監(jiān)理檔案管理的特點(diǎn)

　　1、精細(xì)化管理：監(jiān)理檔案管理要求設(shè)置明確的管理規(guī)范，以確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可靠性。

　　2、系統(tǒng)化管理：監(jiān)理檔案管理要求按照系統(tǒng)的原則，設(shè)計出完善的管理程序，使檔案管理工作更加有序、高效。

　　3、專業(yè)化管理：監(jiān)理檔案管理要求擁有專業(yè)技術(shù)人員，能夠更好地完成檔案管理任務(wù)，保證檔案的安全性和可靠性。

　　4、網(wǎng)絡(luò)化管理：監(jiān)理檔案管理要求建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案的及時共享，提高檔案管理的效率。

　　檔案管理工作的基本特點(diǎn)是什么？

　　檔案的基本特點(diǎn)：職能性、原始性、價值性；

　　檔案工作的基本性質(zhì)：專業(yè)性、服務(wù)性、機(jī)要性；

　　檔案的主要價值：憑證價值、信息價值

　　簡述工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理原則與特點(diǎn)

　　工程建設(shè)管理過程中，檔案文件管理尤為重要，圍繞整個項(xiàng)目建設(shè)周期形成的諸類如工程概況、監(jiān)理指令、質(zhì)量報審、進(jìn)度控制、投資控制、與多方協(xié)調(diào)往來文件等非常之多。傳統(tǒng)管理方式只是形式紙質(zhì)文件或白板通知，不能形成記錄不便日后查詢追溯，epms項(xiàng)管通改變傳統(tǒng)模式，通過點(diǎn)對面式交流，將文件生成電子記錄可隨時在線上傳查閱，有綠色環(huán)保且節(jié)能省時的特點(diǎn)。

　　如何做好監(jiān)理文件檔案資料管理各環(huán)節(jié)工作

　　監(jiān)理過程實(shí)質(zhì)上是信息資料管理的過程，監(jiān)理工作的主要方法是控制，控制的基礎(chǔ)是信息。監(jiān)理資料管理是建設(shè)工程信息管理的重要工作，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度、投資控制、合同管理、信息管理、組織協(xié)調(diào)以及安全文明施工監(jiān)督的基礎(chǔ)性工作，是“三控制、兩管理、一協(xié)調(diào)”中的重要內(nèi)容之一。隨著改革的不斷深入，信息資料管理的作用顯得越來越重要。

　　管好用好監(jiān)理信息，能夠促進(jìn)監(jiān)理工作的開展，對搞好監(jiān)理工作具有極大的推動作用。因此在項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)中一般都配備專人(專職或兼職)負(fù)責(zé)監(jiān)理資料管理工作。下面根據(jù)本人在參與工程項(xiàng)目監(jiān)理資料管理的實(shí)踐，談?wù)剛€人的認(rèn)識。

　　一、監(jiān)理信息管理的目的及內(nèi)容

　　信息管理是指在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理信息的收集、加工整理、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是通過有組織的信息流通，使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)的信息，更好地指導(dǎo)工程建設(shè)。信息管理的內(nèi)容包括文件、檔案、監(jiān)理報表及計算機(jī)輔助文檔等。文件信息主要是在工程建設(shè)過程中，上級有關(guān)部門的文件、工程前期有關(guān)文件、設(shè)計變更及工程內(nèi)部文件。

　　檔案信息主要是在各種文件辦理完成后，根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值等分類整理，根據(jù)文件的作者、內(nèi)容、時間和形成的自然規(guī)律等特征組卷。監(jiān)理報表信息主要有開工報表、監(jiān)理工程師檢查記錄表、監(jiān)理工程師通知單、質(zhì)量管理用報表、計量與支付用報表及工程進(jìn)度用表。這些表格是監(jiān)理工程師常用報表，反映了監(jiān)理工作的開展及工程進(jìn)展情況，是監(jiān)理工程師進(jìn)行決策的重要依據(jù)。

　　二、監(jiān)理信息資料的特點(diǎn)

　　1.監(jiān)理信息來源的廣泛性。監(jiān)理信息資料來自于業(yè)主單位、承建單位以及建立組織內(nèi)部的各個部門；來自設(shè)計、招標(biāo)、實(shí)施等各個階段的各個單位乃至各個專業(yè)；來自質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制、合同管理等各個方面。如果信息收集不完整、不準(zhǔn)確、不及時，必然影響到監(jiān)理工程師判斷和決策的正確性、及時性。

　　2.信息量大。由于監(jiān)理信息資料牽涉面廣、協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，使得監(jiān)理工作涉及大量的信息。監(jiān)理工程師不僅要了解國家及地方有關(guān)的政策、法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，而且要掌握工程建設(shè)各個方面的信息。既要掌握計劃的信息，又要掌握實(shí)際進(jìn)度的信息，還要對他們進(jìn)行對比分析。

　　3.動態(tài)性強(qiáng)。監(jiān)理信息資料管理的過程是一個動態(tài)的過程，監(jiān)理工程師實(shí)施的控制也是動態(tài)控制，因而大量的監(jiān)理信息都是動態(tài)的，這就需要及時的收集和處理。

　　4.有一定的范圍和層次。業(yè)主委托的范圍不一樣，監(jiān)理信息也不一樣。工程實(shí)施過程中，會產(chǎn)生很多信息，但并非都是監(jiān)理信息，只有那些與監(jiān)理工作有關(guān)的信息才是監(jiān)理信息。不同的工程項(xiàng)目，所需的信息既有共性，也有個性。另外，不同的監(jiān)理組織和監(jiān)理組織的不同部門，所需的信息也不同。

　　5.信息的系統(tǒng)性。監(jiān)理信息資料是在一定的時間和空間范圍內(nèi)形成的，與監(jiān)理活動密切相關(guān)。而且，監(jiān)理信息的收集、加工、傳遞以及反饋是一個連續(xù)的閉合環(huán)路，具有明顯的系統(tǒng)性。

　　三、監(jiān)理信息資料管理的重要性

　　1.監(jiān)理信息資料是工程建設(shè)過程的記錄，是監(jiān)理在工作中可查詢的文字依據(jù)，是對工程評估驗(yàn)收的依據(jù)。

　　項(xiàng)目建設(shè)在整個實(shí)施過程中，每天都發(fā)生各種各樣的情況。在監(jiān)理工作中，大量監(jiān)理記錄包括質(zhì)量記錄、工程計量、工程款等滲透到監(jiān)理工作的各個方面，及時將這些監(jiān)理信息進(jìn)行收集、整理，形成文字的資料是監(jiān)理工程師進(jìn)行目標(biāo)控制的基礎(chǔ)和客觀依據(jù)。監(jiān)理工程師充分利用監(jiān)理資料解決矛盾，處理糾紛，協(xié)調(diào)各種關(guān)系，促使目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　監(jiān)理信息的收集就是將監(jiān)理工作中發(fā)生的原始數(shù)據(jù)收集起來，是重要的基礎(chǔ)工作。因此，一定要盡可能的全面，盡可能的準(zhǔn)確。資料的整理是將收集到的原始數(shù)據(jù)、資料經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)的整理、歸檔，進(jìn)行必要的統(tǒng)計分析，形成文字的資料，并根據(jù)監(jiān)理工程師的需要及時提供。監(jiān)理工程師就可依據(jù)這些資料迅速地作出判斷，解決工程實(shí)施中的問題。

　　實(shí)踐證明凡經(jīng)過科學(xué)、系統(tǒng)整理提供給監(jiān)理工程師的信息資料就能較好的對問題作出準(zhǔn)確的判判；相反，提供給監(jiān)理工程師的資料雜亂、零散，監(jiān)理工程師就難以對問題作出準(zhǔn)確的判斷，更談不上作出準(zhǔn)確的決判。

　　合同管理是貫穿監(jiān)理工作始終的一項(xiàng)中心任務(wù)，在工程實(shí)施的過程中或工程完工后，往往會出現(xiàn)一些爭議的問題。如經(jīng)業(yè)主同意補(bǔ)簽的工程計量，往往承包單位報的量偏大而且提供的依據(jù)不足，此時監(jiān)理根據(jù)平日在監(jiān)理日志或監(jiān)理檢測記錄、監(jiān)理通知、監(jiān)理旁站記錄等記載可以較準(zhǔn)確的提供依據(jù)，作出合理的審核結(jié)果。

　　同樣，對一些問題的描述也可通過查詢監(jiān)理資料作出較全面準(zhǔn)確的評價。當(dāng)然，監(jiān)理最終的質(zhì)量評估報告的結(jié)論意見，一是依據(jù)施工單位自檢結(jié)果和監(jiān)理抽檢結(jié)果，二是通過專業(yè)檢測，試驗(yàn)單位提供的檢測數(shù)據(jù)，三是對施工過程控制的評價。其中一、三都是依據(jù)監(jiān)理資料提供數(shù)據(jù)、文字的記載得出的結(jié)論。

　　2.監(jiān)理資料是工程在交付試驗(yàn)

　　監(jiān)理檔案管理的特點(diǎn)

　　檔案工作的特點(diǎn)

　　1、緩慢性

　　中博奧綜合檔案管理資深產(chǎn)品經(jīng)歷指出，檔案是隨著人們實(shí)踐活動的開展而逐步積累起來的，檔案不像圖書資料一樣大量印刷和廣泛發(fā)行。檔案資源的積累是比較緩慢的，檔案與一般的圖書資料相比，更顯珍貴。這使檔案的保管和保護(hù)受到高度重視，而無形中降低了它的利用率。

　　2、階段性

　　檔案管理分為兩個階段：檔案室階段和檔案館階段。處于不同階段的檔案具有不同的價值，檔案的管理方式以及服務(wù)對象也由此有所不同。在檔案室階段，檔案主要為其形成單位控制和使用，為本單位的日常工作提供憑證和參考，具有中間過渡性。

　　在檔案館階段，檔案對其形成者的作用降低，而社會價值增加，進(jìn)入永久保存期。檔案館階段的檔案管理工作不僅需要保管好檔案，而且要積極提供檔案為社會各界服務(wù)。

　　監(jiān)理檔案管理的特點(diǎn)

　　3、依附性

　　檔案是在其形成者活動過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案與其形成者是不可分的，其價值與它的形成者有密切聯(lián)系。

　　檔案對形成者的依附性，使得檔案難以像圖書、資料那樣廣為傳遞和交流，這在某種程度上限制了檔案管理活動的范圍。

　　4、封閉性

　　檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，并且有相當(dāng)一部分檔案涉及國家的政治、軍事、經(jīng)濟(jì)與技術(shù)秘密。檔案自形成之日起，對外有相當(dāng)長一段時間的封閉期，過了這段封閉期以后，才能有選擇地向社會開放。

　　檔案管理的封閉性和圖書資料所追求的時效性形成了鮮明的對比。檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個過程，并推動檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

　　檔案管理的基本原則

　　1、合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

　　2、合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分、各部門的合同管理工作。

　　3、各業(yè)務(wù)分、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

　　公司檔案管理具有哪些特點(diǎn)

　　檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。

　　規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。

　　這種模式在以手工管理的時代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對其所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動的方方面面。

　　由于大部分企業(yè)在其自身的信息自動化建設(shè)中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導(dǎo)致各個管理系統(tǒng)之間標(biāo)準(zhǔn)不一，接口不順，連動不靈，傳遞不暢；

　　同時，不少企業(yè)在開展信息自動化建設(shè)過程中，過分依賴自動化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導(dǎo)致自動化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。

　　上述情形，常常使企業(yè)的計劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營等項(xiàng)工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導(dǎo)致管理混亂，重復(fù)投入，工作成本無意義提高等問題的出現(xiàn)?，F(xiàn)代新興的檔案管理理念是以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動渠道的設(shè)計與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項(xiàng)具體工作，借助于信息自動化管理平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時模式，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動中應(yīng)有的支持作用。