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工程監(jiān)理中檔案管理要點

時間:2023-03-10 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  工程監(jiān)理中檔案管理要點

  一、工程監(jiān)理檔案的管理

  1、根據(jù)《工程監(jiān)理檔案管理辦法》,建立完善的工程監(jiān)理檔案管理制度,健全檔案管理組織機(jī)構(gòu),指定檔案管理人員,確定檔案管理的職責(zé)和權(quán)限。

  2、建立工程監(jiān)理檔案,按照規(guī)定的分類和編號方式,分類存放,設(shè)置檔案室,設(shè)置防潮、防盜、防污染等措施。

  3、定期清理檔案,定期檢查檔案,對工程監(jiān)理檔案進(jìn)行完整性檢查,及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案中存在的問題。

  4、定期更新檔案,定期備份檔案,確保檔案的安全性和完整性。

  5、建立檔案查詢系統(tǒng),提高檔案查詢的效率,便于檔案的管理和使用。

  二、工程監(jiān)理檔案的保管

  1、嚴(yán)格遵守《檔案保管條例》,維護(hù)檔案的安全性。

  2、按照規(guī)定的分類和編號方式,分類存放檔案,確保檔案的完整性。

  3、設(shè)置檔案室,設(shè)置防潮、防盜、防污染等措施,確保檔案的安全性。

  4、定期清理檔案,定期檢查檔案,及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案中存在的問題。

  5、定期更新檔案,定期備份檔案,確保檔案的安全性和完整性。

工程監(jiān)理中檔案管理要點

  工程檔案歸檔整理規(guī)則與方法是什么?

  1)歸檔應(yīng)符合下列規(guī)定:

 ?、贇w檔文件必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動的全過程

 ?、跉w檔的文件必須經(jīng)過分類整理,并應(yīng)組成符合要求的案卷。

  2)歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定:

 ?、俑鶕?jù)建設(shè)程序和工程特點,歸檔可以分階段分期進(jìn)行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進(jìn)行。

 ?、诳辈?、設(shè)計單位應(yīng)當(dāng)在任務(wù)完成時,施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位歸檔。

  3)勘察、設(shè)計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后,

  建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。

  4)工程檔案一般不少于兩套,一套由建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。

  5)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向建設(shè)單位移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

  6)凡設(shè)計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定的要求單獨立卷歸檔。

  工程管理文件資料分類:

  1)工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料,歸工程部合同專業(yè);

  工程監(jiān)理中檔案管理要點

  2)圖象、照片、錄象,歸綜合管理部(工程結(jié)束時歸檔資料管理人員);

  3)行政文件,歸綜合管理部;

  4)工程施工技術(shù)及管理資料(音像資料等除外),歸工程部。

  以上內(nèi)容參考:百度百科-建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范

  工程檔案資料歸檔及保管知識

  工程施工資料,主要由工程部監(jiān)督控制,施工單位進(jìn)行具體編制、收集、整理,并在每項分部工程完成后,一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。下面是我為大家分享工程檔案資料歸檔及保管知識,歡迎大家閱讀瀏覽。

  一、工程檔案資料歸檔責(zé)任劃分

  1、工程準(zhǔn)備資料(包括開發(fā)報建、招投標(biāo)資料等),由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。

  2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制并歸檔。

  工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部形成的,監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi),其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。

  已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料,由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管,待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室,工程部資料員對監(jiān)理資料的`形成進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

  3、工程施工資料,主要由工程部監(jiān)督控制,施工單位進(jìn)行具體編制、收集、整理,并在每項分部工程完成后,一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。

  工程監(jiān)理中檔案管理要點

  4、工程竣工驗收資料,由工程部組織,施工單位進(jìn)行驗收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總,由工程部牽頭,施工單位配合報送城建檔案館。

  5、工程結(jié)算資料,主要由施工單位及承包單位按照集團(tuán)工程結(jié)算目錄進(jìn)行收集整理,經(jīng)工程部審核,報工程主管領(lǐng)導(dǎo)審批,加蓋工程部公章,提交給預(yù)決算部,由預(yù)決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。

  二、工程部資料員日常保管的資料

  1、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站方案:工程開工后,經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批,加蓋監(jiān)理公章,10天內(nèi)交工程部資料室存檔。

  2、工程開工報告及開工令:在工程開工3日內(nèi),由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。

  3、分包單位資質(zhì)報驗:分包單位進(jìn)場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋責(zé)任單位公章后,提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、(主體)施工單位、設(shè)計單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位(包含鋁合金門窗)、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

  4、監(jiān)理日志:原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部資料室或監(jiān)理資料員歸檔。

  5、監(jiān)理月報、總結(jié):監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報表報工程部(或監(jiān)理單位項目)負(fù)責(zé)人審批后蓋章,向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔,資料員需檢查監(jiān)理月報是否規(guī)范及符合要求。工程完工后,由項目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié),經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字,報工程主管(或監(jiān)理單位)領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章,10天內(nèi)向工程部(或監(jiān)理單位)資料員移交存檔。

  6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù):施工單位來文,由工程部資料員統(tǒng)一接收,監(jiān)理工程師審查后,由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位。同時工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復(fù)要合并一起存檔。

  7、往來函件:由工程部資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā),內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開,分別編制序號后當(dāng)天存檔。

  8、旁站記錄:監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。

  9、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄:工程開工前1周內(nèi)上報資料室存檔,測量記錄必須有建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計等單位簽字并加蓋公章。

  10、簽證、委托、進(jìn)度申請:監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人簽字,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批;進(jìn)度申請經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審批,辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位,同時工程部資料室存檔1份。

  11、施工圖紙:由總工室直接下發(fā)給工程部資料員,再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當(dāng)天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。

  12、檢測報告、勘察報告:相關(guān)項目檢測完畢由相關(guān)單位在1個月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類歸檔。

  13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項目證照復(fù)印件:施工現(xiàn)場保存復(fù)印件備查,由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜,任何人不能隨意復(fù)印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。

  14、結(jié)算資料:施工單位報送的結(jié)算資料,經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過,項目經(jīng)理、工程部負(fù)責(zé)人、主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由相關(guān)單位給預(yù)決算部報一份,由工程部資料員給施工單位一份,同時,資料室存檔1份。

  15、材料報驗:施工單位上報的材料報驗資料,監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報工程部負(fù)責(zé)人審批后蓋章,由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位,并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗報告不是原件的要加蓋材料商的公章,并注明原件存放處。

  16、施工報驗資料(包括各種施工記錄):施工單位上報的隱蔽驗收記錄、檢驗批驗收記錄等施工記錄,工程師在收到后3天內(nèi)簽字,經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人在報驗資料臺帳上審批,報驗資料蓋章完畢后,由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位,并由工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類存檔。

  17、圖紙會審及設(shè)計變更:圖紙會審及設(shè)計變更要按照單位工程進(jìn)行分類歸檔,設(shè)計院下發(fā)的設(shè)計變更要首先交給工程部資料員,由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師,下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收,簽收日期精確到時分。工程部資料室同時保留1份存檔。

  18、施工組織設(shè)計及分部工程施工方案:施工單位上報的《施工組織設(shè)計》經(jīng)監(jiān)理審核同意后7天內(nèi)歸檔?!妒┕そM織設(shè)計》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章,總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章?!熬幹迫恕焙汀皩徟恕钡葯趦?nèi)的簽字必須手簽,施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人。不對外報送的工程《施工組織設(shè)計》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項目章,但可不必加蓋公章,總監(jiān)也不必簽名,其它按上述要求辦理。

  工程檔案整理應(yīng)該注意哪些

  一、注意歸檔范圍全面性

  歸檔范圍可細(xì)分為十二項,但一般分五大項即可:

  1、工程準(zhǔn)備階段文件,此階段的文件主要是立項、建設(shè)用地、征地合同、職能部門審批文件,勘察、測繪、設(shè)計、招投標(biāo)及各類合同,關(guān)鍵是要求保存好原件,有可能的話盡量保存二份以上原件,特別是前期的項目建議書,可行性報告,項目申請及批復(fù)等,移交時均需要原件;

  2、工程施工文件,此部分的文件較多,容易蔬忽的往往是施工的過程記錄,設(shè)計變更記錄、技術(shù)變更聯(lián)系單,材料簽證的及時得保存,還有水電設(shè)備安裝的測試記錄,試運行記錄,平時沒有及時收集保存資料,將在整檔移交時帶來很大的補(bǔ)救工作量;

  3、監(jiān)理文件,此類文件特別是監(jiān)理月報、一定要原件并及時存檔,監(jiān)理規(guī)劃,實施細(xì)則按要求保存原件;

  4、竣工圖、竣工驗收文件此兩類文件容易保存,但往往對工程概算書與工程驗收會議記錄的保存容易疏忽,要注意。

  二、注意平時歸檔的方法

  在整理工程檔案材料時,平時一定要按歸檔范圍的要求分類,分階段保管文件,按照單體分別編號,標(biāo)識要明顯,易于保管查找,凡生產(chǎn)經(jīng)營過程發(fā)生的文字記錄均應(yīng)保存,歸檔及時并平時做好目錄整理,同時及時督促各項目部資料員及時報送資料,相互配合,在以后移交文件整理時起到事半功倍的效果。

  三、工程檔案管理過程中,資料保管最好由專人負(fù)責(zé),輕意不要換人,資料員要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心,最好是全程跟蹤工程的進(jìn)展,對材料的試驗報告,出廠證明合格證等在平時就應(yīng)及時保存,在對工程檔案的保存要有大體狀況的了解,做到心中有數(shù)。

  四、臨近移交日期積極與建設(shè)檔案局聯(lián)系,根據(jù)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)檔案局的要求整理,取得支持和幫助(因各地要求不同),減少不必要的返工,如不能按期送交檔案要提前申請延期,做到及時溝通,避免不必要處罰。

  五、行政檔案員與工程資料員要相互配合,及時溝通,工程的前期階段的檔案資料主要是行政部門保管,中后期主要是工程資料員保管,因此要相互督促、配合方能共同完成整個檔案的收集、保管、整理、移交工作。

  如何做好工程檔案管理工作

  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案內(nèi)容包括:檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

  這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為8個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

  檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

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