業(yè)主檔案整理

業(yè)主交房后需要建立的業(yè)主檔案包括交房的整套簽字資料和業(yè)主基本情況（業(yè)主姓名、性別、年齡、片區(qū)、幢號及房號、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系電話、共有人、家庭成員、車位號、車牌號碼等基本信息）簽訂情況的電子版檔案。如果有整改問題的，整改單等書面憑據(jù)（包括賠償協(xié)議等）必須歸檔（電子檔案也必須建立，同時要注意對回復(fù)和處理情況及時進(jìn)行更新），如果業(yè)主轉(zhuǎn)讓房產(chǎn)的要及時對新業(yè)主資料進(jìn)行更新。

物業(yè)管理師管理務(wù)實要點：檔案的收集與整理

（一）物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理

1、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的特點

（1）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗階段，并與承接查驗同步進(jìn)行；

（2）檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的技術(shù)力量是一個重要的考驗，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。

2、物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設(shè)單位。

物業(yè)承接查驗期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。

【題例】

1、物業(yè)承接查驗期檔案收集的索取對象較單一，主要是：（B）

A、施工單位 B、建設(shè)單位

C、監(jiān)理單位 D、業(yè)主或物業(yè)使用人

2、物業(yè)承接查驗期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）

A、物業(yè)重點資料 B、物業(yè)服務(wù)企業(yè)信息資料 C、物業(yè)基礎(chǔ)資料 D、客戶資料

（二）物業(yè)入住期檔案資料的收集與整理

1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點

物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。

（1）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象——業(yè)主、物業(yè)使用人；

（2）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個人資料等。

2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應(yīng)同時組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

（1）設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；

（2）專責(zé)工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。

權(quán)屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。 個人資料一般包括：身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

上述資料均應(yīng)核對原件，并以核對原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應(yīng)及時整理并歸檔。

（三）日常物業(yè)管理期檔案的'收集與整理

1、收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)服務(wù)企業(yè)行政管理檔案。

（1）物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運行記錄檔案。

（2）物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)備設(shè)施維修維護(hù)記錄檔案。

（3）物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會所服務(wù)記錄、社區(qū)活動記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。

2、收集時間

有關(guān)的文件一旦實施完畢，應(yīng)及時收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

3、收集后的整理工作

在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對于需要歸檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

物業(yè)管理業(yè)主檔案資料有哪些？

物業(yè)管理業(yè)主檔案資料主要有：姓名，籍貫，民族，住在哪一棟樓幾樓幾號房間，還有聯(lián)系方式，有幾人居住，居住的人分別又可以查到姓名、籍貫、民族等信息。

怎樣如何進(jìn)行物業(yè)檔案管理？

不知道你們是用手工還是電腦.但是一般公司都有實在的資料的.
簡單地說吧:
1\將業(yè)主的資料按幢\單元的順序整理,用文件袋裝好,并在文件袋上注明里面有的內(nèi)容(注意要編號)
2\公司外來文件的整理,同上
3\公司內(nèi)部文件的整理.同上
4\公司日常管理工作記錄的整理,(如巡邏記錄\外來人員登記記錄等等)同上.

如何進(jìn)行物業(yè)管理文書材料的歸檔整理？

基層物業(yè)管理處日常運作形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、服務(wù)、經(jīng)營活動情況，具有查考選用價值的各種形式的文件材料都作為物業(yè)檔案資料的歸檔范圍。正在辦理或暫不辦理的案卷和項目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。
根據(jù)收集、積累的物業(yè)文書進(jìn)行歸類整理如下：
（1）物業(yè)清冊：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文書材料。包括房屋的棟數(shù)、戶數(shù)、面積、結(jié)構(gòu)、完損情況、產(chǎn)權(quán)歸屬、使用性質(zhì)等文件材料等；
（2）物業(yè)維修材料，物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時所產(chǎn)生的一系列文書材料。包括單元范圍內(nèi)的維修申請審批表、工程預(yù)決算表、用料單、施工圖、驗收證明材料，公共范圍內(nèi)的維修、大修材料歸入基本建設(shè)檔案內(nèi)等；
（3）物業(yè)租賃材料，物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務(wù)時所形成的原始的文書材料。包括租賃審批表、租賃合約、計租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產(chǎn)權(quán)證明材料等；
（4）業(yè)主、住戶資料，反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文書材料。包括房屋交吉單、樓房驗收交樓表、住戶入住合約、業(yè)主身份證復(fù)印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報表、發(fā)證情況登記表戶主類型（業(yè)主或租戶）等。
（5）工程技術(shù)檔案資料（含產(chǎn)權(quán)）：規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文/ 建筑許可證、投資許可證、開工許可證/ 拆遷安置資料/ 竣工總平面圖/ 地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告/ 工程合同、工程預(yù)決算/ 工程設(shè)計變更通知/ 竣工圖（單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖）/ 房屋消防、燃?xì)饪⒐を炇兆C明書/ 主要材料質(zhì)量保證書，新材料、購配件的簽訂合同證書/ 水、電、消防等設(shè)備的檢驗合格證書及設(shè)備技術(shù)資料/ 砂漿、混凝土塊試壓報告/ 綠化工程竣工圖；各類房屋清單/ 出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單/ 公用設(shè)施設(shè)備及公共場地清單；未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場地的竣工日期/ 產(chǎn)權(quán)方面的資料/ 其他工程技術(shù)資料。
（6）服務(wù)檔案資料：服務(wù)檔案，一般又可細(xì)分為業(yè)戶服務(wù)檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設(shè)備設(shè)施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區(qū)文化檔案等資料。
（7）業(yè)主及住戶服務(wù)檔案：業(yè)戶意見調(diào)查、統(tǒng)計結(jié)果；業(yè)戶接待記錄；業(yè)戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/ 裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責(zé)任書；施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表；室內(nèi)裝修設(shè)計平面圖；裝修竣工圖等/ 維修檔案資料：維修申請記錄、回房記錄；維修派工單；公共設(shè)施巡檢記錄等/ 治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶；進(jìn)出人記錄、應(yīng)急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料等/ 設(shè)備設(shè)施管理檔案：公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計劃；公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄；機(jī)電設(shè)備運行、巡查記錄；設(shè)備分承包方資料；公用設(shè)備設(shè)施臺賬及更新記錄等/ 綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄等；社區(qū)文化檔案：社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動計劃及實施情況記錄/ 社區(qū)文化活動圖片等記錄內(nèi)容；傳媒報道資料；文化活動場所、設(shè)施臺賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書材料，經(jīng)確定為沒有查考價值或利用價值的不列入檔案范圍。）
（8）其他管理檔案：在物業(yè)管理日常工作中形成的一些公務(wù)性、行政性、指導(dǎo)性的管理文件資料。①行政文件：財務(wù)文件；人事管理記錄、文件；政府主管部門文件；內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報等文件； ②管理指導(dǎo)文件：質(zhì)量手冊；程序文件（質(zhì)量）；環(huán)境手冊；程序文件（環(huán)境）；作業(yè)文件等；③業(yè)委會相關(guān)資料：下屬管理處業(yè)委會籌備成立文件及業(yè)委會成立后的運行文件等。

如何做好物業(yè)管理檔案

物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作作為企業(yè)管理的一部分,必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時期的發(fā)展需要,樹立新的觀念,建立新的體制,實行新的管理制度。物業(yè)管理是新興行業(yè),這就要求物業(yè)管理企業(yè)的檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路,開拓檔案管理的各項功能,并積極探索和體現(xiàn)觀念、體制、管理的創(chuàng)新。
一、做好檔案管理工作，為物業(yè)管理企業(yè)提高水平助力
　　1、檔案是保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益的法律憑證：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權(quán)益的原始憑證，是維護(hù)企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護(hù)神，企業(yè)檔案工作做的好壞，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，其組織機(jī)構(gòu)、經(jīng)營管理人員、經(jīng)營范圍不斷變化，有的物業(yè)管理企業(yè)已發(fā)展成了跨行業(yè)、跨地區(qū)的多種成份的經(jīng)濟(jì)組織，企業(yè)之間在生產(chǎn)、經(jīng)營過程中經(jīng)濟(jì)活動呈現(xiàn)多元化和復(fù)雜化并不斷產(chǎn)生債權(quán)、債務(wù)，如何保護(hù)好企業(yè)的即得利益和合法權(quán)益，解決好債權(quán)、債務(wù)和企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛等問題，企業(yè)檔案這一原始憑證就顯得尤為重要了。
　　2、檔案是企業(yè)再發(fā)展的重要信息資源：
　　企業(yè)檔案作為企業(yè)知識
……（新文秘網(wǎng)省略775字，正式會員可完整閱讀）……
經(jīng)濟(jì)法規(guī)、統(tǒng)計數(shù)字和市場信息。而這些文件和資料很多都保存在檔案里。它是企業(yè)各級管理干部加強(qiáng)企業(yè)管理的重要參謀。
　　5、檔案可以提升企業(yè)信用水平：
　　誠信是中華民族的傳統(tǒng)美德，也是規(guī)范社會主義市場經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的必要條件，社會誠信越來越被社會所重視。誠信有經(jīng)濟(jì)效益，講誠信就能可持續(xù)發(fā)展已成為全社會的共識。隨著誠信社會的建立，信用檔案顯得越來越重要，信用檔案主要是企業(yè)為了自身的生存和發(fā)展，專門建立保存的各種信用記錄。信用檔案是企業(yè)信用狀況的積累，信用好，經(jīng)營狀況就好，經(jīng)濟(jì)效益就好。建立信用檔案，即可以擴(kuò)大、提升企業(yè)的信用，有利于推動社會信用檔案的建設(shè)，也是整頓規(guī)范市場經(jīng)濟(jì)秩序的根本之策。企業(yè)信譽(yù)是企業(yè)的無形資產(chǎn)，是企業(yè)基礎(chǔ)性的資源，市場經(jīng)濟(jì)是信用經(jīng)濟(jì)，企業(yè)信譽(yù)和企業(yè)密切相關(guān)，是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種無形的推動力。企業(yè)信用檔案是企業(yè)檔案中的重要組成部分。
　　二、加強(qiáng)公司檔案管理的措施
　　加強(qiáng)檔案管理、實現(xiàn)檔案管理的達(dá)標(biāo)升級正處于必然。結(jié)合公司實際，我以為加強(qiáng)檔案管理應(yīng)從以下四個方面入手：
　　1、加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。從物業(yè)企業(yè)長遠(yuǎn)目標(biāo)考慮，宜建立館藏面積達(dá)150m2以上、具有一定承壓能力的專業(yè)化檔案室，配備專業(yè)性強(qiáng)、自動化程度高的手搖式檔案柜組。從短期目標(biāo)考慮，應(yīng)將現(xiàn)有檔案室里的檔案和文印分墻隔開，清除非檔案物品，做到檔案室專用；購買必要的書柜書架，專存圖書，實行檔案、圖書一體化管理；購買一批檔案柜、照片檔案盒、卷皮、全引目錄皮表、案卷目錄皮表、案卷題名皮表，為整理檔案提供方便；還要購買必要的防暑、防濕、防鼠、防盜設(shè)備，確保檔案安全。
　　2、建立合理的檔案管理模式。根據(jù)物業(yè)公司目前工種多、服務(wù)時間長、項目多的實際，要建立“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)”的管理模式，實行集中式管理和網(wǎng)點式管理相結(jié)合?？偛繉偛扛鞑块T檔案集中管理，總部各部門所存檔案定期向檔案室移交，未移交前，檔案柜統(tǒng)一存放檔案室，由各部門掌管檔案柜鑰匙，并將檔案柜內(nèi)資料列出清單報檔案室匯總備查，檔案室鑰匙只保留在檔案員一人手中?？偣緦Ω黜椖繖n案實行指導(dǎo)和監(jiān)督。
　　3、明確歸檔制度。企業(yè)的檔案屬于企業(yè)所有，企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù)，不得裁留檔案。行政管理、勞動人事、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次，要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項目完成后15日內(nèi)歸檔。會計核算類文件由財會部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會獲得的文件材料，要在會議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對制度的執(zhí)行情況，檔案員要跟蹤督辦，相關(guān)部門和人員要積極配合。
　　4、不斷豐富檔案內(nèi)容。在規(guī)范行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，要不斷豐富新的檔案內(nèi)容，逐步建立起經(jīng)營客戶檔案、科研技術(shù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)檔案等涉及企業(yè)生存和發(fā)展的核心信息資源，使檔案工作范圍不斷拓寬。
　　三、積極做好物管檔案的利用服務(wù)工作
　　檔案為用戶所用是檔案工作的最終目的。隨著社會的進(jìn)步，房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)檔案發(fā)揮著越來越重要的作用。為企業(yè)評定資質(zhì)、資質(zhì)升級、保護(hù)企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密、提高企業(yè)的經(jīng)營效益、服務(wù)水平、甚至在物管企業(yè)推出項目時，物管檔案都能提供第一手資料。因此，物管檔案中的每一份材料、每一張表格、每一份憑證、甚至于每一個具體日期，都可能關(guān)系到員工或業(yè)主的切身利益。如果由于工作失誤或粗心大意很可能給某位業(yè)主造成一定的損失。如入住日期的填寫必須字跡清楚，涉及到房屋保修時效問題。以前發(fā)生過業(yè)主填寫不全、字跡不清致使發(fā)生不必要的維修責(zé)任糾紛。所以要求檔案管理人員必須作到一絲不茍、認(rèn)真負(fù)責(zé)。