隨著辦公無紙化、文檔一體化和業(yè)務(wù)信息化的發(fā)展，電子檔案管理已成為檔案工作的緊迫任務(wù)。上海市檔案局順應(yīng)時代要求，在中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)（以下簡稱上海自貿(mào)區(qū)）開展試點工作，采用制度+管理+技術(shù)協(xié)同推進方式，積極探索電子檔案管理工作，為電子檔案單套制管理提供了一系列可復制可借鑒的經(jīng)驗。

　　迎難而上重點攻關(guān)

　　2014年，《中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)條例》（以下簡稱《條例》）頒發(fā)?！稐l例》第四十四條明確規(guī)定：電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。依托這一地方性法規(guī)，上海自貿(mào)區(qū)先行先試，開展電子檔案單套制管理工作，但在實踐中遇到了一些突出問題，如電子檔案保存規(guī)范缺位、計算機系統(tǒng)功能不完善等。

　　為更好服務(wù)上海自貿(mào)區(qū)建設(shè)、突破電子檔案管理瓶頸，上海市檔案局將探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式作為2015年度重點課題，在上海自貿(mào)區(qū)管委會保稅區(qū)管理局開展試點，對電子文件單套制管理中的突出問題進行重點攻關(guān)。

　　在市檔案局的指導下，試點工作順利進行。通過研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，完善電子文檔一體化管理流程，制定電子檔案單套制管理配套制度，落實數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)措施，上海自貿(mào)區(qū)管委會保稅區(qū)管理局解決了以往工作中的瓶頸問題，保證了電子檔案管理的可控、可溯和可靠。

　　2016年8月，上海自貿(mào)區(qū)管委會采納了市檔案局的部分研究成果，頒發(fā)了《關(guān)于加強中國（上海）自由貿(mào)易試驗區(qū)電子文件歸檔和電子檔案管理工作的指導意見》，加快推進上海自貿(mào)區(qū)電子檔案單套制管理。

　　日前，上海市檔案局印發(fā)的《上海市檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃》指出，上海自貿(mào)區(qū)積極開展電子檔案管理單套制試點，取得了成功經(jīng)驗，在此基礎(chǔ)上將進一步完善電子檔案保管期限表、完善相關(guān)管理制度與應(yīng)用系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的科學管理。上海市檔案局局長朱紀華提出，十三五期間，上海檔案部門要積極推進電子檔案單套制管理實踐，為全國提供可復制可推廣的經(jīng)驗。

　　協(xié)同推進實現(xiàn)創(chuàng)新

　　上海市檔案局在試點單位采用制度+管理+技術(shù)協(xié)同推進的方式，打破了紙質(zhì)和電子文件均需歸檔的傳統(tǒng)管理模式，完成了3大方面的創(chuàng)新。

　　在制度建設(shè)上，試點單位積極建立健全電子檔案管理制度，結(jié)合工作實際，先后制定了《上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》《上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局電子文件歸檔整理操作細則》《上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局電子檔案長期保存管理規(guī)范》等電子檔案管理制度，使電子檔案單套制管理試點工作有章可循、有規(guī)可依。

　　在管理模式上，試點單位將OA辦公流程與電子文件歸檔、電子檔案管理流程對接，變分散管理為全程管理；要求業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在文件辦結(jié)并通過審核后，立刻提交歸檔文件，變年度歸檔為隨辦隨歸，從源頭上保證了電子檔案的完整、準確和系統(tǒng)；依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，進一步發(fā)揮電子檔案的服務(wù)功能，方便政府機構(gòu)、企事業(yè)單位和個人進行檔案查詢，提高了辦事效率。

　　在技術(shù)保障上，試點單位緊緊圍繞電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用的要求，應(yīng)用了電子簽名、元數(shù)據(jù)采集、日志管理等技術(shù)，研發(fā)了一套適合單套制管理的電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計了通用數(shù)據(jù)采集、電子檔案格式轉(zhuǎn)換、電子檔案離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具，有效解決了電子文件接收難、電子檔案管理難和長期保存難等問題，使各業(yè)務(wù)部門在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺和互信的軟件系統(tǒng)上開展一體化管理，保障了電子檔案來源可信、管理可靠、長期可用。

　　總結(jié)經(jīng)驗助力實踐

　　上海市檔案局在開展電子檔案單套制管理試點工作中形成了一系列有效經(jīng)驗，其中最為關(guān)鍵的是抓住政策機遇、推進制度規(guī)范、做好技術(shù)保障。

　　抓住政策機遇是基礎(chǔ)。上海市檔案局結(jié)合《條例》要求，利用上海自貿(mào)區(qū)法治保障和政策優(yōu)勢，因勢利導、順勢而為開展試點工作，回應(yīng)了電子政務(wù)建設(shè)的需要，適應(yīng)了智慧城市建設(shè)的要求，提升了行政服務(wù)效能。下一步，上海市檔案局將在文書類電子檔案管理基礎(chǔ)上拓展門類，進一步促進電子檔案規(guī)范化、科學化管理。

　　推進制度規(guī)范是關(guān)鍵。電子檔案與紙質(zhì)檔案既有相同的本質(zhì)屬性，又有明顯不同的管理方式。推行電子檔案單套制管理，需要遵循電子檔案的形成規(guī)律。上海市檔案局依照先行先試、風險可控、分步推進、逐步完善的原則，在實踐中不斷總結(jié)、不斷創(chuàng)新，不斷研究制定電子檔案收、管、存、用各個環(huán)節(jié)的配套制度，為電子檔案單套制管理提供制度保障。

　　做好技術(shù)保障是支撐。進行電子檔案單套制管理需要進行系統(tǒng)再造，實現(xiàn)電子檔案全程化和專業(yè)化管理；采用經(jīng)第三方權(quán)威機構(gòu)認證的數(shù)字簽名和電子簽章等技術(shù)，對電子檔案管理各環(huán)節(jié)的相關(guān)責任人進行身份確認，保證電子文件歸檔、電子檔案接收和電子檔案長期保存等關(guān)鍵環(huán)節(jié)可靠和可信；實現(xiàn)電子檔案分層次、分類別、按需求、按權(quán)限的便捷利用，不斷提升電子檔案資政惠民服務(wù)的效應(yīng)。