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監(jiān)理檔案管理的方法

時間:2023-03-07 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  監(jiān)理檔案管理的方法

  一、資料登記

  1、建立監(jiān)理檔案登記表,按照時間順序登記監(jiān)理檔案,并分類編號;

  2、每份監(jiān)理檔案必須有資料登記表,由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);

  3、每份監(jiān)理檔案必須有資料登記表,由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);

  二、資料歸檔

  1、按照檔案的類別,將監(jiān)理檔案按照時間順序進(jìn)行歸檔,并建立檔案索引表;

  2、每份監(jiān)理檔案必須有檔案歸檔表,由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);

  3、每份監(jiān)理檔案必須有檔案歸檔表,由監(jiān)理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn);

  三、資料保管

  1、對監(jiān)理檔案進(jìn)行安全保管,并定期檢查;

  2、嚴(yán)格按照檔案類別和編號,將監(jiān)理檔案存放在特定的位置;

  3、定期清理監(jiān)理檔案,將已經(jīng)用不到的檔案歸檔,并將過期檔案銷毀。

監(jiān)理檔案管理的方法

  建設(shè)監(jiān)理檔案暫行管理辦法

  為了系統(tǒng)完整地的保存和科學(xué)地管理我所的建設(shè)監(jiān)理檔案,根據(jù)本所《監(jiān)理工作管理規(guī)定》和國家《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本所的具體情況,制定本辦法。

  第一條建設(shè)監(jiān)理檔案,是指我所在對受托建設(shè)項目實施監(jiān)理的過程中形成的各種文字材料、圖紙、圖表、照片、音像記錄等技術(shù)文件的總稱。是我所全體工程技術(shù)人員和管理人員的.勞動成果和智慧結(jié)晶,也是我所對監(jiān)理的建設(shè)項目實施專業(yè)化管理和科學(xué)控制的真實記錄。它對我所的業(yè)務(wù)拓展和進(jìn)一步發(fā)展具有極其重要的意義。

  第二條建設(shè)工程文件的歸檔包括兩方面含義:一是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向本所監(jiān)理部移交;二是項目監(jiān)理機構(gòu)將監(jiān)理過程中形成的文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。

  第三條監(jiān)理檔案的形成、收集、整理責(zé)任人是項目總監(jiān)理工程師。項目總監(jiān)理工程師應(yīng)在項目竣工驗收后的一個月內(nèi),將根據(jù)本辦法整理的監(jiān)理文件完整地移交給監(jiān)理部,由監(jiān)理部進(jìn)一步編目、組卷、裝訂并保存。只有合格地完成了歸檔工作,項目的監(jiān)理工作才算告一段落。

  第四條為便于監(jiān)理檔案的編制和查閱,監(jiān)理文件的分類和編碼統(tǒng)一規(guī)定如下:每一份監(jiān)理文件均采用一組九位代碼來表示,例如:

  D J 2 0 1 0 2 0 1

  第1位:D含義是“檔案”類,以區(qū)別于“圖書”“資料”;

  第2位:填寫字母J或S。J含義是“建筑安裝工程”;S含義是“市政基礎(chǔ)設(shè)施工程”;

  第3位:表示文件的大類,以數(shù)字來表示?!?”代表工程準(zhǔn)備階段文件;“2”代表監(jiān)理文件;“3”代表施工文件;“4”代表竣工圖;“5”代表竣工驗收文件;

  第4、5位:表示文件的小類,以阿拉伯?dāng)?shù)字編碼。編制人按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中的附錄A《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表》(以下簡稱附錄A)的順序編號;如“立項文件”為1、“建設(shè)用地、征地、拆遷文件”為2等等。

  第6、7位:表示文件屬類,是小類項下的分項,依照附錄A中“○”的數(shù)字編寫,如不劃分屬類時可分別填寫“0”、“0”。

  第8、9位:為文件流水號。

  本例代碼含義為:建筑安裝工程擋案—監(jiān)理文件—監(jiān)理規(guī)劃—監(jiān)理實施細(xì)則一份。

  第五條一切依法監(jiān)理的證明文件和監(jiān)理質(zhì)量的證明文件及作為監(jiān)理成果的結(jié)論性文件,均應(yīng)屬于歸檔范圍。具體內(nèi)容如下:

  1工程項目監(jiān)理機構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單;

  2施工合同文件及委托監(jiān)理合同;

  3勘測設(shè)計文件;

  4施工許可證和安全許可證;

  5監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則;

  6分包單位資格報審表;

  7設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要;

  8施工組織設(shè)計(方案)、專項施工方案、安全施工組織設(shè)計報審表;

  9工程開工/復(fù)工報審表、工程開工/工程暫停令;

  10測量核驗資料;

  11工程進(jìn)度計劃及控制資料;

  12工程材料、購配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢查、試驗資料;

  13施工試驗資料;

  14設(shè)計變更和工程變更資料;

  15隱蔽工程驗收記錄;

  16工程計量單和工程支付證書;

  17監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、會議紀(jì)要、往來函件;

  18各種報驗申請表;

  19監(jiān)理日記、監(jiān)理月報;

  20質(zhì)量缺陷和質(zhì)量事故的處理文件;

  21檢驗批、分項(子分項)、分部(子分部)、單位工程的驗收資料;

  22索賠文件資料;

  23竣工結(jié)算審核意見書;

  24工程項目施工質(zhì)量評估報告等專題報告;

  25監(jiān)理工作總結(jié);

  26鑒于每個項目具體情況不同,歸檔資料不一定都如上所列齊全,但絕不能少于附錄A中規(guī)定監(jiān)理單位應(yīng)保存的文件內(nèi)容。

  第六條歸檔的工程文件應(yīng)為原件,其幅面尺寸為A4幅面。

  第七條監(jiān)理檔案的保存期限和密級從《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定。

  第八條監(jiān)理檔案應(yīng)有專人保管;監(jiān)理檔案的到期銷毀必須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記造冊,由指定人員見證銷毀。

  第九條外單位來所查閱或復(fù)印檔案資料,須持單位介紹信,并經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。有密級的檔案一般不外借。如工作需要確需借閱時,須經(jīng)所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

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