人事檔案整理要求

第一條 為規(guī)范公司人事檔案管理，維護(hù)公司和員工權(quán)益，特制定本辦法。

第二條 XXX是公司人事檔案（含公司退休員工檔案）的歸口管理部門，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、歸檔、保管、借閱及傳遞的管理。

第三條 XXX按人事檔案歸檔的內(nèi)容有計(jì)劃、定期向各部門收集人事檔案資料，經(jīng)整理后入檔。

第四條 各部門按人事檔案歸檔要求的內(nèi)容和規(guī)定及時(shí)向XXX報(bào)送員工的有關(guān)檔案材料。XXX收到人事檔案材料后，須經(jīng)整理、鑒別認(rèn)定后入檔。

第五條 各部門因工作需要需查閱人事檔案時(shí)，須持本部門開具的《查閱檔案材料介紹信》，且至少要有兩個(gè)人到XXX檔案室內(nèi)查閱，少于兩人的不予提供查閱。對于非公司內(nèi)職工查閱公司相關(guān)人員檔案時(shí)，需填寫《查閱人事檔案材料審批表》，經(jīng)XXX領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后按程序辦理。

第六條 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

（一）未經(jīng)人事檔案員允許，查閱人不準(zhǔn)摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容；

（二）查閱人不準(zhǔn)查閱本人或直系親屬檔案材料；

（三）查閱人不準(zhǔn)泄露被查閱人檔案內(nèi)容。

第七條 人事檔案借閱管理

（一）凡需要辦理人事檔案借閱手續(xù)的，經(jīng)辦部門須至少提前一天向XXX提交所需內(nèi)容、時(shí)間、目的等情況，以便XXX及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)；

（二）經(jīng)辦部門借用人事檔案須經(jīng)XXX主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借用時(shí)間不得超過三天，確需超期借用時(shí)必須補(bǔ)辦延長手續(xù)。

（三）查閱、借用人事檔案，經(jīng)辦人雙方必須履行交接手續(xù)。查閱、借用后XXX人事檔案員須查對檔案無任何問題后收回歸檔。不履行交接手續(xù)和不經(jīng)查對即歸檔的，追究人事檔案員責(zé)任。

（四）對借用的檔案，借用人必須妥善保管，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、傳閱、涂改、復(fù)印、拍照、不準(zhǔn)抽撤張頁及泄露檔案內(nèi)容。對違反規(guī)定視其情節(jié)和造成后果，予以行政處理和經(jīng)濟(jì)處罰。

第八條 凡經(jīng)公司批準(zhǔn)由公司調(diào)出的人員，XXX負(fù)責(zé)其人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)手續(xù)的辦理，將其人事檔案發(fā)送調(diào)往單位或轉(zhuǎn)交調(diào)出人員自帶。

公司人事檔案如何整理

建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計(jì)制度。

(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯(cuò)誤等。

檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。

(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng)：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

擴(kuò)展資料：

1、員工基本信息登記。

這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記，有一部分為員工個(gè)人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動(dòng)合同的情況。

2、員工入職相關(guān)審批文件。

3、員工各類證件。

這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因?yàn)榉乐褂行薷臓幾h，當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實(shí)習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。

6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

參考資料：百度百科-人事檔案

人事檔案整理時(shí)要注意哪些問題

人事檔案管理要注意的事項(xiàng)有哪些？

1、人事檔案管理范圍：專業(yè)技術(shù)干部、正科及以下管理干部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。

2、干部、工人退職、時(shí)必須獎(jiǎng)其檔案交給省人才交流中心管理。

3、干部、工人在受刑事處分或勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案由本院人事檔案室保管，刑滿釋放或解除勞教后，重新安置的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)主管單位保管或移交人才交流中心管理。

4、除人事檔案管理人員外，無關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫。

5、檔案的管理

(1)根據(jù)氣候的不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風(fēng)、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。

(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記注冊。

(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)或放錯(cuò)位置糾正；每裝卸要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)漏缺檔案朣查找。

(4)任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應(yīng)追究其責(zé)任。

(5)要不斷研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

6、管理干部、工人必須建立檔案正本。

1、檔案正本是全面反應(yīng)干部、工人歷史和現(xiàn)實(shí)情況的實(shí)物材料，構(gòu)成包括下列十項(xiàng)內(nèi)容。

(1)履歷表及其他簡歷材料等。

(2)自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

(3)各種鑒定。

(4)各類考核、評價(jià)材料及畢業(yè)成績單、學(xué)歷證明等。

(5)政治歷史審查材料及甄別復(fù)查材料，工齡更改材料等。

(6)參加中國共產(chǎn)黨和共青團(tuán)的材料。

(7)各種獎(jiǎng)勵(lì)及縣團(tuán)級以上機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的英雄模范先進(jìn)事跡材料。

(8)處分、撤銷處分和甄別復(fù)查材料。

(9)任免呈報(bào)表，確定或晉升技術(shù)職務(wù)、學(xué)位、學(xué)銜審批表，出國人員審批表，調(diào)整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。

(10)其他可供組織參考材料，如本人的思想、工作、學(xué)習(xí)總結(jié)檢查，死者生平介紹，更改民族材料等。

2、查閱和借用人事檔案，應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)一般不得查閱人事檔案，如必須有關(guān)人員的情況，由檔案管理人員提供。

(2)必須查閱檔案時(shí)，只限于組織、人事部門派出的賞干部到檔案室查閱所需情況；各黨支部發(fā)展黨員必須查閱檔案時(shí)，支部書記和組織委員查閱。

(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。

(4)查閱檔案者，必須填寫查閱什么問題，查閱日期逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

(5)查閱檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁在檔案卷內(nèi)涂改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關(guān)人員泄漏被查檔案內(nèi)容，違者應(yīng)追究責(zé)任。

(6)查閱檔案時(shí)，不得抄錄檔案內(nèi)容，如特殊情況，須經(jīng)人事辦主任允許后方可抄錄，抄錄的材料應(yīng)近期送回檔案室處理。

(7)外調(diào)人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時(shí)，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，并有兩名正式黨員方能查閱。

(8)檔案一般不是，在特殊情況下，經(jīng)批準(zhǔn)可以借出，但借出時(shí)要及時(shí)登記，按期歸還，如不按時(shí)歸還，要及時(shí)催收，以免遺失。

3、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

(1)檔案要通過機(jī)要交通仁慈，不能公開郵寄或本人自帶。

(2)檔案轉(zhuǎn)出要及時(shí)追收回執(zhí)，以防檔案丟失。

(3)收到外單位的檔案，要及時(shí)核對，核對無誤差后，在回執(zhí)上簽名蓋章后退回回執(zhí)。

4、凡歸檔的材料，均應(yīng)　經(jīng)過認(rèn)真的鑒別；屬于歸檔的材料，必須手續(xù)完備，完整無缺；需經(jīng)組織審查蓋章和本人簽字的，應(yīng)蓋章簽字后才能歸檔。

5、凡歸入檔案的材料，均應(yīng)按照中央組織部《關(guān)于干部檔案材料收集，歸檔的暫行規(guī)定》整理，不應(yīng)歸入干部檔案的材料，不得入檔；凡歸入工人檔案的材料，要參照省勞動(dòng)局（1981）63號文件的準(zhǔn)則歸檔；歸檔材料應(yīng)做到分類準(zhǔn)確，編目清楚，目錄排列合理，標(biāo)題完整，裝訂整齊，字跡清楚。

6、保管檔案工作人員守則如下：

(1)認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小理論，嚴(yán)格執(zhí)行黨的方針政策，初中“三個(gè)代表”，努力提高政治思想覺悟和政策水平。

(2)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內(nèi)容。

(3)嚴(yán)禁在檔案庫吸煙，保護(hù)檔案安全，經(jīng)常打掃和保持檔案室的清潔衛(wèi)生。

(4)不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案材料。

(5)熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

(6)堅(jiān)持黨的原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的政策，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

人事檔案怎么整理

人事檔案怎么整理

人事檔案是中國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

一、人事檔案怎么整理

一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

二、步驟

1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。

2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

三、資料整理

1、第一步，確定文件檔案的分類

大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實(shí)際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開保存。分開的.原因在于：車間人員流動(dòng)大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時(shí)以群面居多，面試資料無法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

2、第二步，定出文件存放規(guī)格

（1）本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；

（2）往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；

（3）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；

（4）因無保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

第三步，臺(tái)帳

我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺(tái)帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

干部人事檔案整理工作有哪些要求?

為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,中央組織部根據(jù)《干部檔案工作條例》及有關(guān)規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細(xì)則》。根據(jù)細(xì)則的要求,整理工作必須做到:認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理,使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用的要求。