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檔案材料整理及掃描的培訓(xùn)
檔案材料整理及掃描的培訓(xùn)主要包括以下內(nèi)容:
1、檔案材料的分類和整理:根據(jù)檔案材料的性質(zhì)、用途、形式等特點(diǎn),將其分門別類、整理歸檔。
2、檔案材料的保管和管理:了解檔案材料的保管條件、安全保密措施、借閱規(guī)定等,以保證檔案材料的安全性和完整性。
3、檔案材料的掃描和數(shù)字化處理:學(xué)習(xí)使用掃描儀進(jìn)行檔案材料的掃描和數(shù)字化處理,掌握相關(guān)軟件的使用方法,以便于檔案材料的存儲(chǔ)、檢索和利用。
4、檔案材料的檢索和利用:了解檔案材料的檢索方法、利用規(guī)定和注意事項(xiàng),以便于及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取所需信息。
培訓(xùn)結(jié)束后,學(xué)員應(yīng)具備以下能力:
1、能夠正確分類、整理和歸檔檔案材料;
2、能夠熟練使用掃描儀進(jìn)行檔案材料的掃描和數(shù)字化處理;
3、能夠掌握檔案材料的檢索方法和利用規(guī)定;
4、能夠保護(hù)檔案材料的安全性和完整性。
公司人事檔案如何整理
建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。
檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。
庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴(kuò)展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記,有一部分為員工個(gè)人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》,包括勞動(dòng)合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議,當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書及附件、不購(gòu)買住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計(jì)與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。
7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。
8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
如何精細(xì)化管理檔案
導(dǎo)語(yǔ):精細(xì)化管理是一種理念、一種文化,它有助于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力,推動(dòng)企業(yè)向縱深發(fā)展?;趯?duì)目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題,加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理工作,不妨從“五精四細(xì)”入手,切實(shí)解決發(fā)展瓶頸,推動(dòng)檔案管理水平穩(wěn)步提升。
一、鞏固并完善檔案資源體系。
進(jìn)一步增強(qiáng)民生意識(shí),根據(jù)區(qū)域內(nèi)的實(shí)際情況和廣大人民群眾的需要,及時(shí)合理地調(diào)整各類檔案進(jìn)館范圍、現(xiàn)行文件報(bào)送范圍和檔案資料征集范圍,不斷拓寬民生檔案來源渠道,豐富民生檔案館藏內(nèi)容,并對(duì)民生檔案優(yōu)先實(shí)行數(shù)字化。加大各類檔案資源整合力度,盡可能地將與人民群眾的生產(chǎn)、生活、工作密切相關(guān)的各類檔案納入館藏體系,為檔案工作服務(wù)民生提供充足的資源保障。
今年起,區(qū)檔案局將面向全社會(huì)提供電話查檔咨詢服務(wù),春節(jié)前后已接待電話咨詢27次,查閱檔案132卷。其中,為馬尚鎮(zhèn)林家村舊村改造中換購(gòu)房屋糾紛案提供檔案復(fù)印證明7份,有力保障了村民的合法權(quán)益。
二、鞏固并完善檔案利用體系。
進(jìn)一步樹立民生優(yōu)先的意識(shí),優(yōu)先解決影響和制約民生檔案健康發(fā)展的實(shí)際問題,充分發(fā)揮各類民生檔案的資源優(yōu)勢(shì),為化解社會(huì)矛盾、解決人民群眾急難愁問題提供詳實(shí)的檔案資料;
把關(guān)注民生、保障民生和改善民生作為檔案利用的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),進(jìn)一步拓展服務(wù)領(lǐng)域,提高服務(wù)水平;加強(qiáng)對(duì)民生檔案資源的挖掘、加工和開發(fā)利用,積極采取措施,編制一批涉及民生的重點(diǎn)檔案、已公開的`現(xiàn)行文件目錄和查閱指南,方便人民群眾在接待窗口的查閱利用。今年起,要對(duì)館內(nèi)存放滿30年的檔案進(jìn)行鑒定開放工作,通過鑒定,非涉密檔案要面向全社會(huì)開放,截至目前,已開放1980年前檔案5210卷。
三、鞏固并完善檔案安全體系。
日前,區(qū)檔案局對(duì)館藏檔案進(jìn)行了一次安全清查,重點(diǎn)核實(shí)查對(duì)了2000年前文書檔案,共清查檔案43538卷,精細(xì)化要求每一卷檔案檔號(hào)與案卷號(hào)務(wù)必一一對(duì)應(yīng)、準(zhǔn)確無(wú)誤,保障日常檔案查詢利用工作準(zhǔn)確、高效,并確保各類民生檔案實(shí)體的安全。
今后,要進(jìn)一步將檔案工作拓展到以改善民生為重點(diǎn)的社會(huì)建設(shè)各領(lǐng)域,著重加強(qiáng)與人民群眾利益密切相關(guān)領(lǐng)域檔案的監(jiān)管指導(dǎo),通過狠抓有關(guān)規(guī)范性文件的貫徹落實(shí),做到各類新形式的與民生有關(guān)的檔案資料不缺不漏、齊全完整,不斷推進(jìn)民生領(lǐng)域檔案工作的規(guī)范化、法治化和信息化建設(shè),加強(qiáng)民生檔案的現(xiàn)代化管理,有效實(shí)現(xiàn)民生檔案的共建共享,更好地為和諧社會(huì)建設(shè)服務(wù),努力譜寫全區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的新篇章。
(一)進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
機(jī)構(gòu)編制檔案材料要做到“內(nèi)容全面、資料真實(shí)、分類合理、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、保管規(guī)范”。在檔案整理中應(yīng)做好以下幾點(diǎn):
一是合理分類。為便于查閱,對(duì)涉及行政審批制度改革、政府機(jī)構(gòu)改革、事業(yè)單位分類改革、機(jī)構(gòu)編制評(píng)估等業(yè)務(wù)工作及行政審批制度改革等各項(xiàng)重點(diǎn)工作要詳細(xì)分類,分別整理歸檔;
二是全面搜集檔案材料。在做好紙質(zhì)材料歸檔的同時(shí),對(duì)實(shí)物檔案,聲像檔案和新介質(zhì)檔案制定具體的管理辦法和歸檔流程,及時(shí)把散存的有價(jià)值、有特色的機(jī)構(gòu)編制檔案材料整理歸檔。
三是做好檔案資料的保密工作。進(jìn)一步完善檔案借閱制度,嚴(yán)格制定機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)查閱流程;建立專用檔案室,配齊專用電腦、專用U盤,安裝保密防護(hù)軟件并定期更新升級(jí),配備涉密移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)設(shè)備管理系統(tǒng)并確保正常運(yùn)行,提升保密防護(hù)水平。
(二)提高檔案管理人員的管理能力。
檔案管理人員能力的高低是制約機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平的重要因素。加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn),定期組織機(jī)構(gòu)編制檔案管理人員參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),或邀請(qǐng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人員作業(yè)務(wù)指導(dǎo);不斷加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí),系統(tǒng)學(xué)習(xí)各項(xiàng)機(jī)構(gòu)編制業(yè)務(wù),把檔案管理知識(shí)與機(jī)構(gòu)編制工作緊密結(jié)合,不斷提高機(jī)構(gòu)編制檔案管理水平。
(三)推進(jìn)檔案電子化建設(shè)。
一是建立完善機(jī)構(gòu)編制電子檔案可以節(jié)省查閱時(shí)間,提高查閱效率,便于檔案的永久性保存。將以往所有檔案資料,掃描編制形成電子檔案,建立電子版目錄索引,建立高效便捷的存儲(chǔ)、查詢功能,保證檔案資料的質(zhì)量,減少查閱對(duì)檔案的損壞。
二是加強(qiáng)檔案室智能化建設(shè),檔案室建設(shè)要符合安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則。檔案室應(yīng)納入辦公用房使用計(jì)劃,按標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置鐵質(zhì)文件柜、密碼柜等基本設(shè)施,實(shí)現(xiàn)對(duì)溫度、濕度、消毒滅菌、防蟲、防火、放紫外線等項(xiàng)目的智能控制,用智能化手段提高檔案管理質(zhì)量。
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