檔案的錄入整理掃描工作

　　檔案的錄入整理掃描工作是指將各種文檔、文件或資料進行數(shù)字化處理，以便于存儲、查找、共享和管理。這項工作通常包括以下步驟：

　　1.收集需要處理的文檔、文件或資料。

　　2.對文檔進行分類整理，確定每個文檔的名稱、編號、分類和歸檔位置等信息。

　　3.利用掃描儀將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式。這里需要注意掃描的分辨率、格式、文件大小等參數(shù)，以確保掃描后的文檔質(zhì)量和存儲效率。

　　4.對數(shù)字化文檔進行命名、分類和歸檔，將它們存儲在指定的文件夾或數(shù)據(jù)庫中。

　　5.對需要保密的文檔進行加密和權(quán)限控制，以保護文檔的安全性。

　　6.建立索引和檢索系統(tǒng)，以便于查找和管理文檔。

　　7.對數(shù)字化文檔進行備份和存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。

　　總之，檔案的錄入整理掃描工作是一項重要的信息管理工作，它可以提高文檔處理的效率、減少空間占用、提高數(shù)據(jù)安全性和可管理性。

　　檔案掃描錄入員這工作怎么樣

　　檔案掃描錄入員是一項較為簡單、重復(fù)性較高的工作，但對于數(shù)字化檔案管理的單位來說非常重要，具有一定的穩(wěn)定性和就業(yè)前景。

　　檔案掃描錄入員主要負責(zé)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，對檔案的數(shù)字化管理起到了重要的作用。

　　這項工作對于一些、機構(gòu)等需要大量檔案管理的單位來說非常重要，因此需求較大。

　　這項工作需要具備一定的計算機技能，能夠熟練操作掃描設(shè)備、文本識別軟件等。同時，需要有耐心和細心，能夠準(zhǔn)確地進行錄入和分類，保證數(shù)字化檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

　　檔案掃描員的具體工作是什么

　　主要工作流程

　　一、檔案工作《商業(yè)城、物業(yè)檔案管理辦法》

　　合同部分：

　　1.責(zé)任人：人事行政部是合同的主管部門，檔案員為合同歸檔管理的負責(zé)人。

　　2.合同管理：責(zé)任部門簽訂的合同移交給人事行政部，合同要做隨時歸檔、整理編號及按照《檔案管理辦法》由行政部領(lǐng)導(dǎo)審批借閱。

　　3.目標(biāo)及注意事項：合同要及時歸檔、文件完整，分類準(zhǔn)確，查閱快捷、方便。合同文件嚴禁任何人復(fù)印。

　　小商戶檔案部分：

　　1.責(zé)任人：營運一、二部為小商戶檔案的主管責(zé)任部門，人事行政部對小商戶檔案進行統(tǒng)一管理，檔案員為小商戶檔案的管理責(zé)任人。

　　2.小商戶管理：每周周一人事行政部到營運一、二部歸檔小商戶檔案，并整理到每戶一份的小商戶檔案內(nèi)。員工可隨時查閱小商戶檔案，如需復(fù)印時需經(jīng)過人事行政部領(lǐng)導(dǎo)審批方可復(fù)印。

　　3.目標(biāo)及注意事項：文件完整，目錄清晰，退鋪的商戶需把檔案重新整理、分類用檔案袋封存。

　　竣工檔案及圖紙部分：

　　1.責(zé)任人：地產(chǎn)工程部為檔案的形成移交部門，人事行政部為檔案的責(zé)任部門，檔案員為責(zé)任人。

　　2.檔案的管理：項目完工后由地產(chǎn)工程部移交商業(yè)城的項目竣工檔案及竣工圖紙（現(xiàn)正在移交中），移交完的檔案整理、編號、形成電子目錄，按照《檔案管理辦法》借閱。

　　3.目標(biāo)及注意事項：查找方便，對借閱的檔案及時跟蹤，保持原有檔案的完整性。

　　寫字間、公寓業(yè)主資料部分：

　　1.責(zé)任人：物業(yè)管業(yè)部、工程部為檔案的主管部門，人事行政部為檔案的責(zé)任部門，檔案員為責(zé)任人。

　　2.資料管理：業(yè)主資料收集完整后移交給人事行政部，人事行政部負責(zé)歸檔、管理。

　　3.目標(biāo)：便于查找及對外保密工作。

　　電子文檔部分：

　　1.責(zé)任人：商業(yè)城、物業(yè)各部門為檔案形成移交部門，人事行政部為檔案的責(zé)任部門，檔案員為責(zé)任人。

　　2.電子文檔的管理：人事行政部每半年對各部門電腦內(nèi)的文件進行備份一次，離職員工、崗位調(diào)動員工內(nèi)的資料由職位變動時備份。由人事行政部統(tǒng)一管理，電子文檔的復(fù)制由領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，以人事行政部實施。

　　3.目標(biāo)及注意事項：及時歸檔，使用時由人事行政部監(jiān)督復(fù)制。

　　其它文件：

　　1.責(zé)任人：商業(yè)城、物業(yè)各部門，人事行政部為檔案的責(zé)任部門，檔案員為責(zé)任人。

　　2.文件管理：各部門形成的文件由人事行政部每年統(tǒng)一歸檔一次。整理、編號。

　　3.目標(biāo)及注意事項：分類管理方便查找。

　　二、保險工作：《保險申報、理賠工作流程》

　　1.責(zé)任人：人事行政部責(zé)任商業(yè)城、物業(yè)的保險報險、理賠工作，營運部責(zé)任小商戶的保險理賠工作。發(fā)現(xiàn)險情的第一人為報險第一人。

　　2.保險的管理工作：發(fā)現(xiàn)險情的第一人，將險情嚴重程度告知主管副總/總經(jīng)理及報保責(zé)任人。責(zé)任人接到報險后聯(lián)系責(zé)任部門、安管部到現(xiàn)場查看，由責(zé)任人統(tǒng)一向保險工作報險等待保險出險，由責(zé)任人協(xié)調(diào)責(zé)任部門及保險直至保險賠付。

　　3.目標(biāo)及注意事項：保險工作努力將所受到的損失降到最小。注意：險情發(fā)生時應(yīng)及時通知責(zé)任人報險，保持現(xiàn)場，留存保險證據(jù)。

　　三、總值巡場記錄的跟蹤

　　1.責(zé)任人：人事行政部為總值班巡場的協(xié)調(diào)、跟蹤部門。

　　2.巡場的管理：人事負責(zé)對商業(yè)城、物業(yè)總值人員排班，每晚5：00由總值班組織，人事政部協(xié)調(diào)巡場，告知責(zé)任部門，并對巡場的內(nèi)容進行跟蹤落實。

　　3.目標(biāo)及注意事項：把問題及時反饋各部門，跟蹤落實完成情況。對有規(guī)律，經(jīng)常發(fā)生的問題匯總。

　　四、部分證件的年檢工作

　　1.責(zé)任人：對人事行政部的部門證件的年檢工作（物業(yè)資質(zhì)證書、排污費、污水處理費、物業(yè)企業(yè)營業(yè)執(zhí)照等）

　　2.按照政府部門的有關(guān)規(guī)定及時參加年檢工作。

　　3.目標(biāo)：及時年檢，保持證件的有效性。

　　五、考核管理工作：

　　1.對商業(yè)城、物業(yè)各部門進行檔案的考核工作。

　　2.對商業(yè)城、物業(yè)各部門進行員工工裝及工裝佩帶情況的考核工作。

　　六、寫字間、公寓的交樓工作：

　　1.責(zé)任人：物業(yè)管業(yè)部為交樓工作的主管部門，人事行政部為物業(yè)合同簽訂、資料收取的責(zé)任部門。

　　2.主要流程：由售樓員帶業(yè)主去財務(wù)辦理完手續(xù)后，到人事行政部辦理銷售單、采暖認證單、維修基金收票，簽訂物業(yè)服務(wù)管理合同。增寫業(yè)主資料卡。

　　3.目標(biāo)及注意事項：非正常出庫要有財務(wù)負責(zé)人簽字，所有證件必須齊全，方能出庫。

　　七、外出登記臺帳的管理：

　　1.責(zé)任人：人事行政部為外出臺帳的責(zé)任部門。

　　管理：辦公人員外出需登記外出臺帳，內(nèi)容要清楚，項目要完整，人事行政部。

　　檔案掃描

　　檔案掃描（也稱為檔案數(shù)字化加工或數(shù)字化掃描加工服務(wù)等）是近幾年才興起的一項服務(wù)形式，隨著信息化建設(shè)的加速和無紙化辦公的要求，要把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子化的檔案以方便查詢和利用，檔案掃描順應(yīng)了這一潮流，并在這幾年內(nèi)快速興起。

　　檔案掃描融合了檔案掃描、CCD技術(shù)、OCR識別和文檔管理等技術(shù)，可以將數(shù)以萬計的紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等快速、自動地轉(zhuǎn)換成電子化（數(shù)字化）文本、影像，并實現(xiàn)信息高速檢索。

　　檔案掃描流程

　　相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息最大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環(huán)節(jié)：

　　文檔掃描

　　批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。

　　圖像處理

　　對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。

　　提取有效信息

　　對圖像中有用的信息進行提取（利用OCR技術(shù)），有用的信息我們一般稱之為關(guān)鍵字或索引值（如一份保險單中，受益人的姓名，身份證號都是關(guān)鍵字），這些關(guān)鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。

　　管理和利用

　　通常檔案掃描的最后一個環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識管理系統(tǒng)”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

　　檔案掃描員、錄入員是具體是做什么的？

　　檔案掃描員：就是將紙質(zhì)檔案用掃描儀進行掃描，形成數(shù)字化檔案后成為電子檔案。便于查找利用，減少紙質(zhì)檔案的檢索查找不便和毀損危險等。

　　錄入員工作要求：在計算機上錄入各種數(shù)據(jù)，無需技術(shù)含量，但要求細致。保證錄入的內(nèi)容完整正確。簡單的說就是將各種格式的信息輸入到電腦里。對個人能力要求的較低。再比如把某紙制版錄入成電子版等。

　　檔案管理工作內(nèi)容是什么

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對破損嚴重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項目需要實現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。