監(jiān)理檔案管理的措施和方法

　　一、建立規(guī)范的監(jiān)理檔案管理制度

　　建立完善的監(jiān)理檔案管理制度，明確檔案的存放、使用、保管、銷毀等管理措施，以確保檔案的準確性、完整性和可用性。

　　二、建立檔案管理系統(tǒng)

　　建立一套科學的檔案管理系統(tǒng)，把檔案管理流程、檔案類別、檔案存放、檔案使用、檔案銷毀等納入管理范圍，以保證檔案的有效管理。

　　三、完善檔案管理規(guī)定

　　完善檔案管理規(guī)定，規(guī)范檔案的存放、使用、保管、銷毀等操作，確保檔案的準確性、完整性和可用性。

　　四、建立檔案管理團隊

　　建立檔案管理團隊，負責檔案的存放、使用、保管、銷毀等工作，確保檔案的準確性、完整性和可用性。

　　五、定期檢查檔案

　　定期檢查檔案，檢查檔案的準確性、完整性和可用性，以及檔案的存放、使用、保管、銷毀等情況，確保檔案的有效管理。

　　檔案管理的方法措施

　　導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

　　檔案就是完成了書面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進行備案的歷史工作文件。因此書面方式的公文的準備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細致的審查公文，公文形成的過程要嚴格把關，這是把檔案管理工作做好所需的基礎。

　　公文的草案擬制是公文形成所需的一個重要環(huán)節(jié)，有了大致的計劃方向才能更好的進行下一步，不同單位的草案擬制部門各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關的部門先立草案然后遞交給辦公室負責印制。

　　但各個部門公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會導致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個問題：

　　1、體裁使用不正確，比如請示公文和報告公文沒有明確區(qū)分;一份公文卻請示多個事件;沒有按照規(guī)則運動文種。

　　2、一些公文的附件標識不明確，一些公文有附件，沒有在規(guī)定的地方作出任何標識，也沒有在公文附件的名稱前標注出詳細的序號，整個公文的行文程序混亂。

　　3、公文主題標注不明確，不便查閱。

　　4、公文中沒用規(guī)范的'使用數(shù)字。

　　以上情況，對于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負責公文起草擬制的工作人員，有責任和義務對各個部門的公文進行查看，仔細審核，尤其是一些關鍵的字、句、詞要嚴格把關，在有問題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對方具體情況，將出現(xiàn)錯誤的地方及時協(xié)商解決。

　　二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

　　在將公文相關事務處理結(jié)束之后，便可以將公文進行保存，并把公文的類別進行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開會、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標注，以備隨時查閱。要做好這項工作，務必要遵守以下幾個條件：

　　1、對于這項檔案整理工作，需要有清晰的認知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對所負責部門的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復，使檔案管理更便捷、科學。

　　2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責任感，對工作也要有較強的學習能力，將檔案記載在大腦中，對每一份檔案都要認真細心，對每一份檔案都做出正確的評價。將檔案工作生活化、日?；?。

　　3、作為公文文秘要時常學習新的專業(yè)知識，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強學習檔案方面的知識，隨身攜帶相關的專業(yè)書籍，時常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗，在工作中加強學習。這樣才能較高的工作效率。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　檔案管理部門在文公分類入檔的時候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒入檔的附件要向相關部門或單位催要，過程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個別公文沒有按照規(guī)定時間交還的，要跟蹤回收，堅決不能讓公文檔案長時間的的停留在他人的手中，這不但可能會對檔案造型損壞、遺失，也會因為時間過長而遺忘檔案的收歸，對檔案管理工作帶來重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復查過去的歷史進程，對檔案流向掌握清晰，在過程中，需要注意以下幾個方面：

　　1、檔案整理工作必須從平時做起

　　對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

　　2檔案整理工作應注重細節(jié)

　　對于單位的文件以及領導簽發(fā)后，一定要及時的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過程務必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會給后期的查閱工作帶來誤導，影響整個檔案管理的完整性。

　　檔案的管理工作的良好運作，不僅對單位管理層對單位情況能夠隨時調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會各界證明其單位優(yōu)越成績的證明，和其他的方面的合作的基礎。

　　做好檔案的管理工作不僅僅是對于單位有益，對于整個社會檔案管理工作也具有進步性。在我國現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對檔案管理手段進行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應單位的整體情況。

　　四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

　　一個檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗，對于不斷遇到的難題要積極的向上級部門或者同事請教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實際情況對檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進行歸檔，但切記要根據(jù)相關規(guī)范來處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強化自身的責任意識感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴寬知識面，將知識經(jīng)驗融入到檔案管理的工作中。

　　五、結(jié)語

　　檔案管理工作是我國政府、企業(yè)良好長遠發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強檔案管理員對于檔案管理工作的熱情和責任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學規(guī)范化，更好的完成與各部門的工作配合，提高整個工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。

　　檔案管理的有效方法

　　檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

　　一、檔案管理標準化

　　檔案管理，要嚴格按照國家檔案部門制定的標準執(zhí)行，高機制，高效率的開展工作，做好檔案收集，整理，鑒定，統(tǒng)計，歸類及后續(xù)檔案保管工作，充分有效利用到檔案裝具，檔案著錄，庫房管理等各執(zhí)行標準上。

　　檔案管理人員都應承擔起所負責任，要明確責任范圍。以國家檔案管理工作目標作為標的物、嚴格要求自己，評定自身工作好壞，實行目標管理最大化，根據(jù)標的物的管理工作要求制定自己的具體目標及工作計劃，力求使檔案管理工作達到具體化、規(guī)范化、標準化并落實到自身所負其責。

　　二、建立健全檔案的管理制度，保證檔案的安全運行

　　1.加強檔案安全管理現(xiàn)代化

　　利用先進的技術(shù)手段，解決檔案信息安全管理中遇到的問題。檔案種類繁多，形式各異，要加強檔案管理系統(tǒng)的建設，科學規(guī)范化的管理。要有專門的庫房置放保存檔案，專人負責管理。分類專柜，排列整齊，做好檔案區(qū)域劃分，健全檔案檢索工具，科學高效管理。做好庫房通風工作，衛(wèi)生整潔。庫房管理要配備防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光等安全設施和措施以保護檔案，絕不可輕視形式化。

　　2.建立檔案工作管理和查詢

　　調(diào)閱網(wǎng)絡，在領導的統(tǒng)一負責指揮下，提出檔案工作的具體要求，包括業(yè)務檔案在內(nèi)，一定要切合實際，具體制定檔案管理的各項規(guī)章制度，做好檔案調(diào)閱權(quán)限和保密工作，對檔案管理進行層級監(jiān)督管理、指導，提出合理規(guī)范化的意見，檔案室人員應深入各科室，了解各科室主要業(yè)務活動，以便對各科室的業(yè)務檔案提出統(tǒng)一的立卷，資料檔案歸集要求，統(tǒng)一安全存放置歸檔，保證各業(yè)務科室具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂置，防止破損、分散流失。

　　3.集中化管理檔案

　　加強領導、分級集中、各負其責。通過統(tǒng)一的領導、達到檔案的管理安全和有效的利用。

　　監(jiān)理檔案管理的措施和方法

　　三、檔案管理人員應愛崗敬業(yè)

　　檔案管理人員要愛崗敬業(yè)，盡職盡責;因各科室檔案歸集類別不同，調(diào)閱方向曲集，所以檔案管理人員應根據(jù)檔案材料來源廣，使用范圍大的特點：

　　1.把握文件收集的主動權(quán)，不留余力應做到腿勤、嘴勤、手勤，主動上門跟蹤收集零散的文件資料，做到隨時收集隨時整理，做到不怠慢，不懶散，力求檔案管理工作順利開展。

　　2.加強與各部門的聯(lián)系溝通，各科室部門設置檔案接口人員，方便與檔案管理人員進行交接，避免借閱歸檔時錯記、遺漏。同時階段工作結(jié)束或年度工作結(jié)束，檔案管理人員應主動上門將形成的文件材料收集，力使檔案資料及時有效的歸置入檔。

　　3.應加強宣傳檔案管理工作的重要性，以多種形式宣傳檔案法律法規(guī)，普及檔案知識，不僅增強檔案管理員的檔案意識，也要普及至各科室員工，相互配合文件資料的收集和歸檔工作，促進檔案工作的開展。

　　四、加強檔案管理人員的業(yè)務能力和素質(zhì)

　　在當今的科技信息網(wǎng)絡發(fā)達時代，隨著社會經(jīng)濟的不斷提高發(fā)展，科學技術(shù)的進步創(chuàng)新，檔案管理工作的重要性也越顯突出。檔案管理人員更應掌握專業(yè)知識，開拓進取，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要積極參加教育培訓，全面提高業(yè)務能力和素質(zhì)培養(yǎng)，才能更好地做好檔案管理工作。要結(jié)合工作實際情況，拓寬并更新知識面，不斷學習掌握現(xiàn)代技術(shù)網(wǎng)絡系統(tǒng)檔案管理平臺，尤其是計算機知識和信息知識，努力使自己成為綜合型檔案管理人才，提高業(yè)務水平。

　　五、增新檔案資料整合收錄工作、加強檔案現(xiàn)代信息化管理

　　要想切實提高檔案的有效管理，就必須實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使企業(yè)的設備技術(shù)現(xiàn)代化、管理標準化、資料輸出的`合理化。雖然大家熟知標準性的現(xiàn)代化技術(shù)包括：微機檢索技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)等，可是能夠充分利用這些技術(shù)來作為保護好檔案管理的硬件還是不夠的，在利用好現(xiàn)有檔案這一寶貴信息資源的前提，仍需要進一步開發(fā)資源，收集和整合更多有價值的資料，來滿足當今企業(yè)對檔案信息的橫、縱向需求，要把檔案的資源開發(fā)與利用作為重點工作，作為目標工作，檔案信息量的多少局限了企業(yè)的發(fā)展所汲取的營養(yǎng)資源，所以定期存儲檔案內(nèi)容，增新有價值的信息儲存量，發(fā)揮檔案信息的最大利用功能。

　　檔案管理的有效措施

　　檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務。

　　一、領導重視是做好檔案工作的前提

　　(一)愛崗敬業(yè)，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，忠于職守，忠實肯干，發(fā)揮主觀能動性，干出業(yè)績，干出水平，讓領導滿意，更好地為單位的發(fā)展服務。

　　(二)加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要文檔人員經(jīng)常向領導宣傳文檔工作。

　　首先，要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發(fā);其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供上險惡機關和檔案部門下發(fā)的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。

　　二、現(xiàn)代化管理是做好檔案工作的`途徑

　　隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

　　(一)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

　　電子計算機技術(shù)在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運用。

　　文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

　　(二)利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

　　紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

　　三、提高檔案管理人員素質(zhì)是做好檔案工作的保障

　　文書和檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

　　(一)進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識

　　增強管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、求真務實的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。

　　因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務;二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

　　(二)加強制度建設，建立長效培訓機制

　　首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班;其次，要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，對不參加檔案專業(yè)知識培訓的取消聘任資格，對積極參加檔案專業(yè)知識培訓的給以獎勵，增強參加在職教育的主動性和積極性。

　　(三)明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容

　　相對于正規(guī)學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。

　　第一，學習文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足;第二，相關學樣知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等;在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新;第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學技術(shù)的廣泛應用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標志之一，文檔工作者應加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學習。

　　總之，要從多方面入手，做好文書檔案管理工作。我們要努力奮進，不斷改革，齊心合力地推進文書檔案管理工作的發(fā)展，以適應新形勢下的社會需要。

　　做好檔案管理的有效措施

　　導語：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對較為專業(yè)化、復雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

　　1、高度重視大力投入

　　1.1提高工作人員的責任感和使命感

　　檔案管理工作對我國現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應檔案管理工作的新形勢，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責任感的和使命感，進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

　　1.2管理層高度重視

　　監(jiān)理檔案管理的措施和方法

　　檔案工作自身具有很強的內(nèi)務性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對檔案管理的重視，深刻認識檔案管理在社會發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務水平和責任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進發(fā)。

　　1.3大力投入

　　目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開展需要專門的場地和專門的設施。有利于資料的存儲和管理，從而實現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設備設施、確保工作、提高檔案管理功能建設[1]。

　　2、強化檔案管理者的技術(shù)水平

　　2.1加強培訓

　　檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

　　為了不被時代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應只關注業(yè)務能力和知識程度，還應該重視政治態(tài)度和業(yè)務素質(zhì)，提高培訓力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應以現(xiàn)實為出發(fā)點，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開培訓[3]。

　　2.2形式多樣

　　其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設是提高服務質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會服務也是開展檔案工作的又一目標[4]。另外，信息化的迅猛前進將檔案管理工作推進了更大的浪潮，信息技術(shù)是實現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應盡量將新科技應用到檔案管理中，促進檔案信息化的實現(xiàn)[5]。

　　其二，促進同行業(yè)的學習十分重要，確保同行之間的業(yè)務聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補充。對于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗要主動吸收和借鑒，少走彎路。

　　3、檔案工作要規(guī)范化

　　檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;二是檔案整理不規(guī)范。三是檔案綜合管理力度不夠。現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　3.1檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問題的原因

　　在實際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動性強、從業(yè)人員能力低的問題都對檔案管理的規(guī)范性帶來不小的影響。

　　3.2觀念認識有偏差

　　一些單位對于檔案管理規(guī)范性的認識還不到位。一是主動性不強。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來實現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時效性。二是標準性不強。一些工作人員沒有受到過專業(yè)的培訓和學習，對于檔案記載、整理等業(yè)務工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關注度不強。單位領導對于檔案管理關注不高，對于檔案保管的設備、環(huán)境等條件等沒有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

　　3.3管理制度不健全

　　檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴格的標準和制度規(guī)范。但隨著近年來計算機、網(wǎng)絡等技術(shù)的普及，一些單位對于檔案管理制度的落實有了一定的松懈思想。

　　一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴格。規(guī)范性的落實需要制度的保障。但一些單位對于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒有真正落實到位，檔案管理人員責任心不強的問題十分突出。

　　3.4監(jiān)管機制不到位

　　檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問題十分突出。

　　4、檔案管理規(guī)范性應關注的重點

　　針對當前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問題，筆者認為要提高其工作的質(zhì)量，就應當從提高觀念認識入手，用制度規(guī)定作保證，落實考核和監(jiān)管機制，提高檔案管理的規(guī)范性。

　　4.1轉(zhuǎn)變認識，加強對檔案管理規(guī)范性的認識

　　無論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進一步加強對檔案管理規(guī)范性的認識，樹立標準意識，切實按照相關制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹立責任意識，切實做好檔案管理相關工作。

　　4.2健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

　　在制度建設方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹立統(tǒng)一科學的標準，促進制度落實。一是建立資源共享機制。檔案管理關系到單位和個人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

　　因此提高規(guī)范性的基礎，就是要與單位辦公室、個人建立資源共享機制，從而更為全面快捷的掌握單位和個人的信息數(shù)據(jù)，及時更新和匯總相關情況。二是建立數(shù)據(jù)標準機制。針對檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實，因此提高數(shù)據(jù)的標準化，是未來檔案管理規(guī)范性的必然要求。對此，檔案管理部門要建立和規(guī)范標準和指標，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

　　4.3落實責任，加強檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

　　在日常管理工作中要進一步細化責任分工、明確監(jiān)管職責，用責任來促進規(guī)范性落實。一是要明確專人負責。同時要建立檔案交接等機制，確保管理的延續(xù)性。二是要加強監(jiān)管力度。無論是上級部門，還是單位自身，要加強對檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實相關制度規(guī)定，在軟硬件建設方面給予必要的保障和監(jiān)督。三是要細化獎懲措施。注重對檔案管理工作的檢查，對于出現(xiàn)的問題要建立規(guī)范的獎懲機制，促進工作制度落實。

　　4.4提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

　　首先要為單位招納業(yè)務技術(shù)過硬的管理人才;其次，要加強對管理人員的崗前培訓，使他們能夠更好的熟悉和處理相關的管理工作。在培訓內(nèi)容方面，一要加強其專業(yè)領域方面的培訓，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識能夠與實際工作很好的結(jié)合;二要加強對其工作責任心的培養(yǎng)，將激勵機制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

　　5、結(jié)束語

　　全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實現(xiàn)的。要緊隨時代潮流，形成大服務觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進自身發(fā)展。

　　就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動，通過自身實際行動去喚起其他人的認知，提高檔案管理工作的重視。完善各項制度，科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

　　做好檔案管理工作的有效方法

　　導語：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進一步促進單位科學發(fā)展提供了第一手資料。

　　一、檔案管理工作及檔案信息資源開發(fā)工作的現(xiàn)狀

　　我國傳統(tǒng)的檔案管理工作只重視檔案的保管，忽視檔案信息資源的開發(fā)利用。表現(xiàn)為只注重追求館藏的數(shù)量和規(guī)模，而對檔案信息能多大程度地滿足社會需求、能否充分發(fā)揮其作用重視不夠。

　　少數(shù)檔案工作者認為檔案只是過時的材料，檔案工作只是看門守攤、無所作為，只要保管的檔案不損壞、不丟失就算完成任務了，看不到檔案對科研、經(jīng)濟和文化建設的重要作用。問題是：

　　(一)注重檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不求檔案的實際效益。

　　(二)注重檔案借閱表格填寫，不求深層次了解。

　　(三)注重信息反饋工作，不求匯集編發(fā)服務社會。

　　(四)注重檔案管理工作，不求系統(tǒng)開發(fā)編研工作。

　　二、做好檔案管理工作應采取的措施

　　(一)必須提高社會各界對檔案工作的認識

　　1、認真做好檔案管理人員教育工作

　　每個檔案員都應懂得沒有檔案信息資源的開發(fā)與利用，檔案管理工作便失去了意義。檔案人員首先要樹立起從事檔案工作的光榮感和自豪感。熱愛檔案工作，獻身檔案事業(yè)，要端正服務態(tài)度，完善服務措施，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務，并積極動腦筋，想辦法，變被動服務為主動服務，變單一的你來我查為走出去，了解社會所需的信息資源，為社會提供有價值的信息資源。

　　2、強化社會檔案意識

　　有人群的地方就應有檔案?？梢哉f檔案工作涉及整個社會的各個方面，涉及千家萬戶。因此，要保證檔案工作的`有機運行，就要通過各種輿論形式，大張旗鼓地、堅持不懈地宣傳檔案法規(guī)，逐步使整個社會對檔案工作的性質(zhì)、任務和作用有所了解和認識，使廣大干部群眾理解、關心、重視和支持檔案工作，在各自的工作中自覺遵照檔案法規(guī)要求，收集、整理、保管和利用檔案。

　　3、轉(zhuǎn)變利用者對檔案利用工作的看法。檔案工作是整個經(jīng)濟社會事業(yè)中不可缺少的一部分，縱觀歷史.古今中外，檔案有著極為重要的作用，它的作用也是不可替代的，這已成為人們的共識。

　　(二)必須不斷加強檔案工作基礎設施建設

　　1、認真做好檔案收集整理工作

　　要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料豐富齊全;要把好接收關，改變以前檔案門類單一，注意接收反映經(jīng)濟建設，科學技術(shù)的進步，各種專門、專業(yè)檔案和新型載體的檔案，應根據(jù)不同門類與載體形成的檔案的特點，及時接收進館，擴大館藏范圍。

　　2、提高檔案檢索工作效率

　　能否及時準確地提供檔案，為利用者服務.在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。今后，檔案實行微機管理，為查檔利用提供了更加快捷便利的服務。

　　3、注重加強檔案編研工作

　　利用館藏檔案，有針對性地編寫資料，供領導和其他部門參考，為大家提供直接、便捷、周到的服務。編研工作是利用檔案的很好形式。近幾年來.各級檔案部門都抓了這項工作，取得了豐碩成果。今后，還要緊抓不放，認清形勢，開動腦筋，選準主題，編研出更多的資料.讓檔案在各項事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

　　(三)必須提高檔案管理水平

　　1、建立健全檔案工作各項規(guī)章制度

　　為了更好地貫徹落實《檔案法》，做好檔案的提供利用工作，檔案館室應建立一套行之有效的制度，諸如《檔案資料收集辦法》、《檔案接收制度》、《檔案管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位責任制》等各項制度，這些制度規(guī)范了檔案工作的各個環(huán)節(jié)上的程序和標準，明確了檔案人員工作范圍和職責，使檔案利用工作建立在堅實的基礎上。要毫不松懈地搞好規(guī)范化的落實，提高檔案工作的管理水平，為檔案利用工作創(chuàng)造條件。

　　2、逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

　　隨著自動化管理水平的提高和發(fā)展，最終將實現(xiàn)檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡，實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用，實現(xiàn)異地查詢，信息共享，將給檔案的提供利用帶來極大的方便。毫無疑問，檔案管理向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變，將是一次歷史性的變革。我們從現(xiàn)在起就要抓緊工作，創(chuàng)造條件盡快完成這個轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)這個變革。

　　3、加強檔案人員的學習

　　隨著檔案業(yè)務范圍的不斷拓寬和現(xiàn)代化管理設備的逐步使用，對檔案管理工作的主體——檔案人員提出了新的要求。跟上發(fā)展的步伐，適應發(fā)展的形勢，就要利用各種形式抓好檔案干部的政治、業(yè)務和科學技術(shù)的學習，不斷提高“兩個”素質(zhì)，提高管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，為“四個文明”建設提供及時、準確、周到的服務。

　　(四)必須創(chuàng)新檔案資源開發(fā)利用方式

　　1、認真做好查(借)閱登記工作

　　查(借)閱登記是各館室在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填;要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調(diào)查等。

　　2、搞好咨詢服務

　　咨詢服務是檔案人員根據(jù)利用者的要求，從檔案信息和與檔案有關的知識，采用進行個別解答問題的方式，為利用者解決疑難問題的一種服務工作。

　　3、建立用戶聯(lián)系制度

　　為了及時取得利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯(lián)系。

　　4、分發(fā)檔案信息反饋表

　　即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益等。

　　5、實地調(diào)查和電話采訪

　　根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調(diào)查或電話采訪.掌握利用效果的第一手資料。

　　6、及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟效益實例

　　反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，進而激發(fā)社會各界利用檔案的積極性。

　　7、搞好編研工作

　　檔案編研，就是根據(jù)利用需要，通過檔案的分析研究，按照一定的主題，對檔案存有的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等，編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、系統(tǒng)、精練，更便于利用。

　　綜上所述，做好檔案管理工作，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計是必要的，也說明了檔案利用工作的一個側(cè)面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，有利于進一步加強檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會各界和經(jīng)濟建設服務。