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檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則:
1、檔案工作要維護(hù)檔案完整與安全,便于社會各方面的利用,實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理是我國檔案工作的組織原則和管理體制,也是我國檔案工作的一大特點;
2、維護(hù)檔案完整與安全,是檔案工作的基本要求,保證檔案的完整與安全,能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ);
3、便于社會各方面對檔案的利用,滿足社會對檔案的需要,是檔案工作的根本目的,是否便于社會各方面對檔案的利用,是檢驗檔案工作效果的重要標(biāo)準(zhǔn);
4、檔案工作的基本原則,影響和決定檔案工作各個環(huán)節(jié)的具體原則和辦法。
法律依據(jù)
《中華人民共和國檔案法》
第六條 國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新,促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用,推動檔案科技進(jìn)步。
國家采取措施,加強檔案宣傳教育,增強全社會檔案意識。
國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。第八條 國家檔案主管部門主管全國的檔案工作,負(fù)責(zé)全國檔案事業(yè)的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),建立統(tǒng)一制度,實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方檔案主管部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機關(guān)的檔案,并對所屬單位、基層群眾性自治組織等的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。第二十二條 非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位和個人形成的檔案,對國家和社會具有重要保存價值或者應(yīng)當(dāng)保密的,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對保管條件不符合要求或者存在其他原因可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的,省級以上檔案主管部門可以給予幫助,或者經(jīng)協(xié)商采取指定檔案館代為保管等確保檔案完整和安全的措施;必要時,可以依法收購或者征購。
前款所列檔案,檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者轉(zhuǎn)讓。嚴(yán)禁出賣、贈送給外國人或者外國組織。
向國家捐獻(xiàn)重要、珍貴檔案的,國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定給予獎勵。
1)歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:
①歸檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動的全過程
②歸檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷。
2)歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定:
①根據(jù)建設(shè)程序和工程特點,歸檔可以分階段分期進(jìn)行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進(jìn)行。
②勘察、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時,施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。
3)勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,
建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。
4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。
5)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。
6)凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。
工程管理文件資料分類:
1)工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料,歸工程部合同專業(yè);
2)圖象、照片、錄象,歸綜合管理部(工程結(jié)束時歸檔資料管理人員);
3)行政文件,歸綜合管理部;
4)工程施工技術(shù)及管理資料(音像資料等除外),歸工程部。
以上內(nèi)容參考:百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范
日常文件歸檔的基本原則是:及時歸檔,文件齊全、完整,分類準(zhǔn)確。
整理方法:
1、裝訂:
歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后。
2、分類:
歸檔文件可以采用年度-機構(gòu)(問題)-保管期限或保管期限-年度-機構(gòu)(問題)等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
擴展資料:
機關(guān)文件材料不歸檔范圍是:
(一)上級機關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料,任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等;
(二)本機關(guān)文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿;無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄,機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料,有關(guān)工作參考的文件材料;
(三)同級機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料;
(四)下級機關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報、情況反映,抄報或越級抄報的文件材料。
參考資料來源:百度百科-文件歸檔
電子檔案管理的原則什么
近年來,隨著辦公自動化的普 及,電子檔案的數(shù)量不斷增加,這就對電子檔案的管理工作提出了更高的要求。以下我為大家整理了電子檔案管理的原則,希望對大家有所幫助!
電子檔案的管理原則
1、檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的原則。
即分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編制電子檔案順序號。電子檔案順序號應(yīng)包含盡可能多的信息特征,具有規(guī)范性、通用性和合理性。此外,電子檔案順序號的容量應(yīng)具有超前性,能滿足未來電子檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。
2、嚴(yán)密的監(jiān)察。
會計電子檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程應(yīng)要求對操作活動進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)察和檢查。其包括定期地對控制臺記錄、作業(yè)記錄和實施記錄加以審查和比較。
3、應(yīng)急規(guī)則。
應(yīng)制定適宜的計劃和規(guī)程來應(yīng)對程序、文件和設(shè)備遭受火災(zāi)、水災(zāi)、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應(yīng)急措施包括文件備份、程序備份、備份與原件分開存放等方面的要求。
4、數(shù)據(jù)文件標(biāo)準(zhǔn)控制。
文件的.處置規(guī)則是用來防止數(shù)據(jù)文件被誤用、損毀等情況的,包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規(guī)則。所有的文件均應(yīng)由保管員在檔案室加以保管,并嚴(yán)格限制別人接觸文件。
電子檔案的用途
虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體,是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動,只有引入正確的軟件,硬件與足夠的背景細(xì)節(jié),這些字節(jié)與比特方可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端,以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。
電子檔案要點
1、應(yīng)該構(gòu)建一個公共的,獨立與應(yīng)用的檔案管理信息化平臺,以支撐各類業(yè)務(wù)所涉及的,實體和虛擬的檔案信息化管理,從而實現(xiàn)“實體檔案的信息化管理和電子信息的檔案化管理”。
2、電子檔案涉及的“檔案源”包括:電子化的實體檔案(照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件),檔案化的電子信息(版式數(shù)據(jù)文件),結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(從應(yīng)用中卸載,且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫文件)等。
3、具有保存價值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息(表證單書),必須能夠具備檔案的屬性:“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息;是直接形成的歷史紀(jì)錄”,且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。
4、將作為檔案管理的電子信息必須要經(jīng)過一個歸檔過程處理后才能稱之為電子檔案,否則,只能稱其為文件,這個過程主要是將每件電子信息,封裝成為以卷為單位的檔案基本單位,并且每個卷都有一個標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)(電子封面)。
5、電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息,還要實現(xiàn)實體檔案的信息化管理,以及電子信息和實體檔案的關(guān)聯(lián)管理。
檔案工作的基本原則是:
實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會各方面的利用。
它的工作具體內(nèi)容是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用等工作,通常稱為八個環(huán)節(jié)。
前六個環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)工作,后兩個環(huán)節(jié)為編研利用工作。
擴展資料
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說,是一項管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。
檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富,檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)。
但檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù),是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。
在社會歷史的各個階段,檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù),否則就不會存在,也難以發(fā)展。在階級社會中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益,為一定的統(tǒng)治階級所掌握,為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù),這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。
由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益,所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求,一部分檔案不對外開放,而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
參考資料來源:深圳市檔案館--4.我國檔案工作的基本原則是什么?
參考資料來源:百度百科--機關(guān)檔案工作