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檔案整理裝訂

時(shí)間:2023-01-25 作者:老師 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理裝訂

根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》要求,干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。裝訂成卷整齊、美觀、不易散失,但在實(shí)際工作中存在許多弊端: 一是對(duì)檔案的損害?,F(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具,須用打孔機(jī)打上三個(gè)0.6厘米的裝訂孔,用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來,多次整理、多次裝訂,左側(cè)已是千瘡百孔,再加上年代久遠(yuǎn)的紙張薄軟,許多已必須經(jīng)過修補(bǔ)才能裝訂。 二是不方便檔案的整理。干部檔案,不同于文書檔案,立卷后基本固定不動(dòng)。干部檔案,一人一卷,每年都有年度考核、工資變動(dòng)、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生,每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類別、相應(yīng)的位置,都需要拆卷重新裝訂,工作量較大。 三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評(píng)定、福利待遇、政審等方面利用率較高,有時(shí)需要提供復(fù)印件或原件,也需要拆卷取出單份材料復(fù)制,再裝訂起來。 四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動(dòng)化的推廣,信息化進(jìn)程的推進(jìn),干部人事檔案信息化管理勢(shì)在必行,在一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機(jī)制在逐步建立和完善,干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù),而裝訂成卷無疑不便于掃描等技術(shù)處理。 五是不利于檔案的安全保密。對(duì)于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料,由于裝訂成卷不得不整卷提供利用,難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。 六是文書檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。從2000年開始,對(duì)文書立卷的方法進(jìn)行了改革,簡化整理,深化檢索,實(shí)行單份文件裝訂,簡單分類,劃分保管期限,裝盒管理,便于操作,便于掌握,提高了工作效率。 干部檔案雖然不整卷裝訂,但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式,比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對(duì)固定,再裝入人事檔案盒中,好管、好用,也省時(shí)、省力。

案卷裝訂方法

案卷裝訂多采用三孔雙線法,具體步驟如下:

1、在檔案左側(cè)適當(dāng)位置打三個(gè)孔,如圖所示:

2、剪一根適當(dāng)長度的裝訂線,再將其對(duì)折成雙股,從檔案正面穿過至背面形成活口,具體如圖所示:

3、將雙線兩端分別從檔案正面兩頭孔穿過,形成W狀,如圖:

檔案整理裝訂

檔案的幾種裝訂方法

檔案的裝訂方法主要是基于文案檔案管理的“重管理輕利用”的特點(diǎn),采取以卷為單位將文件合訂于硬卷皮中的檔案裝訂辦法。這種文獻(xiàn)檔案的裝訂方法,主要是結(jié)合當(dāng)時(shí)的時(shí)代特殊背景

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下,檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷,檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣,檔案室和檔案室館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和案卷的排列,案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案,經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)iT質(zhì)量檢查,檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面,某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長,其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化,因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

檔案整理裝訂

3、全過程整理

檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件,這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過程的整理工作,包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過程

1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。

2、折疊來源原則:把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類:根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

4、折疊立檔單位:構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5、折疊聯(lián)合全宗:由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗:由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

7、折疊全宗群:由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷:由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷:將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

10、折疊卷內(nèi)備考表:卷內(nèi)文件狀況的記錄單,排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號(hào):以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

會(huì)計(jì)檔案應(yīng)如何分類、整理、裝訂?

賬簿在更換新賬后除跨年使用的賬簿外,其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理歸入會(huì)計(jì)檔案保管。歸檔前應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作:

(l)賬簿裝訂前的工作。首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對(duì)賬戶是否相符,賬頁是否齊全,序號(hào)排列是否連續(xù);然后,按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄和排序整理好的賬頁順序裝訂。

(2)活頁賬簿裝訂要求。將賬頁填寫齊全,去除空白頁和賬夾,并加具封底封面;多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起;在裝訂賬頁的封面上填寫好賬簿的種類,編好卷號(hào),由會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人或經(jīng)辦人簽章。

(3)賬簿裝訂后的其他要求。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;會(huì)計(jì)賬簿的封口要嚴(yán)密,封口處要加蓋印章;封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào),編號(hào)要一年一編,編號(hào)順序是總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬;舊賬裝訂完畢后,按規(guī)定要求進(jìn)行保管。

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