執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)

簡介：山東炎黃軟件科技有限公司是2015年成立的以軟件研發(fā)為主的高科技公司，公司位于山東省濟南市市中區(qū)南辛莊西路276號（山東省建筑材料工業(yè)設(shè)計研究院內(nèi)）公司核心產(chǎn)品有：　　城鄉(xiāng)大數(shù)據(jù)三維網(wǎng)格化管理平臺　　二代身份證人像自助采集系統(tǒng)　　公安人力資源情報管理平臺　　公安執(zhí)法考評暨執(zhí)法檔案管理系統(tǒng)　　TW-2/D仿真模擬訓(xùn)練系統(tǒng)　　平面調(diào)車仿真模擬訓(xùn)練系統(tǒng)　　青少年學(xué)習(xí)能力測評系統(tǒng)
法定代表人：張萌
成立時間：2015-05-08
注冊資本：300萬人民幣
工商注冊號：370103200130459
企業(yè)類型：有限責(zé)任公司(自然人投資或控股)
公司地址：山東省濟南市市中區(qū)南辛莊西路276號

哈爾濱市行政執(zhí)法檔案管理辦法

第一條　為了加強行政執(zhí)法檔案管理，促進行政執(zhí)法檔案規(guī)范化建設(shè)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本市實際，制定本辦法。第二條　本辦法適用于本市市、區(qū)、縣（市）人民政府所屬的行政執(zhí)法部門（含依法設(shè)立的派出機構(gòu)），依法授予行政執(zhí)法權(quán)的組織和行政執(zhí)法部門依法委托執(zhí)法的單位（以下統(tǒng)稱行政執(zhí)法單位）對行政執(zhí)法檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、移交進行規(guī)范和管理的活動。第三條　本辦法所稱行政執(zhí)法檔案，是指行政執(zhí)法單位在進行行政許可、行政處罰、行政征收、行政強制及其他行政執(zhí)法活動（以下統(tǒng)稱行政執(zhí)法活動）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像和電子載體等不同形式的歷史記錄。第四條　行政執(zhí)法檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循全面收集、規(guī)范整理、安全保管、方便利用、及時移交的原則。第五條　市檔案行政管理部門負責(zé)組織實施本辦法。

　　市、區(qū)、縣（市）檔案行政管理部門負責(zé)對本級政府所屬的行政執(zhí)法單位行政執(zhí)法檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。
　　市、區(qū)、縣（市）行政執(zhí)法單位負責(zé)本單位行政執(zhí)法檔案的日常管理工作，并接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第六條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)建立行政執(zhí)法檔案管理制度，配備專兼職檔案工作人員，統(tǒng)一管理本單位的行政執(zhí)法檔案。第七條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)按照本系統(tǒng)確定的行政執(zhí)法檔案歸檔范圍進行歸檔。

　　國家和省有關(guān)部門對本系統(tǒng)行政執(zhí)法檔案歸檔范圍作出明確規(guī)定的，從其規(guī)定；未作出明確規(guī)定的，由市級行政執(zhí)法單位依據(jù)國家檔案行政管理部門《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)行政執(zhí)法職能和執(zhí)法工作實際，會同市檔案行政管理部門確定。第八條　立卷歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)按卷整理，由案卷封皮、卷內(nèi)歸檔文件目錄、歸檔文件材料、備考表等四個部分組成。多卷合并組卷的，應(yīng)當(dāng)用隔頁紙卷內(nèi)分開，使用同一卷內(nèi)歸檔文件目錄和備考表。

　　案卷封皮、卷內(nèi)歸檔文件目錄、備考表的格式及填寫要求按照《文書檔案案卷格式》等有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第九條　不能隨卷裝訂的證物，應(yīng)當(dāng)放入證物袋中隨卷歸檔，并在證物袋和證物材料備考表中注明證物名稱、數(shù)量、特征、來源、提取時間、地點、責(zé)任人、存放地點等內(nèi)容。

　　電子、磁性載體文件、照片的歸檔應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并與所屬的案卷互設(shè)參見號。第十條　涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的歸檔文件材料，應(yīng)當(dāng)按照正卷、副卷分別組卷，副卷裝訂不宜公開的歸檔文件材料。

　　適用簡易程序行政執(zhí)法活動形成的歸檔文件材料或者歸檔文件材料較少的，可以按照行政執(zhí)法文書編號順序或者行政執(zhí)法活動的起始時間整理，合并組卷，組卷的數(shù)量根據(jù)實際情況確定。
　　除本條第一款、第二款規(guī)定情形外，其他行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)單獨組卷。第十一條　行政執(zhí)法單位的執(zhí)法人員負責(zé)立卷歸檔的文件材料的收集、整理、立卷、歸檔，并于立卷后七日內(nèi)向本單位檔案工作人員移交歸檔。

　　行政執(zhí)法單位和執(zhí)法人員不得隨意擴大或者縮小行政執(zhí)法檔案收集范圍，不得拒絕、拖延立卷歸檔或者將行政執(zhí)法檔案據(jù)為己有。第十二條　行政執(zhí)法檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定審驗接收，符合規(guī)定的，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，履行簽字手續(xù)：

　　（一）立卷歸檔的文件材料齊全、完整，排列有序；
　?。ǘw檔文件材料為原件，無重份文件材料；
　?。ㄈ┌妇矸馄?、卷脊和卷內(nèi)歸檔文件目錄、歸檔文件材料、備考表等紙質(zhì)文件材料字跡工整，圖表清晰，為打印或者用碳素墨水、藍黑墨水書寫；
　?。ㄋ模┝⒕須w檔的文件材料需要簽字的，由執(zhí)法人員本人簽名。第十三條　行政執(zhí)法檔案保管期限分為定期、永久。行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)按照本系統(tǒng)確定的行政執(zhí)法檔案保管期限進行保管。

　　國家和省有關(guān)部門對本系統(tǒng)行政執(zhí)法檔案保管期限作出明確規(guī)定的，從其規(guī)定；未作出明確規(guī)定的，由市級行政執(zhí)法單位依據(jù)國家檔案行政管理部門《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)行政執(zhí)法職能和執(zhí)法工作實際，會同市檔案行政管理部門確定。第十四條　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)配置保管行政執(zhí)法檔案的必要設(shè)施、設(shè)備，并定期檢查保管情況，對字跡褪變、破損的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)及時修補、復(fù)制或者作其他技術(shù)處理。

　　行政執(zhí)法單位應(yīng)當(dāng)運用現(xiàn)代科技手段，推進行政執(zhí)法檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。

1、民警執(zhí)法檔案制度存在的問題以及原因進行分析？

　干警執(zhí)法檔案是政法機關(guān)對所屬執(zhí)法干警的執(zhí)法質(zhì)量和效率等情況的真實記載，是執(zhí)法干警從事執(zhí)法活動，執(zhí)行國家法律、法規(guī)、規(guī)章、制度等情況的客觀紀(jì)實。當(dāng)前，在監(jiān)獄勞教實際工作中某些干警仍然存在著執(zhí)法水平相對較低、執(zhí)法不公、不嚴(yán)等問題。因此全面推行干警執(zhí)法檔案建設(shè)，對加強執(zhí)法干警的有效監(jiān)督，規(guī)范執(zhí)法行為，構(gòu)建執(zhí)法監(jiān)督長效機制，確保司法公正有著重要的意義。

　　一、全面推行執(zhí)法檔案建設(shè)的基本情況

　　在2007年開展的“執(zhí)法質(zhì)量年”活動中，我局監(jiān)獄勞教系統(tǒng)根據(jù)執(zhí)法工作實際，以“一人一檔、分級管理，定期評查、跟蹤考核，動態(tài)管理、加強監(jiān)督”為基本原則，建立“一案一評、一事一評、每月自查、年度綜合考評”的考評制度，形成了對執(zhí)法主體、執(zhí)法行為、執(zhí)法環(huán)節(jié)、執(zhí)法質(zhì)量等各方面進行考核評估、跟蹤管理和制約監(jiān)督的一整套工作機制。由于執(zhí)法檔案是一項全新的工作，沒有現(xiàn)成的經(jīng)驗可以借鑒和參考，因此執(zhí)法檔案建立之初，只能是摸著石頭過河，邊摸索、邊實踐，逐漸積累經(jīng)驗，經(jīng)過兩年多的努力，我局所屬的3個監(jiān)獄、3個勞教所、1個勞教集訓(xùn)隊共建立干警執(zhí)法檔案1117本，部門執(zhí)法檔案89本，我們在具體的工作中也逐漸探尋出一套符合司法行政工作實際的管理方法，從而使干警執(zhí)法檔案建設(shè)取得了一定的成績。

　?。ㄒ唬┮蝗艘粰n，分級管理

　　在建立執(zhí)法檔案的過程中，我們專門制定了《哈爾濱市司法局執(zhí)法檔案管理辦法（試行）》和《哈爾濱市司法局執(zhí)法質(zhì)量考評細則（試行）》，嚴(yán)格劃分建檔對象，細化建檔環(huán)節(jié)，對單位執(zhí)法檔案和民警執(zhí)法檔案分別建檔，對從事執(zhí)法工作的干警全部建檔，如實反映執(zhí)法民警的個人基本情況，執(zhí)法職責(zé)，每月執(zhí)法活動情況，執(zhí)法監(jiān)督情況以及評優(yōu)獎勵表彰情況等內(nèi)容。對執(zhí)法檔案實行市局、獄所、監(jiān)區(qū)大隊三級管理體系。各監(jiān)區(qū)、大隊、執(zhí)法科室負責(zé)建立和管理本單位執(zhí)法檔案和民警執(zhí)法檔案；監(jiān)獄、勞教所、勞教集訓(xùn)隊的單位執(zhí)法檔案由紀(jì)檢監(jiān)察部門負責(zé)建立，通過一人一檔，分級管理，規(guī)范干警執(zhí)法行為，增強了干警的責(zé)任意識和大局意識，確保了建檔工作的規(guī)范化管理。

　?。ǘ┒ㄆ谠u查，跟蹤考核

　　實踐中準(zhǔn)確把握執(zhí)法檔案的考核標(biāo)準(zhǔn)難度很大，不進行考核，又會良莠不分，失去建檔意義。因此我們堅持執(zhí)法檔案考核與執(zhí)法質(zhì)量考評銜接配套、同步進行，對執(zhí)法情況實行“一案一評、一事一評、每月自查、年度綜合考評”制度，要求干警每月有自查，干警執(zhí)法情況每月有記載，做到日有記載、月有小結(jié)、階段有總結(jié)，年終有評定，加大對干警執(zhí)法檔案的跟蹤考核力度，將考核結(jié)果作為干警評先選優(yōu)、提職晉級的重要依據(jù)。2007年我們通過“五查”，即：自查、互查、復(fù)查、開門查、結(jié)合典型查，分階段分步驟地對執(zhí)法過程中可能出現(xiàn)的問題進行了檢查，為建立執(zhí)法檔案打下良好的基礎(chǔ)。2008年我局組成檢查組，專門檢查了局屬監(jiān)獄、勞教所和勞教集訓(xùn)隊的執(zhí)法檔案建設(shè)情況，進一步健全和完善了執(zhí)法檔案管理。通過“評”與“查”，對執(zhí)法檔案中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行責(zé)令糾正、情況通報或責(zé)任追究，并認真總結(jié)和大力推廣執(zhí)法中的好經(jīng)驗、好做法。

　　（三）動態(tài)管理，強化監(jiān)督

　　執(zhí)法檔案采取日常記載與定期集中收集相結(jié)合的方法，檔案填寫的起止時間與干警在執(zhí)法單位從事執(zhí)法工作的起止時間同步。干警執(zhí)法崗位發(fā)生變動的，由政工部門協(xié)調(diào)執(zhí)法檔案的交接工作，做到檔隨人走。調(diào)離執(zhí)法崗位的，執(zhí)法檔案由原單位保管，從非執(zhí)法崗位調(diào)入執(zhí)法崗位的民警，由調(diào)入單位建立民警執(zhí)法檔案。各獄所每月對所屬部門執(zhí)法檔案建立、管理情況進行監(jiān)督檢查，并采取科室交替互查等方式，對執(zhí)法檔案中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并層級上報。在實行動態(tài)管理的基礎(chǔ)上，全面建立執(zhí)法檔案監(jiān)督機制，進一步嚴(yán)肅干警的執(zhí)法紀(jì)律，增強執(zhí)法工作的透明度，促進嚴(yán)格、公正、文明執(zhí)法，確保執(zhí)法檔案的真實性和完整性，從而實現(xiàn)由自我監(jiān)督到互相監(jiān)督，由部門內(nèi)部監(jiān)督向內(nèi)外結(jié)合監(jiān)督轉(zhuǎn)變，有效地維護了監(jiān)獄勞教場所的安全穩(wěn)定。

　　二、存在的問題與不足

　?。ㄒ唬n案標(biāo)準(zhǔn)不盡統(tǒng)一，日常管理不夠到位

　　一是在執(zhí)法檔案建設(shè)過程中缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或要求，建檔范疇不夠明確，也沒有現(xiàn)成的模式可以借鑒。各單位按自己工作實際來制定檔案項目，檔案項目不統(tǒng)一，有的采用手寫填寫，有的用電腦填寫。檔案的制作也不相同，有的單位采取微機打印裝訂成冊的方式，有的則直接交由印刷廠統(tǒng)一制作，出現(xiàn)了各單位之間的執(zhí)法檔案互不一致的問題。二是檔案填寫不完整、不規(guī)范，干警的基本情況、每月執(zhí)法活動、學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況等項目不能及時填寫。有些項目填寫不規(guī)范，需要每月記載的，按季度填寫，甚至出現(xiàn)空白頁。三是日常管理不到位。個別監(jiān)區(qū)、科室干警執(zhí)法檔案卷宗前后順序顛倒。填寫主體不符合要求，應(yīng)當(dāng)由監(jiān)區(qū)、科室填寫的內(nèi)容交給干警自己填寫，或由某個干警集中突擊填寫，內(nèi)容千篇一律，無法真實反映干警的執(zhí)法動態(tài)和日常工作學(xué)習(xí)情況，直接影響了干警的執(zhí)法效率。

　?。ǘ┍O(jiān)督機制不健全，動態(tài)管理流于形式。

　　在執(zhí)法檔案的整個監(jiān)督過程中，執(zhí)法情況監(jiān)督反饋機制相對滯后，監(jiān)督成效不能及時反饋到相關(guān)職能部門，一些檔案執(zhí)法質(zhì)量評價甚至沒有評價結(jié)果，對干警的執(zhí)法過錯也未填寫，致使干警執(zhí)法過程中出現(xiàn)的問題難以得到及時糾正，這不僅成了引發(fā)涉法涉訴信訪的誘因，更形成了制約執(zhí)法監(jiān)督工作的“瓶頸”。同時對執(zhí)法干警崗位流動情況填寫不及時也影響了執(zhí)法檔案的動態(tài)管理，致使干警的調(diào)離、調(diào)入執(zhí)法崗位以及在執(zhí)法崗位間相互調(diào)動等情況無法在檔案中得到真實的體現(xiàn)。

　?。ㄈ┛荚u不夠認真，檔案無法完全發(fā)揮效能。

　　干警的執(zhí)法檔案主要是真實記載干警個人的執(zhí)法活動和執(zhí)法效能從而提升干警的執(zhí)法質(zhì)量。然而事務(wù)多、人手少的現(xiàn)狀不僅使“一案一評、一事一評、每月自查、年度綜合考評”制度難以達到全面落實，使得執(zhí)法檔案在干警執(zhí)法績效考核中的作用大打折扣，工作忙時難免會造成考評工作不細致、不嚴(yán)格，甚至是走過場，造成了執(zhí)法檔案與單位及干警個人的評先選優(yōu)、提拔任用工作聯(lián)系不緊密，可操作性不強，從而在一定程度上影響了干警執(zhí)法的積極性。

　　三、對策與建議

　　建立執(zhí)法檔案的出發(fā)點和落腳點就是規(guī)范執(zhí)法行為，提升干警的執(zhí)法質(zhì)量。影響執(zhí)法檔案建設(shè)的因素很多，但只要抓住誘發(fā)問題的根源，就能保證執(zhí)法檔案乃至執(zhí)法規(guī)范化建設(shè)始終沿著正確的方向健康發(fā)展。

　?。ㄒ唬娀庾R，不斷提高執(zhí)法檔案管理質(zhì)量

　　執(zhí)法檔案管理中存在這樣或那樣的問題，從表象上來看是執(zhí)法檔案管理工作做得不夠細致，不夠規(guī)范化。究其根本，是對執(zhí)法檔案管理工作的認識程度不夠深入，有敷衍了事的思想在作祟，致使執(zhí)法檔案無法完全發(fā)揮其應(yīng)有的效能。因此我們必須從強化意識入手，明確建立執(zhí)法檔案的指導(dǎo)思想和重要意義，充分認識其必要性。一是要及時督導(dǎo)檢查執(zhí)法檔案的管理情況，定期組織執(zhí)法檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)；二是對檔案管理的每個環(huán)節(jié)要考慮其可操作性和實效性，在如何加強執(zhí)法管理，如何提高執(zhí)法質(zhì)量，規(guī)范執(zhí)法行為等方面上下功夫，決不能圖形式、擺樣子、簡單應(yīng)付；三是要及時記錄干警的執(zhí)法情況、執(zhí)法崗位變動情況以及執(zhí)法過程中出現(xiàn)的問題等，真實反映干警的執(zhí)法、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等各方面情況，從而自覺增強干警的責(zé)任意識和競爭意識，對進一步調(diào)動執(zhí)法干警的工作積極性，提高執(zhí)法質(zhì)量，提升干警整體素質(zhì)起到積極的促進作用。

　?。ǘ敖y(tǒng)”“分”結(jié)合，把握工作靈活性

　　一是要統(tǒng)一。就是統(tǒng)一基本的建檔標(biāo)準(zhǔn)。從檔案管理辦法、檔案制作、基本資料、執(zhí)法內(nèi)容、執(zhí)法監(jiān)督等基本環(huán)節(jié)入手，統(tǒng)一建立干警執(zhí)法檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)和原則、明確方法和要求，促使執(zhí)法檔案逐步轉(zhuǎn)向規(guī)范化、有序化軌道。二是要區(qū)分。根據(jù)監(jiān)獄和勞教所的不同業(yè)務(wù)職能進行建檔，著力突出業(yè)務(wù)特點、職能范圍，結(jié)合各自的業(yè)務(wù)職能和執(zhí)法工作特點，建立符合實際需要的執(zhí)法檔案，避免出現(xiàn)檔案內(nèi)容“千篇一律”，防止建檔工作模式化。三是要靈活。在周、月、季、年對干警執(zhí)法活動正?？己说幕A(chǔ)上，根據(jù)各部門業(yè)務(wù)工作的階段性特點靈活安排，適當(dāng)調(diào)節(jié)，既要有利于執(zhí)法檔案工作的管理，又不影響其他業(yè)務(wù)工作的有序開展。

　?。ㄈ┙∪珯C制，構(gòu)建高效有序的評查體系

　　一是要搞好日?？荚u。將執(zhí)法檔案作為考核干警的重要依據(jù)，納入個人量化考核，制定工作分解表進行細化，落實八小時工作制度跟蹤考核，做到階段有小結(jié)、每月有記載，年終有考評；二是要做好績效考評。要把量化考核作為干警執(zhí)法工作績效、評先選優(yōu)的最直接依據(jù)，記錄在執(zhí)法檔案中，通過日常考核和績效考評，對干警的業(yè)務(wù)能力、執(zhí)法水平等方面做出全面客觀公正的評價；三是要抓好重點考評。將干警在執(zhí)法中出現(xiàn)的突出問題作為評查的重點，認真研究，深入分析，做到不回避問題，不逃避責(zé)任，共同尋求解決的方法。

　　（四）拓寬渠道，加強執(zhí)法監(jiān)督

　　一是擴大內(nèi)部監(jiān)督。充分發(fā)揮單位內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)的職能作用，加大對干警執(zhí)法的事前、事中監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)執(zhí)法過程中的瑕疵，及時糾正，從源頭上確保執(zhí)法檔案的嚴(yán)肅性。二是引進外部監(jiān)督。聘請關(guān)心司法行政工作發(fā)展、具有較高法律素質(zhì)的普通群眾或政法部門離退休干部為社會監(jiān)督員，定期邀請他們與執(zhí)法干警進行交流座談，對干警的執(zhí)法行為或現(xiàn)有執(zhí)法檔案進行監(jiān)督評價，及時反饋監(jiān)督評價意見，使廣大干警能夠既在學(xué)習(xí)中執(zhí)法，又能在執(zhí)法中學(xué)習(xí)。三是通過開展“以案析理大家談”、“正反案例辯論會”等多種形式的活動，解決干警執(zhí)法活動中遇到的新情況、新問題，防止只注重扣分不講求方法的情況發(fā)生。

行政執(zhí)法案件檔案管理辦法

法律分析：歸檔材料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容真實、簽署完備、印鑒齊全，任何人不得涂改、偽造、損毀執(zhí)法案件材料。行政執(zhí)法案件承辦機構(gòu)、承辦人員對歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性情況負責(zé)，檢查歸檔材料是否齊全、完整、準(zhǔn)確。歸檔材料遺漏或者不符合要求的，應(yīng)當(dāng)補正。對于歸檔材料中的復(fù)印件、影印件、抄錄本，與原件核對無誤的，加蓋“本件與原件相符”字樣的證明章，注明日期、證據(jù)出處，并由有關(guān)執(zhí)法人員簽名；依有關(guān)規(guī)定未核對原件，或者僅對材料信息進行其他形式核驗的，無需加蓋該類證明章。移交歸檔后，歸檔材料確需變更、補正的，應(yīng)當(dāng)報分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并作補正說明。

法律依據(jù)：《中華人民共和國政府信息公開條例》 第七條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)積極推進政府信息公開工作，逐步增加政府信息公開的內(nèi)容。

第八條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強政府信息資源的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，加強互聯(lián)網(wǎng)政府信息公開平臺建設(shè)，推進政府信息公開平臺與政務(wù)服務(wù)平臺融合，提高政府信息公開在線辦理水平。

第九條 公民、法人和其他組織有權(quán)對行政機關(guān)的政府信息公開工作進行監(jiān)督，并提出批評和建議。