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高速公路監(jiān)理檔案管理目錄
一、目的
本目錄旨在規(guī)范高速公路監(jiān)理檔案的管理,保證檔案的完整性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
二、范圍
本目錄適用于高速公路監(jiān)理檔案的管理。
三、管理要求
(一)檔案編制
1. 建立高速公路監(jiān)理檔案,按照檔案類別、檔案編號(hào)和檔案時(shí)間等要求進(jìn)行編制。
2. 檔案應(yīng)當(dāng)按照高速公路監(jiān)理的項(xiàng)目類別,按照規(guī)定的編號(hào)進(jìn)行編制,并配有檔案封面、目錄和檔案內(nèi)容等。
3. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)間編制,并定期更新檔案內(nèi)容。
(二)檔案的存儲(chǔ)
1. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn),妥善保管,以確保檔案的完整性和安全性。
2. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)要求,定期對(duì)檔案進(jìn)行清理、整理和歸檔。
3. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)要求,定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查,以確保檔案的安全性。
(三)檔案的使用
1. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的使用要求,定期對(duì)檔案進(jìn)行查閱、抄錄和使用。
2. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的使用要求,定期對(duì)檔案進(jìn)行審核,以確保檔案的準(zhǔn)確性。
3. 檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的使用要求,定期對(duì)檔案進(jìn)行更新和修改,以確保檔案的及時(shí)性。
四、責(zé)任
1. 檔案管理部門負(fù)責(zé)編制、保管、查閱、抄錄、使用、審核、更新和修改檔案。
2. 檔案管理人員負(fù)責(zé)按照規(guī)定的管理要求,妥善保管和使用檔案。
3. 其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的管理要求,提供必要的幫助和支持。
公路工程檔案管理制度
公路工程檔案管理制度
公路項(xiàng)目C01項(xiàng)目經(jīng)理部
目 錄
1 目的與適用范圍... 1
2 制定依據(jù)... 1
3 編制內(nèi)容、順序及分工... 1
4 工程檔案資料編制要求... 1
5 工程檔案立卷歸檔要求... 3
6 工程檔案存放 . 5
7 工程檔案管理實(shí)行質(zhì)量終身制... 5
8 組織機(jī)構(gòu)... 5
9 檢查... 6
10 獎(jiǎng)罰辦法... 6
11 附件: 附件1 公路工程竣工檔案總目錄... 6
1 目的與適用范圍
為規(guī)范公路工程建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案管理,加強(qiáng)工程內(nèi)業(yè)資料編制質(zhì)量,確保工程檔案資料準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整,以為工程交(竣)工檔案的順利驗(yàn)收和移交奠定基礎(chǔ),特制定本辦法。
適用于公路項(xiàng)目經(jīng)理部工程資料的歸檔與管理。
2 制定依據(jù)
2.1交通部頒發(fā)的現(xiàn)行公路工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程。
2.2國家檔案局《國家重大建設(shè)項(xiàng)目歸檔要求與檔案整理規(guī)范》。
2.3交通部2004年第3號(hào)令《公路工程(交)竣工驗(yàn)收辦法》。
2.4交通部交公路發(fā)[2004]446號(hào)《關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗(yàn)收辦法有關(guān)事宜的通知》的通知。
2.5黑龍江省交通廳《公路工程檔案管理實(shí)施方案》(2005.4)。
3 編制內(nèi)容、順序及分工
按照本辦法附件1公路工程竣工檔案總目錄所示內(nèi)容和順序收集、整理。
第四部分由施工單位編制,第五部分由參建單位共同完成。
4 工程檔案資料編制要求
4.1 項(xiàng)目部設(shè)專職資料員進(jìn)行工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作,并分別不得少于3人。
4.2工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作必須按照本辦法的具體要求與工程建設(shè)同步進(jìn)行。
4.3 工程檔案資料文件編制要以《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》(JTG F80/1-2004)中各單位、分部、分項(xiàng)工程的劃分為原則,按照一公里路段為一個(gè)單元進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定;大、中、小橋及涵洞分別單獨(dú)進(jìn)行質(zhì)量評(píng)定。
4.4 表格填寫要求
4.1.1表頭填寫
項(xiàng)目名稱:雞西至訥河公路林口至拜泉段工程建設(shè)項(xiàng)目
承包單位:中國十五冶金建設(shè)雞訥公路項(xiàng)目C21項(xiàng)目經(jīng)理部
監(jiān)理單位:黑龍江省遠(yuǎn)升公路工程監(jiān)理咨詢
合 同 號(hào):以簽定合同的合同號(hào)為準(zhǔn)
編 號(hào):工程施工表格表頭編號(hào),按下列原則統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)。其順序?yàn)?
發(fā)件人號(hào) 表類表號(hào) 受件人號(hào) 序號(hào)
編號(hào)說明:
?、侔l(fā)件人、受件人代號(hào):承包人按其所在標(biāo)段編列:路基路面合同段為C21;監(jiān)理合同段為沒M1、M2、M3、M4、M5、M6、M7、 M8; I為駐地監(jiān)理辦、H為高級(jí)駐地監(jiān)理辦、Y為業(yè)主(或業(yè)主代表)。
?、谛蛱?hào):按流水號(hào)編列,每一個(gè)合同段不允許有重復(fù)編號(hào)。
?、劾纾? 表號(hào):C21A11I012
意義:C21標(biāo)段致駐地監(jiān)理第012號(hào)“工程報(bào)驗(yàn)單”(A-11表)。
表號(hào):YB08C1003
意義:業(yè)主代表批復(fù)給C1標(biāo)段的第003號(hào)“索賠審批表”(B-08表)。
4.4.2表格內(nèi)工程名稱的填寫
分項(xiàng)、分部、單位工程的填寫一律以部頒《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定名稱為準(zhǔn)。
4.4.3表中單位及小數(shù)位數(shù)填寫
以國際單位為準(zhǔn),漢字或字母,同時(shí)注意字母的大小寫。小數(shù)保留位數(shù)必須符合試驗(yàn)規(guī)程要求。
4.4.4施工表格填寫
時(shí)間準(zhǔn)確,記錄數(shù)據(jù)真實(shí),填寫項(xiàng)目齊全,不允許漏記或事后補(bǔ)記。圖樣清晰、圖表整潔、字跡工整、不許涂改、編造,內(nèi)容真實(shí)可靠。一律采用碳素筆或黑色鋼筆書寫。
4.4.5試驗(yàn)、檢測記錄填寫
試驗(yàn)數(shù)據(jù)的處理依據(jù)部頒《公路工程試驗(yàn)規(guī)程》辦理,檢測標(biāo)準(zhǔn)、檢測方法、檢測頻率、評(píng)定方法以部頒(或設(shè)計(jì))標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)進(jìn)行填寫處理;施工過程控制以指揮部下發(fā)文件為準(zhǔn)執(zhí)行。施工及監(jiān)理單位試驗(yàn)用表詳見附件2。
4.4.6施工日志、監(jiān)理日志、試驗(yàn)室日志填寫
施工日志必須詳細(xì)寫明日期、天氣、工程內(nèi)容、工程地點(diǎn)(樁號(hào))主要人員、設(shè)備、材料投入使用情況,主要施工技術(shù)負(fù)責(zé)人、施工現(xiàn)場負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、完成的工程數(shù)量和質(zhì)量情況。
試驗(yàn)室日志應(yīng)詳細(xì)記載每天試驗(yàn)進(jìn)行情況、完成情況、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)結(jié)果與結(jié)論,充分發(fā)揮試驗(yàn)數(shù)據(jù)的代表性。
4.4.7簽字蓋章
①所有內(nèi)業(yè)表格中的承包人、監(jiān)理工程師、檢測中心主任必須由本人填寫,不得代簽或漏簽,并加蓋名章;其他人員可簽字不蓋名章。
?、陂_工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審紀(jì)要、技術(shù)交底等成冊(cè)資料封皮加蓋公章。
③竣工成果表(工程匯總表格)必須用電腦打印,但負(fù)責(zé)人、監(jiān)理簽字需要本人填寫,打印表格只允許用激光打印機(jī)。
5 工程檔案立卷歸檔要求
5.1 檔案數(shù)量及保管
由建設(shè)單位匯總成四套完整的檔案,一式四套:一套由建設(shè)單位歸檔保管;一套交接養(yǎng)單位歸檔保管;一套交檔案局歸檔保管;一套由施工、監(jiān)理單位自行保管。
5.2 文件材料的整理、立卷
5.2.1 施工文件應(yīng)按合同段、分期工程、施工工序、內(nèi)容、時(shí)間排列組卷,各項(xiàng)施工原始記錄按路線進(jìn)行方向,施工工序排列組卷。施工單位歸檔文件目錄詳見附件2,每道工序所需存檔內(nèi)業(yè)表格詳見附件3。
5.2.2 附屬工程如房建、收費(fèi)站等形成的文件材料,按城建檔案管理實(shí)施辦法立卷歸檔。(參照黑建規(guī)字[1990]第357號(hào)文件)。表格采用城建部門統(tǒng)一下發(fā)的最新表格。復(fù)印后即可使用。
5.5.3 照片、錄音帶、錄像帶、磁帶(光盤、軟盤)聲像資料
⑴整理、立卷:公路工程建設(shè)中形成的照片、錄音帶、錄像帶、磁帶(光盤、軟盤)聲像資料,按聲像、照片、磁性載體檔案管理規(guī)定、規(guī)范立卷歸檔。從立項(xiàng)到施工(隱蔽工程)到竣工及項(xiàng)目主要活動(dòng)等,要全面反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程,其中照片要按施工進(jìn)展順序和項(xiàng)目主要活動(dòng)分別組成案卷,排列順序。
⑵照片檔案
?、俟饭こ探ㄔO(shè)中形成的照片與底片一同放在專用的照片檔案盒中保存。
?、谡掌瑱n案目錄:包括照片題名、照片文字說明、照片編號(hào)。
照片題名:在盡量保證基本要素內(nèi)容完整的前題下,將文字說明改寫成照片題名,照片題名不超過50個(gè)字。
照片文字說明:包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及攝影者。
a.事由:照片影像所反映事件、事物的情由。
b.時(shí)間:事件發(fā)生或事物變化、產(chǎn)生的時(shí)間和拍攝時(shí)間;
c.地點(diǎn):被攝物所在的具體地點(diǎn)。
d.人物:照片影像上主要人物的姓名、身份。
e.背景:對(duì)提示照片影像主題具有一定作用的背景。
f.攝影者:照片的拍攝單位和拍攝人。
照片編號(hào):案卷內(nèi)照片的順序號(hào)
?、鄄辉试S用數(shù)碼相機(jī)拍照
?、芫砑箖?nèi)容要與卷內(nèi)目錄內(nèi)容相同。
?、卿浺魩А浵駧?、磁帶(光盤)等歸檔的磁性載體文件
?、俦仨毷强勺x文件,無病毒,清潔,無劃傷,內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。
②歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明,必須貼上標(biāo)簽,一式兩份(A、B盤),一份作為保存件,不得外借。
a.磁帶(軟盤、光盤)的套、盒上需標(biāo)注帶(盤)編號(hào)、軟件名稱、文件數(shù)、密級(jí)、編制人、編制日期等標(biāo)識(shí)。
b.錄像帶盒子上需標(biāo)注帶編號(hào)、片名、攝制單位、攝制日期、密級(jí)等標(biāo)識(shí)。
c.錄音帶盒子上需標(biāo)注帶編號(hào)、片名、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期,密級(jí),講話時(shí)間等。
⑷照片、錄音帶、錄像帶磁帶日期寫法規(guī)定:如2007年5月21日應(yīng)寫成20070521。
5.3案卷裝檔規(guī)則
5.3.1 一般卷內(nèi)文件裝訂成一冊(cè)為一本案卷(一盒),也可一本案卷內(nèi)裝幾冊(cè)文件。
5.3.2 案卷應(yīng)由案卷封面、卷脊、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件和備考表組成,每卷內(nèi)容排列順序?yàn)椋喊妇矸饷妗韮?nèi)目錄—文件—備考表。
5.3.3 案卷封面、卷脊、卷內(nèi)目錄及備考表由指揮部統(tǒng)一下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)格式。
5.3.4 卷內(nèi)文件應(yīng)符合以下要求:
?、艢w檔文件材料要齊全,沒有缺頁、串頁及夾有空白頁,書寫工整,字跡、線條清楚。紙張采用70g/m2木漿亮白紙,為便于長期保管,格式統(tǒng)一,幅面為國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(297mm×210mm)。
?、凭韮?nèi)文件的頁號(hào):每卷從1開始(序號(hào)前不準(zhǔn)加00),順序排號(hào),用卡號(hào)機(jī)卡號(hào),單面書寫右下角,雙面書寫面在右下角,背面在左下角,圖樣的頁號(hào)編寫在右下角,成套圖樣或印刷成冊(cè)不必重新編寫頁號(hào),各卷之間不連續(xù)編寫頁號(hào),頁號(hào)顏色為黑色。
?、遣牧铣鰪S證明、合格證及委托的試化驗(yàn)單,若紙張大小小于A4紙張的,應(yīng)在此單據(jù)四周涂抹防腐或防蟲膠水并把此單據(jù)粘貼在A4紙上,并復(fù)制一份將復(fù)印件附在原件之后存檔,原件與復(fù)印件為同一頁號(hào)。
?、纫粌?cè)案卷由多份或多冊(cè)材料組合而成,其中要在每份或每冊(cè)材料的封皮上加蓋檔號(hào)章(例如施工合同一卷由多份合同組成,每份合同的封皮上要加蓋檔號(hào)章)。
?、煽⒐D
a.施工圖沒有變動(dòng)的,由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋竣工圖章作為竣工圖。
b.凡有一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更的,可在原圖上修改,并加蓋并簽署竣工圖章作為竣工圖,在原圖上修改時(shí)應(yīng)注明修改依據(jù),經(jīng)編制、技術(shù)監(jiān)理人簽字方可歸檔。并經(jīng)監(jiān)理工程師審核,確認(rèn)無誤后,方能同意竣工驗(yàn)收。
c.竣工圖圖面變更面積超過35%的,應(yīng)重新繪制竣工圖。重新繪圖按原圖編號(hào),末尾加注“竣”字,或在新圖圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。
d.重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖通用圖可不編入竣工圖中,但必須在圖紙目錄中列出圖號(hào),指明該圖所在位置并在編制說明中注明。
e.竣工圖整理完成后要加蓋竣工圖章。
⑹竣工圖章:由指揮部統(tǒng)一刻制、下發(fā),尺寸為80mm×60mm紅色,包括編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位名稱、監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人及標(biāo)明是×××竣工圖,并且相關(guān)人員簽字及其他文字填寫要齊全、清楚,竣工圖章應(yīng)蓋在竣工圖右下方的空白處。
?、藞D紙的折疊:圖紙可以按BG/T10609.3-1989《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》,統(tǒng)一折疊成297mm×210mm大小,底圖不折疊,平放在專用底圖柢內(nèi);大于1號(hào)紙的底圖也可卷放裝筒。
?、叹韮?nèi)文件的裝訂:按省交通廳統(tǒng)一要求采用棉線加膠裝訂(在未裝訂前不允許用任何金屬物裝訂);每卷厚度文件材料一般以2cm為宜,圖表一般不超過4cm,如同類文件數(shù)量較多,可分成幾卷,但每卷要有各自的卷皮、目錄和備考表,并在卷盒及卷皮的案卷題名中揭示內(nèi)容。
⑼裝訂的竣工圖只需加蓋竣工圖章不需要加蓋檔號(hào)章。房建圖紙不裝訂,除加蓋竣工圖章外還需要再加蓋檔號(hào)章。
6 工程檔案存放
內(nèi)業(yè)資料要按其類別分放在不同的檔案盒內(nèi),標(biāo)識(shí)清楚;并配備充足的檔案裝俱,注意防潮蟲蛀。
7 工程檔案管理實(shí)行質(zhì)量終身制
工程檔案整理編制完成,并提交到建設(shè)單位后,并不免除施工單位應(yīng)對(duì)其所承包項(xiàng)目的竣工文件、檔案的責(zé)任,項(xiàng)目法人及立卷人按各自的職責(zé)對(duì)所編制的竣工文件負(fù)終生責(zé)任,如發(fā)生重大事故,按國家有關(guān)規(guī)定追究相應(yīng)行政和法律責(zé)任。
8 組織機(jī)構(gòu)
8.1項(xiàng)目部成立工程內(nèi)業(yè)檔案管理小組。
詳見
高速公路養(yǎng)護(hù)管理都需要建立哪些檔案?
1、增強(qiáng)高速公路項(xiàng)目建設(shè)中工作人員的檔案管理意識(shí)
高速公路的工程檔案對(duì)于公路在后期的使用、改建、擴(kuò)建以及維修和養(yǎng)護(hù)方面都有著相當(dāng)重要的作用。其具體表現(xiàn)為在后期的施工中能夠給相關(guān)單位提供可靠、有效的數(shù)據(jù),這樣就可以減少不必要的資源浪費(fèi),提高工作效率。因此在高速公路項(xiàng)目建設(shè)中,一定要不斷的對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化,建立一個(gè)良好的檔案管理的工作氛圍。在項(xiàng)目實(shí)施初期就應(yīng)該將關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定納入合同,項(xiàng)目進(jìn)行中也要不斷的進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn),將檔案管理的重要性滲透到工作人員的思想和行動(dòng)中去,從而使檔案管理工作貫穿于項(xiàng)目進(jìn)行的始終。
2、從項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)著手,對(duì)項(xiàng)目資料的整理嚴(yán)格把關(guān)
在資料的整理方面,由于涉及的單位較多,相關(guān)的檔案整理工作的進(jìn)行也比較困難,那么要想將檔案工作做好,一定要從合同的簽訂、項(xiàng)目開工前的規(guī)劃,以及項(xiàng)目進(jìn)行中檔案的管理工作三個(gè)方面進(jìn)行。首先關(guān)于在承包合同的簽訂中,就應(yīng)該資料的整理以及移交進(jìn)行涉及,并且對(duì)出現(xiàn)問題的解決方案也要具體羅列。其次在項(xiàng)目開工以前要對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的培訓(xùn),這樣才能使得后期的治療整理工作的質(zhì)量得到保證。最后,在項(xiàng)目進(jìn)行中,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作方法的推行,明確檔案管理的重要性,對(duì)檔案管理工作做到實(shí)時(shí)跟進(jìn)、監(jiān)督。
3、建立健全檔案管理相關(guān)制度
要想做好高速公路項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理工作,建立一個(gè)能夠貫穿于項(xiàng)目全過程的控制體系是非常行之有效的辦法。在項(xiàng)目的日常建設(shè)中,項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及政府將檔案管理作為平時(shí)檢查的一個(gè)基本方面,并且將其與相關(guān)單位的經(jīng)濟(jì)聯(lián)系起來,進(jìn)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,形成一個(gè)系統(tǒng)的檔案管理控制體系,使項(xiàng)目建設(shè)中的檔案管理工作得到有效的開展。
4、嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資料的交接
項(xiàng)目工程建設(shè)中,檔案一旦入庫,檔案管理工作也就完成了,因此一定要把好最后一道關(guān),這樣才能確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性。在具體的工作中,要想把好檔案入庫這一關(guān),,必須對(duì)檔案的交接進(jìn)行規(guī)范化。在檔案入庫工作進(jìn)行前期,應(yīng)該進(jìn)行整個(gè)項(xiàng)目的檔案交接會(huì)議的召開,以便明確檔案的交接時(shí)間以及要求。另外還應(yīng)該進(jìn)行檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)抵押金制度的建立,如果在竣工以后檔案中存在問題較多,可以對(duì)抵押金進(jìn)行扣留。另外還可以將檔案編制的質(zhì)量問題作為項(xiàng)目建設(shè)單位的一項(xiàng)考核內(nèi)容,成為其進(jìn)入市場的一個(gè)參考標(biāo)準(zhǔn),從而提高建設(shè)單位的檔案管理工作積極性。
5、利用信息化,實(shí)現(xiàn)全方位的檔案整理體系
為了保證高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)施有效性,并且保證最終檔案的真實(shí)、可靠,在工程進(jìn)行中,可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)行信息化管理。在信息化管理中,對(duì)各參與單位和部門進(jìn)行責(zé)任人的確定,保證檔案管理信息化的全面落實(shí)。相關(guān)的單位及部門還要進(jìn)行兼職檔案管理員的配備,每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不都應(yīng)該有配備專職的檔案管理人員,然后檔案管理工作的進(jìn)行由該段的總工程師進(jìn)行負(fù)責(zé)。另外,對(duì)于國家新推行的相關(guān)法律法規(guī),也要及時(shí)的進(jìn)行普及,以便使工程的質(zhì)量得到保證。
工程資料名稱
監(jiān)理管理資料:
監(jiān)理規(guī)劃
監(jiān)理實(shí)施細(xì)則
監(jiān)理月報(bào)
監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要
監(jiān)理工作日志
監(jiān)理工作總結(jié)(專題、階段和竣工)
工程技術(shù)文件報(bào)審表
分包單位資質(zhì)報(bào)審表
監(jiān)理通知
監(jiān)理通知回復(fù)單
工程聯(lián)系單
工程變更單
竣工移交證書
監(jiān)理質(zhì)量控制資料:
施工測量放線報(bào)驗(yàn)表
工程物資進(jìn)場報(bào)驗(yàn)表
分部(子分部)工程施工質(zhì)量報(bào)驗(yàn)表
監(jiān)理抽檢記錄
不合格項(xiàng)處置記錄
旁站監(jiān)理記錄
單位(子單位)工程施工質(zhì)量竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表
見證取樣和送樣見證人備案書
工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告
質(zhì)量事故處理資料
監(jiān)理進(jìn)度控制資料:
工程開/復(fù)工報(bào)審表
施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表
( )月工、料、機(jī)動(dòng)態(tài)表
工程延期報(bào)審表
工程暫停令
監(jiān)理造價(jià)控制資料:
____工程進(jìn)度(結(jié)算)款報(bào)審表
工程變更費(fèi)用報(bào)審表
費(fèi)用索賠報(bào)審表
臨時(shí)簽證報(bào)審表
工程款支付報(bào)審表
一)檔號(hào)編制原則
檔號(hào)是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則:
1、唯一性原則;2、合理性原則;3、穩(wěn)定性原則;4、擴(kuò)充性原則;5、簡單性原則。
(二)檔號(hào)的結(jié)構(gòu)
根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定,檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種。《歸檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后,又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。
(三)檔號(hào)的編制方法
1、全宗號(hào)的編制方法
全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性,后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。
2、案卷目錄號(hào)的編制方法
案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況,可按不同時(shí)間,不同組織結(jié)構(gòu),不同保管期限,不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。
3、類別號(hào)的編制方法
類別號(hào)由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí),在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi),不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。
4、項(xiàng)目號(hào)的編制方法
項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。
5、案卷號(hào)的編制方法
案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。
6、件號(hào)的編制方法
件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩情況:一種是不裝訂的案卷,卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào),每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案,同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。
7、頁(張)號(hào)編制方法
頁(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),卷內(nèi)文件各頁(張)按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。
(四)案卷目錄的編制
案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具,也是檔案登記的基本形式,是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。
案卷目錄必須按全宗編制,有兩種類型:一種是以全宗為單位編制的綜合目錄,主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗;另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄,在實(shí)際工作中,大多采用第二種。
淺談如何做好高速公路工程檔案管理工作
1.建立檔案管理機(jī)構(gòu)
高速公路檔案收集整理的工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其他行業(yè)的類似工作,范圍廣、強(qiáng)度高、時(shí)間緊都給高速公路檔案收集整理工作帶來了極大的挑戰(zhàn),想要實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理的信息建設(shè),首先就要加大高速公路檔案管理設(shè)備的資金投入,建立完善的檔案管理機(jī)構(gòu),確立等級(jí)分明,責(zé)任分明的人才梯度,如分類管理的小組組長、檔案室室長、相關(guān)處處長等等,唯有落實(shí)相關(guān)工作人員的具體工作與職能,制定詳細(xì)的高速公路檔案管理工作的進(jìn)度流程和未來計(jì)劃,才有可能保證高速公路檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)施效果。
2.制定詳細(xì)的管理制度與績效考核制度
高速公路檔案收集整理工作的前期準(zhǔn)備主要包含紙質(zhì)文件數(shù)字化、電子文件歸納、檔案安全保密協(xié)議、檔案資料網(wǎng)上共享平臺(tái)建設(shè)、檔案資料管理績效評(píng)估、檔案審核評(píng)判制度以及基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和使用等制度的制定。這些制度要求高速公路工作人員針對(duì)相關(guān)檔案管理工作有足夠的重視度,并在相應(yīng)的時(shí)間內(nèi)及時(shí)制定出科學(xué)合理的制度,保證高速公路檔案收集與整理工作可以在信息技術(shù)的幫助提高價(jià)值。
3.加大相關(guān)設(shè)施設(shè)備的資金投入,建立有效的檔案管理系統(tǒng)
高速公路檔案收集整理工作的信息化離不開高新科技的協(xié)助,唯有依靠有效的檔案管理系統(tǒng),建立合理的檔案管理模式,才會(huì)實(shí)現(xiàn)高速公路檔案收集整理工作的信息化與現(xiàn)代化。其中,高速公路相關(guān)工作人員應(yīng)該列舉詳細(xì)的設(shè)備建設(shè)清單,加大基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的資金投入,購買如檔案管理所需電腦、掃描器、刻錄機(jī)、打印機(jī)等設(shè)施設(shè)備。
4.明確數(shù)字化檔案的類別
高速公路相關(guān)檔案涉及很多方面,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須確定需要進(jìn)行數(shù)字化的檔案類別,比如必須進(jìn)行數(shù)字化的文字檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)處理檔案、聲音檔案以及相片檔案等其他檔案,想要實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理系統(tǒng)的合理運(yùn)行,基本上全部檔案資料都要經(jīng)過掃描等數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化為電子資源,這樣不僅可以方便檔案使用者的檢索使用和處理,還會(huì)方便高速公路檔案管理人員對(duì)檔案的收集、儲(chǔ)存、整理等工作,提高工作人員的工作效率之外,充分發(fā)揮高速公路檔案的使用價(jià)值。
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