檢察院檔案信息化建設(shè)

隨著檢察檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，基層檢察院在加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，采取措施強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)取得一定成效。但不可否認(rèn)的是，基層檢察院檔案人才匱乏、檔案制度不健全、利用率不高等因素制約了檢察檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。隨著檔案電子化、信息化的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)形勢需要，提升檢察檔案管理水平，充分發(fā)揮檢察檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、為社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)的作用，是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期擺在基層檢察院面前的一個(gè)重要問題。下面，筆者就進(jìn)一步做好檔案管理工作談幾點(diǎn)膚淺認(rèn)識(shí)。
一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，提高責(zé)任意識(shí)
加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善檔案管理體制，是檔案工作在新形勢下順利開展的重要保證。應(yīng)明確分管檢察長直接領(lǐng)導(dǎo)、辦公室具體負(fù)責(zé)、其他部門協(xié)同配合的檔案工作體系。注重檢查檔案工作進(jìn)展情況，幫助協(xié)調(diào)工作中的矛盾，解決實(shí)際困難。每年度的工作計(jì)劃、績效管理考核辦法、全年工作總結(jié)，院領(lǐng)導(dǎo)都要突出強(qiáng)調(diào)檔案工作，真正做到檔案工作與檢察工作同部署、同檢查、同考核。同時(shí)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)重視提高干警對(duì)檔案管理工作在檢察工作中重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)干警主動(dòng)參與檔案管理的積極性。
二、注重培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)
檔案管理工作是一項(xiàng)政策性強(qiáng)、業(yè)務(wù)面廣的基礎(chǔ)性工作，檔案管理人員的素質(zhì)是做好工作的前提條件和基礎(chǔ)。一是注重加強(qiáng)專職檔案人員培訓(xùn)，在思想上要求其具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和良好的職業(yè)操守，能嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，保守機(jī)密；在業(yè)務(wù)上要有較高的檔案業(yè)務(wù)水平、業(yè)務(wù)技能，并具有一定的法律知識(shí)和電腦運(yùn)用能力。只有真正做到以上幾點(diǎn)才能成為一名稱職的檔案管理人員。同時(shí)應(yīng)多安排檔案管理人員參加上級(jí)檢察院、檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，積極邀請(qǐng)檔案局的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，主動(dòng)向先進(jìn)單位學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)開闊眼界、拓寬思路、尋找差距、取長補(bǔ)短。二是注重加強(qiáng)相關(guān)部門檔案責(zé)任人員培訓(xùn)。重視加強(qiáng)對(duì)各部門內(nèi)勤，特別是檔案責(zé)任人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，有計(jì)劃地開展培訓(xùn)，及時(shí)訂閱有關(guān)檔案管理書刊，督促其自覺學(xué)習(xí)，使他們正確掌握訴訟檔案的收集、整理、裝訂方法，確保歸檔質(zhì)量。
三、嚴(yán)把“三關(guān)”，提高檔案質(zhì)量
一要把好質(zhì)量評(píng)查關(guān)。對(duì)部門上交的各類檔案堅(jiān)持原則，要嚴(yán)格把關(guān)，不符合歸檔要求的，及時(shí)指正，并督促整改；二要把好保管關(guān)，庫存檔案要定期和不定期經(jīng)常檢查，確保庫房各項(xiàng)安全措施到位，保持庫存檔案整齊、美觀、牢固，杜絕任何檔案安全事故發(fā)生；三要把好利用關(guān)，重視檔案利用工作，充分發(fā)掘檔案資源，提高利用率，為案件的復(fù)查、專項(xiàng)檢查、質(zhì)量評(píng)查等提供全面、有效、良好、高效的服務(wù)。
四、健全機(jī)制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理
加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，是科學(xué)管理檔案工作的保證。一要規(guī)范工作規(guī)程，依據(jù)《檔案法》、《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》等要求，嚴(yán)格制定歸檔、保管、借閱等各項(xiàng)操作規(guī)范和工作規(guī)程，強(qiáng)化訴訟檔案的管理，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，借卷登記審批手續(xù)齊備；二要規(guī)范通報(bào)制度，不定期地對(duì)各部門歸檔數(shù)量、質(zhì)量情況以及超期未還或未辦理相關(guān)手續(xù)等情況通報(bào)?！?br>
五、硬件投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施
進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，在抓好軟件建設(shè)的同時(shí)，尤其要注重硬件設(shè)施的達(dá)標(biāo)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求配置設(shè)施，為提高檔案管理水平創(chuàng)造良好的物質(zhì)條件。同時(shí)充分發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，加強(qiáng)檔案的全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)文書檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，探索照片檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案等資料的數(shù)字化。強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，充分發(fā)揮內(nèi)部局域網(wǎng)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法

任何一個(gè)有一定存在歷史的機(jī)構(gòu)，都有一定數(shù)量的紙質(zhì)檔案，將這些紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于管理與利用。
下面，將以檢察院的紙質(zhì)檔案數(shù)字化為例，對(duì)檔案數(shù)字化處理的基本程序與方法予以介紹。
創(chuàng)建檔案管理分類架構(gòu)
檢察院的綜合檔案管理，分類架構(gòu)一般為：
文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。
各級(jí)檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。
取卷
從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時(shí)注意：
準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。
依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。
檔案定義
檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時(shí)管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。
關(guān)于檔案定義的具體操作，前面已詳細(xì)介紹，這里不再重復(fù)。
拆卷
拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。
拆卷的注意事項(xiàng)：
保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯(cuò)誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。
保持案卷的清潔。
拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。
取掉案卷中的金屬物。
將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對(duì)單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。
為了方便掃描及時(shí)與掃描人員溝通。
注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。
如有疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理員進(jìn)行咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。
錄入卷內(nèi)文件信息
一份案卷，一般都由多份性質(zhì)相同或相似的文件組成，即所謂卷內(nèi)文件。
如果系統(tǒng)中已存在卷內(nèi)文件目錄，不必在錄入，若無，則采用新建文件的方法，錄入卷內(nèi)文件屬性信息。
掃描
對(duì)已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入（上傳）檔案系統(tǒng)。
3Hmis的圖片管理器內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時(shí)直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件（但使用3Hmis提供的圖片管理器更為簡單方便），然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。
如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可在掃描文件上加蓋歸檔專用的電子印章。
掃描時(shí)的注意事項(xiàng)如下：
根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對(duì)各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。
對(duì)于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。
根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名（采用3Hmis圖片管理器掃描時(shí)，將自動(dòng)上傳，股不需要存放在客戶端）。
將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對(duì)，確保不重掃、漏掃、多掃，同時(shí)保證案卷的清晰度，對(duì)掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。

人民法院訴訟檔案管理的規(guī)定是怎樣的

1、檔案材料的收集及整理、組卷要嚴(yán)格按照《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》進(jìn)行。檔案材料的收集要盡可能齊全、完整，尤其是基本證據(jù)材料一定收錄入卷，不可缺失，組卷要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的規(guī)定進(jìn)行。 2、案卷材料的排列和卷內(nèi)目錄的填寫。案卷材料應(yīng)嚴(yán)格按照實(shí)際訴訟程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。刑事、民事、行政、再審、申訴等案卷材料的排列順序按照最高人民法院頒布的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》規(guī)定排列。填寫卷內(nèi)目錄時(shí)，除卷內(nèi)目錄所列項(xiàng)目應(yīng)逐一填寫外，案卷內(nèi)的法律文書、相關(guān)證據(jù)材料均應(yīng)逐一填寫清楚。 3、檢察機(jī)關(guān)偵查、起訴的刑事案件，應(yīng)將起訴書連同偵查卷宗（包括證物等），一并移送人民法院，經(jīng)法院判決后應(yīng)將判決書送檢察院一份。該案卷宗由人民法院存檔保管。檢察院可將提起刑事案件決定書、檢舉被告人決定書、施行強(qiáng)制處分決定書、向被告人宣告?zhèn)刹榻K結(jié)筆錄、起訴意見書或不起訴決定書、法院的判決書和裁定書、檢察長所提出之抗議書和上級(jí)法院的裁定書等以及偵查計(jì)劃和內(nèi)部有關(guān)文件與書信等材料，存檔保管。 4、公安機(jī)關(guān)偵查移送檢察院向法院起訴的案件，經(jīng)法院判決后除將判決書送檢察院并抄送公安機(jī)關(guān)外，該案卷宗仍應(yīng)由法院歸檔保管。

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)的核心內(nèi)容主要是什么？

　　檔案信息化建設(shè)主要包括：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等五個(gè)方面的內(nèi)容。
　　1、
基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
　　2、檔案信息資源建設(shè)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長期的工作。檔案信息是國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
　　3、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
　　4、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
　　5、人才隊(duì)伍建設(shè)。檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。