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監(jiān)理檔案管理的重要

時間:2023-03-08 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

  監(jiān)理檔案管理的重要性

  監(jiān)理檔案管理是檔案管理的一個重要組成部分,它是檔案管理的重要組成部分,是組織管理的重要保障。它是檔案管理的基礎,是組織管理的重要保障,是檔案管理的基礎,是組織管理的重要保障。

  監(jiān)理檔案管理的重要性在于它可以有效地幫助組織管理者掌握企業(yè)的經(jīng)營情況,提高企業(yè)的經(jīng)營效率,提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平,提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平,實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標。

  監(jiān)理檔案管理可以把企業(yè)的運營情況和經(jīng)營狀況及時準確地反映出來,為管理者提供準確的參考檔案,使管理者可以及時準確地制定合理的經(jīng)營管理措施,有效地管理企業(yè)的經(jīng)營活動,實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展目標。

  此外,監(jiān)理檔案管理還可以有效地幫助企業(yè)改善管理水平,提高企業(yè)績效,實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。它可以把企業(yè)管理中的問題及時發(fā)現(xiàn)出來,幫助企業(yè)及時制定相應的改進措施,從而提高企業(yè)的管理水平和績效。

監(jiān)理檔案管理的重要

  檔案管理的重要性如下:

  1、檔案管理是行政管理工作的一部分,它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù),況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考,因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

  2、檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務往來,它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù),各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用,也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

  3、檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的,它是企業(yè)文化的重要組成部分,它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展做好記錄;同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn),記錄著企業(yè)的各種文化氛圍,一張張真實的照片,一段段真實的影像,都是企業(yè)真實的回憶,也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷,它凝聚著企業(yè)的向心力,因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

  4、檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù),它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務活動,是最真實的反映者,它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害,在法律上得到保證,也使得各方面的責任更加明確,減少不必要的糾紛。

  5、檔案其實是一種教育資源,它在企業(yè)對員工進行培訓時可以用作教材與參考檔案,只因它是真實的記錄和反映,它對比其他的檔案來說更加具有說服力,也更能讓人信服,尤其是其中記錄的真實案例。

  擴展檔案:

  一、檔案管理的性質(zhì)

  檔案管理是一項管理性的工作,服務性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富,檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。

  但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務,是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動,但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要,仍具有服務性。

  在社會歷史的各個階段,檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務,否則就不會存在,也難以發(fā)展。在階級社會中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益,為一定的統(tǒng)治階級所掌握,為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務,這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

  由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益,所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求,一部分檔案不對外開放,而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

  進行檔案管理工作,要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。

  1、維護完整有兩方面的含義:

  一是從數(shù)量上要保證檔案齊全,不致殘缺短少;二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。

  2、維護安全也有兩方面的含義:

  一是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;二是保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的,也是檢驗檔案管理工作的一個標準。

  檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

  二、檔案管理的作用

  檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。

  檔案工作的重要性和意義是什么?

  正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性,形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在,檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富,因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè),使瞬間變?yōu)橛篮?,為我們研究歷史現(xiàn)象,準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律,服務社會發(fā)展提供了堅實的基礎。

  做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要,檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分,是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件,是對歷史的真實記錄,為促進科學發(fā)展提供了第一手檔案,是進行科學管理,制定發(fā)展的好教材,為科學發(fā)展奠定了堅實基礎。

  檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨,檔案工作是維護歷史真實面貌,功在當代,利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用,具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異,各項建設如火如荼,通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展,使我們在工作中少走和不走彎路。

  檔案管理的意義作用目的

  檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業(yè)務工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

  包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

  這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的作用:

  1、保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。

  2、為了更好地適應社會的利用需要,服務于社會。

  3、檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,維護檔案的真實性。

  4、不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,

  5、檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。

  對監(jiān)理檔案的四個重要要求是

  一、監(jiān)理檔案的分類

  按施工階段監(jiān)理檔案來源大致可以分為三大類:

  第一類,即建設工程的基本文件。

  第二類,即施工單位報審的各類報表及附件。

  第三類,即項目監(jiān)理機構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。

  第一類檔案主要來源于建設單位。主要包括:各類合同;勘察設計文件及圖紙等。這些檔案主要是原件,項目監(jiān)理機構(gòu)要及時收集并妥善保存.

  第二類主要來自施工單位報審的各類報表及附件。主要包括:質(zhì)量、安全驗收以及進度、費用審核表格。這些檔案由施工單位提供,檔案員要根據(jù)施工進度督促監(jiān)理人員及時簽審歸檔。

  第三類主要是現(xiàn)場項目監(jiān)理機構(gòu)在施工監(jiān)理過程中完成的各種檔案。主要包括:監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理實施細則;旁站方案;安全監(jiān)理方案;監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單;旁站記錄;實測實量;會議紀要;監(jiān)理月報;工程質(zhì)量評估報告;專題報告;監(jiān)理日記;監(jiān)理工作總結(jié)等。此外,還有上級主管部門以及制度規(guī)定要求提供的一些臺帳等。這部分檔案由項目部編寫、紀錄、傳遞、整理歸檔。

  二、監(jiān)理檔案員基本要求

  應掌握以下的知識:

  (1)了解建設工程的基本建設程序,加深對工程建設的理解,從而知道自己處理的是什么檔案,有什么用處,檔案之間有什么關(guān)系,以便清楚掌握檔案管理工作。

  (2)了解監(jiān)理檔案、施工技術(shù)檔案、基建檔案;掌握檔案分類的基本方法;熟悉《建設工程文件歸檔規(guī)范》關(guān)于工程文件的立卷、歸檔、驗收與移交的規(guī)定及建設工程文件歸檔范圍,以便能指導施工承包單位的施工技術(shù)檔案技術(shù)整理工作。

  (3)掌握《建筑工程施工質(zhì)量統(tǒng)一驗收標準》的基本內(nèi)容,理解工程驗收的幾個驗收層次的概念及其關(guān)系;掌握各個層次質(zhì)量驗收地的合格條件;掌握分項、分部工程的劃分標準和質(zhì)量驗收的程序。

  (4)了解與《統(tǒng)一標準》配套的專業(yè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范的有關(guān)內(nèi)容,材料、構(gòu)配件驗收試驗、工程檢測等的有關(guān)規(guī)定。

  (5)掌握一定的文秘知識,具備一定的文字能力;熟悉電腦操作和有關(guān)軟件;對信息化管理有一定的理解;有一定的組織能力和協(xié)調(diào)技能。

  三、監(jiān)理檔案的管理要求

  (一)項目監(jiān)理機構(gòu)應建立完善監(jiān)理文件檔案管理制度,宜設專人管理文件檔案,做到“明確責任,專人負責”。

  (二)項目監(jiān)理機構(gòu)應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件檔案。監(jiān)理人員應及時分類整理自己負責文件檔案,并移交由總監(jiān)理工程師指定的專人進行管理,監(jiān)理文件檔案應準確、完整。

  (三)項目監(jiān)理機構(gòu)收集歸檔的監(jiān)理文件檔案應為原件,若為復印件,應加蓋報送單位印章,并由經(jīng)手人簽字,注明日期和原件存放處。

  (四).監(jiān)理文件檔案涉及的有關(guān)表格應采用統(tǒng)一表式,簽字蓋章手續(xù)完備。

  (五).項目監(jiān)理機構(gòu)宜采用信息技術(shù)進行監(jiān)理文件檔案管理。

  四、監(jiān)理檔案的分冊管理依據(jù)

  1、《河北省建設工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》把監(jiān)理檔案按六冊分類整理。

  2、建設工程監(jiān)理規(guī)范GB/T50319--2013

  發(fā)布:2013年5月13日實施:2014年3月1日

  3、建設工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161--2014

  發(fā)布:2014-06-25實施:2014-08-01

  第一冊(共7項內(nèi)容)

  1、委托監(jiān)理合同(實行監(jiān)理招標的應附監(jiān)理中標通知書);工程監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復印件蓋監(jiān)理單位公章。

  2、施工合同(含各類合同,如分包合同等)

  3、建設工程監(jiān)理備案表

  4、施工許可證

  5、項目監(jiān)理機構(gòu)組織形式、總監(jiān)理工程師任命書(A.0.1)及監(jiān)理機構(gòu)監(jiān)理人員資格證書。證書復印件加蓋監(jiān)理單位公章。

  6、合同爭議處理意見

  7、合同變更檔案

  第二冊(共8項內(nèi)容)

  l、勘察設計文件

  2、設計交底與圖紙會審會議紀要

  3、工程變更單(C.0.2)

  4、工程開工報審表(B.0.2)工程開工令(A.0.2)工程暫停令(A.0.6)工程復工報審表(B.0.3)

  5、施工組織設計/(專項)施工方案報審表(B.0.1)

  6、分包單位資格報審表(B.0.4)

  7、施工機械和設施/計量設備報審表(B.0.8)

  8、試驗室報審表(B.0.6)

  第三冊(共14項內(nèi)容)

  1、監(jiān)理規(guī)劃

  2、監(jiān)理實施細則

  3、監(jiān)理月報

  4、單位工程竣工驗收報審單(B.0.12)

  5、工程質(zhì)量評估報告

  6、監(jiān)理工作總結(jié)

  7、第一次工地會議及第一次工地會議印模簽名字樣留存表(C.0.4)、監(jiān)理例會

  8、工程質(zhì)量事故報告單

  9、工程質(zhì)量事故處理方案報審

  10、監(jiān)理工作聯(lián)系單(C.0.1)

  11、監(jiān)理通知單(A.0.3)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復單(B.0.11)

  12、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)監(jiān)理通知/工程質(zhì)量整改通知回復單(B.0.11)

  13、施工單位申請表

  14、監(jiān)理日志

  第四冊(共5項內(nèi)容)

  l、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

  2、工程材料、構(gòu)配件、設備報審(B.0.7)

  (有見證取樣送檢檔案的附在相應的報審表后)

  3、報審、報驗單(B.0.9)

  4、分部工程報驗單(B.0.10)

  5、旁站記錄(A.0.7)

  第五冊(共6項內(nèi)容)

  l、工程款支付報審表(B.0.13)

  2、工程款支付證書(A.0.9)

  3、索賠意向通知書(C.0.4)

  4、費用索賠報審表(B.0.15)

  5、施工進度計劃報審表(B.0.14)

  6、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

  第六冊(共5項內(nèi)容)

  l、監(jiān)理臺帳

  2、收、發(fā)文登記表

  3、工程檔案的照片及聲像檔案

  4、其它監(jiān)理檔案(含工程質(zhì)量保修期的監(jiān)理檔案)

  5、D類表(項目監(jiān)理機構(gòu)考核評價用表)(建設工程監(jiān)理工作標準DB13(J)/T161-2014)

  五、監(jiān)理檔案的移交

  依據(jù):《河北省建設工程施工階段監(jiān)理工作的實用表式填報說明及要點》

  需向檔案部門提交歸檔的監(jiān)理檔案

  1、工程開工報審表(B.0.2)

  2、工程復工報審表(B.0.3)

  3、施工控制測量成果報驗單(B.0.5)

  4、工程臨時/最終延期報審表(B.0.16)

  5、工程材料、構(gòu)配件、設備報審(B.0.7)

  6、工程質(zhì)量事故報告單;

  7、工程質(zhì)量事故處理方案報審表;

  8、工程暫停令(A.0.6)

  9、工程質(zhì)量整改通知單(A.0.4)

  10、監(jiān)理規(guī)劃

  11、監(jiān)理實施細則

  12、合同爭議處理意見

  13、合同變更檔案

  14、工程質(zhì)量評估報告

  15、監(jiān)理工程總結(jié)

  16、工程變更單(C.0.2)

  17、法律、法規(guī)所規(guī)定的歸檔檔案

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