檔案室檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)其實(shí)就如字面上的意思：管理檔案的系統(tǒng)。

檔案管理系統(tǒng)功能，簡要概括為4個(gè)字：收、存、管、用。從會博通官網(wǎng)那扒來的系統(tǒng)來說明

此類軟件服務(wù)，其實(shí)都是大同小異，看的是公司的底蘊(yùn)。還有不要計(jì)較價(jià)錢，適合自己公司的就是最便宜的。如果不適合，就算是幾百塊錢，也是貴的

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案管理系統(tǒng)怎么操作相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

檔案管理系統(tǒng)怎么操作

其中，會博通綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的自動(dòng)化管理：

系統(tǒng)特色：

1、會博通提供和現(xiàn)實(shí)一致的綜合檔案管理

會博通可根據(jù)組織的實(shí)際需要，進(jìn)行檔案管理架構(gòu)的自定義，以便于形成符合組織個(gè)性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結(jié)構(gòu)的`最底層分類則是會博通的檔案定義，可以理解為現(xiàn)實(shí)的一個(gè)檔案盒或者裝訂好的案卷，可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件，并可利用示意圖真實(shí)還原檔案存放位置。

2、檔案管理與利用授權(quán)

管理員可在定義好的檔案分類下，在組織架構(gòu)中選擇對象（個(gè)人、部門等）授權(quán)，定義的是對象可以訪問的密級，以及可對這些密級文件進(jìn)行的操作行為，授權(quán)項(xiàng)目包括增、改、刪、閱、下載等權(quán)限，會博通的特點(diǎn)是可以區(qū)分閱讀條目或內(nèi)容的權(quán)限，以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權(quán)限。

3、歸檔與錄入

會博通提供提供針對實(shí)體檔案條目信息、實(shí)體檔案數(shù)字化、預(yù)歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能，包括掃描新建、批量對應(yīng)導(dǎo)入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等，用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用。

4、檔案搜索與利用

會博通提供按權(quán)限匹配搜索結(jié)果的搜索平臺，有權(quán)限閱讀的檔案，可直接閱讀電子文檔，如果只能看到條目，因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復(fù)印打印文件，都可以發(fā)起借用流程，并且，整個(gè)借用與歸還過程，可全面實(shí)現(xiàn)流程化、無紙化；對于純線下的借閱行為，提供借閱與歸還功能，和圖書館借、還操作類似，還可實(shí)現(xiàn)批量借閱與歸還，同時(shí)統(tǒng)計(jì)借閱情況相關(guān)數(shù)據(jù)。

會博通還提供了搜索的通用接口，用于將會博通的工作搜索嵌入需要搜索和查閱檔案的其他系統(tǒng)，為其它系統(tǒng)提供檔案知識支持。

5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

會博通將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入了檔案管理，支持各種常用碼制的條形碼（包括二維碼）和電子標(biāo)簽，滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤點(diǎn)等需要。

6、檔案統(tǒng)計(jì)

提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計(jì)功能，包括綜合統(tǒng)計(jì)、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)表、檔案年度分布統(tǒng)計(jì)表、檔案保管期限分布統(tǒng)計(jì)表、檔案密級分布統(tǒng)計(jì)表、檔案電子文檔類型統(tǒng)計(jì)表、檔案整理個(gè)人工作量統(tǒng)計(jì)表等。

電子檔案管理系統(tǒng)是指對電子文件、電子檔案進(jìn)行

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)的優(yōu)勢有以下5個(gè)方面:
1.強(qiáng)調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強(qiáng)調(diào)把研究對象和研究過程作為
個(gè)有機(jī)整體,這樣才能達(dá)到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計(jì)算機(jī)工程技術(shù)，且包括檔案數(shù)字化過程中的很多問題，如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等，還牽涉到和”電子檔案工程”項(xiàng)目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面，各方面之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個(gè)并行的過程，即工程技術(shù)過程和管理控制過程，有時(shí)管理控制過程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣，且影響投資建設(shè)的因素較多，其管理中的經(jīng)濟(jì)計(jì)算所采用數(shù)據(jù)大部分來自預(yù)測和估計(jì)。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫,并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺,支持檔案管理全過程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫功能，并保存入庫處理過程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案存儲狀況的監(jiān)控和警告功能，對存儲介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長期保存過程中的變動(dòng)信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂覙?biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門類和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級、價(jià)值和開放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見和時(shí)間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷毀管理功能，對實(shí)施銷毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷毀，留存已銷毀的電子檔案的目錄信息和銷毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計(jì)
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門類、文件格式、開放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫及其存儲結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書、科技、音像等檔案門類的分類方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對會計(jì)、業(yè)務(wù)類等專門檔案分類體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見種類的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類管理功能，記錄用戶訪問、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問題。

檔案管理的數(shù)字化管理系統(tǒng)有哪些

檔案管理的數(shù)字化管理
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

這8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

檔案室管理都用什么軟件？

都有哪些的話，我了解的也不多，可以分享下我們公司的經(jīng)驗(yàn)。一開始我們企業(yè)檔案管理缺乏關(guān)聯(lián)性，完整性差；檔案資料繁多，歸檔類目模糊；檔案跨部門利用困難，這些問題其實(shí)是非常繁瑣的。要真正建立一個(gè)這樣的管理系統(tǒng)，工作量是很龐大的，但也沒有想象中那么困難，畢竟現(xiàn)在信息數(shù)字化科技技術(shù)已經(jīng)相對成熟了。我們選擇的是在這個(gè)系統(tǒng)建設(shè)上有近20年經(jīng)驗(yàn)的藍(lán)凌軟件。
藍(lán)凌能滿足各類政企單位不同管理階段需求，提供原生電子檔案管理、傳統(tǒng)載體檔案管理和紙電混合管理的三位一體數(shù)字檔案室整體解決方案。像我們用到的典型功能的話，像支持按照全宗、分類、時(shí)間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，支持自定義報(bào)表功能。支持多種檢索方式；結(jié)果快速排序、自動(dòng)摘要、命中詞高亮反顯；檔案在線瀏覽支持常見格式，可按權(quán)限下載；借閱申請、審批、授權(quán)全流程管控。支持目錄、電子數(shù)字包導(dǎo)入，具傳統(tǒng)載體檔案目錄著錄和全文掛接功能；支持虛擬檔案庫房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，讓實(shí)體檔案更智能。等等。誠意碼字，供大家參考。