工程監(jiān)理資料檔案管理制度

　　本文定義了工程監(jiān)理資料檔案管理制度，以確保工程監(jiān)理資料的有效管理和使用。

　　一、定義

　　工程監(jiān)理資料檔案管理制度是一種管理制度，旨在確保工程監(jiān)理資料的有效管理和使用。

　　二、目的

　　1、確保工程監(jiān)理資料的有效管理，以確保有效的項(xiàng)目管理；

　　2、確保工程監(jiān)理資料的有效使用，以提高項(xiàng)目管理效率；

　　3、有效地保護(hù)工程監(jiān)理資料，以確保項(xiàng)目進(jìn)展順利；

　　4、確保工程監(jiān)理資料的完整性，以保證項(xiàng)目實(shí)施的準(zhǔn)確性和可持續(xù)性。

　　三、原則

　　1、實(shí)施有效的檔案管理制度，以確保工程監(jiān)理資料的有效管理；

　　2、建立有效的檔案管理制度，以確保工程監(jiān)理資料的有效使用；

　　3、建立有效的檔案管理制度，以確保工程監(jiān)理資料的完整性；

　　4、建立有效的檔案管理制度，以保護(hù)工程監(jiān)理資料的安全；

　　5、建立有效的檔案管理制度，以確保工程監(jiān)理資料的及時(shí)更新。

　　四、實(shí)施

　　1、建立檔案管理部門，負(fù)責(zé)管理工程監(jiān)理資料；

　　2、建立檔案管理制度，規(guī)定檔案的管理流程、存儲方式、使用權(quán)限等；

　　3、建立檔案管理系統(tǒng)，記錄檔案的信息、狀態(tài)等；

　　4、定期更新檔案，以確保檔案的有效性；

　　5、定期審核檔案，以確保檔案的完整性。

　　五、結(jié)束

　　本制度旨在確保工程監(jiān)理資料的有效管理和使用，以保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

　　工程資料管理制度：

　　1、工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

　　2、為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接，檔案資料室配備專職檔案員，為更好地管理好檔案資料，應(yīng)配置必要的庫房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。

　　3、工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

　　4、設(shè)備到貨后，由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。

　　各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn)，各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對竣工資料簽收合格后支付。

　　5、購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理，或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。

　　工程資料管理辦法：

　　工程資料管理辦法是為適應(yīng)集團(tuán)新的組織架構(gòu)，明確資料管理程序，按照國家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和地方的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況而制定的，自印發(fā)之日起執(zhí)行。

　　如何做好工程檔案管理

　　1、首先必須制定工程資料管理制度，制定工程資料整編方案

　　制度是執(zhí)行路線的保證，堅(jiān)持持證上崗，明確崗位責(zé)任制，明確各施工管理人員記錄的工程資料內(nèi)容，以便資料員收集索取。工程資料整編方案是工程資料整理的依據(jù)，如在方案中要明確各施工檢驗(yàn)批的劃分?jǐn)?shù)量、各種材料的檢驗(yàn)批次、檢查點(diǎn)數(shù)、個(gè)施工工序的檢查驗(yàn)證部位，以便工程資料記錄整理與工程實(shí)際施工相符合。

　　2、必須及時(shí)做好工程資料記錄和收集

　　工程資料室施工項(xiàng)目質(zhì)量情況的真實(shí)反映，真實(shí)記錄。因此要求各種資料必須按照施工的進(jìn)度同步及時(shí)收集、整理。要指定專人負(fù)責(zé)管理工程資料，負(fù)責(zé)對質(zhì)保資料逐項(xiàng)跟蹤收集，并及時(shí)做好分項(xiàng)分部質(zhì)量評定等各種原始記錄，使資料的整理與工程形象進(jìn)度同步。

　　做到內(nèi)容連貫。工程前期要及時(shí)收集工程前期資料，如中標(biāo)通知書，定線成果報(bào)告、地質(zhì)勘察報(bào)告、各種合同、施工組織設(shè)計(jì)、方案等。由于及時(shí)收集資料，待工程竣工時(shí)，才不會出現(xiàn)缺少資料的情況。

　　施工過程中，現(xiàn)場的施工管理技術(shù)人員要將當(dāng)天施工項(xiàng)目的資料及時(shí)做出來，不能堆積到一起再做，這樣就會造成資料遺漏或者錯(cuò)誤。項(xiàng)目部指定專人每個(gè)月將各個(gè)在建項(xiàng)目的資料統(tǒng)一收集檢查，即使有漏項(xiàng)缺項(xiàng)的情況，也能及時(shí)加以補(bǔ)充，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料中存在的問題和錯(cuò)誤，及時(shí)得以糾正。

　　工程收尾階段，要及時(shí)收集建設(shè)單位各種安全使用功能驗(yàn)收檢測資料，消防驗(yàn)收、人防驗(yàn)收、防雷驗(yàn)收、室內(nèi)環(huán)境檢測資料、沉降觀測資料、電梯驗(yàn)收資料、節(jié)能檢測資料等。及時(shí)收集設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更，勘察單位的地勘處理變更，監(jiān)理單位的管理工作檢查單，監(jiān)理工程師通知單及各分包單位的資料等。

　　3、確保工程技術(shù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性

　　真實(shí)性是做好工程技術(shù)資料的靈魂。不真實(shí)的資料會把我們引入誤區(qū)。必須堅(jiān)決杜絕對原始記錄采用“后補(bǔ)”造假的做法,否則,一旦工程出了質(zhì)量問題,不僅不能作為技術(shù)資料使用,反而造成工程技術(shù)資料混亂,以致誤判。同時(shí)也不能為了取得較高的工程質(zhì)量等級而歪曲事實(shí)。資料的整理必須實(shí)事求是、客觀準(zhǔn)確。

　　準(zhǔn)確性是做好工程技術(shù)資料的核心。分部分項(xiàng)要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確，數(shù)據(jù)計(jì)算要準(zhǔn)確，不能隨意的填寫。分項(xiàng)工程的質(zhì)量評定填寫應(yīng)該規(guī)范化，符合質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)的要求。在資料中不能出現(xiàn)涂改現(xiàn)象。資料所用的表格要統(tǒng)一，不能五花八門，文字說明部分要規(guī)范用語，不能采用口語或?qū)I(yè)語言，要讓外行人也能看懂，不會產(chǎn)生任何歧義。

　　對于很多的分項(xiàng)工程檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄表，做出來的資料大都會出現(xiàn)是合格率100%，這一看就知道是不可能的，于是做資料的技術(shù)人員就想辦法扣分，在鋼筋的外觀上寫上“鋼筋有裂紋，”，做資料的人就沒有想過有裂紋的鋼筋施工現(xiàn)場是不能用的，總是自以為是的填寫資料，評定表中的檢查點(diǎn)數(shù)與后面附的質(zhì)量資料不能前后對應(yīng)。

　　有部分人知道現(xiàn)場如何規(guī)范施工，可就是不知道如何將這個(gè)過程用文字來描述，單純從內(nèi)業(yè)資料看，施工過程就不符合要求了。大家總是重外業(yè)，輕內(nèi)業(yè)。覺得把現(xiàn)場干好了，質(zhì)量合格了，工程能順利交工就行了，覺得內(nèi)業(yè)就無所謂，應(yīng)付檢查或者竣工資料就行了，沒有想到，一旦出現(xiàn)了質(zhì)量事故，當(dāng)時(shí)不經(jīng)意填寫的資料都是證據(jù)。

　　施工技術(shù)資料務(wù)求真實(shí)，切記偽造，有些資料員平時(shí)懶于動(dòng)手，等到交工時(shí)就手忙腳亂地拼湊臆造，以至造成漏洞百出，嚴(yán)重失實(shí)的后果。這就要求發(fā)揮建設(shè)單位、監(jiān)理單位工地管理人員以及施工單位負(fù)責(zé)人對技術(shù)資料的審查監(jiān)督作用，企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人要對技術(shù)資料經(jīng)常做到心中有數(shù)，重要部位必須親自審查把關(guān)。資料員必須深入工地，在做各種資料前，當(dāng)面核對工程及用材情況，認(rèn)為準(zhǔn)確無誤后，方可填寫。

　　如：技術(shù)安全交底是否屬實(shí)，是否落實(shí)到人；管道試壓是否按規(guī)范進(jìn)行，是否達(dá)到要求標(biāo)準(zhǔn)；電氣接地電阻及絕緣值是否在允許范圍之內(nèi)；各種材料合格證是否就是工程所用的產(chǎn)品等等。因此，我們一定要認(rèn)真填寫資料，確保資料準(zhǔn)確、規(guī)范、合理。

　　4、確保工程技術(shù)資料的完整性

　　不完整的技術(shù)內(nèi)業(yè)資料將會導(dǎo)致片面性,不能系統(tǒng)地、全面地了解單位工程的質(zhì)量狀況。不僅資料內(nèi)容要填寫完整，而且所涉及的數(shù)據(jù)要有據(jù)可循，現(xiàn)場原始資料要完整。一份完整的施工資料不僅要有施工技術(shù)資料，還要有相應(yīng)的試驗(yàn)資料和質(zhì)量證明材料，確保資料的完整性。

　　除了質(zhì)量證明材料，我們平時(shí)的施工日志、測量放樣資料同樣也很重要，雖然有些不需要作為竣工資料的一部分，但我們也要把這些相關(guān)的資料放在一起，使質(zhì)量評定表上的數(shù)據(jù)都是有據(jù)可循的。

　　5、職責(zé)分明，簽認(rèn)齊全

　　《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定了“質(zhì)量檢驗(yàn)評定程序及組織”各級質(zhì)量把關(guān)人員都應(yīng)明確職責(zé)，不可越級評定，馬虎過關(guān)。自檢要通過現(xiàn)場與技術(shù)員、質(zhì)檢員，工長共同檢查，對混凝土、砌磚、鋼筋、水暖、電氣等的施工質(zhì)量進(jìn)行記錄，做到實(shí)際施工質(zhì)量與評定相吻合，并一一簽字確認(rèn)；對于各種隱蔽、變更及關(guān)鍵部位均要求相關(guān)人員參與見證并一一簽字確認(rèn)。堅(jiān)決杜絕代簽或漏簽，使責(zé)任沒有落實(shí)到位。及時(shí)對各種工程會議如：圖紙會審紀(jì)要、基槽驗(yàn)收、基礎(chǔ)驗(yàn)收、主體驗(yàn)收及竣工質(zhì)量驗(yàn)收等階段驗(yàn)收資料進(jìn)行各方責(zé)任主體會簽并簽字蓋章齊全。

　　6、做好技術(shù)資料的整理保管

　　由于現(xiàn)場的技術(shù)資料分散在很多人員手中，因此要求有專人把資料收集回來進(jìn)行統(tǒng)一的分類整理。資料要按單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程逐項(xiàng)分類整理。拿一般房建工程的資料來說，在施工期間我們可以按不同分部工程分別整理，可以把地基與基礎(chǔ)、主體、裝飾裝修、屋面、水電安裝等分部工程資料，這樣便于各分部工程的質(zhì)量驗(yàn)收。在竣工前，把已經(jīng)初步整理有序的資料加以合并組卷即可。

　　資料管理要建立專門的目錄臺帳，臺帳要求不但能反應(yīng)工程的施工進(jìn)度和內(nèi)業(yè)資料是否同步，內(nèi)業(yè)資料是否完整，還能方便查閱。最好能實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理（文字版目錄及時(shí)更新附在資料首頁，以便于查閱），在電腦上能及時(shí)查找到每一個(gè)施工項(xiàng)目的時(shí)間，每一份資料的存放地點(diǎn)，要用的時(shí)候能立即調(diào)出來，有了這樣一個(gè)電子版的臺帳，可以不僅減少了人力、物力的浪費(fèi)，還能減輕內(nèi)業(yè)人員的工作強(qiáng)度。

　　要建立相應(yīng)的全宗卷、卷內(nèi)目錄和備考表，不僅檔案盒內(nèi)有手工版的，在電腦上還要有份電子版的，方便查閱。隨著檔案建設(shè)管理工作的不斷深化，內(nèi)業(yè)資料也將實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、微機(jī)化和信息化管理。整理好的資料就可以移交檔案室保存起來了，等工程竣工的時(shí)候，竣工資料也就完成了。

　　做好施工過程中各種影像資料的收集歸檔，如施工過程隱蔽驗(yàn)收電子版、照片，各種驗(yàn)收會驗(yàn)收照片，各種性能檢測實(shí)測照片等。資料的保管也很重要，現(xiàn)在很多項(xiàng)目都有單獨(dú)的資料室，有專職資料員，我們要有健全的資料保管制度和借閱制度，檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉等物品，要有放塵、防潮、防高溫的措施。工程檔案跟我們?nèi)艘粯邮怯袎勖?，?yīng)此，我們要保管好工程檔案，使她的壽命能更長一點(diǎn)。

　　7、有敬崗愛業(yè)、勇于奉獻(xiàn)的精神

　　資料員要養(yǎng)成“嘴勤，手勤，腿勤”的一貫工作作風(fēng)，勤于問質(zhì)檢、安全、材料方面的事，做到及時(shí)了解工程施工及用材情況；勤于及時(shí)地通過三方見證、報(bào)驗(yàn)、送檢；勤于及時(shí)填寫各種隱蔽工程資料并及時(shí)找?guī)追胶炞C。勤于隨時(shí)到現(xiàn)場落實(shí)工程施工情況，比如：基礎(chǔ)及柱配筋是否與圖相符，管道防腐保溫是否按工序進(jìn)行，核對需要送檢的材料是否按要求的批量取樣等等。力求做到資料與施工同步進(jìn)行，真實(shí)地記載工程施工的全過程。

　　8、統(tǒng)一資料管理軟件和規(guī)范執(zhí)業(yè)制度

　　目前本行業(yè)有關(guān)資料管理的軟件很多，各有優(yōu)缺點(diǎn)，目前還未進(jìn)行必要的統(tǒng)一和整合，沒有實(shí)現(xiàn)資料管理軟件的網(wǎng)絡(luò)化，鼓勵(lì)軟件開發(fā)企業(yè)盡早開發(fā)出可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)資料網(wǎng)絡(luò)化收集管理的軟件。

　　因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目不同施工管理人員的個(gè)人崗位范圍內(nèi)的資料不同，為了保證資料的真實(shí)同步，就需要這樣一款軟件實(shí)現(xiàn)不同技術(shù)人員在不同電腦上完成個(gè)人資料的同時(shí)，資料管理員的電腦上同時(shí)可以更新收集和保存相關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公的資料管理軟件。統(tǒng)一資料管理軟件，可以盡早實(shí)現(xiàn)未來電子檔案移交，代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)方案。