檔案整理小視頻

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

二、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來(lái)進(jìn)行管理。

五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷(xiāo)毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷(xiāo)毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)

六、各種檔案按組卷要求，由各部門(mén)立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě)，必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě)，禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會(huì)議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過(guò)七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁(yè)數(shù)。

十五、編頁(yè)號(hào)。用鉛筆在每卷頁(yè)文字的右上角或背面的左上角填寫(xiě)順序頁(yè)號(hào)，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁(yè)，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)，按要求填寫(xiě)案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類(lèi)，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫(xiě)案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

怎樣整理檔案

1、系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

2、局部調(diào)整

對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

3、全過(guò)程整理

檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類(lèi)、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

整理過(guò)程

1、折疊整理“”按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。

2、折疊來(lái)源原則：把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

3、折疊檔案實(shí)體分類(lèi)：根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類(lèi)。

4、折疊立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

5、折疊聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

6、折疊匯集全宗：由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

7、折疊全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

8、折疊案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

9、折疊立卷：將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。

10、折疊卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

11、折疊檔號(hào)：以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

如何整理檔案

整理的內(nèi)容和步驟
（一）內(nèi)容包括：
區(qū)分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。
（二）步驟可分為：
1、了解情況，擬訂方案主要應(yīng)了解立檔單位的情況（其成立、撤銷(xiāo)和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內(nèi)部機(jī)構(gòu)、負(fù)責(zé)人情況、文檔工作情況、印章和標(biāo)記），還應(yīng)了解全宗的數(shù)量，所屬年代（形成時(shí)間），主要內(nèi)容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。
2、區(qū)分全宗和分類(lèi)
3、細(xì)分和組卷、草擬案卷標(biāo)題
4、初步排列案卷順序，檢查分類(lèi)是否合理，弄進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

5、全面審查修改標(biāo)題。

6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張?zhí)?、?yè)號(hào)、件號(hào)。對(duì)某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類(lèi)、載體或保管期限分別排列。排列方法要統(tǒng)一，不能隨意變動(dòng)。

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。
行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類(lèi)；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

如何整理檔案

文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級(jí)下發(fā)文件、單位帶字號(hào)文件、單位無(wú)字號(hào)文件，中央的單位還有地方上報(bào)文件，重要的事件整理為專題卷宗。以上分類(lèi)還要冠以年份，如2014年上級(jí)下發(fā)文件。每一個(gè)文件夾內(nèi)，按照機(jī)關(guān)排序，同一機(jī)關(guān)以字號(hào)區(qū)別排序，同一機(jī)關(guān)同一字號(hào)按時(shí)間排序。做好以后，每頁(yè)用鉛筆寫(xiě)上頁(yè)碼，每個(gè)卷宗或文件夾上做好目錄，標(biāo)明頁(yè)碼。最后再做一個(gè)借閱文件登記表。人事檔案比較嚴(yán)格，分為10大類(lèi)。必須按照規(guī)則來(lái)，這個(gè)老人事干部肯定會(huì)教你，我暫時(shí)也記不清楚了。