文書檔案整理ppt

1.求檔案管理學(xué)電子版或在線閱讀全集,了解檔案管理的一些基本知識
一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。

（1）收集工作是檔案工作的起點(diǎn)；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項(xiàng)重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強(qiáng)館外調(diào)查和指導(dǎo)；（3）推行入館檔案的標(biāo)準(zhǔn)化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整。

（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。

（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。

3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。

全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。

全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。

4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機(jī)關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個機(jī)關(guān)就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個全宗。

（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對外行文；第二，是一個會計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個單位的獨(dú)立性。

最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構(gòu)成一個立檔單位時，應(yīng)當(dāng)明確，機(jī)關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。

有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實(shí)際上卻是一個獨(dú)立的機(jī)關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個全宗。（2）立檔單位。

5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機(jī)關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機(jī)關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。

研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學(xué)家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。

人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補(bǔ)充形式：（1）聯(lián)合全宗。

是若干獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點(diǎn)組成的一個全宗 *** 單位。

（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。

10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計(jì)工作的一個具體的技術(shù)項(xiàng)目；B全宗在庫房內(nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進(jìn)館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進(jìn)館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實(shí)行等級分類編號，另外一部分全宗實(shí)行序時流水編號。

盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點(diǎn)來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。

流水法，無。
2.如何做好企業(yè)檔案管理.pdf
檔案管理規(guī)定一、檔案管理（一）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

（二）文檔管理員必須堅(jiān)持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。（三）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理（一）歸檔范圍1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)； *** 機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。2、組織人事\教育培訓(xùn)類：員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn)卡。

3、會計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表， *** 主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。4、質(zhì)量管理類：質(zhì)量管理方面的制度。

5、技術(shù)類：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。6、銷售紀(jì)事類：公司大規(guī)模的銷售活動紀(jì)事。

（二）文書的檔案立卷1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。三、歸檔時間公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。

會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。四、檔案的借閱及銷毀（一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。

不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時歸還。（二）會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。

內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計(jì)檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。

查閱會計(jì)檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。（三）定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。
3.如何做好企業(yè)檔案管理.pdf
檔案管理規(guī)定

一、檔案管理

（一）凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報(bào)表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。

（二）文檔管理員必須堅(jiān)持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。

（三）檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。

二、文書檔案管理

（一）歸檔范圍

1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報(bào)等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報(bào)； *** 機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

2、組織人事\教育培訓(xùn)類：員工變動表、花名冊、教育培訓(xùn)卡。

3、會計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明，各種季度報(bào)表、月報(bào)表， *** 主管部門下發(fā)的有關(guān)文件材料。

4、質(zhì)量管理類：質(zhì)量管理方面的制度。

5、技術(shù)類：產(chǎn)品及生產(chǎn)方面技術(shù)文檔。

6、銷售紀(jì)事類：公司大規(guī)模的銷售活動紀(jì)事。

（二）文書的檔案立卷

1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。

2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。

三、歸檔時間

公司經(jīng)營管理活動中的各種合同及常規(guī)性報(bào)表，根據(jù)各自不同的時限要求及時上繳總經(jīng)理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統(tǒng)一匯總到人力資源部。會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部自行保管。

四、檔案的借閱及銷毀

（一）借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時歸還。

（二）會計(jì)檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計(jì)檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱會計(jì)檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意方可辦理。

（三）定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。
4.文檔管理、檔案管理、知識管理、內(nèi)容管理之間的區(qū)別
文檔管理：主要是用來管理我們常用的一些文檔、照片等信息內(nèi)容。 對于企業(yè)而言，文檔是重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在，比如微軟.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式，純文本.txt格式等；從內(nèi)容上，可能是商務(wù)合同、會議記錄、產(chǎn)品手冊、客戶資料、設(shè)計(jì)文檔、推廣文案、競爭對手資料、項(xiàng)目文檔、心得等。這些文檔，可能是過程性質(zhì)的，也可能是公司正式發(fā)布的文檔，可能處在編寫階段，也可能是已經(jīng)歸檔不能再修改的。 檔案管理：檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、檢索、提供利用和編研工作的理論、、、、知識管理：關(guān)于什么是知識管理系統(tǒng)，并沒有一個統(tǒng)一的定義。根據(jù)組織狀況的不同，每個組織都需要發(fā)現(xiàn)適合自己的知識管理系統(tǒng)。當(dāng)我們討論知識管理系統(tǒng)時，我們集中在那些能夠有效存儲信息，同時能夠?qū)崿F(xiàn)高效的知識流轉(zhuǎn)、共享、發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)。例如： 一種能夠按照索引訪問那些關(guān)鍵的商業(yè)資料（例如銷售概況或者員工對企業(yè)流程的建議）的文檔管理系統(tǒng)。

一個專業(yè)技能發(fā)現(xiàn)工具，使用它可以發(fā)現(xiàn)在整個組織或者企業(yè)中，那些人在特定的領(lǐng)域中具備了較高的專業(yè)的技能，并探討如何分享這些技能。

內(nèi)容管理：各行各業(yè)都積累了大量的信息資源。 如有不對地方希望見諒、同時希望能夠提出，大家相互幫助，互相學(xué)習(xí)。謝謝。
5.人事檔案管理的基本知識
干部人事檔案管理工作的規(guī)章制度很多，既有綜合性的，又有單項(xiàng)的；既有全國統(tǒng)一制定、普遍適用的，又有各單位根據(jù)實(shí)際情況具體制定的。

主要有：（1） 《干部檔案工作條例》（1990年修訂，以下簡稱《條例》），于1991年由中央組織部、國家檔案局聯(lián)名頒發(fā)?！稐l例》明確了干部人事檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)、特點(diǎn)、體制，并對干部人事檔案管理工作的各項(xiàng)內(nèi)容作了統(tǒng)一的規(guī)定。

它是一個法規(guī)性的文件，是干部人事檔案管理工作最根本的規(guī)章制度，是各級干部人事檔案管理部門制定具體管理制度的依據(jù)?！稐l例》有兩個附件，即：①“干部人事檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格”，規(guī)定了干部人事檔案卷皮的規(guī)格、式樣、制作材料、顏色、項(xiàng)目設(shè)置。

②“轉(zhuǎn)遞干部人事檔案材料通知單”式樣，規(guī)定了轉(zhuǎn)遞干部人事檔案的統(tǒng)一辦法。 （2）《干部檔案整理工作細(xì)則》，是全國干部人事檔案整理工作統(tǒng)一遵循的制度。

它對整理干部人事檔案的要求、標(biāo)準(zhǔn)、檔案材料內(nèi)容的鑒別、分類、整理過程、注意事項(xiàng)等作了詳細(xì)的規(guī)定。（3）《干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》，對干部人事檔案材料的收集、歸檔范圍，歸檔材料必須具備的條件及收集檔案的方法作了具體的規(guī)定。

除以上幾種統(tǒng)一的制度外，還有一些基本的工作制度，如：借閱利用制度。各級干部人事檔案管理部門為了做好利用工作，根據(jù)各自管理的干部人事檔案范圍和干部管理權(quán)限，都制定了本地區(qū)、本部門或本系統(tǒng)查閱干部人事檔案的制度。

這項(xiàng)制度對借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱人、借閱方式以及是否可以抄錄、復(fù)制作了規(guī)定。登記制度。

干部人事檔案管理部門為了防止檔案材料的遺失，便于查找、統(tǒng)計(jì)，建立了收檔、借閱、摘抄檔案材料、檔案底帳和銷毀材料等各項(xiàng)登記制度。這些制度的建立，不僅保證了正常的工作秩序，確保檔案的安全，而且還使干部人事檔案工作人員心中有數(shù)，隨時了解并掌握“家底”情況，有利于研究、安排工作。

保密制度。這是一項(xiàng)必不可少的保證干部人事檔案安全的制度。

各級干部人事檔案管理部門要根據(jù)所管干部人事檔案的密級做好檔案的保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作。上述規(guī)章制度，是保證干部人事檔案管理工作正常進(jìn)行，推行干部人事檔案管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的依據(jù)。
6.檔案管理（電子文檔及書籍檔案、文件檔案）的意義及注意事項(xiàng)
用檔案管理軟件唄，現(xiàn)在都無紙化辦公，一體化了 1、檔案信息數(shù)字化能夠提供檔案信息方便快捷的服務(wù)方式。

數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)異地的遠(yuǎn)程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。2、檔案信息數(shù)字化是對紙制檔案原件實(shí)行有效保護(hù)方式。

檔案唯一性、原始性和憑證性是真實(shí)記錄歷史的重要體現(xiàn)，因而歷史的延續(xù)需要必須最大限度的保護(hù)檔案，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式主要是使用數(shù)字化的檔案信息，檔案原件從而得到了有效保護(hù)。3、檔案信息數(shù)字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉(zhuǎn)化與再現(xiàn)。

根據(jù)檔案載體形式的不同，我們將錄音、錄像、幻燈、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，也同樣再現(xiàn)其它載體檔案信息的真實(shí)內(nèi)容，既加強(qiáng)管理又方便利用。4、檔案信息數(shù)字化為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。

在當(dāng)今信息化和數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展的時代，檔案信息數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢和方向，我們現(xiàn)在所做的檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作除強(qiáng)化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國家大環(huán)境下作為科學(xué)技術(shù)檔案信息數(shù)據(jù)庫并入國家數(shù)字檔案聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)資源共享做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備。5、檔案信息數(shù)字化為電子政務(wù)和無紙辦公的信息接軌創(chuàng)造條件。

隨著電子政務(wù)的不斷發(fā)展和技術(shù)成熟，無紙辦公和電子文檔的普遍應(yīng)用，這是現(xiàn)代辦公和國際管理發(fā)展的必然趨勢，根據(jù)國家對電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一和進(jìn)一步規(guī)范，在法律規(guī)定允許范圍內(nèi)，電子文檔可直接采用數(shù)字方式存檔，與早期紙制檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化信息共同組成數(shù)字檔案信息庫，便于資源共享。
7.請問什么軟件能生成pdf檔案文件
Foxit pdf editor 1。

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漢化說明： 1、此為漢化版，安裝后即可使用。新版本增加了對圖片的直接編輯。

2、0912 之后的所有版本均不能正確輸入中文，此版本已修正BUG，可完美支持中文輸入。 3、此漢化已破解。

特別感謝 isotank 來信提供破解方法。 4、此軟件支持中文字體，方法如下：從主菜單“對象”中選擇“新建對象屬性”，點(diǎn)“文本屬性”--“導(dǎo)入字體”，然后選擇你想要的中文字體，確定后就可以支持中文輸入了。

5、該版本加入了中日韓語言的顯示支持文件 n。 。

文書檔案整理歸檔流程與方法

1、整理與事件相關(guān)的所有資料，將資料按順序編寫頁碼。為了防止其中的某些資料丟失，在編寫頁碼時可采用“共*頁，第x頁的編號方式。

2、編寫完頁碼之后，將統(tǒng)一事件相關(guān)的所有資料掃描后壓縮成一個壓縮包，在電腦里建立一個專門的文件夾，進(jìn)行備份。

3、用Excel表格建立資料臺賬，包含資料的所有文件名稱、主要內(nèi)容概要、權(quán)利義務(wù)范圍、期限等主要內(nèi)容。

4、按順序?qū)⑺匈Y料排列好，按照單位要求的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行文件裝訂。

5、將裝訂好的檔案資料裝入專門的檔案袋中，在檔案袋的封皮上編號，注明資料名稱、整理入袋日期、整理人等信息。

文書檔案如何整理與編目？

　　文書檔案整理與編目方法如下：
　　檔案整理的基本方法有兩種：
　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復(fù)制件作為一件，來文與復(fù)文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
　　二、文書材料的整理
　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務(wù)管理活動中形成的、以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的文件材料。
　?。ㄒ唬┮园妇頌閱挝徽?br>　　以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。
　　1、分類
　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務(wù)部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎(chǔ)上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項(xiàng)分開：
　?。?）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
　?。?）分保管期限：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
　?。?）分內(nèi)容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內(nèi)容所反映的問題再詳細(xì)分開。
　　2、 組合（卷）
　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
　　
　　3、 編目
　?。?）卷內(nèi)文書材料排列
　　卷內(nèi)文書材料排列前，要對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。
　　排列時，一般結(jié)合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。排列時，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。
　?。?）編頁號與蓋檔號章
　　卷內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：
　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
　　案卷號：對每一個案卷所的編號。
　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。
　　　　

文書檔案該如何分類及管理？

1、保管期限—年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

2、保管期限—年度—問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3、問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4、年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

5、年度—組織機(jī)構(gòu)—保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。

維護(hù)完整有兩方面的含義：從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。

便于利用為全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗(yàn)檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

擴(kuò)展資料

檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項(xiàng)社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

通過提供檔案信息為社會實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。

在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

參考資料來源：百度百科-文書檔案

參考資料來源：百度百科-檔案管理

文書檔案歸檔內(nèi)容

文書檔案歸檔內(nèi)容

文書檔案作為檔案的重要組成部分，在各級黨政機(jī)關(guān)及行政單位的'管理工作中發(fā)揮著重要的作用。以下我為大家整理了文書檔案歸檔內(nèi)容的詳細(xì)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

歸檔內(nèi)容包括：

一、學(xué)校各部門所接收的上級發(fā)文及各部門的下發(fā)文件（原件3份）。

二、校黨委、校行政會議記錄、會議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃及各部門的工作總結(jié)與工作計(jì)劃。

三、學(xué)校各部門所簽訂并履行完畢的合同與協(xié)議（原件）。

四、學(xué)校各部門的各種年報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，包括：中共黨員、共青團(tuán)員、民主黨派、科研成果、職稱評定、人員基本情況、教學(xué)計(jì)劃、招生人數(shù)、學(xué)生分系（分專業(yè)、分班）名單、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)計(jì)劃、外事活動等。

五、學(xué)校的各種出版物，包括：學(xué)報(bào)、校報(bào)、各部門所出的簡報(bào)及工作動態(tài)。

六、學(xué)校舉辦的全校性活動，包括黨代會、團(tuán)代會、教代會、職代會、教學(xué)工作會、科研工作會、運(yùn)動會等所形成的文字、圖片、音像等資料。

注意：

1、所有歸檔文件必須附有歸檔文件移交目錄，并且目錄順序需和原文件順序一致（移交目錄表格在綜合檔案室網(wǎng)站下載）。

2、當(dāng)年畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，包括：成績表、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、發(fā)放畢業(yè)證書基本情況登記表，請于當(dāng)年6月10日前整理后送交綜合檔案室。

3、聲像類包括：（1）黨群行政類（宣傳部）；（2）教學(xué)類（現(xiàn)教中心、名院系）；（3）科研類（科研處）；（4）外事類（外事處、國際教育與交流學(xué)院）、（5）產(chǎn)品類（科研處）；（6）基建類（基建處）；（7）人物類（組織部、人事處）；（8）各院系歷屆畢業(yè)生合影照。

怎么整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。
更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。
3、全過程整理
檔案館、檔案室有時也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；
（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；