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檔案整理的基本要求
歸檔材料應(yīng)當(dāng)齊全、完整、優(yōu)化
齊全是指門類齊全,不論是內(nèi)容還是載體
完整是指歸檔的材料要完整、不缺損
優(yōu)化是指僅在數(shù)量充分的基礎(chǔ)上要求質(zhì)量?jī)?yōu)化,具有特色
加強(qiáng)檔案調(diào)查和指導(dǎo)
各機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)依法統(tǒng)一管理本單位的檔案,一方面負(fù)責(zé)對(duì)本單位各部門文件材料收集、整理、歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo);另一方面,檔案管理部門要采取多種措施,通過(guò)各種途徑大力加強(qiáng)調(diào)查,強(qiáng)化征集民間特色檔案,促進(jìn)檔案資源建設(shè),以豐富館藏內(nèi)容,改善館藏結(jié)構(gòu),將應(yīng)接收的檔案及時(shí)接收進(jìn)館。
保持全宗不可分散性
全宗就是一個(gè)立黨單位形成的全部檔案,一個(gè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)是密切聯(lián)系的,因此在活動(dòng)中形成的各種文件材料也必然存在著固有的聯(lián)系。為了確保文件的完整,在收集檔案時(shí)必須堅(jiān)持全宗不可分散的原則,一個(gè)單位所形成的檔案應(yīng)集中到一個(gè)檔案室,不能人為地分散處理。
加強(qiáng)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化
檔案載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)和裝訂的要求。應(yīng)當(dāng)使用符合耐久性要求的書(shū)寫(xiě)材料,嚴(yán)禁使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等非耐久性書(shū)寫(xiě)材料。歸檔材料中有電子文件的,應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并存檔。
如何整理檔案
機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但都無(wú)一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我為大家整理的如何整理檔案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
一、檔案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
二、檔案整理的文件范圍是:
凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的,具有查考保存價(jià)值的文件材料,包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料,按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號(hào)有1.2,1.5,2.0cm三個(gè)規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講,一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件,來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理,企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理,整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書(shū)檔案,鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?;üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。
按“件”整理的檔案整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
三、檔案的分類原則:
以各單位全部檔案為對(duì)象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式,保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。
實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品,是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列),納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性,整理、分類的難度大。保管、開(kāi)發(fā)的任務(wù)重,從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此,加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作,鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果,是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。
一、實(shí)物檔案的分類
分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié),將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次,既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理,也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求,實(shí)物檔案的分類可采取問(wèn)題、年度、保管期限等分類方法,以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問(wèn)題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問(wèn)題分類法,可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象,便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問(wèn)題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下:獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書(shū)等實(shí)物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書(shū)、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等),本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書(shū)等實(shí)物;贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫(huà),本單位開(kāi)展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品,本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物;產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物,如微標(biāo)(章)、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。
二、實(shí)物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來(lái)定位實(shí)物先后次序的過(guò)程。通過(guò)排列,進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度,以方便檢索利用。
實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”,即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起?!拜d體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作,同一載體的實(shí)物存放盒、柜,可以節(jié)省空間;同一載體的實(shí)物上架、陳列,顯得整齊美觀。實(shí)物的排列,在遵循載體原則下,一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi),同一載體的實(shí)物,按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列,不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列,也可以按照載體形式進(jìn)行排列,比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列,信品類可按照印章、證書(shū)、牌匣等載體形式依次排列,贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫(huà)、禮品等載體形式依次排列,產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實(shí)物檔案的貼簽
貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著,并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過(guò)貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作及將來(lái)查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。
標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來(lái)記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置,表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等,這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。
四、實(shí)物檔案的編目
編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄,可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開(kāi)展提供基本條件。
實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行,每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果,逐類逐件編制目錄,以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒(méi)有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的,編目時(shí),要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí),要在備注欄中進(jìn)行說(shuō)明。
實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注等項(xiàng)目,概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征,是利用者檢索的主要渠道。
五、實(shí)物檔案的裝盒
裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒,購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過(guò)程,這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的,比如:獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀(可卷成簡(jiǎn)狀)、獎(jiǎng)旗(可折疊平裝)、獎(jiǎng)?wù)隆s譽(yù)證書(shū);信品類的
印章、證書(shū)等。檔案盒可使用6厘米厚的文書(shū)檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表,以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫(xiě)盒內(nèi)實(shí)物的情況說(shuō)明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?,證品類的印章,產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi),用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置,檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖,注明檔號(hào),以方便利用。
六、結(jié)論
實(shí)物檔案如何整理,檔案行政管理部門還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求,但是,各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂(lè)乎,相關(guān)的報(bào)道頻頻見(jiàn)諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法,各單位可根據(jù)實(shí)際情況來(lái)確立合理的整理方法。比如:有些條件好的單位,除按照上述方法整理實(shí)物檔案外,還可以給每件歸檔實(shí)物拍照,既可以用來(lái)展覽展示,也可以做為聲像資料歸檔;制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的,也可以用彩色紙張,以增加美感。
如何做好檔案的管理工作要求
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。
這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。
每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件(即文書(shū)檔案)的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法,供大家參考。
第一步 清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》(即國(guó)家檔案局8號(hào)令)制定好本單位的檔案保管期限表,對(duì)照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō),即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對(duì)性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料;本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講,區(qū)(縣)級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái);文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料,其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會(huì),③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì),在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
行政管理類下設(shè)二級(jí)類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書(shū)工作;事務(wù):后勤保障一類;財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號(hào):永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào),一年一編(即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息)。
第五步 編目:按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫(xiě)備考表,裝盒、填寫(xiě)脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
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