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監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

時間:2023-03-08 作者: 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

  1.建立施工監(jiān)理檔案管理制度,明確施工監(jiān)理檔案管理的職責和權(quán)限;

  2.建立施工監(jiān)理檔案的類別,建立施工監(jiān)理檔案的索引;

  3.建立施工監(jiān)理檔案的存檔、檢索、維護和歸還制度;

  4.建立施工監(jiān)理檔案的管理規(guī)定,細化施工監(jiān)理檔案的存放、維護、維修、報廢、銷毀等管理流程;

  5.建立施工監(jiān)理檔案的安全防護制度,明確檔案安全防護的職責和權(quán)限;

  6.建立施工監(jiān)理檔案的使用規(guī)定,明確檔案使用的范圍、權(quán)限和程序;

  7.建立施工監(jiān)理檔案的檢查制度,定期對施工監(jiān)理檔案進行檢查;

  8.建立施工監(jiān)理檔案的檔案移交制度,明確施工監(jiān)理檔案的移交流程;

  9.建立施工監(jiān)理檔案的信息化管理制度,實現(xiàn)施工監(jiān)理檔案的信息化管理;

  10.建立施工監(jiān)理檔案的績效考核制度,定期對施工監(jiān)理檔案的管理績效進行考核。

監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

  歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容:

  1、委托監(jiān)理合同;

  2、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則;

  3、監(jiān)理日記;

  4、監(jiān)理月報;

  監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

  5、監(jiān)理指令文件(監(jiān)理工程師通知單,監(jiān)理工程師通知回復(fù)單,備忘錄,工程停工令,工程開工/復(fù)工報審表等)

  6、與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計單位往來函件、文件;

  7、會議紀要;

  8、工程計量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書;

  9、施工組織設(shè)計、施工方案審核簽證資料;

  10、監(jiān)理總結(jié)報告、工程質(zhì)量評估報告;

  11、工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件;

  12、工程驗收資料(分部工程驗收記錄,單位工程竣工驗收記錄,單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄,單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄,單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄,單位工程竣工報驗單,竣工驗收報告,工程質(zhì)量保修書等方面的資料);

  監(jiān)理檔案管理的內(nèi)容

  13、分包單位資格報審資料;

  14、索賠文件資料;

  15、報驗申請表(原材料/構(gòu)配件/設(shè)備、檢驗批、分項、定位放樣、沉降觀察、施工試驗等)。

  建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

  為了系統(tǒng)完整地的保存和科學地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案,根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所的具體情況,制定本辦法。

  第一條建設(shè)監(jiān)理檔案,是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶,也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進一步發(fā)展具有極其重要的意義。

  第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義:一是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交;二是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。

  第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi),將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部,由監(jiān)理部進一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作,項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

  第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱,監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下:每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示,例如:

  D J 2 0 1 0 2 0 1

  第1位:D含義是“檔案”類,以區(qū)別于“圖書”“資料”;

  第2位:填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”;S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”;

  第3位:表示文件的大類,以數(shù)字來表示?!?”代表工程準備階段文件;“2”代表監(jiān)理文件;“3”代表施工文件;“4”代表竣工圖;“5”代表竣工驗收文件;

  第4、5位:表示文件的小類,以阿拉伯數(shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》(以下簡稱附錄A)的順序編號;如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

  第6、7位:表示文件屬類,是小類項下的分項,依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫,如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

  第8、9位:為文件流水號。

  本例代碼含義為:建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細則一份。

  第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件,均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下:

  1工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負責人名單;

  2施工合同文件及委托監(jiān)理合同;

  3勘測設(shè)計文件;

  4施工許可證和安全許可證;

  5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則;

  6分包單位資格報審表;

  7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀要;

  8施工組織設(shè)計(方案)、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表;

  9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令;

  10測量核驗資料;

  11工程進度計劃及控制資料;

  12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料;

  13施工試驗資料;

  14設(shè)計變更和工程變更資料;

  15隱蔽工程驗收記錄;

  16工程計量單和工程支付證書;

  17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀要、往來函件;

  18各種報驗申請表;

  19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報;

  20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件;

  21檢驗批、分項(子分項)、分部(子分部)、單位工程的驗收資料;

  22索賠文件資料;

  23竣工結(jié)算審核意見書;

  24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告;

  25監(jiān)理工作總結(jié);

  26鑒于每個項目具體情況不同,歸檔資料不一定都如上所列齊全,但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

  第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件,其幅面尺寸為A4幅面。

  第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

  第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管;監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準并登記造冊,由指定人員見證銷毀。

  第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料,須持單位介紹信,并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時,須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

  監(jiān)理材料管理包括哪些內(nèi)容

  針對“監(jiān)理材料的編制與管理”職責剖析提供行業(yè)中常用的解答:一、封面:案卷題名,應(yīng)簡明、精確地提醒卷內(nèi)文件的內(nèi)容并應(yīng)契合下列門檻:

  案卷題名主要包括項目稱號、階段、代字、代號等。項目稱號宜與核準稱號或調(diào)度命名分歧,可填寫全稱,也可填寫標準簡稱;

  歸檔的外文材料的案卷題名應(yīng)譯成中文。

  立卷單位,應(yīng)填寫案卷整理單位的全稱;

  起止日期,應(yīng)填寫卷內(nèi)文件構(gòu)成的年、月、日,年度應(yīng)填寫四位數(shù)字;

  保管期限,應(yīng)參照《電網(wǎng)建立項目檔案分類、歸檔范圍及保管期限劃分表》,同一案卷文件保管期限不同的,應(yīng)從長;

  密級,應(yīng)根據(jù)政府有關(guān)保密規(guī)則,按項目已確定的密級填寫卷內(nèi)文件的最高密級;

  檔號,應(yīng)按檔案室編號形式執(zhí)行。

  二、組卷:

  應(yīng)依據(jù)卷內(nèi)文件的內(nèi)容和數(shù)量組成一卷或多卷,卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對獨立完好。

  獨立成冊、成套的項目文件,應(yīng)堅持期原貌,不宜分離重新組卷。

  設(shè)計變卦文件應(yīng)按專業(yè)、時刻順序組卷。

  監(jiān)理文件應(yīng)按類型、專業(yè),結(jié)合時刻、文種等特征組卷。

  三、編目:

  1、應(yīng)在無效內(nèi)容的頁面上編寫文件頁號。頁號地位,單面的,在文件右下角;雙面的,正面在右下角,背面在左下角??瞻醉摬痪?。

  2、應(yīng)按裝訂方式辨別用鉛筆編寫頁號。按卷裝訂的,卷內(nèi)文件應(yīng)從“1-N”開始延續(xù)編寫頁號,同類文件資料過多需轉(zhuǎn)盒時(如報審類文件)頁號不能續(xù)上盒,還是從“1-N”開始延續(xù)編寫頁號;按件裝訂的,每份文件從“1”編寫頁號,件與件之間頁號不延續(xù)。

  3、裝訂成冊的圖樣或印刷成冊的項目文件,已有頁號的,不用另行編寫頁號。

  四、裝訂:

  文件裝訂前應(yīng)撤除原不標準的金屬物,改用不銹鋼書釘或棉線裝訂,有完整破損的應(yīng)停止修補,字跡不清的重要文件應(yīng)停止復(fù)制,并與原件一同歸檔,復(fù)制件在前,原件在后,過厚的文件采用三孔一線裝訂。簡易方式中,材料可用三孔一線方式停止裝訂。歸檔材料中如有小于A4的單張材料,應(yīng)粘貼在空白A4紙上。

  五、結(jié)合施工圖:

  作為監(jiān)理單位普通不門檻移交施工圖檔案,可作為監(jiān)理單位自存的方式來歸檔。

  類目稱號:其他,案卷歸檔細目:搜集文件,主要項目文件:施工圖。

  編號方式:參見參考材料。

  六、參考材料(不止以下各項):

  《中華人民共和國檔案法》(2019修訂版);

  《科技檔案案卷構(gòu)成的普通門檻》(GB/T 11822-2019);

  《建立工程文件歸檔標準》(GB/T 50328-2019);

  《電子文件歸檔與管理標準》(GB/T 18894-2002);

  《照片檔案管理標準》(GB/T11821--2002);

  《國有企業(yè)文件資料歸檔方法》(檔發(fā)[2004]4號政府家檔案局國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)視管理委員會印發(fā));

  《企業(yè)文件資料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)則》(政府檔案局第10號令);

  《政府嚴重建立項目文件歸檔門檻與檔案整理標準》(DA/T28-2002);

  《嚴重建立項目檔案驗收方法》(檔發(fā)[2019]2號);

  《建立工程監(jiān)理標準》(GB/T50319—2019)。

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