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檢察院檔案信息化建設規(guī)劃

時間:2023-02-13 作者:老師 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

檢察院檔案信息化建設規(guī)劃

檢察院檔案信息化建設規(guī)劃

檢察院檔案信息化建設規(guī)劃

任何一個有一定存在歷史的機構(gòu),都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案,將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化,有利于管理與利用。
下面,將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例,對檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理,分類架構(gòu)一般為:
文書檔案、財務檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類,訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級檢察院可根據(jù)自身管理需要,進行更詳細的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實體案卷,取卷時注意:
準確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取,不要丟卷,確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義,是3Hmis的專用術語,實際上就是確定檔案的最底層分類的相關屬性,或稱案卷的相關屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案,如果3Hmis已存在相關案卷信息,此步驟可省略。
關于檔案定義的具體操作,前面已詳細介紹,這里不再重復。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂,如果紙質(zhì)實體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中,還應執(zhí)行取消注冊功能,相當于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項:
保證案卷的完整,檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤,正、副卷標注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷,將案卷背面的封條小心撕干凈,剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開,對單面、雙面等情況進行標注,以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時與掃描人員溝通。
注明每卷(包括正、副卷)的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問,應及時向檔案管理員進行咨詢和溝通,不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷,一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成,即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄,不必在錄入,若無,則采用新建文件的方法,錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對已錄入相關屬性的卷內(nèi)文件進行掃描,并將掃描結(jié)果文件引入(上傳)檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序,可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進行掃描(支持高速掃描儀),用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件(但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便),然后,再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng),3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴格的數(shù)字化檔案安全管理要求,并有專門用于歸檔的電子印章,可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時的注意事項如下:
根據(jù)需要設置掃描文件的格式和分辨率,3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進行管理。
對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料,需用不同的比例或掃描方法進行掃描。
根據(jù)規(guī)則設置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名(采用3Hmis圖片管理器掃描時,將自動上傳,股不需要存放在客戶端)。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對,確保不重掃、漏掃、多掃,同時保證案卷的清晰度,對掃描結(jié)果不佳的頁面進行專門處理。

人民法院訴訟檔案管理的規(guī)定是怎樣的

1、檔案材料的收集及整理、組卷要嚴格按照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》進行。檔案材料的收集要盡可能齊全、完整,尤其是基本證據(jù)材料一定收錄入卷,不可缺失,組卷要嚴格按照統(tǒng)一的規(guī)定進行。 2、案卷材料的排列和卷內(nèi)目錄的填寫。案卷材料應嚴格按照實際訴訟程序依次排列,主要證據(jù)在前,輔助證據(jù)在后,印件在前,底稿在后。刑事、民事、行政、再審、申訴等案卷材料的排列順序按照最高人民法院頒布的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》規(guī)定排列。填寫卷內(nèi)目錄時,除卷內(nèi)目錄所列項目應逐一填寫外,案卷內(nèi)的法律文書、相關證據(jù)材料均應逐一填寫清楚。 3、檢察機關偵查、起訴的刑事案件,應將起訴書連同偵查卷宗(包括證物等),一并移送人民法院,經(jīng)法院判決后應將判決書送檢察院一份。該案卷宗由人民法院存檔保管。檢察院可將提起刑事案件決定書、檢舉被告人決定書、施行強制處分決定書、向被告人宣告?zhèn)刹榻K結(jié)筆錄、起訴意見書或不起訴決定書、法院的判決書和裁定書、檢察長所提出之抗議書和上級法院的裁定書等以及偵查計劃和內(nèi)部有關文件與書信等材料,存檔保管。 4、公安機關偵查移送檢察院向法院起訴的案件,經(jīng)法院判決后除將判決書送檢察院并抄送公安機關外,該案卷宗仍應由法院歸檔保管。

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