檔案收集整理ppt

（一）做好工程開工前的準(zhǔn)備工作：
1、熟悉施工圖紙，提出疑問并解決工程開工前的準(zhǔn)備是最重要的，首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點(diǎn)。
2、填寫和準(zhǔn)備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗(yàn)評(píng)表、建筑工程文明施工開工條件驗(yàn)評(píng)表、工程質(zhì)量保證體系審查表(附七大員責(zé)任制)、開工報(bào)告、見證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，資料準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。
3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對(duì)于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往資料雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對(duì)于用于施工中的各種表格分編號(hào)、單位放好，便于使用時(shí)拿取。工程資料分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定材料和竣工圖四部分。
（二）工程開工后應(yīng)著手的工作：
1、原材料送檢。開工時(shí)原材料必須送質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心檢驗(yàn)，取現(xiàn)場有代表性的土樣送實(shí)驗(yàn)室做擊實(shí)試驗(yàn)。送檢應(yīng)注意嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，檢測(cè)合格的材料才允許使用。
2、同時(shí)可進(jìn)行的收集工作。將工程預(yù)算、測(cè)量交樁復(fù)核記錄、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。
（三）施工過程中收集和填報(bào)資料的注意事項(xiàng)：
1、收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過程中不斷會(huì)購進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測(cè)報(bào)告(有cMA標(biāo)志的)，必須是原件。有效證件的時(shí)間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場的時(shí)間相符，特別是水泥要有28天強(qiáng)度的出廠檢驗(yàn)單；鋼材的標(biāo)識(shí)、規(guī)格與出廠合格證相符。
2、填報(bào)資料。對(duì)于質(zhì)檢資料的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格～式兩份。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對(duì)資料的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)資料前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫。
3、收集試驗(yàn)報(bào)告。試驗(yàn)報(bào)告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，7O
％的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，3O％為見證取樣報(bào)告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測(cè)中心出據(jù)，
這30％為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)。

怎樣做好檔案管理？

一、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作, 按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表, 并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。

二、對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作資料應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對(duì)檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進(jìn)技術(shù)， 實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關(guān)保密的制度和企業(yè)流程來進(jìn)行管理。

五、鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。查閱檔案，一般應(yīng)在檔案室查閱，需要摘抄或復(fù)制的機(jī)密文件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不準(zhǔn)摘抄、復(fù)印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會(huì)議記錄等有關(guān)案卷和絕密數(shù)字時(shí)，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)；查閱一般檔案資料時(shí)，檔案員需進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室，如需要借出時(shí)，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內(nèi)容無關(guān)的文字材料不準(zhǔn)隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補(bǔ)辦延期手續(xù)。

十四、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

十五、編頁號(hào)。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號(hào)，不能有誤和遺漏。

十六、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對(duì)破損材料要修補(bǔ)。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標(biāo)題。案卷標(biāo)題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時(shí)間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

拓展資料：

檔案管理包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。

檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

參考資料：檔案管理-百度百科

企業(yè)檔案主要分類方式

企業(yè)檔案的分類立卷辦法</B> 代 字類目名稱代 字類目名稱A文書檔案類 C會(huì)計(jì)檔案類J基本建設(shè)類x聲像檔案類 W實(shí)物檔案類T專題檔案類</B> （一） 文書檔案的分類整理1、歸檔原則遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整，準(zhǔn)確判定文件的保管期限，適應(yīng)新技術(shù)應(yīng)用的需要，便于保管和利用。按照歸檔范圍的規(guī)定，凡應(yīng)歸檔的文件必須齊全完整。2、歸檔整理程序以件為歸檔單位，逐件整理歸檔。按分類、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行?！凹钡暮x：2．1單份文件，一份文件為一件；2．2各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)（本）為一件；2．3正本與定稿、正件與附件合為一件；2．4文件處理單（表）與被處理文件合為一件；2．5來文與復(fù)文合為一件，如果分屬不同年度的可分開歸檔。3、分類按年度---部門---保管期限逐級(jí)進(jìn)行分類。由文件的形成日期決定該份文件的歸檔年度，即文件的歸檔年度可與文件內(nèi)容所針對(duì)的年度不一致。4、裝訂4．1去掉原來文件上會(huì)生銹的金屬物，用細(xì)線或其它對(duì)紙張無損害的粘合劑重新將文件訂（粘）合。裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后。在每頁的右下角（背頁的左下角）編頁碼。各單位可自行嘗試不同的裝訂方法，但所選的裝訂材料不能生銹，不能對(duì)紙張產(chǎn)生直接或間接的損害。4．2凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱，對(duì)字跡模糊的文件要進(jìn)行復(fù)制。4．3在該份文件的正文輸入計(jì)算機(jī)之前，不宜用乳膠或縫紉機(jī)來裝訂（因?yàn)闀?huì)影響以后將該文件拆訂、掃描）。5、排列先將歸檔文件材料按保管期限分開，同一保管期限的文件材料，按照時(shí)間先后排列，并且盡可能將關(guān)系密切（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的）文件材料排列在一起。6、編號(hào)6．1在每件檔案首頁上方的空白處加蓋檔號(hào)章（格式見附圖1），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容。6．2檔號(hào)章的項(xiàng)目及填寫內(nèi)容：類別號(hào)：文書檔案的類別號(hào)為A。期限：即保管期限，分兩類，填寫“長久”或“短期”。年度：該份檔案實(shí)際形成的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)公元紀(jì)年。機(jī)構(gòu)：不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可不填。件號(hào)：以年度為界線，檔案在同一保管期限中的排列順序號(hào)；同一年度、同一保管期限的檔案只編一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)不得重復(fù)。6．3在每年歸檔工作結(jié)束后，如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔文件材料未歸檔，可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。7、裝盒7．1檔案編號(hào)后，要按照編號(hào)順序裝入檔案盒（新格式），并在盒的脊背填寫“檔號(hào)”。（樣式見附圖3）。每一個(gè)檔案盒內(nèi)只能裝入同一年度、同一部門、同一保管期限的文件。7．2填寫盒內(nèi)文件備考表。盒內(nèi)文件情況說明：主要用于填寫本盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、銷毀等需要說明的情況，如無上述情況，可暫不填寫。整理人：填寫本盒文件材料整理歸檔人姓名。日期：填寫歸檔的年、月、日。8、編目8．1編制《檔案目錄》8．1．1《檔案目錄》由“目錄夾封面和脊背”、“歸檔情況登記表”、“歸檔說明”、“歸檔文件目錄”四部分構(gòu)成。8．1．2“目錄夾封面”（格式見附圖4）內(nèi)容應(yīng)包括單位名稱、單位代碼、類別、機(jī)構(gòu)、期限、年度等六個(gè)基本項(xiàng)目；“目錄盒脊背”（格式見附圖2）項(xiàng)目由單位代碼、類別號(hào)、機(jī)構(gòu)、期限、年度等五個(gè)基本項(xiàng)目組成。8．1．3“歸檔情況登記表”（格式見附圖5）內(nèi)容包括：年度、保管期限、件數(shù)、保管單位和姓名、接收單位和姓名、備注。不同的保管期限分開不同的登記表填寫。8．1．4“歸檔說明”的內(nèi)容包括：本年度立檔單位主要工作概況，本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷和問題等）。8．1．5“歸檔文件目錄”（格式見附圖6）應(yīng)包括以下基本項(xiàng)目：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)，需要時(shí)還可增加其它項(xiàng)目，如“文件格式”。件號(hào)：參見6．2。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān)。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。題名：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。原文沒有標(biāo)題的應(yīng)當(dāng)加擬標(biāo)題，外加“[ ]”號(hào)；原文有標(biāo)題但不能說明文件內(nèi)容的，應(yīng)重?cái)M標(biāo)題，重?cái)M標(biāo)題外加“ [ ]”號(hào)，附于原標(biāo)題之后。日期：指文件形成的日期。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月數(shù)字的右下角加“．”號(hào)或“-”號(hào)，以四位阿拉伯?dāng)?shù)據(jù)表示公元紀(jì)年。頁數(shù)：指每一份歸檔文件本身的有效頁面數(shù)。文件格式：指歸檔文件對(duì)應(yīng)的電子文件格式，如：doc、xls、ppt、jpg、txt、wps、pdf等。8．1．6各種保管期限的歸檔文件目錄，按不同的保管期限分開裝訂在不同的目錄夾，連年續(xù)訂，直到該目錄夾裝滿。8．1．7“歸檔文件目錄”應(yīng)一式二份，其中一份移交圖書檔案中心。8．2編制其它檢索工具。各單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，選擇編制一些其它的檔案檢索工具，如“文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表”、各種常用的專題目錄等，以方便日常手工檢索。9、電子文件管理9．1各單位檔案室日常在收集應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件的同時(shí)，要收集對(duì)應(yīng)的電子文件，對(duì)電子文件進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，并建立相應(yīng)的移交電子文件簽名確認(rèn)制度，以確保電子文件的真實(shí)。9．2圖書檔案中心要采取適當(dāng)措施，確保機(jī)讀目錄和電子文件的安全，要及時(shí)用光盤或磁帶機(jī)等進(jìn)行備份，要求至少備份兩套，一套用于封存保管，一套供查閱使用。9．3各單位統(tǒng)一使用圖書檔案中心（以下簡稱中心）設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)，統(tǒng)一將數(shù)據(jù)傳送到中心的檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，中心為每個(gè)單位建立一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫以確保數(shù)據(jù)的保密性。另外中心應(yīng)定期對(duì)各單位的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。9．4處理電子文件，應(yīng)使用WPS OFFICE或MS OFFICE，形成通用的電子文件格式，如doc、xls、mdb、ppt、jpg、txt、wps、pdf等；掃描原文的電子文件格式為：jpg。9．5為方便以后利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行全文查閱，要求各單位在進(jìn)行電子文件導(dǎo)入時(shí)在“備注”欄填寫此份電子文件的關(guān)鍵字。檔案管理系統(tǒng)在執(zhí)行文件導(dǎo)入時(shí)會(huì)自動(dòng)將文件全文寫入數(shù)據(jù)庫，同時(shí)會(huì)在本機(jī)的指定目錄留下文件副本，其文件名與檔號(hào)相同。9．6一般情況下，圖書檔案中心使用一套數(shù)據(jù)庫副本供查閱，另一套數(shù)據(jù)封存且不得外借。

檔案怎么用PPT展示

Microsoft Office PowerPoint，是微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以在投影儀或者計(jì)算機(jī)上進(jìn)行演示，也可以將演示文稿打印出來，制作成膠片，以便應(yīng)用到更廣泛的領(lǐng)域中。利用Microsoft Office PowerPoint不僅可以創(chuàng)建演示文稿，還可以在互聯(lián)網(wǎng)上召開面對(duì)面會(huì)議、遠(yuǎn)程會(huì)議或在網(wǎng)上給觀眾展示演示文稿。Microsoft Office PowerPoint做出來的東西叫演示文稿，其格式后綴名為：ppt、pptx；或者也可以保存為：pdf、圖片格式等。2010及以上版本中可保存為視頻格式。演示文稿中的每一頁就叫幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容.