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1.檔案管理是一件比較費(fèi)力的事情,那檔案管理工作的基本要求有哪些呢?下面就來給大家介紹檔案管理的具體要求。
2.方法/步驟1做檔案時(shí)應(yīng)把各種檔案按組卷的要求,由立卷人整理,并按相關(guān)檔案管理規(guī)定訂裝后統(tǒng)一保管,不得簡(jiǎn)化手續(xù)。
3.2新上崗的人員要了解自己的工作基本情況,各種檔案的文書書寫,一定要小心謹(jǐn)慎。
4.3檔案一般不允許外借,如因工作需要借閱檔案時(shí),必須辦理相關(guān)的檔案借閱手續(xù)。
5.4檔案必須進(jìn)行定期檢查及季度性的整理,同時(shí)要把一些檔案進(jìn)行重新歸類和整理。
6.5對(duì)于有問題的檔案,要及時(shí)和當(dāng)事人聯(lián)系,盡快將檔案整理完善,檔案工作人員要做好防盜、防火、防潮的準(zhǔn)備。
7.6溫馨提示:檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、存放易燃和易爆物品,嚴(yán)禁使用電器。
檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)iT的質(zhì)量檢查,對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時(shí)間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。
1.3 全過程整理
由于一些特殊原因,檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件,或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí),就必須進(jìn)行全過程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中,因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費(fèi)時(shí)間,也會(huì)影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn),反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點(diǎn),利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進(jìn)收集工作。
檔案只有經(jīng)過整理以后,才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理
檔案是在一定歷史時(shí)期,由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點(diǎn)。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣,一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案,反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史,是一個(gè)不可分割的整體,不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律,才能實(shí)事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌,從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時(shí)空條件下,對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng),而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng),充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。
我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法,也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:
第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。一般地說,只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系。或者不冉重新整理,而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ);或者只作必要的部分加工整理。
第二,在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮A?。即使某些?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡(jiǎn)單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí),也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理,才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn),我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時(shí)也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí),特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候,不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。
如何整理檔案
機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件,它們有些有重要價(jià)值,有些卻意義不大,但都無一例外地耗費(fèi)著我們的空間、時(shí)間和精力。對(duì)檔案文件的歸檔整理,是一定周期后必不可少的工作,以下是我為大家整理的如何整理檔案,僅供參考,希望能夠幫助到大家。
一、檔案整理的基本要求:
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。
二、檔案整理的文件范圍是:
凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的,具有查考保存價(jià)值的文件材料,包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存。
檔案整理的方法有兩種:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案,對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料,按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料,進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號(hào)有1.2,1.5,2.0cm三個(gè)規(guī)格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講,一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復(fù)制件為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件,來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。
全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理,企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理,整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。
各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案,鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。
聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理,電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002)執(zhí)行。
科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?;üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。
按“件”整理的檔案整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。
按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。
三、檔案的分類原則:
以各單位全部檔案為對(duì)象,依據(jù)其基本職能,結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式,保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。
實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體,能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的特定有型物品,是一個(gè)單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應(yīng)將實(shí)物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列),納入綜合檔案室集中管理。由于實(shí)物檔案具有分散性、多樣性,整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務(wù)重,從而使實(shí)物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此,加強(qiáng)單位實(shí)物檔案整理工作,鞏固和擴(kuò)大檔案集中管理工作成果,是提高檔案工作管理水平的當(dāng)務(wù)之急。
一、實(shí)物檔案的分類
分類是實(shí)物檔案整理的重要環(huán)節(jié),將實(shí)物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等劃分類別和層次,既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理,也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實(shí)物檔案管理的基本規(guī)律和要求,實(shí)物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法,以實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實(shí)物按其屬性內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分類。采用問題分類法,可以避免和減少同類實(shí)物分散的現(xiàn)象,便于按專題登找和利用。實(shí)物檔案問題分類一般分為獎(jiǎng)品類、贈(zèng)品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下:獎(jiǎng)品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義在各項(xiàng)比賽、評(píng)比、檢查、考核等工作中獲得的獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證書等實(shí)物;信品類主要有有本單位的證件(法人證書、組織機(jī)構(gòu)編碼、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、國(guó)有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等),本單位機(jī)構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實(shí)物;贈(zèng)品類主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為本單位的題字、作畫,本單位開展的活動(dòng)中有紀(jì)念意義的物品,本單位對(duì)外交際交往戶收受的禮品等實(shí)物;產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動(dòng)時(shí)形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實(shí)物,如微標(biāo)(章)、錢幣、票證、郵票、紀(jì)念幣、工裝、設(shè)備等。
二、實(shí)物檔案的排列
排列是指按照一定的原則和方法來定位實(shí)物先后次序的過程。通過排列,進(jìn)一步增強(qiáng)實(shí)物檔案的系統(tǒng)化程度,以方便檢索利用。
實(shí)物的排列一般遵循“載體原則”,即同一載體的實(shí)物應(yīng)當(dāng)排列在一起。“載體原則”有利于目錄檢索和實(shí)物存取工作,同一載體的實(shí)物存放盒、柜,可以節(jié)省空間;同一載體的實(shí)物上架、陳列,顯得整齊美觀。實(shí)物的排列,在遵循載體原則下,一般按照實(shí)物的制發(fā)時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。同一類目?jī)?nèi),同一載體的實(shí)物,按照制發(fā)時(shí)間的先后順序排列,不同載體的實(shí)物可以按照制發(fā)時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列,也可以按照載體形式進(jìn)行排列,比如獎(jiǎng)品類可按照獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等載體形式依次排列,信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列,贈(zèng)品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列,產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。
三、實(shí)物檔案的貼簽
貼簽是指將實(shí)物在全宗中的位置進(jìn)行標(biāo)著,并以標(biāo)簽的'形式在實(shí)物上進(jìn)行粘貼。貼簽是實(shí)物編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實(shí)物在全宗中的位置得以確定,并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。
標(biāo)簽如何編制。標(biāo)簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實(shí)物在全宗中的位置,表格的項(xiàng)目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時(shí)間、檔號(hào)、獲得單位、載體等,這是根據(jù)實(shí)物檔案管理工作的基本需要設(shè)置。
四、實(shí)物檔案的編目
編目是指編制實(shí)物檔案目錄。編制實(shí)物檔案目錄,可為實(shí)物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基本條件。
實(shí)物的編目以“件”為單位進(jìn)行,每一件實(shí)物在實(shí)物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個(gè)條目。實(shí)物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果,逐類逐件編制目錄,以系統(tǒng)、全面地揭示實(shí)物的全貌。實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題名稱和制發(fā)時(shí)間的,編目時(shí),要擬出名稱并考證制發(fā)時(shí)間。同時(shí),要在備注欄中進(jìn)行說明。
實(shí)物檔案目錄設(shè)置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時(shí)間、載體、存放地點(diǎn)、參見號(hào)、備注等項(xiàng)目,概括了實(shí)物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時(shí)間、保存價(jià)值等方面的主要特征,是利用者檢索的主要渠道。
五、實(shí)物檔案的裝盒
裝盒(入柜、上架、陳列)是指將實(shí)物按件號(hào)順序裝入檔案盒,購(gòu)置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程,這是實(shí)物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實(shí)物主要是可折疊的或形體能夠裝入的,比如:獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)狀(可卷成簡(jiǎn)狀)、獎(jiǎng)旗(可折疊平裝)、獎(jiǎng)?wù)?、榮譽(yù)證書;信品類的
印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設(shè)置實(shí)物檔案目錄和備考表,以方便盒內(nèi)實(shí)物的保管、利用、進(jìn)出核查和填寫盒內(nèi)實(shí)物的情況說明。對(duì)于獎(jiǎng)品類的獎(jiǎng)?wù)?,證品類的印章,產(chǎn)品類的徽標(biāo)、錢幣、紀(jì)念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi),用紙團(tuán)塞緊空隙以固定實(shí)物位置,檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖,注明檔號(hào),以方便利用。
六、結(jié)論
實(shí)物檔案如何整理,檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標(biāo)牌和要求,但是,各級(jí)檔案部門有關(guān)實(shí)物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎,相關(guān)的報(bào)道頻頻見諸報(bào)刊。本文所述實(shí)物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒(入柜、上架、陳列)的整理流程是通常的整理方法,各單位可根據(jù)實(shí)際情況來確立合理的整理方法。比如:有些條件好的單位,除按照上述方法整理實(shí)物檔案外,還可以給每件歸檔實(shí)物拍照,既可以用來展覽展示,也可以做為聲像資料歸檔;制作標(biāo)簽的紙張可以是白色的,也可以用彩色紙張,以增加美感。
(1)完整性要求。一方面要保證檔案數(shù)量安全,成分多樣,使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏,維護(hù)全宗的完整;另一方面要盡量保持檔案間的歷史聯(lián)系,不能人為地割裂、分散。
(2)安全性要求。盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命,保護(hù)其安全,避免檔案中的機(jī)密泄漏,這是檔案管理的基本任務(wù)之一。
(3)科學(xué)性要求。采用科學(xué)的理論和方法,遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律,進(jìn)行科學(xué)管理,使檔案管理工作邁向更高水平。
(4)規(guī)范性要求。即檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào),制訂各項(xiàng)檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施。通過法規(guī)手段,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使檔案信息資源得以共享。
(5)經(jīng)濟(jì)性要求。經(jīng)濟(jì)因素在檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行中起決定作用。
(6)現(xiàn)代化要求。檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì),將計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中,可大大提高檔案管理工作的效率。
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