檢察院檔案信息化建設(shè)方案

隨著檢察檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，基層檢察院在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，基層檢察院檔案人才匱乏、檔案制度不健全、利用率不高等因素制約了檢察檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。隨著檔案電子化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)形勢(shì)需要，提升檢察檔案管理水平，充分發(fā)揮檢察檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)的作用，是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期擺在基層檢察院面前的一個(gè)重要問(wèn)題。下面，筆者就進(jìn)一步做好檔案管理工作談幾點(diǎn)膚淺認(rèn)識(shí)。
一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，提高責(zé)任意識(shí)
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢(shì)下順利開(kāi)展的重要保證。應(yīng)明確分管檢察長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、辦公室具體負(fù)責(zé)、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。每年度的工作計(jì)劃、績(jī)效管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時(shí)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高干警對(duì)檔案管理工作在檢察工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。
二、注重培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)面廣的基礎(chǔ)性工作，檔案管理人員的素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎(chǔ)。一是注重加強(qiáng)專職檔案人員培訓(xùn)，在思想上要求其具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和良好的職業(yè)操守，能嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，保守機(jī)密；在業(yè)務(wù)上要有較高的檔案業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)技能，并具有一定的法律知識(shí)和電腦運(yùn)用能力。只有真正做到以上幾點(diǎn)才能成為一名稱職的檔案管理人員。同時(shí)應(yīng)多安排檔案管理人員參加上級(jí)檢察院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極邀請(qǐng)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，主動(dòng)向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)開(kāi)闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長(zhǎng)補(bǔ)短。二是注重加強(qiáng)相關(guān)部門檔案責(zé)任人員培訓(xùn)。重視加強(qiáng)對(duì)各部門內(nèi)勤，特別是檔案責(zé)任人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有計(jì)劃地開(kāi)展培訓(xùn)，及時(shí)訂閱有關(guān)檔案管理書(shū)刊，督促其自覺(jué)學(xué)習(xí)，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。
三、嚴(yán)把“三關(guān)”，提高檔案質(zhì)量
一要把好質(zhì)量評(píng)查關(guān)。對(duì)部門上交的各類檔案堅(jiān)持原則，要嚴(yán)格把關(guān)，不符合歸檔要求的，及時(shí)指正，并督促整改；二要把好保管關(guān)，庫(kù)存檔案要定期和不定期經(jīng)常檢查，確保庫(kù)房各項(xiàng)安全措施到位，保持庫(kù)存檔案整齊、美觀、牢固，杜絕任何檔案安全事故發(fā)生；三要把好利用關(guān)，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的復(fù)查、專項(xiàng)檢查、質(zhì)量評(píng)查等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。
四、健全機(jī)制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理
加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，是科學(xué)管理檔案工作的保證。一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴(yán)格制定歸檔、保管、借閱等各項(xiàng)操作規(guī)范和工作規(guī)程，強(qiáng)化訴訟檔案的管理，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，借卷登記審批手續(xù)齊備；二要規(guī)范通報(bào)制度，不定期地對(duì)各部門歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況以及超期未還或未辦理相關(guān)手續(xù)等情況通報(bào)。　

五、硬件投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在抓好軟件建設(shè)的同時(shí)，尤其要注重硬件設(shè)施的達(dá)標(biāo)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施，為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時(shí)充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，加強(qiáng)檔案的全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，探索照片檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案等資料的數(shù)字化。強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮內(nèi)部局域網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫(kù)房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語(yǔ)，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊(cè)功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng)：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開(kāi)案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開(kāi)裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁(yè)頁(yè)分開(kāi)，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁(yè)數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無(wú)，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡(jiǎn)單方便），然后，再通過(guò)引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁(yè)、手寫(xiě)訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁(yè)數(shù)和拆卷人所注明的頁(yè)數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁(yè)面進(jìn)行專門處理。

人民法院訴訟檔案管理的規(guī)定是怎樣的

1、檔案材料的收集及整理、組卷要嚴(yán)格按照《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》進(jìn)行。檔案材料的收集要盡可能齊全、完整，尤其是基本證據(jù)材料一定收錄入卷，不可缺失，組卷要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)定進(jìn)行。 2、案卷材料的排列和卷內(nèi)目錄的填寫(xiě)。案卷材料應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)際訴訟程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。刑事、民事、行政、再審、申訴等案卷材料的排列順序按照最高人民法院頒布的《人民法院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》規(guī)定排列。填寫(xiě)卷內(nèi)目錄時(shí)，除卷內(nèi)目錄所列項(xiàng)目應(yīng)逐一填寫(xiě)外，案卷內(nèi)的法律文書(shū)、相關(guān)證據(jù)材料均應(yīng)逐一填寫(xiě)清楚。 3、檢察機(jī)關(guān)偵查、起訴的刑事案件，應(yīng)將起訴書(shū)連同偵查卷宗（包括證物等），一并移送人民法院，經(jīng)法院判決后應(yīng)將判決書(shū)送檢察院一份。該案卷宗由人民法院存檔保管。檢察院可將提起刑事案件決定書(shū)、檢舉被告人決定書(shū)、施行強(qiáng)制處分決定書(shū)、向被告人宣告?zhèn)刹榻K結(jié)筆錄、起訴意見(jiàn)書(shū)或不起訴決定書(shū)、法院的判決書(shū)和裁定書(shū)、檢察長(zhǎng)所提出之抗議書(shū)和上級(jí)法院的裁定書(shū)等以及偵查計(jì)劃和內(nèi)部有關(guān)文件與書(shū)信等材料，存檔保管。 4、公安機(jī)關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件，經(jīng)法院判決后除將判決書(shū)送檢察院并抄送公安機(jī)關(guān)外，該案卷宗仍應(yīng)由法院歸檔保管。

案件二維碼是什么

“有了案件二維碼，檔案再多也不怕?！比涨?，青島市嶗山區(qū)檢察院檔案管理員宋晗婷以這句話向記者概括自己的整體感受。2021年，該院引入“標(biāo)準(zhǔn)化+信息化”工作理念，大力建設(shè)智能檢察檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全部案件“一案一碼”和動(dòng)態(tài)管理。

嶗山區(qū)檢察院作為青島市人數(shù)最少的基層院，每年辦理的案件數(shù)量并不少，與辦案相關(guān)的檔案信息更多，檔案整理工作非常繁重。以往每到月底，宋晗婷的電話就成了最“火”熱線，必須挨個(gè)部門詢問(wèn)案卷整理情況。有時(shí)案管流程統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)延遲，她還要和一線辦案檢察官、案管部門反復(fù)核對(duì)，確保案件歸檔無(wú)一疏漏。

嶗山區(qū)檢察院以問(wèn)題為導(dǎo)向，組織開(kāi)展專題調(diào)研，梳理出案件底數(shù)不清、歸檔效率不高、辦案風(fēng)險(xiǎn)防范難、評(píng)查審查不及時(shí)、案卷質(zhì)量難以保證等檔案管理工作的難點(diǎn)堵點(diǎn)。隨即成立攻關(guān)組，以標(biāo)準(zhǔn)化、信息化融合為引領(lǐng)，探索構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)和歸檔考核系統(tǒng)深度融合的檢察檔案管理新機(jī)制。推行該機(jī)制后，案件管理部門每受理一案，都會(huì)在第一時(shí)間生成案卷二維碼，通過(guò)辦案系統(tǒng)即時(shí)推送到辦案的各個(gè)階段，通過(guò)“一案一碼”，形成“受案、線上辦結(jié)、實(shí)質(zhì)性評(píng)查整卷、程序性審查、線下歸檔、考核得分”單線閉環(huán)。

“這樣的歸檔機(jī)制，打破了部門壁壘，用標(biāo)準(zhǔn)化方式回答了‘誰(shuí)來(lái)干’‘干什么’‘怎么干’的問(wèn)題?！痹撛喊腹苻k負(fù)責(zé)人周博見(jiàn)說(shuō)。

借力信息化，該院實(shí)行了應(yīng)歸卷、實(shí)歸卷自動(dòng)在線比對(duì)精準(zhǔn)推送和超期卷、問(wèn)題卷后臺(tái)自動(dòng)預(yù)警分類處置等機(jī)制。同時(shí)，該院還把案卷歸檔作為檢察人員考核的硬指標(biāo)，逾期信息會(huì)自動(dòng)記錄到考核系統(tǒng)的相應(yīng)質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)中。辦案人只有在線上線下“雙歸檔”，經(jīng)檔案管理部門審查無(wú)誤后才能生成績(jī)效得分。

“只要打開(kāi)一案一碼檔案系統(tǒng)，哪些案卷要啟動(dòng)歸檔，哪些案卷退回整改要到期了，哪些案卷快要?dú)w檔超期了，都可以鼠標(biāo)輕點(diǎn)，一目了然?！睋?jù)宋晗婷介紹，根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化信息化工作流程，這些信息還會(huì)被自動(dòng)推送給辦案人員和案管辦、考核辦等部門。

為確保案件歸檔入庫(kù)后的安全保密，該院對(duì)歸檔案卷實(shí)行聯(lián)網(wǎng)管理，系統(tǒng)根據(jù)檔案二維碼和檔案架條形碼對(duì)每一份卷宗進(jìn)行精準(zhǔn)定位，同時(shí)聯(lián)通電子卷宗，對(duì)檔案借閱進(jìn)行位置定位和出入庫(kù)時(shí)間記錄，借閱效率和安全性大為提高。