足夠的面積，遵循適用、經濟、美觀的原則。其次，對于檔案裝具要便于調閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規(guī)范。檔案保管的設備也要一應俱全，如去濕機、加濕器、空調、通風設備，并定期檢查保養(yǎng)。
2檔案信息安全
檔案是載體和信息內容的統(tǒng)一體，檔案價值的發(fā)揮要依賴于其信息內容，在檔案業(yè)務外包過程中檔案信息內容的安全問題面臨嚴重的挑戰(zhàn)。因此，在檔案外包時，承包方的工作人員會接觸到檔案，未有裝盒的文書檔案內容信息直接暴露在整理人員面前，這就給檔案信息安全帶來威脅，所以企業(yè)要在外包之前做足充分調研，了解檔案外包機構人員的保密意識是否強，機構內部是否建立了保密制度、定期給員工培訓。
相關制度的完善性
沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案外包機構要有科學合理的管理制度，明確劃分責任，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依，確保在外包過程中每個環(huán)節(jié)可追溯，檔案安全工作順利開展。
檔案安全防范是一項常抓不懈的工作，確保檔案安全責任重于泰山，我國檔案外包行業(yè)剛剛起步，各個機構管理水平參差不齊，所以在檔案外包過程中要格外注意以上幾個方面，選擇正確的檔案外包機構可以為企業(yè)的檔案管理工作推波助瀾。