整理一批檔案

設(shè)最初安排的人數(shù)為x人，工作效率為y
根據(jù)題意得： 2xy+(x+5)*3y=60y*2/3
因為工作效率不為零，方程式左右除以y得：2x+3*(x+5)=40
解方程式得 x=5
答：最初安排了5人。

如何整理文書檔案？急急急！

用新方法整理文書檔案
文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護的原則,
種方式能取得更好的效果,就應(yīng)該選擇哪種方式來進行管理.
傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來我國傳授檔案學(xué)知識與檔案管理經(jīng)驗,也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習檔案工作的知識和經(jīng)驗.經(jīng)過數(shù)代檔案管理者理論與實踐的結(jié)合,形成了案卷級立卷方法.在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷, 整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業(yè)務(wù)部門也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則" (DA/T22-2000),中國科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進行整理.
我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.
文書檔案經(jīng)過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.
文書檔案自實行
規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構(gòu)成如下:
檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)
舉例:
一,分類調(diào)卷
我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動.有些單位是按部門分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門進行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.
將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調(diào)整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調(diào)整.
二,裝訂
一般按一份文件為一件進行裝訂,批復(fù)和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應(yīng)相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.
在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.
三,加蓋檔號章,編頁碼
在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號,年度,室編件號,機構(gòu)或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至 "010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.
逐件從"1"編頁碼.
四,錄入
將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢.
五,檔案盒
根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內(nèi),但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機構(gòu)(問題)"欄處相應(yīng)地標明多個分類號.
六,備考表
將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.
經(jīng)過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:
1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內(nèi)的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.
2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.
3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.
4.容易調(diào)卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調(diào)卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.
5.查閱方便.在計算機中輸入關(guān)鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.
缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!
參考文獻:
⑴ 邢培華,孟憲霞.《試析我國的檔案創(chuàng)新》,
<a href=" " target="_blank"> </a> NewsID=425
W2005?永久-0201
順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件
分類號,表示綜合統(tǒng)計類
保管期限
2005年度
文書檔案代號

整理一塊田地,由一個人60h完成,現(xiàn)在計劃先由一些人做3h,再增加6人做6h,完成這

設(shè)最初安排的人數(shù)為x人,工作效率為y
根據(jù)題意得：2xy+(x+5)*3y=60y*2/3
因為工作效率不為零,方程式左右除以y得：2x+3*(x+5)=40
解方程式得 x=5
答：最初安排了5人.

如何做好社會組織登記檔案的整理與管理

應(yīng)從以下幾個方面抓起： 一、增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視 一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員應(yīng)當做到如下幾點： 1、愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。 2、積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案管理意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。 二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理 隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。 1、增強責任感，提高管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。 2、掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。 3、利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。 三、加強教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì) 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。 1、提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。 2、加強制度建設(shè)，建立運行機制。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。 3、開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行教育培訓(xùn)。要堅持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。第一要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新。第三要強化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標志之一，檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習，并靈活運用到實際工作之中。 4、建立獎懲機制，細化考核監(jiān)管。要進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

一、檔案的重要性檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會的重要工作。京滬處檔案室存放著自建設(shè)期至運營期所形成的文書、科技、會計、照片、聲像等檔案資料，為京滬今后的發(fā)展及領(lǐng)導(dǎo)決策提供了依據(jù)。檔案管理人員應(yīng)意識到當前檔案工作的重要性，切實將檔案工作收齊、管好、用活，為維護京滬處的歷史真實面貌和今后的發(fā)展作出新的更大的貢獻。二、檔案的收集為確保檔案材料的完整性，并能夠及時、有效地提供利用，這就要求我們做好檔案資料的收集工作。檔案資料的完整收集，需要各科室（單位）的緊密配合與支持。各科室（單位）要指定一名檔案員負責本科室文件材料的收集，一方面要根據(jù)檔案管理規(guī)定抓好上級來文的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清查，確保材料齊全；另一方面，要抓好本單位活動所形成的文件材料的收集，確保文件材料的作用得到充分發(fā)揮。檔案人員在做好檔案資料收集工作的同時，還要做到統(tǒng)一收發(fā)。凡是往來文件，檔案人員應(yīng)統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料的散失。文件材料的收集除了領(lǐng)導(dǎo)重視，各科室配合外，更重要的是檔案人員要積極主動，盡職盡責的做好檔案收集工作。

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路。
一、做好檔案管理工作的重要意義
為什么要在做好檔案管理工作呢？這個問題是擺在每一個檔案管理工作人員面前所必須必須解決的問題。本文認為：
做好檔案管理工作一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著這個企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
二、檔案管理工作的邊緣化危險
隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業(yè)的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙，在整個企業(yè)發(fā)展進程中有邊緣化危險。
三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
3.1立足于法，搞好建章立制工作
法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現(xiàn)檔案管理制度化。檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權(quán)限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規(guī)，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎(chǔ)上，各部門都要建立健全檔案管理規(guī)章制度，項制度要管理，項制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。
3.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，本文認為：只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關(guān)的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。然而，現(xiàn)代科技的一大弊端是計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全系數(shù)會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統(tǒng)中建立有效的操作權(quán)限管理體系，按照信息安全、人員職責、設(shè)備管理等因素，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設(shè)計。同時結(jié)合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術(shù)，提高身份認定的精度。其中應(yīng)重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。
3.3檔案管理的根本目的在于檔案利用
檔案運用的合理有效是經(jīng)濟社會又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)建設(shè)小康社會的目標服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)信息資源的共享。就必須加強檔案基礎(chǔ)管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎(chǔ)上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復(fù)制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案管理工作也要適應(yīng)社會需求的變化，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經(jīng)濟又好又快地發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。
綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰(zhàn)共存，機遇大于挑戰(zhàn)，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國特有的管理優(yōu)勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

創(chuàng)新檔案工作需要解決的主要問題
首先，要在思想觀念上創(chuàng)新。任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個嶄新的有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。要充分認識創(chuàng)新是檔案工作發(fā)展的動力，創(chuàng)新是檔案工作題中應(yīng)有之意，檔案工作的建立、發(fā)展、壯大離不開創(chuàng)新。而現(xiàn)實工作中，創(chuàng)新檔案工作面臨著許多思想障礙和框框套套。有的片面強調(diào)原則，習慣照既定的框框辦事。思想上患得患失，工作上畏首畏尾，改革怕出亂子，創(chuàng)新怕?lián)L險；有的片面強調(diào)繼承，缺乏辯證的觀點，對過去的經(jīng)驗、做法一味照搬照套，食而不化。所有這些，在本質(zhì)上都是思想僵化、觀念陳舊的表現(xiàn)，導(dǎo)致在工作上墨守成規(guī)，按部就班，出不了新意，邁不開步子，到頭來，怨天憂人，落伍于形勢，打不開局面。
其次，要在宏觀管理上創(chuàng)新。宏觀管理包括檔案工作的方針政策、法律、法規(guī)和發(fā)展方向，檔案工作的宏觀決策及人員素質(zhì)的培養(yǎng)。宏觀管理創(chuàng)新，一是由近到遠的創(chuàng)新，即把近期發(fā)展目標定在未來發(fā)展需要的基礎(chǔ)上。二是實現(xiàn)由小到大的創(chuàng)新，就是走出檔案工作單純是檔案部門之事的誤區(qū)，把檔案工作定位在全社會各項事業(yè)之必需的基點上。三是由淺到深的創(chuàng)新，就是檔案不但要保管好，而且更要利用好。把檔案工作的重點放在開發(fā)利用，全方位為社會搞好深層次的服務(wù)上。四是由低到高的創(chuàng)新，把檔案工作的著眼點放在現(xiàn)代化管理水平高、檔案工作人員素質(zhì)好的基點上。五是實現(xiàn)由單一向全方位的創(chuàng)新，即改變過去單純面向機關(guān)的現(xiàn)象，逐步能做到為全社會服務(wù)。改變過去主要管理和利用文書檔案的現(xiàn)象，逐步做到保管和開發(fā)利用多種信息資源，特別是加強科技檔案，專業(yè)檔案和特色檔案的征集、保管和開發(fā)利用的工作。
第三，要在微觀管理上的創(chuàng)新。微觀管理，主要包括一個單位的檔案管理或一個方面的檔案管理。檔案的微觀管理包括檔案的收集，整理、鑒定、保管到開發(fā)利用?；A(chǔ)工作是為利用工作創(chuàng)造物質(zhì)基礎(chǔ)和工作條件的，利用工作則是直接為社會服務(wù)的。即為機關(guān)工作服務(wù)，為生產(chǎn)建設(shè)，科學(xué)技術(shù)工作以及社會各項事業(yè)服務(wù)和為人民群眾服務(wù)，這是我們檔案工作的根本宗旨和目的。
第四、在服務(wù)的觀念上要創(chuàng)新。檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。就檔案服務(wù)來說，一是要真正樹立市場經(jīng)濟意識，特別是知識經(jīng)濟的意識。要采取積極有效的措施，擴大宣傳，擴大檔案工作的知名度，讓更多的人了解檔案，進而讓更多人利用檔案。二是要全面認識檔案的利用價值。不斷豐富館藏，特別是加強科技檔案、專業(yè)檔案和特色檔案的收藏，提供給利用者為現(xiàn)實服務(wù)。三是重視和加強對利用者的研究。不僅研究當前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來加強檔案服務(wù)的創(chuàng)新。
第五、在服務(wù)的內(nèi)容和范圍上要創(chuàng)新。隨著檔案工作的發(fā)展，檔案服務(wù)范圍和內(nèi)容不斷擴大，從編史修志到歷史研究，從證明年齡身份到處理經(jīng)濟合同，作用越來越大，應(yīng)用的范圍越來越廣。在檔案服務(wù)的范圍和內(nèi)容上，特別是要增強和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和及時性。一是圍繞黨和政府的中心工作，為各級

領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為滿足廣大人民群眾服務(wù)的要求，結(jié)合館藏內(nèi)容，主動地開展深層次的加工，主動地為社會各方面服務(wù)。二是結(jié)合黨和政府的中心工作，有針對性地為有關(guān)部門和社會各界提供文檔信息服務(wù)。三是依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，提高服務(wù)的及時性。。
第六、在服務(wù)機制上要創(chuàng)新。檔案工作服務(wù)機制只有不斷創(chuàng)新，檔案工作才能生機勃勃，檔案部門的服務(wù)水平，才能隨著形勢，任務(wù)的變化發(fā)展得到不斷提高。在當前，檔案服務(wù)機制的創(chuàng)新和改革，應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)決策，為經(jīng)濟建設(shè)和各部門工作提供服務(wù)，為社會各界和人民群眾提供服務(wù)工作為主要內(nèi)容；以開展能夠公開的現(xiàn)行文件利用工作為主要方面，把為加強社會基層組織建設(shè)服務(wù)為主要途徑。通過服務(wù)機制的不斷創(chuàng)新和改革，實現(xiàn)檔案工作服務(wù)由被動向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向全方位服務(wù)轉(zhuǎn)變，由一般服務(wù)向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)變。真正做到經(jīng)濟建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里，為經(jīng)濟社會的全面發(fā)展進步做出應(yīng)有的貢獻。隨著高技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的保管條件逐步改善，利用范圍越來越廣，我們的服務(wù)方式也應(yīng)隨著形勢的變化不斷創(chuàng)新。走向社會宣傳檔案意識，宣傳檔案工作，變“看攤守業(yè)，等客上門”等被動式服務(wù)為“招客上門”主動式的服務(wù)。創(chuàng)特色，抓實效，使檔案服務(wù)真正走進社會，走近群眾。
三、創(chuàng)新檔案工作主要措施
創(chuàng)新檔案工作是應(yīng)對時代變革，開創(chuàng)檔案工作新局面的必由之路和必然選擇。**市檔案工作要實現(xiàn)創(chuàng)新，我個人認為要抓好以下幾項工作：
(一)抓調(diào)研，在工作思路上創(chuàng)新
調(diào)查研究是謀事之基、成事之道，是一個檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備的基本功。檔案工作要創(chuàng)新，就要大興調(diào)查研究之風，調(diào)研出思路，調(diào)研出對策，調(diào)研出成果。通過調(diào)研開拓視野、掌握實情，通過調(diào)研形成科學(xué)的認識，并在實踐中大膽實驗，形成創(chuàng)新的成果，以達到加強和促進檔案工作發(fā)展的目的。
(二)抓規(guī)范，在工作機制上創(chuàng)新
檔案工作要創(chuàng)新，必須有健全、完善的工作機制和工作保證。創(chuàng)新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強法律、法規(guī)和制度建設(shè)，做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究。促進檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。要形成系統(tǒng)完整的工作程序，用于指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作，要完善崗位責任制度，嚴明崗位紀律，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有力，運轉(zhuǎn)靈活的工作機制，為檔案工作各項任務(wù)的圓滿完成提供堅實的保證。
(三)抓服務(wù)，在服務(wù)意識上創(chuàng)新
增強服務(wù)意識，檔案工作就有了市場，收集工作要改變過去“坐等收集”為“主動收集”，如“一事一案”要形成制度，同時要從基層檔案室抓起，變一家的積極性為千家萬戶的積極性。整理工作要改變過去先收后整為邊收邊整，并重點放在基層檔案室進行，使檔案歸檔工作從源頭抓起。查閱利用工作要改變過去“等客上門”為“主動送信息上門”。開發(fā)利用工作要改變過去以檔案部門利用館藏檔案資料搞編研為主，為以組織社會力量搞合作會戰(zhàn)，開發(fā)利用社會檔案資源，利用網(wǎng)上信息，研究市場經(jīng)濟新課題為主，由關(guān)門服務(wù)向開門服務(wù)、上門服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)轉(zhuǎn)變，從根本上提高檔案信息的利用效率。
(四)抓特色，在館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)上創(chuàng)新
客觀地說各部門、各單位工作業(yè)務(wù)千差萬別，所形成的檔案也各具特色。建立各具特色的檔案結(jié)構(gòu)體系，應(yīng)該是完全可能的。就目前情況來看，豐富檔案內(nèi)容應(yīng)從機關(guān)文書檔案為主體的基礎(chǔ)上加強專門檔案的建設(shè)，加強專業(yè)檔案建設(shè)及“聲像檔案、電子檔案”等不同載體的檔案建設(shè)。檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)必須分類進行，根據(jù)不同層次、不同行業(yè)的特點，突出不同的重點，形成與各自工作特點相對應(yīng)的檔案結(jié)構(gòu)體系。
(五)抓隊伍建設(shè)，在知識技能上創(chuàng)新
作為信息產(chǎn)業(yè)組成部分的檔案工作，急需高素質(zhì)人才。就目前情況來看，檔案部門引進人才的能力不強，還必須走“自我提高、自我發(fā)展”的道路，通過各種培訓(xùn)和研討活動，采取“請進來”“走出去”的辦法，開闊眼界，擴展視野，更新知識，提高技能，盡快培養(yǎng)一支新型的高素質(zhì)檔案干部隊伍，以適應(yīng)新形勢的需要。
(六)抓典型，在整體工作上創(chuàng)新
通過樹立方方面面的典型，推動檔案工作的全面展開，促進整體工作上臺階、上水平。要全方位樹立各條戰(zhàn)線、各個層次的典型，采取扶持、幫助、指導(dǎo)的辦法，總結(jié)典型經(jīng)驗，不斷培植新的典型，及時排解典型存在的問題和困難，著力構(gòu)筑檔案工作的先進群體，以典型帶動面上工作，整體推進。

如何精細化管理檔案

導(dǎo)語：精細化管理是一種理念、一種文化，它有助于提高企業(yè)的競爭力，推動企業(yè)向縱深發(fā)展?；趯δ壳捌髽I(yè)檔案管理工作存在的問題，加強新時期檔案管理工作，不妨從“五精四細”入手，切實解決發(fā)展瓶頸，推動檔案管理水平穩(wěn)步提升。

一、鞏固并完善檔案資源體系。

進一步增強民生意識，根據(jù)區(qū)域內(nèi)的實際情況和廣大人民群眾的需要，及時合理地調(diào)整各類檔案進館范圍、現(xiàn)行文件報送范圍和檔案資料征集范圍，不斷拓寬民生檔案來源渠道，豐富民生檔案館藏內(nèi)容，并對民生檔案優(yōu)先實行數(shù)字化。加大各類檔案資源整合力度，盡可能地將與人民群眾的生產(chǎn)、生活、工作密切相關(guān)的各類檔案納入館藏體系，為檔案工作服務(wù)民生提供充足的資源保障。今年起，區(qū)檔案局將面向全社會提供電話查檔咨詢服務(wù)，春節(jié)前后已接待電話咨詢27次，查閱檔案132卷。其中，為馬尚鎮(zhèn)林家村舊村改造中換購房屋糾紛案提供檔案復(fù)印證明7份，有力保障了村民的合法權(quán)益。

二、鞏固并完善檔案利用體系。

進一步樹立民生優(yōu)先的意識，優(yōu)先解決影響和制約民生檔案健康發(fā)展的實際問題，充分發(fā)揮各類民生檔案的資源優(yōu)勢，為化解社會矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實的檔案資料;把關(guān)注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發(fā)點和落腳點，進一步拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平;加強對民生檔案資源的挖掘、加工和開發(fā)利用，積極采取措施，編制一批涉及民生的重點檔案、已公開的`現(xiàn)行文件目錄和查閱指南，方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起，要對館內(nèi)存放滿30年的檔案進行鑒定開放工作，通過鑒定，非涉密檔案要面向全社會開放，截至目前，已開放1980年前檔案5210卷。

三、鞏固并完善檔案安全體系。

日前，區(qū)檔案局對館藏檔案進行了一次安全清查，重點核實查對了2000年前文書檔案，共清查檔案43538卷，精細化要求每一卷檔案檔號與案卷號務(wù)必一一對應(yīng)、準確無誤，保障日常檔案查詢利用工作準確、高效，并確保各類民生檔案實體的安全。今后，要進一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點的社會建設(shè)各領(lǐng)域，著重加強與人民群眾利益密切相關(guān)領(lǐng)域檔案的監(jiān)管指導(dǎo)，通過狠抓有關(guān)規(guī)范性文件的貫徹落實，做到各類新形式的與民生有關(guān)的檔案資料不缺不漏、齊全完整，不斷推進民生領(lǐng)域檔案工作的規(guī)范化、法治化和信息化建設(shè)，加強民生檔案的現(xiàn)代化管理，有效實現(xiàn)民生檔案的共建共享，更好地為和諧社會建設(shè)服務(wù)，努力譜寫全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的新篇章。

(一)進一步提高機構(gòu)編制檔案管理標準。

機構(gòu)編制檔案材料要做到“內(nèi)容全面、資料真實、分類合理、數(shù)據(jù)準確、保管規(guī)范”。在檔案整理中應(yīng)做好以下幾點：一是合理分類。為便于查閱，對涉及行政審批制度改革、政府機構(gòu)改革、事業(yè)單位分類改革、機構(gòu)編制評估等業(yè)務(wù)工作及行政審批制度改革等各項重點工作要詳細分類，分別整理歸檔;二是全面搜集檔案材料。在做好紙質(zhì)材料歸檔的同時，對實物檔案，聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程，及時把散存的有價值、有特色的機構(gòu)編制檔案材料整理歸檔。三是做好檔案資料的保密工作。進一步完善檔案借閱制度，嚴格制定機構(gòu)編制數(shù)據(jù)查閱流程;建立專用檔案室，配齊專用電腦、專用U盤，安裝保密防護軟件并定期更新升級，配備涉密移動存儲介質(zhì)設(shè)備管理系統(tǒng)并確保正常運行，提升保密防護水平。

(二)提高檔案管理人員的管理能力。

檔案管理人員能力的高低是制約機構(gòu)編制檔案管理水平的重要因素。加強檔案管理知識的學(xué)習培訓(xùn)，定期組織機構(gòu)編制檔案管理人員參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或邀請檔案管理專業(yè)技術(shù)人員作業(yè)務(wù)指導(dǎo);不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識學(xué)習，系統(tǒng)學(xué)習各項機構(gòu)編制業(yè)務(wù)，把檔案管理知識與機構(gòu)編制工作緊密結(jié)合，不斷提高機構(gòu)編制檔案管理水平。

(三)推進檔案電子化建設(shè)。

一是建立完善機構(gòu)編制電子檔案可以節(jié)省查閱時間，提高查閱效率，便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料，掃描編制形成電子檔案，建立電子版目錄索引，建立高效便捷的存儲、查詢功能，保證檔案資料的質(zhì)量，減少查閱對檔案的損壞。二是加強檔案室智能化建設(shè)，檔案室建設(shè)要符合安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則。檔案室應(yīng)納入辦公用房使用計劃，按標準購置鐵質(zhì)文件柜、密碼柜等基本設(shè)施，實現(xiàn)對溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項目的智能控制，用智能化手段提高檔案管理質(zhì)量。

一項工作,甲單獨完成要2小時,乙單獨完成要3小時,甲乙合作,幾小時可以完成？

甲單獨工作每小時完成這項工作的1/2，乙單獨工作每小時完成這項工作的1/3。
甲乙合作，則1小時完成工作的：1/2+1/3=5/6

那么還剩下1/6的工作量：1/6=(1/2+1/3)剩以X
1/6=5/6X
X=1/5

共用時：1+1/5=1.2小時