高校檔案管理系統(tǒng)

　　高校檔案管理信息系統(tǒng)有很多子系統(tǒng)，也就有不同的流程圖。高校檔案管理信息系統(tǒng)從宏觀上講當(dāng)然包括人事檔案管理和圖書(shū)管理系統(tǒng)。
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　　高校檔案管理信息化初探
　　[ 11-02-11 13:25:00 ] 作者：劉健美 編輯：studa090420

　　摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的 應(yīng)用日趨廣泛，高校檔案工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和發(fā)展 機(jī)遇。高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢(shì)。當(dāng)前 高校檔案管理信息化建設(shè)中仍存在諸如基礎(chǔ)設(shè)施配備不到 位、檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏等問(wèn)題，需要采取相應(yīng)的對(duì)策.
　　關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；問(wèn)題；
　　對(duì)策 高校檔案管理信息化是高校信息資源現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和 重要組成部分。隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用， 高校檔案管理信息化的時(shí)機(jī)也日趨成熟。但是，當(dāng)前高校檔 案管理信息化建設(shè)過(guò)程中仍存在諸多問(wèn)題，需要及早采取 相應(yīng)對(duì)策加以解決.
　　1高校檔案信息化是高校檔案管理的必然趨勢(shì) 1）檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的要求。實(shí)踐表 明，數(shù)字化檔案信息能夠讓任何一位檔案使用者不受時(shí)間、 空間的限制，在任何地點(diǎn)、時(shí)間只需有一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)的電腦，就 可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱所需要的檔案信息。高校檔案 信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不僅是提高檔案利用率非常有效的手 段，而且還能提高檔案的管理效率.
　　2）高校檔案信息化是高校管理現(xiàn)代化的必然要求。高 校檔案部門為了提高工作效率，節(jié)省人力物力，普遍使用計(jì) 算機(jī)管理檔案,這樣就形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算 機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象 轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，并通過(guò)光盤、磁盤存儲(chǔ)，不再是紙質(zhì)載體儲(chǔ) 存，這樣一個(gè)高校檔案館幾十年、甚至上百年的全部館藏信 息，通過(guò)數(shù)字化的手段,存儲(chǔ)在電腦里，任何個(gè)人和機(jī)構(gòu)都能 很方便地進(jìn)行查閱。高校檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理是高校檔 案工作發(fā)展的必由之路，是高校管理現(xiàn)代化的必然要求.
　　2當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題 1）基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位。信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)備 和專業(yè)軟件是檔案管理信息化建設(shè)的前提與基礎(chǔ)。不具備 應(yīng)有的條件，只能是紙上談兵。高校檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有生產(chǎn)和接 受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，也就根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的 信息化。硬件設(shè)備主要是計(jì)算機(jī)、掃描儀交換機(jī)、網(wǎng)路設(shè)備， 軟件方面主要包括檔案信息處理系統(tǒng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以 及相關(guān)軟件和程序等。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)多數(shù)高校檔案館 不僅缺乏檔案管理信息化的必要硬件設(shè)備，而且也缺乏相 應(yīng)的配套的軟件。很多高校檔案管理人員對(duì)檔案信息化存 在誤區(qū)，認(rèn)為僅僅是擺設(shè)幾臺(tái)電腦就算是具備了基本條件，認(rèn)為這樣就可以算是信息化了.
　　2）館藏檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢。把館藏的紙質(zhì) 檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前所有高校檔案信息化建設(shè)的 一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。大家知道，對(duì)日常教學(xué)、科研和行政管理工 作中直接生成的電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)的接收和管理比較容 易，但是如果把高校幾十年形成的全部的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù) 字化，使其成為光盤、磁盤存儲(chǔ)的信息，建立起一套檔案全 文數(shù)據(jù)庫(kù)，就是一件非常困難的事情了，需要大量的人力物 力。目前，各個(gè)高校在這方面工作進(jìn)展緩慢，投入不夠.
　　3）檔案管理信息化系統(tǒng)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。要實(shí)現(xiàn)高校 檔案信息資源的共享，必須制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)，這 個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不是單一某個(gè)方面的，而是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系，既要有高 校檔案管理網(wǎng)站信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和管理軟件的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，也 要有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，還要有電子文件的接收、管理 標(biāo)準(zhǔn)，此外，高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與地方檔案館數(shù)據(jù)資源庫(kù)互聯(lián) 的工作標(biāo)準(zhǔn)等也需要統(tǒng)一。目前，國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展 規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各高校檔案館各自為政，檔案管理信息化發(fā)展 存在著很大盲目性。這種狀況如果長(zhǎng)期持續(xù)下去，勢(shì)必給檔 案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患，嚴(yán)重阻礙檔案管理信 息化的進(jìn)程.
　　4）嚴(yán)重缺乏檔案信息化專業(yè)人才。當(dāng)前，各高校檔案管 理人員中普遍缺乏檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)的人才。就目 前各個(gè)高校檔案人員的實(shí)際情況來(lái)看，真正的全日制專科 或本科學(xué)校檔案專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)的人很少，既熟 悉檔案業(yè)務(wù)，又精通現(xiàn)代信息技術(shù)的人員更是鳳毛麟角?，F(xiàn) 在的檔案管理人員要么是轉(zhuǎn)行做檔案管理工作，要么是兼 職做檔案管理工作，導(dǎo)致高校檔案人員普遍缺乏非常系統(tǒng) 的檔案和信息技術(shù)專業(yè)理論知識(shí)和基本技能。檔案管理人 員隊(duì)伍中專業(yè)人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因 素之一.
　　3高校檔案管理信息化的對(duì)策 當(dāng)前加快高校檔案信息化建設(shè)，應(yīng)主要做好以下幾個(gè) 方面的工作： 1）強(qiáng)化對(duì)高校檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)要 帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)上級(jí)檔案管理部 門對(duì)檔案管理信息化的文件要求，組織全體檔案管理人員 開(kāi)展檔案管理信息化大討論，結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)行專題研 究，理清發(fā)展思路，不斷提高檔案管理人員對(duì)檔案管理信息 化工作重要性的認(rèn)識(shí). 2）加強(qiáng)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息化首先要從相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)做起。物質(zhì)條件是高校檔案信息化的基 礎(chǔ)和前提。高校檔案館為了早日實(shí)現(xiàn)管理信息化，首先要加 強(qiáng)相關(guān)硬件建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，在充分利用現(xiàn)有設(shè)備的基礎(chǔ) 上，適當(dāng)購(gòu)置適合的先進(jìn)設(shè)備。購(gòu)置時(shí)要充分發(fā)揮專家的作 用，聽(tīng)取專家的意見(jiàn)。既保證設(shè)備的先進(jìn)性，又避免不必要 的浪費(fèi).
　　3）充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案管理信息化運(yùn)行機(jī)制.
　　毋庸置疑，檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化管理的實(shí) 現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供條件。我們要努力實(shí)現(xiàn)檔 案資料以及檔案信息收集整理、查詢和檢索自動(dòng)化。當(dāng)今世 界是知識(shí)爆炸的時(shí)代，網(wǎng)路技術(shù)發(fā)展很快，檔案管理工作應(yīng) 充分利用現(xiàn)在已經(jīng)成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷提高檔案管理信 息化水平，使高校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管 理工作。檔案管理人員在日常工作中應(yīng)注意加強(qiáng)與各單位 的協(xié)調(diào)，經(jīng)常到有關(guān)單位和部門宣傳檔案信息化的知識(shí)，鼓 勵(lì)各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式、程序和要求上報(bào) 有關(guān)檔案資料，以加強(qiáng)電子檔案的管理和建設(shè)。高校檔案館 的工作不是獨(dú)立的，檔案信息化的實(shí)現(xiàn)依賴于方方面面的 配合，教學(xué)、科研、行政管理、組織、宣傳等各項(xiàng)工作形成的 資料，要及時(shí)以數(shù)字化的手段收集、加工、整理、傳送和接收 以及儲(chǔ)存。這些工作的順利開(kāi)展，需要建立一個(gè)有效的檔案 管理信息化運(yùn)行機(jī)制。主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，相關(guān)部門緊密配合， 才能把這項(xiàng)工作做好.
　　4）加快檔案管理信息化專業(yè)人才的引進(jìn)、培養(yǎng)，加強(qiáng)在 職檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。人是第一生產(chǎn)力，是實(shí)現(xiàn)檔案 管理信息化的決定性因素。高校檔案管理人員的知識(shí)水平、 業(yè)務(wù)能力和政治素質(zhì)決定著檔案管理信息化的水平。高校 檔案管理信息化建設(shè)需要一批事業(yè)心強(qiáng)、具備相關(guān)知識(shí)、精 通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。解決人才奇缺的途徑主要有兩個(gè)：一 是通過(guò)人事部門從外部引進(jìn)；二是通過(guò)在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn) 和外出進(jìn)修等各種方式由高校自己培養(yǎng)。各高?？山Y(jié)合自 己的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的政策，通過(guò)多種手段，發(fā)揮經(jīng)濟(jì) 杠桿的作用，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作和學(xué)習(xí)的積極 性、主動(dòng)性，使他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)能力盡快適應(yīng)高校檔 案管理信息化的需要。同時(shí)，也要注重檔案管理人員政治素 質(zhì)的培養(yǎng).
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新時(shí)期高校檔案管理的有效方法

導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案是指高校在歷史沿革、招生教學(xué)、科研攻關(guān)和學(xué)生管理活動(dòng)的歷史記錄，是對(duì)具有留存價(jià)值的各類圖片、影像和文字材料進(jìn)行記錄和保存的活動(dòng)，在高校發(fā)展中處于十分重要的地位。新時(shí)期做好高校檔案管理工作面臨一些困難和問(wèn)題，需要加強(qiáng)在這方面的的探究。

一、新時(shí)期高校檔案管理工作存在的困難和問(wèn)題

1、工作環(huán)境變化，工作量增大

隨著我國(guó)高等教育的不斷發(fā)展，高校檔案管理也取得了一定進(jìn)步，但隨著高校綜合化和多元化發(fā)展，高校的建筑面積和招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，管理范圍和科研活動(dòng)不斷增加，使得高校檔案管理工作的客觀環(huán)境更加復(fù)雜。

2、管理手段滯后，信息化程度不高

隨著高校辦公條件和計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷推廣應(yīng)用，高校的檔案管理部門也都配置了現(xiàn)代化的檔案管理信息化設(shè)備，購(gòu)買了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了檔案的微機(jī)化管理。但是，從高校檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理、管理對(duì)象和功能實(shí)現(xiàn)等方面來(lái)看，還沒(méi)有達(dá)到信息化管理的程度，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，無(wú)法充分發(fā)揮高校檔案信息資源的全員共享和效益作用的有效發(fā)揮。

3、檔案管理意識(shí)薄弱，管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

高校師生職工受傳統(tǒng)檔案保密思想影響，對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)保存檔案的意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于科研和教學(xué)活動(dòng)投入精力多，對(duì)檔案管理工作不夠重視，某些學(xué)?；顒?dòng)沒(méi)有形成有效的.檔案材料，沒(méi)有進(jìn)行有效地檔案管理，甚至有的職工認(rèn)為，檔案管理工作與學(xué)校發(fā)展關(guān)系不大，不必投入過(guò)多精力，影響了高校檔案的完整性和安全性，對(duì)高校檔案管理造成不可彌補(bǔ)的損失。

同時(shí)，雖然高校檔案管理隊(duì)伍比一般企事業(yè)單位管理隊(duì)伍文化層次高，但也存在專職檔案管理人員素質(zhì)不強(qiáng)現(xiàn)象，存在檔案科班出身的管理人員較少，受過(guò)系統(tǒng)檔案管理工作培訓(xùn)的人員不多、業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)不強(qiáng)，以及對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)掌握不透，缺乏足夠的信息化檔案管理素質(zhì)和能力等問(wèn)題。

二、做好新時(shí)期高校檔案管理工作的對(duì)策措施

1、健全完善高校檔案管理系統(tǒng)

高校檔案管理工作涉及面廣、牽扯部門單位較多，只有得到全體教職工的支持和配合，才能真正做好檔案管理工作，只有全體教職工中樹(shù)立起檔案保存意識(shí)，才能真正保證檔案管理工作的質(zhì)量。

要加大教育培訓(xùn)力度，定期舉辦培訓(xùn)活動(dòng)，提高教職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí);要加大檔案集中管理的力度，按照“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層管理”的原則建立學(xué)校層面的檔案領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍，健全組織體系，協(xié)調(diào)檔案管理工作;院系和各個(gè)職能部門都要?jiǎng)?chuàng)建專門的檔案室，并選取專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專門的檔案管理;

同時(shí)，要明確責(zé)任分工，使檔案管理專業(yè)人員及各院系和職能部門的檔案管理人員都明確自己的職責(zé)，推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化建設(shè);在調(diào)動(dòng)全體教職工共同參與的基礎(chǔ)上，利用全方位、全員收集檔案信息的辦法，保證檔案的真實(shí)性和客觀性，并不斷挖掘高校檔案信息，充實(shí)高校檔案材料。

2、提高高校檔案管理信息化水平

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化共享、數(shù)字化檢索和查詢，成為當(dāng)前高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。隨著高校檔案管理面臨的工作環(huán)境日益復(fù)雜、工作對(duì)象日益增多，檔案管理的強(qiáng)度增大，只有將現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化水平，有助于提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，并且可以將檔案信息及時(shí)傳遞給需要信息的人，為檔案查閱提供了便利。要提高檔案管理信息化水平，就要加大投入，保證檔案管理硬件設(shè)施的配備，充分運(yùn)用光纖數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)、整理、保存和應(yīng)用的信息化，提高檔案共享速度，優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢(shì)，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)管理的模式轉(zhuǎn)變，將檔案目錄、卷宗實(shí)現(xiàn)全信息管理，通過(guò)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案結(jié)合管理的方式，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

3、改進(jìn)和提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，如果缺乏相?yīng)標(biāo)準(zhǔn)，就難以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的順利實(shí)施。高校應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)，創(chuàng)建符合自身發(fā)展的檔案管理模式及方法，明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加大檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

可以通過(guò)建立完善檔案收集、歸納、保存、應(yīng)用、管理、保密等標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息歸檔一體化管理的目標(biāo)。同時(shí)，要建立配套的考核制度，明確責(zé)任分工和崗位職責(zé)，將考核結(jié)果與檔案管理人員利益掛鉤，提高檔案管理質(zhì)量。

4、提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

搞好高校檔案管理工作，最關(guān)鍵的是要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)應(yīng)用能力，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。要綜合利用多種方法，按照“管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)熟練、素養(yǎng)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)”的標(biāo)準(zhǔn)要求，通過(guò)舉辦檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人才。要鼓勵(lì)和引導(dǎo)檔案管理人才不斷加強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)，在增強(qiáng)檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，增強(qiáng)自身的知識(shí)儲(chǔ)備，全面掌握工作內(nèi)容。

同時(shí)，還要培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心，保證檔案管理人員遵守保密協(xié)議，在工作中做到恪盡職守、愛(ài)崗敬業(yè)、服務(wù)熱情，為提高高校檔案管理水平提供人才支撐。

三、結(jié)論

綜上所述，做好高校檔案管理工作意義重大，新時(shí)期高校檔案管理工作面臨一些困難和問(wèn)題，只有不斷強(qiáng)化工作措施，提高檔案管理水平，才能更好的服務(wù)高校的發(fā)展。

高校要上檔案管理系統(tǒng)，現(xiàn)需要配置一臺(tái)服務(wù)器，各位推薦一下型號(hào)和報(bào)價(jià)

檔案管理系統(tǒng),一般最便宜的入門級(jí)服務(wù)器就可以了,現(xiàn)在企事業(yè)都推薦用聯(lián)想,但現(xiàn)在的入門級(jí)服務(wù)器在都是臺(tái)式機(jī)配件,都在5000元左右吧,如果沒(méi)什么規(guī)定,可以裝一臺(tái)高配置的電腦就可以了.

塔式服務(wù)器是最便宜的,一般機(jī)架式,刀片式都在萬(wàn)以上

要是機(jī)架式,刀片式,那豈不是還要買機(jī)柜?

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