財(cái)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)

1、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
3、電子檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
豚統(tǒng)工程方法組織管理電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì)有以下5個(gè)方面:
1.強(qiáng)調(diào)管理的整體性系統(tǒng)工程方法強(qiáng)調(diào)把研究對(duì)象和研究過(guò)程作為
個(gè)有機(jī)整體,這樣才能達(dá)到系統(tǒng)效率最優(yōu)化。
2.降低管理過(guò)程的復(fù)雜性。電子檔案管理系統(tǒng)所研究的對(duì)象在規(guī)模、結(jié)構(gòu)、層次、相互聯(lián)系等方面都比較復(fù)雜,其管理不僅涉及計(jì)算機(jī)工程技術(shù)，且包括檔案數(shù)字化過(guò)程中的很多問(wèn)題，如數(shù)字化文件的格式標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等，還牽涉到和”電子檔案工程”項(xiàng)目以及電子政務(wù)大系統(tǒng)的關(guān)系,甚至投資預(yù)算等方面，各方面之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜。
3.重視組織管理的科學(xué)化
個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)的研制有兩個(gè)并行的過(guò)程，即工程技術(shù)過(guò)程和管理控制過(guò)程，有時(shí)管理控制過(guò)程甚至更重要。
4.減少投資決策的不確定性:電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及面廣，且影響投資建設(shè)的因素較多，其管理中的經(jīng)濟(jì)計(jì)算所采用數(shù)據(jù)大部分來(lái)自預(yù)測(cè)和估計(jì)。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第二條本規(guī)定所稱(chēng)電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定
1、電子檔案管理系統(tǒng)是企事業(yè)單位信息化建設(shè)的需要，它能夠極大地增強(qiáng)檔案的處理效率，并且能夠?qū)崿F(xiàn)高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦,在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示，以訪便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理， 為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。
2、電子檔案管理系統(tǒng),通過(guò)建立統(tǒng)
的標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范整個(gè)電子文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件管理;構(gòu)建完整的電子檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括:采集移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等等,同時(shí)逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉(zhuǎn)換為服務(wù)化管理模式,以服務(wù)模型為業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流建立在以服務(wù)為模型的系統(tǒng)平臺(tái)之上。
3、電子檔案管理系統(tǒng)，是指檔案機(jī)構(gòu)運(yùn)用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、整理、保存和提供利用的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組卷、電子檔案的案卷變動(dòng)處理、電子檔案檢索目錄的編制、電子檔案閱覽等功能的對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
電子檔案管理系統(tǒng)的功能
1、系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
2、系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
法律依據(jù)
《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》
第三章檔案接收
第十二條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存移交接收處理記錄。
第十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性和規(guī)范性等進(jìn)行檢查的功能，對(duì)不合格的進(jìn)行標(biāo)注。
第十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。
第十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)征集檔案進(jìn)行管理的功能。
第四章檔案整理
第十六條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的自動(dòng)歸類(lèi)與排序等功能，支持分類(lèi)與排序的調(diào)整處理。
第十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，形成電子檔案目錄，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。
第十八條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案批量格式轉(zhuǎn)換的功能，生成符合國(guó)家、行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的用于長(zhǎng)期保存和提供利用的電子檔案。
第十九條系統(tǒng)應(yīng)具備維護(hù)電子檔案各組成部分及相關(guān)數(shù)據(jù)信息之間、電子檔案與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)功能。
第二十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案入庫(kù)功能，并保存入庫(kù)處理過(guò)程記錄。
第五章檔案保存
第二十一條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份與恢復(fù)功能，設(shè)置備份與恢復(fù)策略，制作備份數(shù)據(jù)，對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理，記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。
第二十二條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。
第二十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等檢查功能。
第二十四條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案保護(hù)功能，保障電子檔案不被非授權(quán)的修改與刪除，記錄長(zhǎng)期保存過(guò)程中的變動(dòng)信息。
第六章檔案利用
第二十五條系統(tǒng)應(yīng)具備依據(jù)利用需求生成電子檔案利用庫(kù)的功能，支持電子檔案的檢索、篩選和輸出，能夠?yàn)槔谜咛峁┓蠂?guó)家標(biāo)準(zhǔn)格式的電子檔案。
第二十六條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案進(jìn)行多條件的模糊檢索、精確檢索和全文檢索等功能，支持跨全宗、跨門(mén)類(lèi)和遞進(jìn)檢索，檢索結(jié)果能夠進(jìn)行局部瀏覽和有選擇性地進(jìn)行輸出。
第二十七條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案在線借閱服務(wù)功能，支持在線申請(qǐng)、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打印等處理，并記錄用戶使用電子檔案的意見(jiàn)和效果等信息。
第二十八條系統(tǒng)應(yīng)具備檔案編研功能，對(duì)檔案編研成果進(jìn)行管理。
第二十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案利用登記功能，保存檔案利用者信息，并采取技術(shù)手段確保利用過(guò)程中電子檔案不被非法篡改。
第七章檔案鑒定與處置
第三十條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案鑒定與處置的定義、配置和管理功能，按照電子檔案的處置規(guī)則，建立和配置鑒定與處置條件、策略和流程，支持保管期限到期鑒定等自動(dòng)提醒功能。
第三十一條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的鑒定與處置操作功能，支持密級(jí)、價(jià)值和開(kāi)放等鑒定處理。
第三十二條系統(tǒng)應(yīng)保存鑒定與處置的過(guò)程信息，記錄鑒定與處置的責(zé)任人員、意見(jiàn)和時(shí)間等信息。
第三十三條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案銷(xiāo)毀管理功能，對(duì)實(shí)施銷(xiāo)毀處理的電子檔案進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，留存已銷(xiāo)毀的電子檔案的目錄信息和銷(xiāo)毀處理記錄。
第八章檔案統(tǒng)計(jì)
第三十四條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案數(shù)量與容量的統(tǒng)計(jì)功能，可按照檔案的全宗、門(mén)類(lèi)、文件格式、開(kāi)放程度和年度等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第三十五條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)一定時(shí)間期限內(nèi)的電子檔案的接收、整理、保存、鑒定、利用等關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能。
第三十六條系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用電子檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第三十七條系統(tǒng)應(yīng)提供報(bào)表制作工具，支持用戶自定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第九章系統(tǒng)管理
第三十八條系統(tǒng)應(yīng)提供電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)及其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)的定義與配置功能。
第三十九條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案分類(lèi)方案的定義與維護(hù)功能，支持電子檔案類(lèi)目結(jié)構(gòu)的建立與修改、鎖定與解鎖、導(dǎo)入與導(dǎo)出等處理；系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置常用的文書(shū)、科技、音像等檔案門(mén)類(lèi)的分類(lèi)方案；系統(tǒng)應(yīng)支持對(duì)會(huì)計(jì)、業(yè)務(wù)類(lèi)等專(zhuān)門(mén)檔案分類(lèi)體系的設(shè)置。
第四十條系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案元數(shù)據(jù)和目錄數(shù)據(jù)的定義與維護(hù)功能，內(nèi)置常見(jiàn)種類(lèi)的電子檔案元數(shù)據(jù)方案。
第四十一條系統(tǒng)應(yīng)具備用戶信息管理的功能，支持系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)安全保密員和系統(tǒng)安全審計(jì)員的三員分立的安全控制功能，支持電子檔案管理用戶的分組、分類(lèi)管理，以及按照功能和數(shù)據(jù)進(jìn)行授權(quán)等功能。
第四十二條系統(tǒng)應(yīng)具備日志及其分類(lèi)管理功能，記錄用戶訪問(wèn)、存取和使用電子檔案的行為和信息。
第四十三條系統(tǒng)應(yīng)具備對(duì)電子檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程、檔案管理操作行為和系統(tǒng)非授權(quán)訪問(wèn)等事項(xiàng)進(jìn)行審計(jì)、跟蹤的功能，記錄發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

電子檔案管理系統(tǒng)是財(cái)務(wù)共享中心的核心系統(tǒng)嗎

不是

財(cái)務(wù)共享中心中相關(guān)系統(tǒng)的核心系統(tǒng)指的是電子報(bào)帳系統(tǒng)，影像管理系統(tǒng)和資金管理系統(tǒng)等

檔案管理系統(tǒng)軟件哪個(gè)好

檔案管理系統(tǒng)軟件好的有：

1、多可電子檔案管理軟件

這款軟件最主要的功能是將自己的紙質(zhì)檔案管理變成電子的檔案管理，這款功能，還算是比較實(shí)用的，支持實(shí)時(shí)錄入，支持關(guān)鍵詞檢索，還支持?jǐn)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

基本上能夠滿足廣大用戶對(duì)于工作以及生活的需求，最重要的是多可檔案管理系統(tǒng)，又新研發(fā)出了升級(jí)擴(kuò)充產(chǎn)品，這其實(shí)是對(duì)于少部分人來(lái)說(shuō)是比較實(shí)用的。

2、文迪公文與檔案管理軟件

這款軟件是以文檔管理為主要功能，能夠滿足大家對(duì)于管理文檔的需求，而且是嚴(yán)格按照我國(guó)的法律法規(guī)為用戶設(shè)定的軟件，尤其是能夠針對(duì)公文網(wǎng)文檔軟件進(jìn)行管理。

所以在隱私方面應(yīng)當(dāng)是做得比較好的，其中還包括銷(xiāo)毀功能，能夠讓大家擺脫歸檔以及因銷(xiāo)毀而浪費(fèi)的精力，也解決了大家對(duì)于公文保管不容易的問(wèn)題。

3、求索人事檔案管理軟件

這一款檔案管理軟件屬于人力資源管理軟件，對(duì)于人事的資料管理的特別清晰，雖然也提供一些關(guān)鍵詞搜索以及銷(xiāo)毀功能，但是最主要的還是能夠?qū)⒚恳晃粏T工以及領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人信息羅列的非常清楚。

而且能夠支持企業(yè)調(diào)檔，所以如果領(lǐng)導(dǎo)想要了解一個(gè)員工的信息，完全可以使用這個(gè)檔案管理系統(tǒng)，直接點(diǎn)擊人名就可以展現(xiàn)一切的資料。

4、晨科文件檔案管理軟件

不同于其他的檔案管理軟件這一款軟件專(zhuān)門(mén)是針對(duì)文件管理的，當(dāng)然這個(gè)文件可以是多方面的文件，可能是關(guān)于人力資源的文件，也可能是關(guān)于財(cái)務(wù)文件。

所以就是怕用戶會(huì)提供不同種文件，因此這個(gè)系統(tǒng)做的好的一點(diǎn)就是將隱私保證的特別好。

5、好用檔案管理軟件

這款軟件既可以為企業(yè)準(zhǔn)備，可以為個(gè)人準(zhǔn)備，只要是涉及到自己的檔案以及材料管理的都會(huì)提供注冊(cè)，而且檔案錄入的方式有很多種，可以是拍照可以是掃描。

能夠及時(shí)的監(jiān)測(cè)手機(jī)后臺(tái)擁有哪些適配的軟件和程序，更快的幫助用戶將檔案錄入，節(jié)省雙方的經(jīng)歷時(shí)間。

檔案管理系統(tǒng)解決方案

檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現(xiàn)代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等痛點(diǎn)、難點(diǎn)，是一個(gè)功能強(qiáng)大、平臺(tái)一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點(diǎn)：
1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價(jià)值
通過(guò)數(shù)字化智能抓取與實(shí)時(shí)歸檔，對(duì)繁瑣的檔案信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進(jìn)檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本
自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導(dǎo)致的耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等問(wèn)題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)
多重檔案信息安全管控機(jī)制，嚴(yán)格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過(guò)程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。
4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建資源平臺(tái)
基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)。

如何建立企業(yè)電子信息檔案管理系統(tǒng)

電子信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了企業(yè)管理的方方面面，成規(guī)模的所有企業(yè)都具有自己的信息化管理平臺(tái)，并隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，不斷升級(jí)、更新?lián)Q代。企業(yè)檔案管理作為其中的一個(gè)功能模塊，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生了本質(zhì)的變化。人們要積極應(yīng)對(duì)信息化，探索和建立基于信息化的檔案管理新理念、新模式和新方法。
　　1、企業(yè)檔案管理信息化的軟環(huán)境
　　隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和應(yīng)用的快速發(fā)展，企業(yè)信息化應(yīng)用模式早已脫離了個(gè)別業(yè)務(wù)系統(tǒng)孤立應(yīng)用的階段，步入了企業(yè)戰(zhàn)略協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用階段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計(jì)劃)最具代表性。ERP系統(tǒng)以經(jīng)營(yíng)資源最佳化為出發(fā)點(diǎn)，全面整合企業(yè)的供銷(xiāo)存、財(cái)務(wù)、計(jì)劃、質(zhì)量、制造等核心業(yè)務(wù)，并最大限度提升企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)資源的應(yīng)用效率。實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)管理，進(jìn)行系統(tǒng)協(xié)同整合，核心的內(nèi)容就是要進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)集成，建立可以共享的統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。建立一致的數(shù)據(jù)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)和建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、應(yīng)用規(guī)則，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成的主要途徑。如何建設(shè)與上述信息化環(huán)境配套的電子檔案的統(tǒng)一管理、共享利用的機(jī)制、模式，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案館如何構(gòu)建和運(yùn)作，都是需要深入探討的問(wèn)題。
　　2、電子檔案管理的特點(diǎn)
　　信息化條件為檔案管理充分發(fā)揮作用提供了方便快捷的平臺(tái)，使用者在自己的電腦終端上，可以直接進(jìn)行檔案信息檢索，迅速地查閱相關(guān)檔案的借閱記錄、保密等級(jí)，并可以完成在線借閱、網(wǎng)上瀏覽。檔案管理工作者可以將檔案進(jìn)行更便捷的分類(lèi)和數(shù)據(jù)管理，如國(guó)家電網(wǎng)公司將檔案模塊劃分為文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、音像檔案等若干個(gè)模塊，每個(gè)檔案模塊按不同的檢索順序進(jìn)行排列，并根據(jù)管理需要?jiǎng)澐植煌墓芾頇?quán)限，使檔案信息按閱覽權(quán)限公開(kāi)，提高檔案資源的利用效率，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更及時(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。通過(guò)信息化檔案管理，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，符合國(guó)家當(dāng)前的“三節(jié)約”政策。
　　3、電子檔案管理需要注意的幾個(gè)問(wèn)題
　　人們把以數(shù)字化方式記錄的文件，統(tǒng)稱(chēng)為電子文件。電子文件在性質(zhì)、形式上與紙質(zhì)文件的不同，無(wú)疑是檔案界最先感受到和關(guān)注的信息化帶來(lái)的變化和影響。由模擬方式轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的記錄方式，主要的問(wèn)題有三個(gè)：一是電子文件的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，數(shù)字化信息復(fù)雜多樣的編碼格式、讀寫(xiě)方法和載體材料，都給電子文件的長(zhǎng)久保存帶來(lái)困難。二是電子文件的證據(jù)力和法律效力問(wèn)題，包含了對(duì)數(shù)字方式所記錄信息的真實(shí)性以及獲得、保持信息真實(shí)性方式方法的可行性、可信性問(wèn)題。三是數(shù)字化信息與載體的依附關(guān)系問(wèn)題，數(shù)字化信息依賴于元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)格式、軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)才能夠被處理、存儲(chǔ)和顯現(xiàn)。電子文件的復(fù)雜性、變化性、多樣性是紙張載體所沒(méi)有的。
　　4、解決困繞當(dāng)前檔案管理信息化問(wèn)題的途徑
　　目前解決電子文件真實(shí)性、長(zhǎng)久保存、長(zhǎng)期可用問(wèn)題的途徑主要有如下幾種方法：一是通過(guò)法規(guī)約束電子文件格式種類(lèi)，如我國(guó)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定的管理方式，即盡可能選擇比較通用的少量幾種文件格式，通過(guò)降低電子文件格式種類(lèi)繁復(fù)性，增加電子文件長(zhǎng)期保存的可靠性、可控性。二是通過(guò)對(duì)電子文件存在的系統(tǒng)相關(guān)要素的規(guī)范設(shè)計(jì)和過(guò)程控制，以保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，包括系統(tǒng)地記錄背景數(shù)據(jù)和規(guī)范、控制信息流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)等方式。包括我國(guó)在內(nèi)的很多國(guó)家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關(guān)法律，力求通過(guò)法律的形式，確認(rèn)數(shù)字化信息在社會(huì)交往和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的法律地位及其具有憑證性的條件，使電子文件具有了與紙質(zhì)文件同等的證據(jù)作用。三是提高載體材料壽命或?qū)﹄娮游募幚?、存?chǔ)、傳遞和應(yīng)用所依賴的軟硬件環(huán)境進(jìn)行備份的方式。四是分離數(shù)字信息的語(yǔ)義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息的存在形式，不會(huì)出現(xiàn)因數(shù)據(jù)格式及軟硬件環(huán)境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標(biāo)志規(guī)范的方法，等等。
　　作為檔案管理人員，在當(dāng)前情況下，不能采取簡(jiǎn)單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應(yīng)汲取信息化和紙質(zhì)檔案兩種管理模式的優(yōu)點(diǎn)。

有沒(méi)有什么好的檔案管理軟件呢

軒恩軟件、潤(rùn)普軟件、泛微、晨科檔案、i人事。以上檔案管理軟件功能齊全，支持自定義模塊編輯，值得推薦。

1、軒恩軟件：提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化或MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合?？晒芾砀黝?lèi)形式檔案：文書(shū)檔案、人事檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、工程檔案、客戶關(guān)系檔案等等。

2、潤(rùn)普軟件：主要包括收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統(tǒng)維護(hù)等七大模塊。可以存儲(chǔ)并讀取各種格式的電子文檔。內(nèi)置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類(lèi)登記簿實(shí)現(xiàn)了流水、滿頁(yè)打印。

3、泛微：軟件內(nèi)置完備的打印格式，并可自定義打印格式，各類(lèi)登記簿實(shí)現(xiàn)了流水、滿頁(yè)打印?？稍O(shè)置為網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上多臺(tái)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的共享。支持打印、讀取條形碼，支持讀取員工卡，為檔案文件的借閱登記提供了更多方便。

4、晨科檔案：支持收文序號(hào)由電腦自動(dòng)編號(hào)，收文序號(hào)打印在收文登記簿上和收文批閱承辦箋的右下角，便于向各部室分發(fā)文件時(shí)檢索。如果收文登記簿或批閱承辦箋不慎損壞或丟失，可從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出補(bǔ)充打印。

5、i人事：可打印的內(nèi)容包括：歸檔文件目錄，歸檔文件目錄封面，歸檔文件封面、備考表、檔案移交清單等。支持?jǐn)?shù)據(jù)采集、類(lèi)目設(shè)置、分類(lèi)排序、數(shù)據(jù)校檢、目錄生成、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、打印輸出等基本功能。