檔案信息化建設中的問題

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。然而，隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)檔案管理信息化。如何才能實現(xiàn)檔案管理信息化呢？筆者認為，必須從配備統(tǒng)一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制和建設復合型的管理隊伍這三個方面著手。一、配備統(tǒng)一的管理設備實現(xiàn)計算機在檔案部門的全覆蓋。要為機關檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為機關檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。采用高容量的存儲載體。隨著機關檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。二、建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。三、建設復合型的管理隊伍提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業(yè)知識，提高自身的業(yè)務素質和工作水平。提高檔案管理人員信息化工作技能。為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，政府部門應有計劃地對本系統(tǒng)的檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內容涵蓋計算機、網絡、信息工程等方面的知識。相關檔案管理部門還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能。

地質檔案信息化建設的思考

鄭冰瑩

(廣東省有色礦山地質災害防治中心)

摘要 隨著現(xiàn)代科學技術在地質檔案管理工作中的廣泛應用，計算機已經成為地質檔案部門最為常用的工作工具和管理手段。地質檔案信息以它所獨具的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息，從而在信息領域有其特殊的地位。

關鍵詞 地質 信息化建設 地質檔案管理

在信息化飛躍發(fā)展的今天，信息化建設對地質檔案管理產生了深遠的影響。地質檔案管理信息化建設是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

1 地質檔案信息化管理的重要性

地質檔案是地質部門重要的原生信息，是一種具有特殊價值的信息資源，是地質工作發(fā)展的寶貴信息資源。地質檔案管理工作是地質事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。作為信息資源的重要組成部分，地質檔案信息資源對經濟社會發(fā)展具有重要的、不可替代的作用。地質檔案信息化管理工作作為地質工作的管理性、服務性、基礎性工作，在地質工作中發(fā)揮著重要作用。

2 地質檔案信息化建設的內容

檔案信息化建設內容十分豐富。主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等四個方面的內容。

1)基礎設施建設。軟、硬件基礎設施是地質檔案信息化建設必不可少的基本條件，是地質檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。

2)檔案信息資源建設。地質檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一。地質檔案信息資源的開發(fā)，是實施信息化戰(zhàn)略的核心，是地質檔案信息化建設取得實效的關鍵。

3)標準規(guī)范建設。地質檔案信息資源共享，基礎數(shù)據(jù)庫為社會利用，標準規(guī)范是地質檔案信息化建設的關鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)地質檔案信息資源有效利用，避免重復建設，提高效率的重要條件。

4)人才隊伍建設。要加大培訓力度，有計劃地進行各種形式的業(yè)務培訓、知識更新，不斷提高信息技能。要把地質檔案信息化建設的過程作為鍛煉隊伍，培養(yǎng)人才的過程，邊學習邊實踐，不斷總結、不斷提高。

3 地質檔案信息化建設的過程

地質檔案信息化建設，要以地質檔案信息資源為核心，以網絡化管理為基礎，依托各地政務信息網，加快網絡建設，加大文檔一體化、館室一體化管理的推進力度，加速完成各級綜合地質檔案館文件級目錄數(shù)據(jù)庫的建設任務，為地質檔案信息化產業(yè)創(chuàng)造良好的基礎和條件。地質檔案信息化建設應從基礎做起，以實際需要進行地質檔案信息化建設。

首先是收集地質檔案的過程。要擴大地質檔案收集對象，既要向法定的地質檔案形成部門收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門收集，同時還要向個人收集；要擴大地質檔案收集范圍，不僅收集文書地質檔案，還要收集其他門類的地質檔案。地質檔案的收集應注重收集具地方特色的地質檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補館藏地質檔案信息資源的不足，確保館藏結構上的不斷優(yōu)化和調整，以及館藏信息資源的進一步豐富和補充。這是一項長期而艱巨的工作，它為地質檔案高質量的信息服務提供堅實的數(shù)據(jù)基礎。這樣才能實現(xiàn)地質檔案館服務社會的多樣性、及時性和靈活性的功能，才可以拓寬地質檔案工作服務渠道。

其次是管理地質檔案的過程。決定地質檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實用價值，能否生存下去的關鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化地質檔案信息。如果沒有形成一定規(guī)模的數(shù)字化地質檔案數(shù)據(jù)庫，沒有大量的、不斷增加的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化地質檔案，就無法發(fā)揮地質檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說建立全文存儲的地質檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是重點中的重點。

通過信息技術管理地質檔案，實現(xiàn)計算機聯(lián)網，在網上實現(xiàn)地質檔案目錄檢索，在一定的權限內進行地質檔案全文瀏覽，以滿足社會各階層的需求。地質檔案館通過信息技術，介紹館藏、編寫各類地質檔案信息，達到地質檔案資源共享。

第三是利用地質檔案的過程。地質檔案信息化建設的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，因此，對地質檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些地質檔案信息資源，對地質檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工、管理，對地質檔案開展科學分類、排列、索引和編研等基礎工作，利用地質檔案信息資源為社會服務，從而達到地質檔案信息資源的有效利用。

第四是地質檔案管理軟件的開發(fā)。針對現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、地質檔案一體化管理模型，建立新型地質檔案安全保障系統(tǒng)。

4 地質檔案信息化建設中應注意的幾個問題

1)地質檔案信息化建設的發(fā)展，由地方經濟、科技和社會發(fā)展水平所決定，各級地質檔案部門在地質檔案信息化建設過程中一定要建立在現(xiàn)實需求基礎上，要先試點、后推廣。切忌在沒有進行科學的可行性、必要性論證之前，盲目購置設備。信息化建設工作可以先從基礎工作做起。

2)保障重點，分級建設。地質檔案信息化建設首先集中力量對重要的地質檔案資料進行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的地質檔案先行對外提供利用。只有這樣才能在最短的時間內，以最快的速度實現(xiàn)地質檔案信息化的實際應用；在突出重點的同時，對各類地質檔案的信息化進行分級建設。要有一個發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應該優(yōu)先建立對文書地質檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機關對地質檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其他門類的地質檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證地質檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實現(xiàn)地質檔案信息化的進程。

3)切實重視人才培養(yǎng)。地質檔案信息化建設需要用現(xiàn)代信息技術的觀念、技術、設備、方法對地質檔案管理業(yè)務流程、管理模式等進行重新整合和定位。需要有一定的地質檔案和計算機專業(yè)知識的人員從事地質檔案信息化工作，這就要求各級地質檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓，送骨干到高?；驀馍钤?，鼓勵相關人員參加信息技術水平等級考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來，形成團體優(yōu)勢，解決本地區(qū)地質檔案信息化建設中存在的共性、難點問題。

4)在網絡環(huán)境中，地質檔案信息的安全問題。防治計算機病毒是地質檔案在網絡上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保地質檔案在網絡中的安全，必須安裝知名殺毒軟件，并及時升級，經常進行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應備有多種殺毒軟件，同時采用防火墻技術。

5)關于電子文件的保存、歸檔、管理問題。電子文件歸檔時，把屬于一般性的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件格式，以不變應萬變，消除由于技術演變所帶來的影響。對于特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件；對歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對該載體內存儲的所有文件進行修復。

5 加強地質檔案信息化管理的措施

地質檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)都應達到一定水平，并通過網絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定地質檔案信息化管理的有關標準，推廣地質檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子地質檔案的管理，做好電子文件、電子地質檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子地質檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網絡，建立企業(yè)地質檔案信息網絡，實現(xiàn)企業(yè)館藏地質檔案數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。

地質檔案信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要長期細致的工作，有待于在實踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過程中應該堅持量力而行、循序漸進、實用有效的原則，用信息化建設思想統(tǒng)攬全局，實現(xiàn)地質檔案管理歷史性的跨越，從而保證地質檔案信息化建設與全社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經濟和社會發(fā)展，維護社會政治穩(wěn)定提供快捷有效的地質檔案信息服務。

檔案工作的問題與不足

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設目標。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標。其一，實現(xiàn)了編目整理的自動化，對檔案進行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術可以準確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三，檢索更加自動化，同時，檢索達到全面、準確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設期間存在的不足
1. 人才建設存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設工作的深入開展，也無法對用戶需求進行分析，導致用戶的參與度低，雙方無法進行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復合型人才，對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設。
2.檔案人員業(yè)務能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應用現(xiàn)代化技術，如數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，使得其在工作過程中，無法適應檔案信息系統(tǒng)建設，以致影響對信息的加工和信息的處理。同時，檔案工作人員掌握檢索技術的能力不足，也無法與各個圖書館建立聯(lián)系，嚴重影響系統(tǒng)的實際應用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設中應注意的幾個問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設，為系統(tǒng)建設儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學知識，具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應用信息技術進行檔案管理工作，建設檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設，明確教育培訓目標，對工作人員進行科學知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓，這樣才能完善人才的知識和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應提高對自己的要求，在工作期間，不斷學習，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結，不斷豐富文化知識素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進技術，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復印機應用技術、光盤和網絡技術以及多媒體技術等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應掌握的，在掌握這些不同技術基礎上，系統(tǒng)建設人員可大膽探索檔案管理信息化建設方法和全新的管理模式，掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術，構建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標準。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關系，各個檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺。
3.實現(xiàn)標準化、規(guī)范化管理目標。標準化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標。實現(xiàn)檔案工作標準化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎。所以，在檔案管理信息化建設期間，要倡導標準化與規(guī)范化管理目標，信息文件在立卷后及時歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實現(xiàn)本單位文檔資料標準化、規(guī)范化管理的目標。

檔案信息化建設的基本對策

檔案信息化建設要做好，需要解決下列幾個問題：
1、要有電腦室建設，將電腦維護好；
2、要有專門的電腦操作人員；
3、要有一款好用、適用的檔案管理軟件，如果找不到對口的，就選萬能檔案，在百度上搜“萬能檔案”就可以下載到；
4、根據(jù)單位的檔案特點，建立相應的檔案管理模板，然后將檔案轉為電子文件保存到軟件里就可以了。