數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)

檔案數(shù)字化管理建設(shè)中存在的問題及對(duì)策
企業(yè)檔案信息化管理是一項(xiàng)涉及多方面的復(fù)雜工程，為此，我們需要采取相應(yīng)措施加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理工作。對(duì)于實(shí)際工程中存在的問題，我們要在認(rèn)真分析的基礎(chǔ)上，應(yīng)用相應(yīng)的對(duì)策措施做好應(yīng)對(duì)，以促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1 檔案信息化管理存在的問題
1.1 企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)重視度不夠
檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，成本較高，因此，大中型企業(yè)的檔案信息化管理需要領(lǐng)導(dǎo)的重視、資金的支持、專業(yè)的技術(shù)人才和健全的管理機(jī)制。許多企業(yè)將資金投入到設(shè)備改造、工程建設(shè)中，但檔案信息化建設(shè)卻嚴(yán)重滯后。
1.2 落后的檔案管理模式
我國(guó)檔案信息化建設(shè)始于20世紀(jì)80年代末，目前，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存，傳的檔案管理模式已經(jīng)不適用于當(dāng)前電子檔案的管理，而大中企業(yè)的檔案信息化管理基本還處于起步階段，導(dǎo)致一部分檔案流失、失密。
1.3 電子檔案的安全防護(hù)不夠嚴(yán)密
網(wǎng)絡(luò)的易受侵襲給檔案信息的安全帶來(lái)了直接的威脅，因此，在搞好檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，搞好檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全已成為一項(xiàng)重要的課題。
2 企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容
企業(yè)檔案信息化管理的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，因此，企業(yè)檔案信息化管理的基本內(nèi)容可以概括以下幾個(gè)方面。
2.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化
檔案信息的數(shù)字化是整個(gè)檔案信息化管理的基礎(chǔ)，其他一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的檔案管理由以往紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)要以加快室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文件的歸檔和管理為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，即一方面要把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，以便通過計(jì)算機(jī)直接利用；另一方面全面推行電子公文，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時(shí)就實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。
2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化
檔案信息利用由以往面對(duì)面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請(qǐng)，檔案管理員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個(gè)借閱過程，借閱者無(wú)需到檔案室聯(lián)系，這對(duì)部門之間相距較遠(yuǎn)的企業(yè)來(lái)說(shuō)是極為方便的。由于使用方便，必然會(huì)有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
2.3 實(shí)現(xiàn)檢索的自動(dòng)化
傳統(tǒng)檔案管理雖然編制了很多檢索工具，但當(dāng)檔案的數(shù)量較大時(shí)，使用效率仍然較低。計(jì)算機(jī)檢索速度快、效率高，可實(shí)現(xiàn)多角度檢索，是傳統(tǒng)檢索工具所無(wú)法比擬的。另外，這種自動(dòng)化檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。
3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理的對(duì)策措施
3.1 建立符合信息化要求的檔案管理系統(tǒng)
在大中型企業(yè)管理中，建立與企業(yè)有關(guān)管理系統(tǒng)相銜接的檔案管理系統(tǒng)是檔案信息化最基本的條件。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具多種文件存儲(chǔ)格式，支持多種功能，并能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中各流程的銜接，滿足企業(yè)文檔一體化管理的需要。在此基礎(chǔ)上，才能對(duì)各部門的電子檔案進(jìn)行收集和控制，也有利于各部門對(duì)保存檔案進(jìn)行查閱。
3.2 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)電子文件和檔案的管理
電子文件歸檔的組織管理要以企業(yè)電子文件形成部門入手，把電子文件歸檔列入有關(guān)人員的崗位工作計(jì)劃中，確保電子檔案的真實(shí)性。
3.3 重視培養(yǎng)檔案信息化管理人才
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案信息化進(jìn)程，檔案部門要開展技能培訓(xùn)，努力培養(yǎng)一批復(fù)合型的人才。首先要加強(qiáng)理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)。檔案人員不僅要具備扎實(shí)的基本理論知識(shí)，還要不斷提高檔案信息化管理的實(shí)踐技能。不同的企業(yè)，檔案人員的知識(shí)體系側(cè)重也不同。有的企業(yè)科技檔案多，尤其是各項(xiàng)改造工程的圖紙、竣工資料數(shù)量龐大而復(fù)雜，同時(shí)，還有會(huì)計(jì)、聲像實(shí)物等檔案，對(duì)檔案人員的要求就更高。因此，理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式已成為提高業(yè)務(wù)技能的一個(gè)重要手段。因此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案人員信息化技術(shù)的培訓(xùn)，使其熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。檔案人員的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入知識(shí)雖已普及，但是在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、管理軟件的使用操作以及數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的掌握程度上還有待加強(qiáng)，而這些也是檔案管理系統(tǒng)能平穩(wěn)、正常運(yùn)行的基礎(chǔ)和保證。
3.4 檔案信息網(wǎng)絡(luò)要有足夠的安全防護(hù)
大中型企業(yè)的檔案信息化管理應(yīng)使用僅供內(nèi)部人員工作使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，建網(wǎng)時(shí)就應(yīng)實(shí)行物理隔離，保證網(wǎng)絡(luò)的基本安全。同時(shí)，要建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度，從根本上保障系統(tǒng)的安全。檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)安裝防火墻、防病毒軟件和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，并針對(duì)主機(jī)內(nèi)核采取加固防護(hù)措施。實(shí)行級(jí)別控制，對(duì)用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行級(jí)別確認(rèn)，按不同的級(jí)別進(jìn)行不同檔案的信息查閱，防止未受權(quán)者違規(guī)操作。此外，要重視和加強(qiáng)員工的安全防護(hù)意識(shí)教育，嚴(yán)格遵守檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的規(guī)章制度。
3.5 信息共享
在現(xiàn)代社會(huì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)要生存、發(fā)展，必須要掌握綜合、有效、及時(shí)的各種信息，這是客觀的需要。單一的檔案信息往往只是反映企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)的信息，滯后性、局限性比較突出。在世界范圍內(nèi)要求“信息資源共享”的趨勢(shì)下，企業(yè)檔案信息化管理要向更高的目標(biāo)邁進(jìn)，必須加強(qiáng)與企業(yè)各部門間的互聯(lián)合作，注重檔案信息的整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的布局，以整體優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這是企業(yè)高效管理的要求，也是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。
在新的歷史時(shí)代要求下，企業(yè)檔案部門在推進(jìn)檔案信息化管理過程中，要有融入企業(yè)全方位管理的檔案思想，將優(yōu)化組合企業(yè)各部門的信息資源，構(gòu)建企業(yè)內(nèi)一體化信息管理作為發(fā)展方向，尤其是檔案、情報(bào)、圖書、文書資源的一體化管理的研究，將促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的快速發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的建設(shè)目標(biāo)。這也正符合國(guó)家在信息化建設(shè)重要發(fā)展時(shí)期提出的“統(tǒng)籌規(guī)劃，國(guó)家主導(dǎo)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)合建設(shè)；互聯(lián)互通，資源共享”信息政策。
企業(yè)檔案信息化管理既是一項(xiàng)全新的工作，又是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。為促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的健康發(fā)展，各企業(yè)必須充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理的重要性和作用，改革檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制。在實(shí)施企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)程中，要科學(xué)決策、統(tǒng)籌兼顧、循序漸進(jìn)、加強(qiáng)協(xié)調(diào)，保證資金投入的有效性，并重視檔案人才管理。同時(shí)，要發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的效能，為企業(yè)提供有效服務(wù)，切實(shí)落實(shí)企業(yè)檔案的信息化管理。

數(shù)字化檔案室的軟件系統(tǒng)建設(shè)

電子文件歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分，應(yīng)按照GB/T 18894和有關(guān)電子文件歸檔管理的規(guī)定設(shè)計(jì)開發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)報(bào)送等功能。歸檔管理過程中應(yīng)保證電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應(yīng)建立以數(shù)字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個(gè)檔案室業(yè)務(wù)工作的管理系統(tǒng)。主要應(yīng)包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等功能。檔案進(jìn)館和報(bào)送管理系統(tǒng)按照網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下館室一體化業(yè)務(wù)建設(shè)的模式，按照國(guó)家規(guī)定的檔案數(shù)據(jù)及其目錄數(shù)據(jù)格式要求，整理應(yīng)進(jìn)館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報(bào)送數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡(luò)或載體移交等方式向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交報(bào)送。檔案查詢利用系統(tǒng)在單位辦公網(wǎng)上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用?！?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)包括檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

數(shù)字檔案室及檔案數(shù)字化建設(shè)方案

數(shù)字檔案室的建設(shè)
數(shù)字檔案館系統(tǒng)綜合應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，開發(fā)了對(duì)檔案實(shí)體、檔案內(nèi)容、檔案服務(wù)和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息資源和檔案業(yè)務(wù)信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件。
基于OCR技術(shù)生成檔案數(shù)字化成果文本數(shù)據(jù)資源庫(kù)，結(jié)合應(yīng)用原生電子檔案內(nèi)容信息，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的數(shù)據(jù)化管理，可以進(jìn)行全文檢索，并采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)構(gòu)建虛擬資源庫(kù)，突破了傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化理念，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數(shù)據(jù)智能采集技術(shù)，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實(shí)現(xiàn)了智慧城市建設(shè)中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的高效接收和有序管理。采用大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館，通過云計(jì)算技術(shù)虛擬合并各檔案館之間的數(shù)據(jù)，做到實(shí)時(shí)互通，跨館出證。
采用模型控制技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)歸檔電子文件質(zhì)量監(jiān)管、進(jìn)館電子檔案質(zhì)量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務(wù)目標(biāo)督查等工作的輔助管理，有效地推進(jìn)了檔案館業(yè)務(wù)工作的信息化。
應(yīng)用RFID?技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺(tái)對(duì)實(shí)體檔案、在館人員及相關(guān)業(yè)務(wù)信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術(shù)在檔案館工作中的應(yīng)用領(lǐng)域。如文檔服務(wù)中心發(fā)出調(diào)卷指令后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)庫(kù)區(qū)RFID?標(biāo)簽信息閱讀器未感知到相關(guān)檔案出庫(kù)信息，將自動(dòng)發(fā)送短信提示庫(kù)房保管人員辦理調(diào)卷業(yè)務(wù)。
基于編研人員的檔案利用，通過對(duì)檔案信息資源的深入挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率;同時(shí)基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，支持對(duì)檢索結(jié)果的知識(shí)圖譜展示以及檔案信息的自動(dòng)聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標(biāo)簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實(shí)時(shí)掌握每一份檔案的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)管理者與檔案實(shí)體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)與檔案數(shù)字化建設(shè)的區(qū)別

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)綜合工程，其目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。檔案數(shù)字化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要基礎(chǔ)，是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的核心。

檔案信息化建設(shè)和檔案數(shù)字化建設(shè)有什么區(qū)別

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

這些工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。