人事檔案信息化建設(shè)優(yōu)點(diǎn)

信息化建設(shè)是企業(yè)為提高自己綜合實(shí)力，通過借助現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建企業(yè)整體形象而推行的管理理念。經(jīng)濟(jì)全球化的迅速普及，市場經(jīng)濟(jì)開始蓬勃發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足市場發(fā)展的需求。信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)建立品牌、提升服務(wù)、樹立形象的核心思想，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和提高市場競爭力的重要保障。

信息化建設(shè)涵蓋的內(nèi)容非常廣泛，著重的是企業(yè)綜合實(shí)力的比拼。隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中應(yīng)用的不斷深入，信息化建設(shè)的重要性也日益凸顯。人事管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是企業(yè)人才培養(yǎng)與挖潛潛能的后勤基地，人事管理體制的健全與否，直接影響到企業(yè)在未來發(fā)展中的市場地位。因此，企業(yè)的信息化建設(shè)，人事管理是關(guān)鍵。

人事管理，簡單來說，就是通過一定的科學(xué)手段，調(diào)節(jié)人與事之間的關(guān)系及矛盾，充分挖潛人的潛能，使得使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo)的過程。綜觀企業(yè)人事管理的全過程，我們可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的人事管理大致經(jīng)歷了3個(gè)階段。

第一階段，也是企業(yè)人事管理的最原始階段，這一階段的人事管理基本以手工紙張管理為主。由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的局限，企業(yè)人事部只能把員工的相關(guān)信息都記錄到紙質(zhì)文檔上，然后依次劃分區(qū)域進(jìn)行存儲。通過描述可以看出來，這一階段的人事管理都是以人為主體，人事管理的效果完全取決人的辦事效率，任何細(xì)微的人為失誤都可能導(dǎo)致企業(yè)人事管理的癱瘓，充分體現(xiàn)了人事管理方式落后的時(shí)代性。

第二階段，信息技術(shù)的發(fā)展給企業(yè)的管理帶來無限的遐想空間，計(jì)算機(jī)的慢慢普及使得信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越來越多的參與到企業(yè)的日常辦公行為中去，這也使得企業(yè)的人事管理上升到了一個(gè)新的階段。不再是單純的依靠人工紙質(zhì)來管理，更多的是開始借助電子表格等網(wǎng)絡(luò)行為來存儲企業(yè)的人事檔案。可以看出，這一階段的人事管理在數(shù)據(jù)存儲的安全性及數(shù)據(jù)傳輸?shù)男噬隙嫉玫搅嗣黠@的提升，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理的優(yōu)勢也隨之得到無限的放大。

第三階段，也是目前眾多企業(yè)正在實(shí)施或者已經(jīng)實(shí)施的軟件管理模式，不同于第二階段的人事管理，這一階段的人事管理都是全程的電子化管理模式，所有的人事信息數(shù)據(jù)都是通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)云端進(jìn)行存儲、傳輸，進(jìn)一步增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的傳輸能力，這就是現(xiàn)代化的人事管理軟件強(qiáng)大管理能力。相比之下，人事管理軟件最大的優(yōu)勢就在于它有特定的數(shù)據(jù)庫來統(tǒng)一管理所有經(jīng)由軟件的數(shù)據(jù)信息，然后形成一個(gè)統(tǒng)一的資料庫，進(jìn)而輸出相應(yīng)的報(bào)表供企業(yè)查詢統(tǒng)計(jì)，所有的這些過程，都是軟件自動進(jìn)行的。而且更難能可貴的是，人事管理軟件在查詢數(shù)據(jù)上也提供了較為方便的操作模式，可以經(jīng)過簡單的設(shè)置進(jìn)行準(zhǔn)確的定位。

通過企業(yè)人事管理所經(jīng)歷的三個(gè)階段，我們可以發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的人事管理是一個(gè)逐步向前遞進(jìn)的過程，由最初的人工管理模式逐步向現(xiàn)代化的軟件管理模式轉(zhuǎn)變，很大程度上體現(xiàn)了人事管理現(xiàn)代化的趨勢。人事管理軟件的出現(xiàn)及普及，改變了企業(yè)傳統(tǒng)意義上人事管理理念，在改變企業(yè)管理模式的同時(shí)最大化的促進(jìn)了企業(yè)人事管理效率的提升。也正因?yàn)槿绱?，企業(yè)推行信息化建設(shè)是非常符合歷史趨勢的，也證明了采用軟件輔助企業(yè)管理的優(yōu)勢所在。當(dāng)然了，人事管理軟件只是其中的一個(gè)典例，企業(yè)信息化是一個(gè)系統(tǒng)的、全方位的企業(yè)管理升級，需要企業(yè)再接再厲，再創(chuàng)新高。

為什么企業(yè)需要人力資源管理系統(tǒng)信息化的建設(shè)

一、

人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

1、有利于企業(yè)整合管理資源，提高管理效率，降低管理成本 信息化的首要作用是提高工作效率，表現(xiàn)在人力節(jié)約、人力資源業(yè)務(wù)辦理速 度提高、差錯(cuò)率下降、人力資源方面的決策速度加快、決策質(zhì)量提高等方面。 傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期， 人力資源部門不管是設(shè)計(jì)工作、 組織培訓(xùn)、 招聘人員， 還是工資發(fā)放、檔案管理等瑣碎的具體工作都必須依靠手工操作，效率低并且容 易出錯(cuò)。信息系統(tǒng)的投入，減輕了手工作業(yè)造成的查詢、統(tǒng)計(jì)等方面繁重的計(jì)算 工作， 縮短了各職能工作的時(shí)間， 大大提高了人力資源管理的運(yùn)作效率。 同時(shí)，信息化可以減少人力資源管理工作的操作成本、降低員工流動率、減

少通訊費(fèi)用等，從而降低組織的管理成本。另一方面通過對人力資源管理流程的 優(yōu)化、完善、固化等過程，可以從相應(yīng)部門獲得更多有價(jià)值的信息，為企業(yè)的戰(zhàn) 略性決策提供數(shù)據(jù)支持。在這種轉(zhuǎn)變后，企業(yè)人力資源部門才可能實(shí)現(xiàn)從“成本 部門”向“價(jià)值部門”的轉(zhuǎn)換，真正成為企業(yè)戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)合作伙伴。 2、有利于有效貫徹落實(shí)人力資源解決方案 我們知道，企業(yè)在發(fā)展的各個(gè)階段都會遇到人力資源管理上的各種問題，當(dāng) 各種問題出現(xiàn)時(shí)，企業(yè)管理者首先就是從人力資源管理措施上尋求解決方案，當(dāng) 方案出臺并著手實(shí)施時(shí)，人力資源部門發(fā)現(xiàn)很難將這個(gè)方案真正落實(shí)下去，在執(zhí) 行過程中也會遇到很多難以預(yù)料的問題。 執(zhí)行不力的結(jié)果要么方案被鎖在文件柜 里束之高閣，要么實(shí)施質(zhì)量和收益大打折扣。執(zhí)行不力的主要原因不是方案本身 不好，而是缺乏方案實(shí)施的平臺和工具。從深層次看，傳統(tǒng)手工作業(yè)方式與以精 細(xì)化、量化管理為特點(diǎn)的現(xiàn)代人力資源管理模式產(chǎn)生了不適應(yīng)性。企業(yè)必須實(shí)現(xiàn) 人力資源管理方式的轉(zhuǎn)變，其主要途徑是實(shí)施人力資源管理信息化。讓人力資源 管理可以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化管理的要求。 3、有利于改善人力資源部門的服務(wù)，推進(jìn)全面人力資源管理。 在現(xiàn)代企業(yè)中，人力資源管理工作人員已經(jīng)不僅僅局限于人力資源部門，而 是擴(kuò)展到了整個(gè)各個(gè)層面。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，e-HR 軟件從 C/S 模式向 B/S 模式的轉(zhuǎn)變，基于互聯(lián)網(wǎng)操作的 e-HR 軟件通過對用戶權(quán)限的劃分， 把 HR 管理人員和非 HR 管理人員整合在一起。通過面向全員的信息化工具，延伸 人力資源管理范圍，提高各級人員參與人力資源管理的程度，有效地改善人力資 源部門的服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量。在員工充分參與的基礎(chǔ)上，推進(jìn)人力資源管理工 作不斷創(chuàng)新和全方位提高。 4、有利于推動管理方式人性化 信息系統(tǒng)的投入，使員工與企業(yè)之間在根本利益方面的互動成為可能，體現(xiàn) 了實(shí)時(shí)管理的優(yōu)越性。 信息化人力資源管理是管理技術(shù)與信息技術(shù)之間的完美融 合，在消化吸收先進(jìn)的人力資源管理理念的基礎(chǔ)上，可以在系統(tǒng)中體現(xiàn)人力資源 管理的全部內(nèi)容與業(yè)務(wù)流程， 從而使得人力資源管理系統(tǒng)可以被用來定義專業(yè)部 門的工作內(nèi)容，優(yōu)化和規(guī)范其業(yè)務(wù)流程，從而成為企業(yè)人力資源部門信息化、職 業(yè)化、個(gè)性化的管理平臺，真正實(shí)現(xiàn)管理方式的人性化。 隨著人力資源管理信息化不斷的實(shí)踐、發(fā)展、提升，人力資源管理信息化給 企業(yè)帶來的價(jià)值會越來越清晰。同時(shí)，我們要清醒的認(rèn)識到 e-HR 軟件作為一種 信息化落地工具，與其服務(wù)對象——人力資源管理要有機(jī)結(jié)合起來，以有效地提

升企業(yè)人力資源管理水平，使 e-HR 軟件能夠真正地為企業(yè)所用，發(fā)揮其應(yīng)有的 價(jià)值。 二、推進(jìn)人力資源管理信息化的措施 1、從觀念層著手，建設(shè)新型企業(yè)文化。 人力資源信息化并非只是單純購置一套 e-HR 系統(tǒng)，其深層次意義在于管理 理念的信息化，是企業(yè)管理者和全體員工對信息化的認(rèn)識、認(rèn)可，故而信息化引 出的企業(yè)再造不僅僅是組織流程的再造，更是企業(yè)文化的再造。 因此，只有當(dāng)企業(yè)在觀念層上完成這一新型企業(yè)文化建設(shè)以后再引進(jìn) e-HR 系統(tǒng)，員工才能充分領(lǐng)會 e—HR 對于組織和自身的重大意義。從而主動積極地學(xué) 習(xí)新技術(shù)，適應(yīng) e-HR 帶來的變革，為 e—HR 實(shí)施消除了一大障礙。同時(shí)管理層 及時(shí)有效地與全體員工溝通。讓他們認(rèn)識到 e-HR 不是要損害員工的利益，反而 能從長遠(yuǎn)角度上提升組織的核心競爭能力，進(jìn)而為員工創(chuàng)造理想的職業(yè)生涯，這 樣，全體員工參與 e—HR 實(shí)施的積極性會大大提高，為人力資源部門獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策， 提供廣泛的支持。任何—種新生的、先進(jìn)的管理理念，一旦得到全員支持，必將 發(fā)揮其巨大的功能。 2、加強(qiáng)人力資源管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 可以說，企業(yè)人力資源管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵就是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，即配備適 宜的計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建立一定規(guī)模、結(jié)構(gòu)合理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為企業(yè) 全面推進(jìn)人力資源管理信息化奠定基礎(chǔ)。 要切實(shí)做好以下幾點(diǎn)：首先，實(shí)現(xiàn)辦公自動化。因?yàn)槔萌斯な侄芜M(jìn)行龐大 的人力資源信息的收集、處理及科學(xué)決策已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。因此，改 變辦公模式，是人力資源管理信息化的基礎(chǔ)任務(wù)。 其次，開展軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了實(shí)現(xiàn)信息化，投入必要的軟硬件設(shè)備 算是最基本的環(huán)節(jié)。 最后，開展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)來改善管理模式，架構(gòu)一個(gè)共享 資源的平臺，提高計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源管理中的應(yīng)用程度，逐步提高人 力資源管理信息化水平。 3、建立專業(yè)化、信息化的人才隊(duì)伍 可以說，人才隊(duì)伍建設(shè)是人力資源管理信息化成功的根本。企業(yè)人力資源信 息化管理需要綜合性的高素質(zhì)人才，要求他們在具備現(xiàn)代管理知識的基礎(chǔ)上，熟 練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)手段。 首先，人力資源管理者必須精通人力資源管理技能、精通經(jīng)營知識，應(yīng)該具

有專業(yè)化的工作態(tài)度， 以及一定的軟件應(yīng)用水平。 人力資源管理人員是推進(jìn) e-HR 的關(guān)鍵力量， 因此一定要對他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)， 提供他們的操作能力和綜合素質(zhì)。 其次是企業(yè)的全部員工，e-HR 系統(tǒng)對員工素質(zhì)要求較高，實(shí)施 e-HR 前應(yīng)該對所 有員工進(jìn)行不同程度的技術(shù)培訓(xùn)和人力資源管理理念培訓(xùn)。 4、注重人力資源管理信息化的長期發(fā)展規(guī)劃 有些企業(yè)往往只注重眼前的發(fā)展?fàn)顩r， 對信息化的管理沒有一個(gè)長期的戰(zhàn)略 規(guī)劃，從而導(dǎo)致企業(yè)的人力資源管理信息化有了好勢頭，卻夭折在搖籃中。任何 一種信息化管理都需要長期的發(fā)展，尤其是像人力資源管理這種龐大、復(fù)雜、及 其重要的管理領(lǐng)域的信息化，迫切需要企業(yè)給予長期的關(guān)注和合理的發(fā)展規(guī)劃。 只有不斷地發(fā)展改進(jìn)才能充分發(fā)揮信息化人力資源管理的優(yōu)勢。

人力資源管理信息化不只是一個(gè)管理手段，更是一種適應(yīng)時(shí)代，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā) 展的管理思想。它可以給企業(yè)創(chuàng)造出巨大的價(jià)值，包括有形的和無形的價(jià)值。但 是，這種管理思想的變革必須建立在企業(yè)戰(zhàn)略和實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，企業(yè)不能一 味的因循守舊，但也不可以盲目求變。人力資源管理的信息化過程是一個(gè)長期而 復(fù)雜的過程，企業(yè)要通過合理的措施和手段，在長期規(guī)劃發(fā)展下，利用其提高企 業(yè)的競爭力。

高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策

高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅掌握著人才的全部信息和各種情況，同時(shí)對人才的使用狀況及流動狀況也了如指掌。高等學(xué)校發(fā)揮人才作用，合理安排使用人才，無論如何都離不開人事檔案。下面是我為大家搜集整理出來的有關(guān)于高等學(xué)校人事檔案管理的重要性及改善對策，歡迎閱讀!

(二)人事檔案管理的意義。

在中國，人事檔案對人才使用、開發(fā)、管理及流動都具有極大的作用。例如：某人想調(diào)整自己的工作，調(diào)到更適合自己發(fā)揮專業(yè)特長的地方或單位工作，如若原工作單位不同意其調(diào)到其他工作單位。則此人的人事檔案就不能轉(zhuǎn)出，即使此人離開原工作單位，到新工作單位工作，在沒有人事檔案的情況下，當(dāng)事人會遇到很多與人事檔案有關(guān)的困難和麻煩。如果建立起人事檔案社會化開放式管理模式，所有的人都是社會人，而不是受某個(gè)單位限制的單位人，個(gè)人的人事檔案由社會化的人才機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，上述案例不復(fù)存在，人才流動更加便利快捷，人才會釋放出巨大的能量，發(fā)揮不同于在一個(gè)固定單位的更大作用。因此，在全面深化改革的今天，在信息化、電子化、人才服務(wù)社會化的背景下，建立高等學(xué)校人事檔案與社會人才管理機(jī)構(gòu)的人事檔案管理的互連互動、信息互享，帶動全社會對人才信息的公開化，讓不僅是所在學(xué)校了解和掌握人才信息，整個(gè)社會也能了解和掌握人才的真實(shí)狀況，使人才不僅在本學(xué)校發(fā)揮作用，在社會上也能發(fā)揮其巨大的作用。為建設(shè)中國特色的社會主義社會服務(wù)。人事檔案管理的重大意義就在于人才的開發(fā)和最大限度地使用人才。

(三)人事檔案社會價(jià)值。

高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、社會化、電子化，可以提高人事檔案管理的效率，能更加充分有效地使高等學(xué)校、社會組織或機(jī)構(gòu)了解人才、選擇人才、使用人才，為各個(gè)高等學(xué)校、社會組織、社會機(jī)構(gòu)及全社會服務(wù)。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的管理、利用僅限于本單位內(nèi)部，嚴(yán)重制約了人事檔案的使用價(jià)值和利用率。同時(shí)也制約了人才的使用、流動及服務(wù)社會的作用。高等學(xué)校人事檔案管理改革是時(shí)代賦予高等學(xué)校的歷史使命，高等學(xué)校人事檔案管理的信息化、電子化、社會化，是全面深化改革的要求，是社會主義市場經(jīng)濟(jì)的要求，也是對高等學(xué)校人事檔案管理模式進(jìn)行現(xiàn)代化、信息化、電子化、經(jīng)濟(jì)化改革的要求。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式中，人事檔案管理是封閉的、單一的、不追求使用率及利用率，人事檔案是在各個(gè)單位內(nèi)部人事部門進(jìn)行嚴(yán)密的管理。當(dāng)今是改革開放的時(shí)代，人才的社會性要求越來越高，如果還是按傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行管理，不進(jìn)行與時(shí)代相適應(yīng)的改革，就不能夠適應(yīng)社會的發(fā)展需求，就不能與時(shí)俱進(jìn)，從而嚴(yán)重影響和制約了人才的開發(fā)、培養(yǎng)、使用及社會化服務(wù)。同時(shí)也不符合現(xiàn)代信息化、經(jīng)濟(jì)化、科技化、市場化社會的要求。高等學(xué)校人事檔案管理改革就是要改革人事檔案傳統(tǒng)的管理模式，創(chuàng)新高等學(xué)校人事檔案管理利用的高效化、社會化及人才的社會流動化，最大限度地提高高等學(xué)校人事檔案的社會利用價(jià)值。

(一)加強(qiáng)對高等學(xué)校人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督、檢查力度。

高等學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)及人事檔案管理工作的工作人員要重視人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常檢查人事檔案的管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，且對人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題給予及時(shí)地解決。高等學(xué)校的人事檔案，在人才流動、人才交流、干部選拔任用等方面扮演著極其重要的角色。伴隨著全面深化改革進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國的人事制度、用人制度、人才管理制度及人才使用制度等都會不斷地改革、創(chuàng)新及完善，與之相對應(yīng)的人事檔案管理工作及制度也會隨之相應(yīng)地改革、發(fā)展、完善。改革高等學(xué)校人事檔案管理工作及制度是時(shí)代對高等學(xué)校提出的要求，是全面深化改革對高等學(xué)校提出的要求，是人才的合理配置、合理使用、合理流動，發(fā)揮人才最大的社會價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值對高等學(xué)校提出的要求。因此，我們的高等學(xué)校一定要在全面深化改革的新的歷史時(shí)期加大力度管理好高等學(xué)校教職員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的真實(shí)性作用、歷史性作用及全貌性作用。

(二)便于人才流動、給人才流動創(chuàng)造便捷、高效的服務(wù)。

傳統(tǒng)觀念對人事檔案的認(rèn)識是，人事檔案只是管理、不要出任何問題(諸如：丟失、損毀等)，對于利用、發(fā)揮其使用價(jià)值卻一直認(rèn)識不夠，沒有充分發(fā)揮人事檔案在人才交流、人才宣傳、人才使用及公眾對人才的了解和認(rèn)可等方面的重要作用。

在現(xiàn)代化的信息社會里，宣傳(即：信息的公開和傳播)是現(xiàn)代社會的重要特征，人才的特長是通過可公開的檔案信息傳遞到方方面面的，能夠充分發(fā)揮每個(gè)人才的作用，是對國家、社會及單位的重要貢獻(xiàn)，也是對我國社會主義不斷發(fā)展、邁向精神文明、物質(zhì)豐富的國際化社會的重要貢獻(xiàn)。 創(chuàng)造合理高效、便于流動、信息快捷的人事檔案管理體制，是我國高等學(xué)校當(dāng)前人事檔案改革和發(fā)展的首要任務(wù)。高等學(xué)校人才的社會流動，推動高等學(xué)校之間的競爭、發(fā)展及進(jìn)步。高等學(xué)校人才的校內(nèi)流動，促進(jìn)校內(nèi)各院系的競爭、發(fā)展及最大限度地為國家和社會服務(wù)。因此，高等學(xué)校的人事檔案管理工作，不僅是人事檔案管理人員的事，更是高等學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)及各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的重要任務(wù)。

(三)改進(jìn)傳統(tǒng)觀念，充實(shí)更新檔案內(nèi)容。

傳統(tǒng)的人事檔案的內(nèi)容是政治面貌、年度總結(jié)、職稱評定、表彰獎(jiǎng)懲等，但是，作為一個(gè)高等學(xué)校卻恰恰忽略了專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)的.業(yè)務(wù)檔案。對于行政管理人員來說，傳統(tǒng)的人事檔案管理對于人員的流動、變遷、使用還能應(yīng)付，但是，對于專業(yè)技術(shù)人員來說，就不能充分地反映其全部信息，因此，可能在對專業(yè)技術(shù)人員的交流、使用、發(fā)揮其專業(yè)特長上，受到制約和限制，不能充分反映專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)信息，制約了專業(yè)技術(shù)人員作用的發(fā)揮，最終受損失的是我們的國家、社會及專業(yè)技術(shù)人才所在的高等學(xué)校。

高等學(xué)校的作用很多，但其中之一是提供社會服務(wù)，高等學(xué)校的管理人員是給專業(yè)技術(shù)人員提供服務(wù)平臺，使其最大限度地發(fā)揮自己的專業(yè)特長，作出貢獻(xiàn)，來影響和提升學(xué)校的聲譽(yù)、地位、知名度等，給學(xué)校帶來價(jià)值和利益。因此一個(gè)高等學(xué)校的社會聲譽(yù)、管理水平的高低，就是看它是否最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，要想最大限度地發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的作用，就要充分做好高等學(xué)校專業(yè)技術(shù)人員的人事檔案管理工作。

(四)加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

人事檔案是人才的信息資源庫，有效合理地利用人事檔案這個(gè)人才信息資源庫，最大限度地發(fā)揮人才的作用，是人事檔案管理工作的突出目的。把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)設(shè)施設(shè)備應(yīng)用到人事檔案管理中，提高人事檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是人事檔案管理改革的重要任務(wù)。高等學(xué)校在人事檔案管理改革過程中，要提高人事檔案管理工作的水平和效率，要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞人才信息，為人才的需求者提供全面、真實(shí)、高效、便捷的人才信息服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案管理工作已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化的設(shè)備及技術(shù)，高等學(xué)校的人事檔案管理工作不僅要添加、充實(shí)這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，還要組織和培訓(xùn)好人事檔案的管理人員，熟練掌握及熟練使用這些現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，使其為高等學(xué)校人事檔案管理工作帶來高效、快捷、便利。另外，在加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時(shí)，還要注意保存好紙制人事檔案，因?yàn)閿?shù)字化檔案的原始性和真實(shí)性較難鑒別。還有，不向外公開的、有密級的人事檔案也以紙制檔案保存為宜?？上蛲夤_的人事檔案，進(jìn)行數(shù)字化管理，可以有效、快速地為社會服務(wù)，省時(shí)省力，迅速便捷，節(jié)省經(jīng)費(fèi)和人力。人才的利用方和查閱方可以通過已經(jīng)普及的互聯(lián)網(wǎng)查閱人才信息，充分、有效及最大限度地利用人事檔案信息，對人才資源進(jìn)行充分利用，盡量減少人才的閑置和浪費(fèi)，把人才充分和有效地利用好，使其為國家和社會做出貢獻(xiàn)。

(五)促進(jìn)人事檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不僅可以使人事檔案管理人員按國家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的管理、操作及提供利用，還可以使人事檔案在流動、參閱、保密等多個(gè)環(huán)節(jié)高速、快捷、方便地為利用者服務(wù)。高等學(xué)校是人才高度集中，人員多、流動頻繁的單位，實(shí)行人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，既可以省時(shí)省力、減少管理人員、節(jié)省經(jīng)費(fèi)和開支，還可以給利用者提供便于查閱、省時(shí)省力的便捷服務(wù)。

所謂標(biāo)準(zhǔn)化，就是國家按不同的單位及特征制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，如高等學(xué)校的人事檔案不僅有傳統(tǒng)的內(nèi)容(工作總結(jié)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、工資收入、職務(wù)變動等)，還應(yīng)該給專業(yè)技術(shù)人員(教師及研究人員)增加能反映其教學(xué)能力、科研能力、學(xué)術(shù)及專業(yè)水平等項(xiàng)內(nèi)容。即對于高等學(xué)校的專業(yè)技術(shù)人員，在檔案中能反映如下方面：

一是能反映出政治素養(yǎng)、道德品行。

二是能反映出貢獻(xiàn)度大小及工資收入。

三是能反映出業(yè)務(wù)能力、科研水平。這樣，就能給那些高等學(xué)校的主流群體，高等學(xué)校賴以生存的支柱，給高等學(xué)校帶來聲譽(yù)、地位及知名度的專業(yè)技術(shù)人員群體在人事檔案中有了比較全面的記載。

高等學(xué)校人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理也是人事檔案管理制度改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能大大提高人事檔案的利用率及效率，可以更好、更快捷地提供人才信息，為人才的使用者、管理者服務(wù)。

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進(jìn)行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個(gè)圖書館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識和科學(xué)知識，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對工作人員進(jìn)行科學(xué)知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個(gè)檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。