檔案信息化建設(shè)中存在問題

有關(guān)檔案管理存在的問題及對(duì)策

管理檔案的有關(guān)問題你解了嗎?下面是挑選較好的有關(guān)檔案管理存在的問題及對(duì)策范文，供大家參考閱讀。

一、當(dāng)前檔案管理存在的問題

目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

(四)在信息開發(fā)和編研工作上也存在一些問題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

二、提高檔案管理效率的對(duì)策

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長(zhǎng)的路要走，首先我們要注意的問題解決的問題主要有：

(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

(二)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

1.增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開拓創(chuàng)新的新局面。

2.更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過去收攤看點(diǎn)，倉庫保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)

如何建設(shè)有效的檔案管理信息系統(tǒng)
一、信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用
1.管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中，檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段，節(jié)省了物力和人力，管理更加便捷，檔案管理工作效率提高。
2.實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息化和管理自動(dòng)化目標(biāo)。其一，實(shí)現(xiàn)了編目整理的自動(dòng)化，對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二，檔案信息和文件統(tǒng)計(jì)更加自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計(jì)出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù)，對(duì)不同類型的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，加快了檔案統(tǒng)計(jì)工作的進(jìn)度。其三，檢索更加自動(dòng)化，同時(shí)，檢索達(dá)到全面、準(zhǔn)確。
二、 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足
1. 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識(shí)素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響，使得工作過程中對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū)，影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展，也無法對(duì)用戶需求進(jìn)行分析，導(dǎo)致用戶的參與度低，雙方無法進(jìn)行交流，用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實(shí)現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn)，主要是企業(yè)單位人才不足，企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才，對(duì)現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn)，以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。
2.檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員，無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，使得其在工作過程中，無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，以致影響對(duì)信息的加工和信息的處理。同時(shí)，檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足，也無法與各個(gè)圖書館建立聯(lián)系，嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用。
三、檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問題
1.注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，為系統(tǒng)建設(shè)儲(chǔ)備人才。檔案管理工作是一個(gè)專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位，要求工作人員熱愛自己的本職工作，明確自身的職責(zé)，忠于職守并愛崗敬業(yè)，也要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論知識(shí)和科學(xué)知識(shí)，具有實(shí)際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè)，明確教育培訓(xùn)目標(biāo)，對(duì)工作人員進(jìn)行科學(xué)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn)，這樣才能完善人才的知識(shí)和技能，不斷提高自身，更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對(duì)自己的要求，在工作期間，不斷學(xué)習(xí)，尋找差距，迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié)，不斷豐富文化知識(shí)素養(yǎng)，盡快掌握工作需要的先進(jìn)技術(shù)，使自己的能力滿足崗位需求。
2.探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機(jī)應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的，在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上，系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式，掌握先進(jìn)的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù)，構(gòu)建電子文件與電子檔案，明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流，建立合作關(guān)系，各個(gè)檔案館分工合作，共同建立檔案信息等資源共享平臺(tái)。
3.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，是衡量一個(gè)企業(yè)單位管理水平和業(yè)績(jī)的主要指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以，在檔案管理信息化建設(shè)期間，要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo)，信息文件在立卷后及時(shí)歸檔，明確文件立卷和歸檔的重點(diǎn)，而后合理地分工，依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則，實(shí)現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

淺談縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理

下面是我為大家?guī)淼臏\談縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理，希望能夠幫到大家!更多淺談縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理請(qǐng)關(guān)注實(shí)用資料欄目!

摘 要： 加強(qiáng)檔案信息化管理是目前縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的緊迫任務(wù),根據(jù)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理工作現(xiàn)狀，本文作者從轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)培訓(xùn)、科學(xué)建設(shè)、完善機(jī)制四個(gè)方面，對(duì)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理提出對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞： 公安機(jī)關(guān)　檔案管理 信息化

縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的管理性工作，如何使其在打擊犯罪、保護(hù)人民和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中發(fā)揮重要作用，加強(qiáng)信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務(wù)資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理成了目前縣級(jí)公安機(jī)關(guān)的緊迫任務(wù)。經(jīng)過近幾年的努力，目前很多縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理平臺(tái)基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案管理員仍然存在著不會(huì)用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級(jí)階段。筆者現(xiàn)就如何加強(qiáng)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理進(jìn)行一些思考和研究，以期拋磚引玉。

一、檔案信息化管理存在的問題

目前，縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理還存在著許多問題，有個(gè)人主觀上的原因，也有信息化建設(shè)中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。

(一)存在“不愿用”的問題。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現(xiàn)主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，總是習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認(rèn)為信息化管理既難學(xué)又不可靠，只會(huì)加重檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，對(duì)信息化應(yīng)用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守?cái)偂⒈粍?dòng)服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡(jiǎn)單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴(yán)格遵循各類檔案規(guī)定，認(rèn)真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時(shí)收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，從時(shí)間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機(jī)制不健全，有些基層派出所對(duì)檔案管理系統(tǒng)往往是誰會(huì)用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯(cuò)還會(huì)受到埋怨;不會(huì)用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔(dān)任何責(zé)任，這樣嚴(yán)重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應(yīng)用的普遍提高。

(二)存在“不會(huì)用”的問題。近年來，檔案管理員的計(jì)算機(jī)操作水平雖然有了普遍提高，但相當(dāng)一部份人信息化應(yīng)用還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會(huì)用”。多數(shù)縣級(jí)公安機(jī)檔案管理員專業(yè)不對(duì)口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔等基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，知識(shí)結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作微機(jī)，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲(chǔ)、我 檢索、利用等工作的實(shí)用的“復(fù)合型”人才不多，這就影響了公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓(xùn)不力“不會(huì)用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓(xùn)方式，計(jì)算機(jī)操作基本技能培訓(xùn)的多，專業(yè)應(yīng)用技能培訓(xùn)的少;檔案信息采集錄入講的多，學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)少;警綜平臺(tái)使用培訓(xùn)多，檔案管理平臺(tái)應(yīng)用培訓(xùn)少。由此導(dǎo)致大部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。

(三)存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級(jí)對(duì)基層信息化建設(shè)的投入都很大，但對(duì)檔案信息化投入比較少，目前多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備仍相對(duì)匱乏和落后。一是設(shè)備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜，在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)一個(gè)檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間，很難滿足日常工作應(yīng)用需求;有的單位缺乏對(duì)檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業(yè)務(wù)檔案還沒有按要求實(shí)行微機(jī)管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)偵查辦案應(yīng)用系統(tǒng)之間的共享性差，數(shù)據(jù)庫不能對(duì)接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，難于通過關(guān)聯(lián)、對(duì)接和共享實(shí)現(xiàn)質(zhì)飛躍。三是權(quán)限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大都是采用數(shù)字證書登錄，由于證書的應(yīng)用權(quán)限是按照職務(wù)、職級(jí)設(shè)置的，這就造成在實(shí)際工作中，最需要應(yīng)用信息資源的檔案管理員應(yīng)用權(quán)限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。

(四)存在“用不好”的問題。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理不能收到應(yīng)有的或最佳的實(shí)戰(zhàn)效能。一是投入少。一些單位的檔案信息化管理是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查，沒有認(rèn)識(shí)到公安檔案管理在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時(shí)的文件材料，投入大量人力、物力、財(cái)力都出不了政績(jī)，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對(duì)原始檔案材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的匯總，片面追求數(shù)量,忽視了在匯編的基礎(chǔ)上加以分析研究，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡(jiǎn)單化，檔案管理員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)查詢，利用各系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對(duì)，對(duì)各類違法犯罪信息的篩選比對(duì)不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習(xí)慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務(wù)，不會(huì)用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。

二、產(chǎn)生問題的主要原因

縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理普遍存在的上述四個(gè)方面的問題外，有歷史的原因，也有現(xiàn)實(shí)的原因;有隊(duì)伍管理方面的原因，也有檔案管理員個(gè)體素質(zhì)的原因。大致可歸納為以下幾個(gè)方面：

(一)認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為檔案部門是養(yǎng)老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業(yè)務(wù)人員破獲案件、抓獲人頭，用時(shí)想到了，不用時(shí)淡忘了，導(dǎo)致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

(二)管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動(dòng)頻繁，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量，派出所內(nèi)勤要面對(duì)上級(jí)各個(gè)部門的十幾種業(yè)務(wù)工作，往往是疲于多頭應(yīng)付，很難全身心地投入檔案管理工作，當(dāng)前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量低，查找速度慢，使用效率低。

(三)經(jīng)費(fèi)上缺乏保障。公安機(jī)關(guān)尤其是基層派出所辦公經(jīng)費(fèi)本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數(shù)基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備，多數(shù)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統(tǒng)一使用檔案管理軟件進(jìn)行管理，還是以“整理憑經(jīng)驗(yàn)、利用提案卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時(shí)效，也不利于檔案信息優(yōu)勢(shì)在各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(四)機(jī)制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機(jī)制，但卻沒有一個(gè)統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機(jī)制，管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實(shí)物檔案以及與公安業(yè)務(wù)有關(guān)的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統(tǒng)性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個(gè)別基層派出所檔案還存在斷代現(xiàn)象，少數(shù)民警認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

三、加強(qiáng)縣級(jí)公安機(jī)關(guān)檔案信息化管理的幾點(diǎn)淺見

加強(qiáng)檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實(shí)際，研究、找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)、切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，從警務(wù)運(yùn)作、公安執(zhí)法，到隊(duì)伍管理，將信息化應(yīng)用深入到公安檔案管理工作的方方面面。

(一)轉(zhuǎn)變觀念，變“不愿用”為“主動(dòng)用”。一要強(qiáng)化正面引導(dǎo)。充分利用會(huì)議、談心等各種場(chǎng)合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認(rèn)識(shí)到警務(wù)信息化是形勢(shì)發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會(huì)丟掉工作崗位，切實(shí)增強(qiáng)廣大檔案管理員的危機(jī)感和緊迫感，切實(shí)提高其工作的主動(dòng)性。

二要強(qiáng)化管理責(zé)任。要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求，結(jié)合實(shí)際、因地制宜制定各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)范，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責(zé)任落實(shí)，以此促進(jìn)檔案信息化管理工作。

三要強(qiáng)化習(xí)慣養(yǎng)成。要求檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡(jiǎn)報(bào)以及上報(bào)材料等辦公業(yè)務(wù)一律通過電子郵件、網(wǎng)站等形式進(jìn)行，日常工作信息要及時(shí)錄入信息平臺(tái)，做到日清月結(jié)，逼使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機(jī)，工作先上網(wǎng)”的日常習(xí)慣，從中切實(shí)感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動(dòng)上接受和支持信息化。

四要強(qiáng)化日?？己?。要研究建立一套檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵(lì)機(jī)制，定期對(duì)檔案管理員的信息采集、應(yīng)用情況進(jìn)行排名和網(wǎng)上通報(bào)，其工作成效與年終績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)、評(píng)先掛鉤，以考核調(diào)動(dòng)檔案管理員應(yīng)用信息化的主動(dòng)性和積極性。

(二)加強(qiáng)培訓(xùn)，變“不會(huì)用”為“精通用”。

一要強(qiáng)化專題培訓(xùn)。對(duì)不懂得專業(yè)知識(shí)的檔案管理人員，要?jiǎng)?chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理，個(gè)個(gè)成為檔案管理工作的行家里手。

二要強(qiáng)化崗位培訓(xùn)。要使在職檔案管理人員能適應(yīng)當(dāng)前新形勢(shì)的需要，就必須有針對(duì)性地進(jìn)行與本職崗位密切相關(guān)的公安業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)，以達(dá)到“懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息技術(shù)”的要求。

三要強(qiáng)化交流互補(bǔ)。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學(xué)習(xí)，實(shí)地考察，取長(zhǎng)補(bǔ)短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進(jìn)行業(yè)務(wù)交流、研究活動(dòng)，以便更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息化管理的需要。

(三)科學(xué)建設(shè)，變“不能用”為“高效用”。

一要擴(kuò)容網(wǎng)絡(luò)，保持高速暢通?，F(xiàn)在接入公安網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)越來越多，上網(wǎng)操作越來越頻繁，要結(jié)合本地實(shí)際，適當(dāng)增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)帶寬，確保網(wǎng)絡(luò)高速暢通，讓全體民警真正體會(huì)到網(wǎng)絡(luò)帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理應(yīng)用的實(shí)效性。

二要改進(jìn)質(zhì)量，提升應(yīng)用實(shí)效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個(gè)時(shí)期公安中心工作，抓住公安工作的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務(wù)。

三要?jiǎng)?chuàng)新手段，增強(qiáng)服務(wù)后勁。要充分利用警務(wù)信息綜合應(yīng)用平臺(tái)和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強(qiáng)電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上著錄、管理和查詢，以充分利用網(wǎng)上檔案信息服務(wù)實(shí)戰(zhàn)，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定。

四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時(shí)，要逐步將各業(yè)務(wù)部門建設(shè)的信息系統(tǒng)整合進(jìn)檔案管理應(yīng)用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持。

(四)完善機(jī)制，變“用不好”為“用得好”。

一要進(jìn)一步完善檔案信息的采集錄入機(jī)制。要建立檔案信息日常更新維護(hù)機(jī)制，將檔案信息的采集錄入指標(biāo)按不同警種、不同工作崗位，細(xì)化分解到每一個(gè)單位和檔案管理員，結(jié)合日常走訪、巡邏、行業(yè)管理、集中清查等工作，主動(dòng)深入社區(qū)搜集敵情、社情、民情，及時(shí)錄入工作對(duì)象的相片、指紋、活動(dòng)情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破案服務(wù)。同時(shí)，要落實(shí)信息采集錄入責(zé)任，落實(shí)檔案管理員、科所隊(duì)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)部門“三級(jí)把關(guān)”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。

二要進(jìn)一步完善檔案信息的分析研判機(jī)制?？h級(jí)公安機(jī)關(guān)要建立檔案研判網(wǎng)頁，以此為平臺(tái)，建立以分級(jí)分類研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機(jī)制，確保檔案信息研判常態(tài)化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺(tái)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)各類基礎(chǔ)信息的梳理、比對(duì)、關(guān)聯(lián)查詢和動(dòng)態(tài)分析，不斷提高信息研判的質(zhì)量和水平，形成有價(jià)值的實(shí)戰(zhàn)檔案，真正指導(dǎo)服務(wù)于各實(shí)戰(zhàn)單位。

三要進(jìn)一步完善檔案信息的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用機(jī)制。在檔案信息的指導(dǎo)下，要及時(shí)對(duì)轄區(qū)警情信息進(jìn)行研判，確保及時(shí)準(zhǔn)確掌握轄區(qū)的治安態(tài)勢(shì)，并采取有針性地開展防范部署，對(duì)轄區(qū)突出治安問題和突出犯罪，通過集中整治、組建專業(yè)隊(duì)等形式實(shí)施精確打擊、定點(diǎn)清除，切實(shí)提高防控工作的針對(duì)性和實(shí)效性。

四要進(jìn)一步規(guī)范檔案信息的應(yīng)用管理流程。要經(jīng)常組織基層派出所深入出租屋、流動(dòng)人口、高危人員、重點(diǎn)行業(yè)等進(jìn)行信息采集，及時(shí)將其錄入檔案信息管理平臺(tái)，使基層派出所檔案管理員從繁瑣的統(tǒng)計(jì)報(bào)表中解決出來，形成“走訪—錄入—流動(dòng)查詢”的動(dòng)態(tài)化信息管理模式，真正做到底數(shù)清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實(shí)效。

檔案工作的問題與不足