客戶整理檔案

客戶是企業(yè)的財富，做好客戶檔案資料的收集整理與管理工作，將大大有助于分析，了解客戶，有助于溝通客情，穩(wěn)固合作，為此制定本管理辦法如下：

一、 本部門所有員工有責(zé)任不斷收集、完善客戶資料卡信息，并予以填制、修正。

二、 建立客戶銷售業(yè)績檔案

三、 對所有客戶（包括準(zhǔn)客戶）建立并填制客戶綜合銷售力分析表

四、 完善并保存公司與客戶簽署的所有經(jīng)銷合同與文件

五、 壹個客戶一份檔案，不得出現(xiàn)缺頁丟失

六、 客戶檔案資料作為公司最高級機密的一部分，公司所有員工有責(zé)任和義務(wù)嚴(yán)格遵守公

司保密制度，確保其安全。

如何管理客戶檔案

建立顧客檔案，很多企業(yè)認(rèn)為是一件很普通的事，不就是記錄一下顧客的聯(lián)系方式、聯(lián)系人、地址嗎。其實不是這樣，顧客檔案管理也需要數(shù)據(jù)化、精細(xì)化、系統(tǒng)化，這樣的檔案才對營銷管理工作有指導(dǎo)性。要完善每一個顧客檔案，需要對顧客進(jìn)行一次全面體檢?！　☆櫩蜋n案管理的內(nèi)容包括：顧客基礎(chǔ)資料、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、市場競爭狀況及市場競爭能力、與我方交易狀況，結(jié)合其資信能力、市場容量、經(jīng)營業(yè)績、客戶組織結(jié)構(gòu)、競爭對手狀況等一系列的相關(guān)資料，并進(jìn)行分析、歸類、整理、評價，有能力的企業(yè)可以建立數(shù)學(xué)模型、用計算機來進(jìn)行管理。

以下方法僅供參考：

如何進(jìn)行客戶檔案管理分類？

客戶檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)的邏輯性，作為一種基本的認(rèn)識方法和管理方法，客戶檔案管理的分類必須具有邏輯性、符合基本的邏輯規(guī)則。否則，具體分類行為就會因操作上的困難而無法正常進(jìn)行，使檔案管理出現(xiàn)混亂。這種邏輯性又具體表現(xiàn)為：所分類別應(yīng)包括所有的客戶管理對象，既不能有剩余的類別，也不能有多余的類別；客戶檔案管理分類的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具有一致性，每一層的劃分只能使用一種分類標(biāo)準(zhǔn)，不同層次不同類別之間所用的分類標(biāo)準(zhǔn)可以互相不一致；客戶之間應(yīng)含義明確、所指確定，在現(xiàn)實業(yè)務(wù)中有明確的對象，而且各類之間的界線應(yīng)十分清晰，避免義叉。 客戶檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)的管理。采用何種方法進(jìn)行分類，還必須考慮客戶檔案管理收集、查詢和利用的實際需要，不能照搬某種模式。例如，對于生產(chǎn)幾種主要產(chǎn)品的企業(yè)，可以先按產(chǎn)品線進(jìn)行分類，而對產(chǎn)品單一或產(chǎn)品線相關(guān)性很強的企業(yè)，就不適于這種方法，而需要選擇客戶性質(zhì)、忠誠情況的客戶檔案管理分類等。 客戶檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)的實際性。分類是企業(yè)認(rèn)識和管理客戶的基本方法。因此應(yīng)從客戶的實際情況出發(fā)，決定是否需要檔案管理分類、怎樣客戶檔案管理分類、分多少類及分類的層次等。一般而言，如果企業(yè)的客戶數(shù)量少、特征比較相似，就可以檔案管理thldl.org.cn分類甚至不分類，只按某種順序排列或編號即可。而在客戶數(shù)量大、種類繁多和行為特征有明顯差異的情況下，就應(yīng)進(jìn)行多層客戶檔案管理分類。 客戶檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)的客觀性。可以選擇的分類標(biāo)準(zhǔn)很多，不同方法產(chǎn)生的分類結(jié)果也就不同。為了使檔案盡可能地反映客戶的實際情況和基本特征，應(yīng)當(dāng)使具體的分類標(biāo)準(zhǔn)具有客觀性?，F(xiàn)在不少企業(yè)提出為工薪階層服務(wù)，但實際上，工薪階層的差距也很大的，所以這種對分類難以反映客觀情況，所謂為工薪階層服務(wù)也就成了一句空話。 ◇客戶檔案管理分類方法 根據(jù)上述客戶檔案管理分類要求，企業(yè)可以根據(jù)實際情況和客戶管理的需要，分別選擇客戶性質(zhì)、產(chǎn)品類別、交易歷史、需求特征、盈利情況等多種客戶檔案管理分類方法。 按客戶性質(zhì)客戶檔案管理分類。這就是一種最為常用的分類方法，客戶檔案管理分類的層次和標(biāo)準(zhǔn)也比較多。首先可以將客戶分為個人消費者、中間商客戶、制造商客戶、政府和社會團(tuán)體客戶。其中每類客戶又可以進(jìn)一步分類，例如，零售商客戶又可分為專營店、超級市場、連鎖店、郵購商店等。具體細(xì)分幾層取決于一次客戶檔案管理分類后，所劃分出客戶類別在需求特征、購買行為等方面的差異大小，差異明顯時就要進(jìn)一步分類，以識別不同客戶，便于檔案的管理、使用和分析。在按照客戶性質(zhì)分類中，還可采用其他標(biāo)準(zhǔn)系列，如按企業(yè)的所有權(quán)劃分，有國營企業(yè)、個體企業(yè)、三資企業(yè)等。 按產(chǎn)品類別客戶檔案管理分類。按產(chǎn)品類別客戶檔案管理分類是指企業(yè)的主要產(chǎn)品類別進(jìn)行分類。在日益激烈的市場競爭中，很多大型企業(yè)采取多元化經(jīng)營的戰(zhàn)略，為了避免風(fēng)險和牟取高額利潤向截然不同的產(chǎn)品類別發(fā)展，從生產(chǎn)工業(yè)用品到兒童玩具，從卡車到小轎車等等。但是這種方法給以全面滿足客戶服務(wù)要求。這種方法適用于企業(yè)的產(chǎn)品類別關(guān)聯(lián)程度低，在生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等方面差異大、客戶的性質(zhì)和需求特征也主要因產(chǎn)品類別不同而存在明顯差異的情況。 按交易歷史客戶檔案管理分類。 主要是根據(jù)交易過程和關(guān)系穩(wěn)定程度對分類。這包括：關(guān)系穩(wěn)定的長期客戶，又稱之為老客戶，與企業(yè)關(guān)系良好，定期重復(fù)購買企業(yè)的產(chǎn)品；新客戶，開始購買和使用本企業(yè)產(chǎn)品的時間不長，是否能贏得他們的重復(fù)購買還是未知數(shù)；問題客戶，雙方關(guān)系不太融洽，交易中發(fā)生摩擦，或?qū)Ψ教岢鲂拚儋徺I的條件苛刻，潛伏著轉(zhuǎn)向其他供應(yīng)商的危險；過去的客戶，曾經(jīng)有過交易業(yè)務(wù)的客戶，但已經(jīng)停止購買；潛在客戶，正在開發(fā)中的客戶，還沒有正式開展業(yè)務(wù)。顯然，第一類客戶檔案管理資料比較完整；第二類客戶的檔案則剛剛建立，有待完善。而第五類客戶則是資料分析的重點，比盡量爭取他們成為現(xiàn)實客戶。 此外，常用的客戶檔案管理分類標(biāo)準(zhǔn)還有按客戶購買規(guī)模劃分大型客戶、中型客戶和零散客戶。按對企業(yè)利潤的影響分為高盈利戶、合理盈利戶、微盈利戶及虧損戶等。因為各種方法適用的條件是不同的，所以每個企業(yè)都應(yīng)根據(jù)客戶服務(wù)的需要及客戶的特征進(jìn)行選擇。有時需要幾種客戶檔案管理分類方法結(jié)合使用，如第一層按客戶性質(zhì)劃分，第二層再按貿(mào)易劃分。以實現(xiàn)分類的客觀性、邏輯性，并適應(yīng)實際情況和客戶服務(wù)的需要。

顧客檔案的基本內(nèi)容有哪些？

顧客檔案的基本內(nèi)容如下：姓名，年齡，出生日期，籍貫，居住地址，工作單位，職務(wù)，家庭狀況，禁忌事項，性格愛好，消費偏好，消費能力評估等?？蛻魴n案原始資料是客戶檔案的基礎(chǔ)內(nèi)容。
常見的客戶檔案原始資料主要有：
1、交易過程中的合同、談判記錄、可行性研究報告和報審及批準(zhǔn)文件；
2、客戶的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照的副本復(fù)印件；
3、客戶履約能力證明資料復(fù)印件；
4、客戶的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；
5、客戶擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；
6、雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；
7、簽證、公證等文書材料；
8、合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；
9、標(biāo)的的驗收記錄；交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。
在對客戶檔案資料進(jìn)行保管分析的過程中，各類原始資料的保管和整理是最基本的工作。因為在交易過程中逐漸形成的客戶檔案原始資料是非常多的，為了避免今后的經(jīng)濟(jì)糾紛，這些書面的原始檔案資料應(yīng)該被完好的保存起來，切實防范企業(yè)與客戶經(jīng)濟(jì)往來中發(fā)生的合同風(fēng)險、法律風(fēng)險和信用風(fēng)險。
《中華人民共和國檔案法》第四條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。
第五條 一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，享有依法利用檔案的權(quán)利。
第六條 國家鼓勵和支持檔案科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新，促進(jìn)科技成果在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，推動檔案科技進(jìn)步。國家采取措施，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案意識。國家鼓勵和支持在檔案領(lǐng)域開展國際交流與合作。
第七條 國家鼓勵社會力量參與和支持檔案事業(yè)的發(fā)展。對在檔案收集、整理、保護(hù)、利用等方面做出突出貢獻(xiàn)的單位和個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。

怎樣建立一個客戶檔案

通常情況下，小編比較喜歡用筆記本來建立客戶檔案。尤其是當(dāng)我們的工作不需要每天面對電腦的時候，紙質(zhì)的客戶檔案更利于我們查閱或者隨時記錄，攜帶起來也是非常方便的。

比如已經(jīng)成交的會員客戶，這個可以叫做VIP客戶，需要我們建立一個完整的檔案?？蛻舻男彰?lián)系方式，住址，公司信息，家庭成員信息，什么時候成交的，成交的類型是什么等等，客戶的檔案盡可能的詳細(xì)。這樣在做服務(wù)的時候才有內(nèi)容可談。